Документы и Печать · 10 мин
Как создать договор в 1С Управление торговлей
Пошаговая инструкция по созданию договора в 1С Управление торговлей: настройка соглашений, типовых условий, печати текста договора и проверке результата.
Договор в 1С:Управление торговлей — это не просто текстовый документ, а элемент учёта, который связывает заказы, реализации, оплаты и взаиморасчёты с контрагентом. От того, насколько правильно создан договор, зависит корректность отчётов по задолженности, контроль отгрузок и подстановка условий в документы продажи и закупки.
В зависимости от версии конфигурации (УТ 10.3 или УТ 11) механизм работы с договорами заметно различается: в УТ 10.3 договор — самостоятельный объект с жёсткой привязкой к документам, а в УТ 11 ключевую роль играют соглашения с клиентами и поставщиками, а договор хранит юридические реквизиты. Ниже разобраны оба подхода, а также способ сформировать печатный текст договора из программы.
Определите версию конфигурации и механизм договоров
Прежде чем создавать договор, уточните, с какой версией вы работаете. Откройте раздел «Администрирование» или главное меню и посмотрите полное название конфигурации: «Управление торговлей, редакция 10.3» или «Управление торговлей, редакция 11». Логика работы в них принципиально разная, и инструкция для одной версии не сработает в другой.
В УТ 10.3 договор — обязательный реквизит практически всех документов: без него нельзя провести реализацию или поступление. В УТ 11 документы опираются на соглашение (условия продаж или закупок), а договор может использоваться опционально — как «юридическая обёртка», если в компании ведётся учёт по договорам. Нужный режим включается в настройках.
Создайте договор в УТ 10.3
В УТ 10.3 договор создаётся напрямую из карточки контрагента. Откройте справочник «Контрагенты», найдите нужного партнёра и перейдите на вкладку «Договоры». Нажмите кнопку «Добавить» — откроется форма нового договора.
Заполните обязательные поля. Наименование формируйте понятно, например «Договор поставки № 15 от 12.03», чтобы его было легко найти в списках. Укажите вид договора: «С покупателем», «С поставщиком», «С комитентом» или другой — от вида зависит, в каких документах договор будет доступен для выбора. Затем укажите организацию от вашего лица, валюту взаиморасчётов и порядок ведения расчётов (по договору в целом, по заказам или по накладным).
Дополнительно заполните номер и дату договора, срок действия, а на вкладках с условиями — тип цен, скидки и условия оплаты, если они используются в вашей схеме работы. После записи договор станет доступен в документах при выборе этого контрагента.
- 1Откройте справочник «Контрагенты» и найдите нужного партнёра
- 2Перейдите на вкладку «Договоры» и нажмите «Добавить»
- 3Укажите вид договора, организацию и валюту взаиморасчётов
- 4Заполните номер, дату и порядок ведения расчётов
- 5Запишите договор и проверьте его доступность в документе реализации или поступления
Настройте соглашение и договор в УТ 11
В УТ 11 работа начинается с соглашения. Откройте карточку партнёра и на вкладке «Соглашения» создайте новое соглашение с клиентом или поставщиком. В нём задаются ключевые коммерческие условия: сегмент, вид цен, порядок оплаты (предоплата, постоплата, кредит), склад отгрузки, валюта, сроки поставки и используемые хозяйственные операции.
Если в компании ведётся учёт по договорам, включите соответствующую опцию: «НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Продажи» (или «Закупки») и установите использование договоров с клиентами или поставщиками. После этого в соглашении появится поле «Договор», а договоры станут доступны в списке «Продажи → Договоры с клиентами» или «Закупки → Договоры с поставщиками».
Создайте договор из этого списка или прямо из соглашения кнопкой «Создать». Укажите номер, дату заключения, срок действия, организацию и при необходимости направление деятельности и порядок расчётов. Статус договора переведите в «Действует» — только действующие договоры подставляются в документы.
Настройте типовые условия и порядок расчётов
От порядка расчётов зависит, как программа будет распределять оплаты и строить отчёты по задолженности. В УТ 10.3 это настройка в самом договоре: «по договору в целом» подходит для простых схем, «по заказам» или «по счетам» — когда нужно контролировать оплату каждой сделки отдельно.
В УТ 11 аналогичную роль играет детализация расчётов в соглашении и договоре: по заказам, по накладным, по счетам или по договору в целом. Выбирайте вариант, соответствующий реальной практике: если бухгалтерия сверяет акты по каждому заказу, детализация «по заказам» обязательна, иначе взаиморасчёты «слипнутся» в одну сумму.
Также в соглашении УТ 11 удобно зафиксировать график оплаты (например, отсрочка в календарных или рабочих днях) и контроль задолженности — тогда программа будет сигнализировать о просрочке и ограничивать отгрузку при превышении лимита, если такой контроль включён.
Какую детализацию расчётов выбрать
Подходит при редких отгрузках и простых схемах оплаты; минус — нет контроля по отдельным сделкам
Подходит, когда каждую сделку нужно закрывать оплатой отдельно; требует дисциплины при оформлении документов
Подходит для работы без заказов, когда оплата привязывается к факту отгрузки
Сформируйте печатный текст договора
Сам по себе объект «Договор» в 1С не содержит полного юридического текста — программа хранит реквизиты и условия. Чтобы получить печатный документ, используются шаблоны. В УТ 11 есть механизм печати договоров по шаблонам Word: в карточке договора или соглашения выберите «Печать → Договор» и подберите подходящий шаблон, если он загружен в базу.
Шаблон представляет собой документ Word с полями-закладками, куда подставляются данные контрагента, организации, номера и даты. Типовые шаблоны обычно добавляет внедренец или администратор через механизм дополнительных печатных форм. Если шаблона нет, текст договора формируют в Word вручную, а в 1С сохраняют скан-копию через механизм присоединённых файлов — кнопка скрепки в карточке договора.
Хранение скана подписанного договора прямо в базе — полезная практика: любой менеджер сможет открыть файл из карточки контрагента, не запрашивая бумажный архив.
Договоритесь внутри компании о едином формате наименования договоров, например «№ 45-П от 03.02 (поставка)». Это заметно упрощает поиск в списках и снижает риск выбрать чужой договор в документе, когда у контрагента их несколько.
Проверьте результат и привязку к документам
После создания договора убедитесь, что он работает в учёте. Создайте тестовый документ — заказ клиента или реализацию — с этим контрагентом и проверьте, что договор и соглашение подставляются автоматически, а условия (цены, оплата, склад) соответствуют заданным.
Затем проверьте отражение в отчётах: откройте «Взаиморасчёты с контрагентами» или «Задолженность клиентов» и убедитесь, что движения группируются по нужному договору с правильной детализацией. Если документ провёлся, но в отчёте задолженность висит «пустой» или на другом договоре — причина почти всегда в неверном порядке расчётов или в том, что в документе выбран другой договор.
Как проверить результат
Договор и соглашение заполняются автоматически при выборе контрагента
Поле договора пустое или недоступно для выбора
Статус «Действует»
Статус «Не согласован» или «Закрыт» — договор не подставится
Задолженность детализирована по нужному договору и сделкам
Суммы группируются не так, как ожидалось, или повисли расхождения
Типичные ошибки и ограничения
Самая частая ошибка — неправильный вид договора. Если у поставщика создан договор «С покупателем», в документах поступления он не появится. Вторая типичная ситуация — несколько действующих договоров у одного контрагента без системы в наименованиях: менеджеры выбирают договор «наугад», и взаиморасчёты разваливаются на части, что мешает сверкам.
Ещё одна проблема — изменение порядка расчётов «задним числом», когда по договору уже есть проведённые документы. Это приводит к тому, что старые оплаты перестают корректно закрывать отгрузки. Перед такой правкой сделайте резервную копию и протестируйте изменение на копии базы.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли создать договор без контрагента?
Нет. Договор всегда подчинён контрагенту (или партнёру в УТ 11), поэтому сначала создаётся карточка контрагента, а уже внутри неё — договор. Это гарантирует, что реквизиты стороны сделки подтянутся в документы и печатные формы.
Почему договор не подставляется в документ реализации?
Проверьте три вещи: вид договора должен быть «С покупателем», в УТ 11 статус договора должен быть «Действует», а организация в договоре — совпадать с организацией документа. Также в УТ 11 договор привязан к соглашению: если в документе выбрано другое соглашение, договор не подтянется.
Чем договор отличается от соглашения в УТ 11?
Соглашение описывает коммерческие условия работы: цены, оплату, склад, отсрочку. Договор хранит юридические реквизиты — номер, дату, срок действия. Одно соглашение может работать и без договора, если учёт по договорам отключён в настройках.
Как распечатать текст договора из 1С?
В УТ 11 используется механизм печати по шаблонам Word: в карточке договора выберите «Печать» и нужный шаблон. Если шаблоны не настроены, их добавляет администратор через дополнительные печатные формы. Альтернатива — вести текст договора в Word и прикладывать скан к карточке договора как присоединённый файл.
Можно ли закрыть договор, чтобы он не мешал в списках?
Да. В УТ 11 переведите статус договора в «Закрыт» — он перестанет предлагаться в новых документах, но история по нему сохранится. В УТ 10.3 можно пометить договор на удаление после закрытия всех взаиморасчётов или просто пометить его как неиспользуемый через пометку «Не использовать», если такой реквизит ведётся.
Что делать, если у контрагента несколько договоров?
Это нормальная ситуация: например, отдельные договоры на поставку и на услуги. Введите понятную систему наименований и назначьте основной договор или соглашение, которое будет подставляться по умолчанию. В УТ 11 для этого используется флаг основного соглашения в карточке партнёра.
Что важно запомнить
В УТ 10.3 договор создаётся из карточки контрагента с указанием вида, валюты и порядка расчётов; в УТ 11 сначала настраивается соглашение с условиями, а договор хранит юридические реквизиты и должен иметь статус «Действует». После создания проверьте подстановку в документы и отражение в отчётах по взаиморасчётам, а изменения ключевых параметров делайте только после резервного копирования.