Как создать проект в 1С:Документооборот

Проект в 1С:Документооборот — это объект, который объединяет задачи, исполнителей, документы и сроки в единую структуру. Он используется для управления внедрениями, подготовкой мероприятий, согласованием договоров комплексно и любой другой работой, где есть цель, этапы и ответственные. Без проекта задачи существуют разрозненно, и контролировать общий срок исполнения приходится вручную.

Создание проекта доступно пользователям с соответствующими правами — обычно это руководители, проектный офис или администраторы. Если кнопки создания проекта нет в интерфейсе, причина почти всегда в правах доступа или в том, что подсистема проектов отключена в настройках программы. Оба момента решаются на стороне администратора за несколько минут.

Ниже разобран полный цикл: от включения функциональности до заполнения карточки проекта, добавления задач и контроля исполнения. Инструкция ориентирована на типовую конфигурацию 1С:Документооборот редакции КОРП, где проектный блок реализован наиболее полно; в базовых редакциях часть возможностей может отсутствовать.

Проверка предварительных условий перед созданием проекта

Прежде чем создавать первый проект, убедитесь, что функциональность проектов включена. Откройте раздел «Настройка и администрирование» → «Настройка программы» → «Проекты» и проверьте, что установлен флаг использования проектов и проектных задач. Если флага нет, включите его — программа сразу добавит соответствующие разделы в интерфейс.

Второе условие — права пользователя. Создавать проекты могут пользователи, входящие в группы доступа с правами на проекты, либо те, кому роль назначена индивидуально. Проверить это может администратор через «Настройка и администрирование» → «Настройка прав пользователей». Пользователю достаточно права на добавление проектов; для управления чужими проектами нужны расширенные права.

Третий момент — заполненность справочников. Проект ссылается на организацию, подразделения, сотрудников и рабочие группы. Если эти данные не заполнены (например, база только развёрнута), карточку проекта не удастся корректно заполнить. Убедитесь, что справочник «Сотрудники» актуален, а пользователи связаны с сотрудниками — иначе задачи не будут появляться у исполнителей в списке «Мои задачи».

Создание карточки проекта

Перейдите в раздел «Проекты» и нажмите кнопку «Создать». Откроется форма новой карточки проекта. Минимально необходимое поле — наименование, но проект с одним только названием не даёт никакой управленческой ценности, поэтому заполняйте карточку полностью.

Основные поля карточки: наименование (краткое и понятное, например «Внедрение ЭДО с контрагентами»), описание (цель и ожидаемый результат), организация и подразделение, руководитель проекта, плановые даты начала и окончания. Руководитель проекта получает права на управление его задачами и видит сводную информацию по исполнению.

Обратите внимание на поле «Проектная команда». В него включаются все участники, которым будут адресоваться проектные задачи. Если сотрудник не входит в команду, назначить ему задачу в рамках проекта можно, но он не увидит проект в своих списках и не получит доступа к связанным материалам. Формируйте команду сразу — это избавит от перенастройки в середине работы.

1. 1
   Откройте раздел «Проекты» и нажмите «Создать»
2. 2
   Введите наименование и описание цели проекта
3. 3
   Укажите руководителя, организацию и подразделение
4. 4
   Задайте плановые даты начала и окончания
5. 5
   Сформируйте проектную команду из сотрудников
6. 6
   Запишите карточку кнопкой «Записать и закрыть»

Настройка задач и этапов проекта

Проект без задач — пустая оболочка. Задачи создаются либо из карточки проекта (команда «Создать задачу» на панели навигации), либо через общий список задач с указанием проекта в поле «Проект». Каждая задача должна содержать наименование, описание работы, исполнителя и срок исполнения.

Для крупных проектов используйте иерархию: сначала создайте задачи-этапы (например, «Подготовка», «Реализация», «Приёмка»), затем внутри них — детальные задачи. В 1С:Документооборот поддерживается подчинённость задач, и срок родительской задачи должен охватывать сроки всех вложенных. Если дочерняя задача выходит за рамки родительской, программа покажет несоответствие при контроле сроков.

При назначении исполнителя проверяйте, что задача попадает к нему в список «Мои задачи». Типовая ошибка — указать в исполнителях подразделение целиком без конкретного сотрудника: такая задача увидят все, но отвечать не будет никто. Назначайте персонального ответственного, а при необходимости добавляйте соисполнителей.

Связывание проекта с документами и процессами

Одно из главных преимуществ проекта в Документообороте — привязка документов. Договор, служебная записка или исходящее письмо можно связать с проектом через поле «Проект» в карточке документа. После этого все материалы собираются на закладке связанных объектов в карточке проекта, и не нужно искать их по всей базе.

Бизнес-процессы (согласование, утверждение, исполнение) также могут запускаться в контексте проекта. Если документ привязан к проекту, стартованный по нему процесс наследует эту связь автоматически. Это позволяет руководителю проекта видеть, какие согласования идут в рамках его проекта и где они застряли.

Практическая рекомендация: договоритесь внутри компании о правиле обязательного заполнения поля «Проект» в документах определённых видов. Без такого регламента привязка будет хаотичной, и сводная картина по проекту окажется неполной.

Контроль исполнения и отчёты по проекту

После запуска проекта руководитель отслеживает исполнение через карточку проекта и стандартные отчёты. В карточке видны все задачи с их состояниями: новые, в работе, выполненные, просроченные. Просроченные задачи подсвечиваются, что упрощает ежедневный контроль.

Для анализа используйте отчёты раздела «Проекты»: исполнение проектных задач, загрузка исполнителей, сводка по срокам. Они строятся по данным задач, поэтому качество отчётов напрямую зависит от дисциплины: если исполнители не закрывают задачи в системе, отчёт будет показывать ложную просрочку даже при фактически выполненной работе.

Контрольные точки

Как проверить, что проект настроен правильно

Видимость задач у исполнителей

Норма

Задача появляется в списке «Мои задачи» сотрудника

Тревожный признак

Задача создана, но исполнитель её не видит — проверьте связь пользователя с сотрудником

Сроки

Норма

Сроки дочерних задач укладываются в сроки этапов и проекта

Тревожный признак

Дочерняя задача выходит за дату окончания проекта

Связи с документами

Норма

Документы отображаются в карточке проекта

Тревожный признак

Документы существуют, но поле «Проект» в них пустое

Типичные ошибки и ограничения

Первая распространённая ошибка — создание проекта на каждую мелкую работу. Проект оправдан там, где есть несколько задач, этапы и несколько участников. Разовую задачу «подготовить письмо» проще оформить обычной задачей, иначе список проектов быстро превращается в нечитаемый каталог.

Вторая ошибка — отсутствие руководителя или неактивный руководитель. Если сотрудник, указанный руководителем проекта, уволен или переведён, переназначьте роль, иначе контроль проекта фактически исчезает. Учтите ограничение: пометка проекта на удаление не удаляет связанные задачи и документы — они остаются в базе с неактуальной ссылкой, поэтому перед удалением завершайте или отвязывайте дочерние объекты.

Частые вопросы

Нет кнопки «Создать» в разделе «Проекты». Что делать?

Проверьте два момента: включена ли подсистема проектов в настройках программы и есть ли у вашей учётной записи права на добавление проектов. Оба вопроса решает администратор через «Настройка и администрирование». Если настройки включены, а кнопки нет — попросите добавить вас в группу доступа с правами на проекты.

Чем проект отличается от обычной задачи в 1С:Документооборот?

Задача — единичное поручение одному или нескольким исполнителям. Проект — контейнер, объединяющий множество задач, документов и процессов с общими сроками, командой и руководителем. Используйте проект, когда работа состоит из нескольких взаимосвязанных действий и требует сводного контроля.

Можно ли добавить в проект задачу, которая уже создана?

Да. Откройте карточку существующей задачи и заполните поле «Проект», затем запишите. Задача появится в структуре проекта. Убедитесь, что её сроки не противоречат срокам проекта, иначе контрольные отчёты покажут расхождение.

Кто видит проект и его задачи?

Проект видят его руководитель, участники проектной команды и пользователи с административными правами. Отдельные задачи видны их исполнителям независимо от членства в команде. Если нужно дать доступ стороннему руководителю, добавьте его в команду или предоставьте права через настройку доступа.

Как закрыть завершённый проект?

Убедитесь, что все задачи проекта выполнены или отменены, затем установите в карточке проекта соответствующее состояние (завершён) и фактическую дату окончания. Это сохранит корректную статистику в отчётах и исключит проект из списков активных. Удалять завершённые проекты обычно не требуется — они остаются в архиве для истории.