Документы и Печать · 9 мин
Как создать доверенность в 1С 8.3
Пошаговая инструкция по созданию доверенности в 1С 8.3: где находится документ, как заполнить реквизиты, вывести печатную форму и исправить ошибки.
Доверенность в 1С 8.3 — это печатный документ, который подтверждает право сотрудника получить товарно-материальные ценности или денежные средства от контрагента. В типовых конфигурациях (Бухгалтерия предприятия, Управление торговлей, ERP) доверенность оформляется как отдельный документ с готовой печатной формой, соответствующей стандартным требованиям к оформлению.
Документ не формирует бухгалтерских проводок и не влияет на учётные данные — его задача исключительно в выпуске корректного печатного бланка. Поэтому ошибка в доверенности не испортит учёт, но может привести к отказу поставщика выдать товар, если реквизиты заполнены неверно.
Ниже разобран порядок создания доверенности на примере 1С:Бухгалтерии 8.3, а также особенности для других конфигураций, типичные ошибки и способы проверки результата.
Где находится документ «Доверенность» в разных конфигурациях
Расположение документа зависит от конфигурации. В 1С:Бухгалтерии 8.3 доверенность находится в разделе Покупки → Доверенности. Если пункта нет в меню, откройте его через «Все функции» либо проверьте настройки видимости разделов.
В 1С:Управление торговлей 11 и 1С:ERP документ называется «Доверенность на получение товаров» и расположен в разделе Закупки или Казначейство, в зависимости от назначения доверенности — на получение ТМЦ или денежных средств. В ЗУП отдельного документа доверенности нет, так как конфигурация не предназначена для хозяйственных операций с контрагентами.
Подготовка данных перед созданием доверенности
Перед заполнением документа убедитесь, что в справочниках есть нужные записи. Понадобятся: контрагент-поставщик с корректными реквизитами (наименование, ИНН, КПП), сотрудник-доверенное лицо в справочнике «Сотрудники» или «Физические лица», а также данные документа, удостоверяющего личность сотрудника — серия и номер паспорта подставляются в печатную форму.
Если паспортные данные сотрудника не заполнены в карточке физического лица, в печатной форме останутся пустые поля. Откройте карточку сотрудника, перейдите по ссылке «Личные данные» или «Документы, удостоверяющие личность» и внесите актуальный паспорт.
Пошаговое создание доверенности в 1С:Бухгалтерии 8.3
Откройте раздел Покупки → Доверенности и нажмите кнопку «Создать». Программа откроет форму нового документа с автоматически присвоенным номером и текущей датой.
Заполните поля формы. Основные реквизиты: организация (подставляется по умолчанию, если она одна), контрагент — поставщик, от которого получаются ценности, сотрудник — доверенное лицо, срок действия доверенности. В табличной части укажите перечень получаемых материальных ценностей: наименование, единицу измерения и количество. Если ценности получаются по конкретному документу поставщика, укажите его номер и дату в соответствующих полях.
- 1Откройте Покупки → Доверенности и нажмите «Создать»
- 2Выберите организацию, контрагента-поставщика и сотрудника-получателя
- 3Укажите срок действия доверенности и реквизиты документа-основания
- 4Заполните табличную часть — перечень получаемых ТМЦ или сумму денежных средств
- 5Нажмите «Записать», затем «Печать» и выберите форму доверенности
- 6Проверьте печатный бланк: паспортные данные, реквизиты, подписи
После записи документа нажмите кнопку «Печать» и выберите форму доверенности. Программа сформирует бланк, который можно отправить на принтер или сохранить в PDF. Подписи руководителя и главного бухгалтера подтягиваются из данных об ответственных лицах организации — проверьте, что они актуальны.
Создание доверенности на основании другого документа
В ряде конфигураций доверенность можно создать на основании документа закупки — например, заказа поставщику или счёта на оплату. Откройте документ-основание, нажмите «Создать на основании» и выберите «Доверенность». Табличная часть с перечнем товаров заполнится автоматически, что исключает расхождения между заказом и доверенностью.
Особенности в Управлении торговлей и ERP
В УТ 11 и ERP доверенности разделены по назначению: на получение товаров и на получение денежных средств. Документ «Доверенность на получение товаров» создаётся из раздела закупок и может формироваться на основании заказа поставщику или распоряжения на приёмку. Статус документа («Выдана», «Использована», «Аннулирована») позволяет отслеживать жизненный цикл доверенности.
Обратите внимание: в этих конфигурациях доверенность может быть связана с контролем исполнения — по отчёту или журналу видно, какие доверенности выданы, но товары по ним ещё не поступили. Это удобно для внутреннего контроля, но требует дисциплины: после поступления ТМЦ статус доверенности следует актуализировать.
Сравнение вариантов
Простой документ без статусов, только печатная форма. Подходит, если нужен бланк без контроля исполнения.
Доверенность со статусами и связью с заказами. Подходит для контроля получения ТМЦ, но требует ведения статусов.
Если типовая форма не устраивает, подключается через Администрирование → Печатные формы и обработки. Требует готового файла обработки.
Проверка результата и исправление ошибок
Перед передачей доверенности сотруднику сверьте печатную форму с исходными данными: наименование организации и поставщика, паспортные данные получателя, срок действия, перечень ценностей. Ошибка в ИНН поставщика или в фамилии сотрудника — типовая причина отказа в выдаче товара на складе поставщика.
Если ошибка обнаружена после печати, исправьте документ и распечатайте заново. Поскольку доверенность не делает проводок, редактирование безопасно для учёта. Если бланк уже подписан и передан сотруднику, старую доверенность нужно отозвать и уничтожить, а в программе — пометить документ на удаление или аннулировать (в УТ/ERP — установить соответствующий статус).
Как проверить результат
Серия, номер и кем выдан подставлены из карточки сотрудника
Пустые поля — заполните документ, удостоверяющий личность
Наименование и ИНН совпадают с договором или счётом
Расхождения — исправьте карточку контрагента и перепечатайте
Подтягиваются актуальные руководитель и главбух
Устаревшие ФИО — обновите ответственных лиц организации
Ограничения и когда нужна помощь специалиста
Типовая печатная форма доверенности покрывает стандартные ситуации. Если организации требуется собственный бланк — с логотипом, дополнительными полями или особыми формулировками — понадобится доработка макета. Это работа для программиста 1С: макет печатной формы редактируется в конфигураторе либо подключается как внешняя печатная форма.
Не изменяйте типовую конфигурацию самостоятельно без опыта: правка макетов в конфигураторе снимает объекты с полной поддержки и усложняет обновления. Безопасный путь — внешние печатные формы, которые подключаются без изменения конфигурации.
Часто задаваемые вопросы
Влияет ли доверенность на бухгалтерский учёт и проводки?
Нет. Документ «Доверенность» не формирует проводок и не влияет на регистры — это чисто печатный инструмент. Учёт полученных ценностей оформляется отдельным документом поступления.
Можно ли выписать доверенность на получение денежных средств?
Да. В УТ 11 и ERP для этого предусмотрен отдельный вид доверенности на получение денежных средств. В Бухгалтерии такой доверенности обычно оформляют с указанием суммы вместо перечня ТМЦ.
Почему в печатной форме пустые поля паспорта сотрудника?
Паспортные данные не заполнены в карточке физического лица. Откройте справочник сотрудников, перейдите в личные данные и добавьте документ, удостоверяющий личность, затем перепечатайте доверенность.
Как отменить уже выданную доверенность?
В Бухгалтерии пометьте документ на удаление, а бумажный бланк отзовите у сотрудника. В УТ и ERP установите статус «Аннулирована» — документ останется в базе для истории, но будет отмечен как недействительный.
Можно ли создать доверенность сразу из заказа поставщику?
В УТ 11 и ERP — да, через кнопку «Создать на основании» в форме заказа. Перечень товаров заполнится автоматически. В Бухгалтерии такая возможность зависит от версии релиза.
Где посмотреть список всех выданных доверенностей?
В журнале документов: Покупки → Доверенности в Бухгалтерии или соответствующий журнал в разделе закупок в УТ/ERP. Журнал позволяет отфильтровать документы по периоду, сотруднику или контрагенту.
Что важно запомнить
Доверенность в 1С 8.3 создаётся в разделе покупок или закупок, не влияет на учёт и служит для печати бланка. Заполните карточки сотрудника и контрагента заранее, проверьте печатную форму перед выдачей, а недействительные доверенности аннулируйте, а не оставляйте висеть в базе.