Как создать доверенность в 1С Управление торговлей

Доверенность в 1С: Управление торговлей оформляется, когда сотрудник компании получает товарно-материальные ценности от поставщика или денежные средства по документам организации. Программа позволяет сформировать типовую печатную форму (М-2 или произвольную), привязать доверенность к конкретному сотруднику и контрагенту, а также зафиксировать срок действия и перечень получаемых ценностей.

В типовой конфигурации «Управление торговлей 11» доверенность создаётся как самостоятельный документ в разделе закупок или продаж — в зависимости от того, кто выдаёт доверенность: ваша организация своему сотруднику или контрагент своему представителю. Важно не путать эти два сценария: ошибка в выборе документа приведёт к неправильной печатной форме и некорректным данным в учёте.

Ниже разобраны оба сценария, порядок заполнения каждого поля, печать формы М-2, регистрация доверенностей контрагентов при отгрузке и типичные ошибки, из-за которых документ приходится переделывать.

Где в программе находится документ «Доверенность»

В «1С: Управление торговлей 11» журнал доверенностей расположен в разделе «Закупки» → «Доверенности» (в некоторых настройках интерфейса — «Закупки» → «Сервис» → «Доверенности»). Если пункта нет в меню, проверьте состав панелей навигации через команду «Настройка навигации» в шапке раздела: возможно, команда просто не выведена на панель.

Второй путь — из карточки физического лица. Откройте справочник «Физические лица» (раздел «НСИ и администрирование» → «НСИ» → «Физические лица»), найдите сотрудника и используйте команду создания связанных документов. Это удобно, когда доверенности оформляются регулярно на ограниченный круг сотрудников.

Обратите внимание: в УТ 11 доверенность — это документ, а не элемент справочника. Каждая доверенность имеет номер и дату, хранится в журнале, её можно распечатать повторно и при необходимости пометить на удаление. Проведённый документ блокируется от случайного изменения, что защищает уже выданные бумажные бланки от расхождения с данными в базе.

Создание доверенности сотруднику на получение товара: пошагово

Основной сценарий — компания выдаёт доверенность менеджеру или экспедитору для получения товара у поставщика. Порядок действий в типовой форме документа следующий.

1. 1
   Откройте «Закупки» → «Доверенности» и нажмите «Создать»
2. 2
   Укажите организацию, от имени которой выдаётся доверенность
3. 3
   Выберите физическое лицо — сотрудника, который получит ценности
4. 4
   Заполните контрагента-поставщика и реквизиты документа-основания (счёт, договор, заказ)
5. 5
   Укажите срок действия доверенности
6. 6
   Перечислите получаемые материальные ценности в табличной части
7. 7
   Проведите документ и распечатайте форму М-2

Поле «Физическое лицо» заполняется из справочника физлиц. Если сотрудник там отсутствует, заведите его заранее и заполните паспортные данные: серия, номер, кем и когда выдан паспорт. Без этих данных печатная форма М-2 будет содержать пустые строки, а бухгалтерия поставщика может отказать в отпуске товара. Паспортные данные вводятся в карточке физлица по ссылке «Личные данные» с указанием периода действия.

В поле документа-основания указывают реквизиты счёта, договора или заказа поставщика, по которому получается товар. Это произвольный текст в типовой форме — вписывайте номер и дату документа так, как они указаны у поставщика. Табличная часть «Товары» (или «Материальные ценности») заполняется либо вручную наименованиями в текстовом виде, либо подбором номенклатуры — в зависимости от версии конфигурации. При текстовом заполнении формулировки должны совпадать со счётом поставщика.

Печать формы М-2 и проверка результата

После проведения документа кнопка «Печать» предлагает форму «Доверенность (М-2)» — унифицированный бланк с отрывным корешком. Перед выводом на принтер откройте предварительный просмотр и сверьте ключевые блоки: наименование и реквизиты организации, ФИО и паспортные данные доверенного лица, наименование поставщика, перечень ценностей и срок действия.

Распространённая проблема — пустые поля «ИНН/КПП» организации или отсутствие подписи руководителя в форме. Реквизиты подтягиваются из карточки организации (справочник «Организации»), а ФИО руководителя и главного бухгалтера — из регистра ответственных лиц. Если в печатной форме пропуски, сначала заполните эти данные, затем перепечатайте доверенность — переделывать сам документ не потребуется.

Контрольные точки

Как проверить результат

Паспортные данные в форме М-2

Норма

Серия, номер, кем и когда выдан — заполнены полностью

Тревожный признак

Пустые строки или данные старого паспорта

Реквизиты организации

Норма

Наименование, ИНН, КПП, адрес соответствуют учредительным документам

Тревожный признак

Пропуски или устаревший адрес

Срок действия и подписи

Норма

Дата окончания корректна, руководитель и главбух указаны

Тревожный признак

Срок просрочен, поля подписантов пустые

Регистрация доверенности от покупателя при отгрузке

Второй сценарий — обратный: товар у вас получает представитель покупателя по его доверенности. Отдельный документ в базе при этом обычно не создаётся: реквизиты доверенности контрагента фиксируются прямо в документе отгрузки. В «Реализации товаров и услуг» на вкладке «Дополнительно» (или по ссылке основания отпуска в шапке, в зависимости от версии) есть поля: «По доверенности №», «от даты», «выданной» — сюда вносятся данные бланка покупателя.

Эти реквизиты попадают в печатные формы ТОРГ-12 и товарной накладной, что закрывает вопрос о полномочиях получателя при продаже за наличный расчёт или с самовывозом. Если отгрузка оформляется на основании заказа клиента, заполните реквизиты доверенности до печати накладных — иначе придётся перепечатывать комплект документов.

Бумажный оригинал доверенности покупателя при этом остаётся у вас и подшивается к документам отгрузки — программа лишь фиксирует его реквизиты, но не заменяет хранение оригинала. Это частый источник претензий при налоговых проверках: в базе номер есть, а самого бланка в папке нет.

Настройки и права: что проверить, если документа нет

Если журнал «Доверенности» не отображается или кнопка «Создать» недоступна, причина почти всегда в правах пользователя или настройках функциональности. Проверьте у администратора профиль группы доступа: пользователю нужны права на документы раздела закупок. В типовых поставках работа с доверенностями включена в роли менеджера по закупкам и бухгалтера.

Также убедитесь, что в разделе «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Закупки» не отключены связанные опции, а в карточке организации заполнены все регистрационные данные. Если ваша конфигурация доработана, документ мог быть переименован или перенесён в другой раздел — в этом случае ориентируйтесь на внутренние инструкции вашей компании.

Если доверенности оформляются часто и на одних и тех же сотрудников, создайте документ копированием предыдущего: откройте прошлую доверенность, нажмите «Скопировать», поменяйте дату, срок и поставщика. Это быстрее и исключает ошибки в паспортных данных, которые при ручном вводе приходится проверять каждый раз.

Типичные ошибки при оформлении доверенностей

Большинство проблем с доверенностями в 1С связано не с самой программой, а с незаполненными справочниками и невнимательностью при вводе. Ниже — ошибки, которые встречаются чаще всего.

Отдельно стоит правило: если доверенность уже выдана на бумаге, а ошибка обнаружилась позже, не редактируйте проведённый документ молча. Отмените проведение, исправьте данные, проведите заново и перевыпустите бланк, а старый экземпляр у сотрудника изымите и уничтожьте. Иначе в обороте окажутся две разные версии одной доверенности.

Частые вопросы

Можно ли в УТ 11 напечатать доверенность не по форме М-2?

Да. Унифицированная форма М-2 не является обязательной — организация вправе использовать собственный бланк, утверждённый в учётной политике. В типовой конфигурации доступна типовая форма; если нужен фирменный бланк компании, его разрабатывают как внешнюю печатную форму и подключают через «Дополнительные отчеты и обработки».

Почему в печатной форме пустые паспортные данные сотрудника?

Паспортные данные хранятся в карточке физического лица, а не в документе. Откройте справочник «Физические лица», найдите сотрудника, перейдите по ссылке личных данных и введите документ, удостоверяющий личность, с датой начала действия. После этого перепечатайте доверенность — данные подтянутся автоматически.

Как оформить доверенность на получение денежных средств?

Механизм тот же: создаётся документ «Доверенность», но в табличной части вместо товаров указывается получение денежных средств по конкретному документу-основанию (например, по счёту или договору). Формулировка вписывается текстом, чтобы получатель денег мог предъявить бланк в банке или кассе контрагента.

Что делать, если доверенность выдана, но товар не получен?

Документ в базе оставьте без изменений до истечения срока действия — он служит учётной записью о выданном бланке. Бумажную доверенность по возвращении сотрудника приобщите к документам как неиспользованную. Удалять документ из базы не рекомендуется: нарушится нумерация и история выданных доверенностей.

Нужно ли проводить доверенность, если она не влияет на учёт?

Да, документ следует провести. Проведение не формирует складских или бухгалтерских движений, но фиксирует документ в журнале как действующий, защищает его от случайного редактирования и делает доступной печать по регламентированному сценарию.

Как массово выдать доверенности нескольким сотрудникам?

Типового механизма группового создания в УТ 11 нет — каждая доверенность оформляется отдельным документом. Практический приём — копирование: создайте первую доверенность, затем последовательно копируйте её, меняя только физическое лицо. При больших объёмах задачу решают внешней обработкой, которую разрабатывает программист 1С.