Документы и Печать · 11 мин
Как создать документ в 1С:Документооборот
Подробная инструкция по созданию документов в 1С:Документооборот: виды документов, заполнение карточки, регистрация, маршруты согласования и типичные ошибки.
Создание документа — базовая операция в системе 1С:Документооборот, с которой начинается практически любая работа: регистрация входящей корреспонденции, оформление приказов, запуск договоров на согласование. От правильности заполнения карточки документа зависит, попадёт ли он в нужные отчёты, найдётся ли при поиске и корректно ли запустится маршрут обработки.
В системе документы делятся на три большие группы: внутренние (приказы, распоряжения, договоры, служебные записки), входящие (письма и обращения от контрагентов) и исходящие (ответы, официальные письма). У каждой группы своя карточка, набор реквизитов и логика регистрации, поэтому первый шаг — правильно выбрать вид документа.
Ниже разобран полный цикл: от выбора вида документа до регистрации и отправки на согласование, с проверками результата и разбором типичных ошибок. Инструкция ориентирована на типовую конфигурацию 1С:Документооборот; в доработанных внедрениях названия кнопок и состав полей могут отличаться — в этом случае ориентируйтесь на внутренние регламенты организации.
Какие виды документов есть в системе и какой выбрать
Прежде чем нажимать кнопку создания, определите, к какой группе относится ваш документ. Внутренние документы создаются и живут внутри организации: приказы, распоряжения, договоры, протоколы, служебные записки. Входящие — это всё, что пришло извне и требует учёта: письма контрагентов, запросы госорганов, претензии. Исходящие — ответы и инициативные письма, которые организация отправляет наружу.
Внутри каждой группы администратор настраивает виды документов: например, «Договор с поставщиком», «Приказ по основной деятельности», «Служебная записка». Вид определяет шаблон номера, набор обязательных полей, доступные маршруты согласования и сроки хранения. Если выбрать неверный вид, документ может получить неправильную нумерацию или не попасть в нужный маршрут.
Как выбрать группу документа
Создание внутреннего документа: пошагово
Внутренние документы — самая массовая категория. Откройте раздел «Документы и файлы» → «Внутренние документы» и нажмите кнопку «Создать». Если настроено несколько видов, система предложит выбрать нужный; если вид один — карточка откроется сразу.
Заполните заголовок (краткое содержание документа — именно по нему его будут искать в списках), содержание, подразделение и ответственного. Для договоров дополнительно укажите контрагента, сумму и срок действия, для приказов — тематику и вопрос деятельности. Обязательные поля обычно подсвечены или помечены; пока они не заполнены, документ нельзя будет зарегистрировать.
- 1Откройте «Документы и файлы» → «Внутренние документы» и нажмите «Создать»
- 2Выберите вид документа, если система предложила список
- 3Заполните заголовок, содержание и обязательные реквизиты
- 4Приложите файл документа на закладке «Файлы» (кнопка «Добавить» — из файла или со сканера)
- 5При необходимости заполните закладки «Товары и услуги», «Стороны», «Визы»
- 6Сохраните карточку кнопкой «Записать»
- 7Зарегистрируйте документ — кнопка «Зарегистрировать» в карточке или командой из списка
Файл документа лучше прикладывать сразу, до регистрации. Используйте кнопку «Добавить» на закладке «Файлы»: можно загрузить готовый файл с диска, отсканировать документ или создать файл из шаблона, если для вида документа шаблоны настроены. Создание из шаблона удобно для типовых приказов: система сама подставит номер, дату и реквизиты из карточки.
Регистрация входящего документа
Входящие документы регистрирует, как правило, делопроизводитель или сотрудник, ответственный за приём корреспонденции. Откройте раздел «Входящие документы», нажмите «Создать» и заполните ключевые поля: отправитель (контрагент), исходящий номер и дата письма отправителя, способ получения, краткое содержание.
Поле «В ответ на» позволяет связать входящее письмо с ранее отправленным исходящим — так выстраивается переписка, и по любому документу видна вся цепочка. Связи важны не только для удобства: по ним строятся отчёты о сроках ответа на обращения.
Отсканированный образ письма приложите на закладке «Файлы». Если письмо пришло по электронной почте, встроенный почтовый клиент 1С:Документооборот позволяет создать входящий документ прямо из письма — карточка заполнится частично автоматически, а вложения попадут в файлы документа.
Создание исходящего документа
Исходящий документ удобнее всего создавать в ответ на входящее письмо: откройте карточку входящего и выполните команду «Создать на основании» → «Исходящий документ». Система автоматически подставит получателя, тему и установит связь «В ответ на». Если исходящий письмо инициативное, создайте его из раздела «Исходящие документы» вручную.
В карточке укажите получателя (контрагента и конкретное контактное лицо), способ отправки, подписанта. Текст письма оформите в приложенном файле — после регистрации и отправки файл станет основой для отчётности об отправленной корреспонденции. Факт отправки фиксируется в системе отдельно: либо вручную отметкой об отправке, либо автоматически при отправке через встроенную почту.
Шаблоны и автозаполнение: как ускорить создание
Если вы регулярно создаёте однотипные документы, проверьте, настроены ли шаблоны. Шаблон вида документа задаёт значения полей по умолчанию: подразделение, вопрос деятельности, гриф доступа, срок исполнения. Файловые шаблоны (например, форма приказа в Word) позволяют создать готовый файл одной кнопкой — система подставит в него номер, дату и реквизиты из карточки.
Ещё один способ ускорить работу — копирование. В списке документов выделите похожий документ и нажмите «Скопировать»: карточка нового документа заполнится данными образца, останется скорректировать содержание и приложить актуальный файл. Учтите, что файлы при копировании обычно не переносятся — их нужно приложить заново.
Заголовок документа формулируйте так, чтобы по нему документ можно было найти через полгода: «Договор аренды № 14 с ООО «Вектор»» находится мгновенно, а «Договор» — нет. Поиск в списках идёт в первую очередь по заголовку и номеру.
Регистрация, нумерация и запуск маршрутов
Регистрация — ключевое действие, после которого документ получает официальный статус. При регистрации система присваивает номер по нумератору, настроенному для вида документа: в номер могут входить индекс подразделения, код вопроса деятельности, год. Дата регистрации проставляется автоматически, но для входящих её можно скорректировать, если письмо фактически получено раньше.
После регистрации документ готов к запуску процессов: согласование, подписание, утверждение, исполнение, ознакомление. Процесс можно стартовать кнопкой «Запустить в обработку» или из раздела «Процессы и задачи». Если для вида документа настроен типовой маршрут, система предложит его автоматически и подставит согласующих.
Как проверить результат
Номер присвоен и соответствует формату вида документа
Поле номера пустое или стоит «Не зарегистрирован»
На закладке «Файлы» есть актуальная версия документа, файл открывается
Файлов нет или приложен устаревший вариант
Документ виден в общем списке и находится поиском по номеру
Документ не находится — проверьте права доступа и гриф
В карточке на закладке «Обработка» видны задачи согласующих
Процесс не запущен — задачи исполнителям не ушли
Права доступа и ограничения
Возможность создавать и регистрировать документы определяется правами пользователя. Обычный сотрудник может иметь право создавать внутренние документы, но не регистрировать их — регистрацией занимается делопроизводитель. Если кнопка «Создать» или «Зарегистрировать» недоступна, это не сбой, а ограничение роли.
Документы с грифом «Для служебного пользования» или ограниченным доступом видны только участникам рабочей группы документа. Если коллега не находит созданный вами документ, первым делом проверьте закладку «Доступ» в карточке и добавьте нужных сотрудников в рабочую группу с правом чтения или изменения.
Типичные ошибки при создании документов
Большинство проблем с документами возникает из-за ошибок на этапе создания, и исправлять их после регистрации сложнее, чем предотвратить. Ниже — самые частые ситуации и их последствия.
Если ошибка уже допущена: незарегистрированный документ можно спокойно отредактировать или удалить. Зарегистрированный редактируется в пределах прав, а его удаление в большинстве организаций запрещено — вместо удаления документ помечают как недействительный или аннулируют по регламенту.
Частые вопросы
Можно ли изменить регистрационный номер документа?
Нет, присвоенный номер не редактируется — это базовый принцип учёта. Если номер сформирован с ошибкой из-за неверно выбранного вида, документ обычно аннулируют и создают новый с правильным видом. Ручная правка номеров возможна только у администратора и противоречит практике делопроизводства.
Почему кнопка «Создать» неактивна в списке документов?
Чаще всего причина в правах: вашей роли разрешён только просмотр документов данной группы. Вторая возможная причина — отбор в списке по виду, для которого создание запрещено. Проверьте права у администратора системы.
Как создать документ из письма электронной почты?
Если в системе настроена учётная запись почты, откройте письмо во встроенном клиенте и выполните команду «Создать документ» (входящий или исходящий). Карточка заполнится данными письма, а вложения автоматически попадут на закладку «Файлы».
Можно ли создать документ без файла?
Технически да — карточка сохраняется и регистрируется без приложенных файлов. Но для документов, идущих на согласование или подписание, файл обязателен по смыслу: согласующий должен видеть содержимое. Создавайте карточку без файла только как заготовку.
Что делать, если нужного вида документа нет в списке?
Виды документов настраивает администратор в справочнике видов. Не подменяйте нужный вид похожим — это нарушит нумерацию и маршруты. Направьте заявку администратору на добавление нового вида с указанием шаблона номера и маршрута.
Как найти созданный вчера документ?
Используйте поле поиска в списке документов — по номеру, заголовку или контрагенту. Также свежие документы видны в разделе «Мои документы» или в списке с отбором по автору и дате создания. Если документ не находится, проверьте, не ограничен ли к нему доступ.
Что важно запомнить
Правильно выберите группу и вид документа до создания, заполните обязательные поля и приложите файл до регистрации — номер после регистрации не меняется. Связывайте исходящие документы со входящими, формулируйте понятные заголовки и проверяйте результат: номер присвоен, файл на месте, документ находится поиском.