Документы и Печать · 11 мин
Как составить акт на списание в 1С
Как оформить акт на списание в 1С: где найти документ, как заполнить табличную часть, провести и распечатать. Ошибки, проверка проводок и ответы на вопросы.
Акт на списание в 1С оформляется, когда материальные ценности приходят в негодность, заканчивается срок годности, обнаружена недостача или имущество выбывает по иным причинам. Документ снимает остатки со складского и бухгалтерского учёта, формирует проводки и служит основанием для налогового учёта расходов.
Порядок действий зависит от конфигурации: в «1С:Бухгалтерия 8» используется документ «Списание товаров», в «1С:Управление торговлей» и «1С:ERP» — «Списание товаров» или «Списание недостач товаров», а для основных средств и нематериальных активов предусмотрены отдельные документы списания. Логика везде схожая: выбирается склад, заполняется перечень ценностей с количеством, указывается статья расходов и счёт затрат.
Ошибки при списании приводят к завышенным остаткам на складе, расхождениям между учётом и инвентаризацией, а также к претензиям налоговой при проверке обоснованности расходов. Поэтому перед проведением документа важно проверить остатки, корректность счетов учёта и наличие первичных оснований — приказа руководителя, заключения комиссии или результатов инвентаризации.
Какие виды списания существуют и какой документ выбрать
В 1С списание оформляется разными документами в зависимости от того, что именно выбывает. Товары и материалы списываются документом «Списание товаров», основные средства — «Списание ОС», нематериальные активы — «Списание НМА», денежные средства — банковскими и кассовыми документами. Выбор неправильного документа приведёт к тому, что остатки не спишутся с нужного счёта.
Отдельно стоит различать списание и передачу в производство. Если материалы не выбывают, а расходуются на выпуск продукции, используется «Требование-накладная» — она переводит стоимость со счёта 10 на счёт 20, а не списывает ценности как утраченные. Смешение этих операций искажает себестоимость и калькуляцию.
Какой документ выбрать
Порча, истёкший срок годности, недостача материальных ценностей. Списывает остатки со склада на счёт затрат.
Передача материалов в производство или на хознужды. Не является списанием утраты — стоимость уходит в расходы деятельности.
Выбытие основных средств: износ, поломка, ликвидация. Требует указания причины и формирует акт ОС-4.
Оформляется на основании документа «Инвентаризация товаров» — количество подставляется автоматически по фактической недостаче.
Где найти документ списания в разных конфигурациях
В «1С:Бухгалтерия 8.3» документ «Списание товаров» находится в разделе «Склад» → «Списание товаров» либо «Покупки» → «Списание товаров» — состав меню зависит от настроек функциональности. Если пункта нет, проверьте: «Главное» → «Функциональность» → включён ли учёт товаров и складов.
В «1С:Управление торговлей 11» путь идёт через раздел «Склад и доставка» → «Списания товаров». Здесь же доступно создание списания на основании «Пересчёта товаров» (инвентаризации), что существенно упрощает заполнение — программа сама подтянет недостающие позиции.
В «1С:Комплексная автоматизация» и «1С:ERP» списание недостач расположено в разделе «Склад и доставка» → «Ордерный склад» или «Складские операции». Точное название пункта меню может отличаться между релизами, поэтому надёжнее пользоваться строкой поиска в интерфейсе «Такси» — нажмите на лупу и введите «списание».
Пошаговое заполнение документа «Списание товаров»
Создайте новый документ кнопкой «Создать» в журнале списаний. Заполните шапку: организация (если их несколько), склад, с которого списываются ценности, и дата документа. Дата важна — списание проведётся только при наличии остатков на эту дату.
В табличной части добавьте номенклатуру и укажите количество списываемых единиц. Если включён учёт по сериям или характеристикам, заполните и эти поля — иначе документ не проведётся. Количество не может превышать фактический остаток на складе.
На вкладке или в поле «Счёт затрат» (в Бухгалтерии) укажите, куда отнести стоимость списанного: счёт 91.02 «Прочие расходы» — для порчи и недостач без виновных лиц, счёт 94 — если недостача ещё расследуется, счёт 73 — если сумма взыскивается с виновного сотрудника. От выбора счёта зависит налоговый учёт: расходы по 91 счёту потребуют документального обоснования.
Проведите документ кнопкой «Провести» или «Провести и закрыть». Если программа выдала ошибку о недостатке остатков — проверьте отчёт «Остатки товаров на складах» на дату списания: возможно, товар числится на другом складе или партии.
- 1Откройте журнал «Списание товаров» и нажмите «Создать»
- 2Заполните организацию, склад и дату документа
- 3Добавьте номенклатуру и количество в табличную часть
- 4Укажите счёт затрат и статью расходов
- 5Проверьте остатки через отчёт по складу
- 6Проведите документ и сформируйте печатную форму акта
Как сформировать и распечатать акт
Печатная форма вызывается из проведённого документа кнопкой «Печать». В «1С:Бухгалтерия» доступна форма «Акт о списании товаров» или «Списание товаров (ТОРГ-16)», если она предусмотрена конфигурацией. Унифицированные формы (ТОРГ-16, ОС-4) не обязательны к применению — организация вправе использовать собственную форму акта, утверждённую в учётной политике.
Перед печатью убедитесь, что в форму попали все обязательные реквизиты: наименование организации, дата составления, перечень списываемых ценностей с количеством и стоимостью, причина списания, подписи членов комиссии. Если в печатной форме чего-то не хватает, её можно доработать внешней печатной формой без изменения конфигурации.
Акт подписывается комиссией — обычно не менее трёх человек, назначенных приказом руководителя. Электронный документ в 1С заменяет подписи только при использовании ЭДО с контрагентами; для внутреннего списания бумажный акт с подписями остаётся стандартным решением.
Удобно хранить скан подписанного акта прямо в базе: прикрепите файл к документу через скрепку «Присоединённые файлы». При налоговой проверке вы найдёте основание списания за секунды, а не в архиве папок.
Списание по результатам инвентаризации
Самый надёжный сценарий — списание на основании документа инвентаризации. В «1С:Бухгалтерия» создайте «Инвентаризацию товаров», заполните фактические остатки, проведите — программа рассчитает расхождения. Затем по кнопке «Создать на основании» сформируйте «Списание товаров»: табличная часть заполнится автоматически недостающими позициями.
В «1С:Управление торговлей» аналогичную роль играет «Пересчёт товаров» со статусом «Выполнено». На его основании создаются и списание недостач, и оприходование излишков — одной инвентаризацией закрываются оба направления расхождений.
Такой подход исключает ручные ошибки в количестве и гарантирует, что списывается именно та недостача, которую зафиксировала комиссия. Кроме того, в учёте сохраняется связь документов, что упрощает проверку обоснованности списаний.
Как выбрать сценарий
Проверка результата после проведения
После проведения документа откройте его движения: кнопка «Ещё» → «Движения документа» (или Ctrl+Shift+Enter в некоторых конфигурациях). Проверьте, что проводки соответствуют ожиданиям: дебет счёта затрат (91.02, 94, 20 и т.д.), кредит счёта учёта ТМЦ (10, 41). Сумма должна совпадать со стоимостью списанного количества по методу оценки, принятому в учётной политике.
Затем сформируйте отчёт «Оборотно-сальдовая ведомость» по счёту учёта товаров или «Остатки товаров на складах» на дату после списания. Списанные позиции должны исчезнуть из остатков, отрицательных остатков быть не должно — красные позиции говорят о том, что списано больше, чем числилось.
Как проверить результат
Дт счёта затрат — Кт счёта ТМЦ, сумма соответствует стоимости списанного
Проводок нет, неверный счёт дебета или сумма не совпадает
Списанные позиции обнулились, отрицательных остатков нет
Остаток не изменился или ушёл в минус
Все реквизиты заполнены, есть место для подписей комиссии
Пустые поля, нет причины списания или стоимости
Типичные ошибки и риски
Самая частая ошибка — списание без проверки остатков. Если на складе числится меньше, чем списывается, документ либо не проведётся, либо (при отключённом контроле остатков) создаст отрицательные остатки, которые потом придётся разбирать вручную.
Вторая типичная проблема — неверный счёт затрат. Списание недостачи сразу на 91 счёт вместо 94 «съедает» возможность отразить взыскание с виновника: сумма уже ушла в расходы, и придётся делать корректировки. При налоговом учёте необоснованные списания на прочие расходы — частая причина доначислений.
Не списывайте товар «задним числом» в закрытом периоде без необходимости: это меняет уже сданную отчётность и требует корректировочных деклараций. Если период закрыт, оформляйте списание текущей датой с пояснением причины.
Часто задаваемые вопросы
Почему документ «Списание товаров» не проводится?
Чаще всего причина в недостатке остатков на выбранном складе на дату документа. Сформируйте отчёт по остаткам, проверьте склад, партию и характеристику номенклатуры. Вторая причина — незаполненные обязательные поля: счёт затрат, серия или статья расходов.
Можно ли списать товар без инвентаризации?
Да, если есть иное основание: акт о порче, заключение комиссии, истёкший срок годности. Инвентаризация обязательна только в случаях, установленных законодательством (перед годовой отчётностью, при смене материально ответственного лица и т.п.).
На какой счёт списывать недостачу?
Сначала на счёт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». После решения руководителя сумма либо относится на виновное лицо (счёт 73), либо списывается на прочие расходы (91.02), если виновник не установлен или взыскание отказано судом.
Как отменить ошибочно проведённое списание?
Откройте документ и нажмите «Отменить проведение» (или «Пометить на удаление»). Если период закрыт, сначала согласуйте действие с главным бухгалтером — отмена изменит остатки и проводки уже отчитавшегося периода.
Обязательна ли унифицированная форма акта (ТОРГ-16)?
Нет. Организация вправе разработать собственную форму акта и закрепить её в учётной политике. Главное — наличие обязательных реквизитов первичного документа: наименование, дата, содержание операции, измерители, подписи ответственных лиц.
Чем списание отличается от возврата поставщику?
Списание — это выбытие ценностей без возмещения, стоимость уходит в расходы. Возврат поставщику оформляется документом «Возврат товаров поставщику» и предполагает возврат денег или зачёт задолженности — расходов не возникает.
Что важно запомнить
Акт на списание в 1С оформляется документом «Списание товаров»: выберите склад, заполните номенклатуру и количество, укажите счёт затрат и проведите. Проверяйте остатки до списания и проводки после, при недостаче используйте счёт 94, а печатную форму акта подписывайте комиссией — это защитит расходы при проверке.