Документы и Печать · 9 мин
Как сохранить печать в 1С: настройки, шаблоны и внешние формы
Как сохранить печать в 1С: настройки печатной формы, внешние печатные формы, сохранение в файл, типичные ошибки и проверка результата.
Под «сохранением печати» в 1С пользователи обычно понимают три разные задачи: сохранить готовую печатную форму в файл (PDF, Excel, Word), сохранить настройки печати (поля, ориентацию, масштаб, принтер), чтобы не выставлять их каждый раз, или подключить и сохранить внешнюю печатную форму вместо стандартной. Все три сценария решаются штатными средствами, но в разных местах программы.
Конкретные пункты меню зависят от конфигурации (Бухгалтерия, Управление торговлей, Зарплата и управление персоналом) и от того, работаете вы в тонком клиенте, веб-клиенте или мобильном приложении. Ниже разобраны типовые действия для управляемых форм, которые используются в большинстве современных конфигураций на платформе 1С:Предприятие 8.3.
Перед изменением настроек убедитесь, что у вас есть права: сохранение в файл обычно доступно всем, а вот подключение внешних печатных форм и изменение общих настроек часто требует прав администратора или роли «Добавление и изменение внешних печатных форм».
Как сохранить печатную форму документа в файл
Самый частый сценарий — отправить документ контрагенту в PDF или передать в Excel для доработки. Откройте документ, нажмите кнопку «Печать» и выберите нужную форму, например «Счет на оплату» или «ТОРГ-12». На экране появится окно предварительного просмотра с табличным документом.
В этом окне нажмите кнопку «Сохранить» (значок дискеты) или используйте меню «Файл → Сохранить как». Программа предложит выбрать формат: PDF, Microsoft Excel, Word, HTML, MXL (родной формат табличных документов 1С), TXT и другие. Для отправки контрагентам обычно выбирают PDF — он сохраняет внешний вид формы независимо от устройства получателя.
Если кнопки сохранения нет или она неактивна, проверьте права пользователя и не открыта ли форма в режиме «только просмотр». В веб-клиенте сохранение происходит через механизм скачивания браузера: файл появится в папке загрузок, заданной в настройках браузера.
- 1Откройте документ и нажмите «Печать», выберите нужную форму
- 2В окне предварительного просмотра нажмите «Сохранить» или «Файл → Сохранить как»
- 3Выберите формат PDF и укажите папку для сохранения
- 4Откройте полученный файл и убедитесь, что все поля и подписи на месте
Как сохранить документ сразу в PDF без предпросмотра
Во многих конфигурациях есть команда «Сохранить в PDF» прямо в меню «Печать» или в подменю «Ещё» формы документа. Она формирует файл в фоновом режиме и сразу предлагает указать место сохранения. Это удобно при пакетной обработке: можно выделить несколько документов в списке и сохранить их формы одной операцией.
Если такой команды нет, используйте стандартный механизм отправки: кнопка «Отправить» в окне предварительного просмотра позволяет прикрепить форму к письму в выбранном формате. Файл при этом также сохраняется во временную папку, откуда его можно забрать.
Обратите внимание: при сохранении нескольких документов в один PDF порядок страниц соответствует порядку выделенных документов в списке. Если нужен конкретный порядок, отсортируйте список заранее — например, по дате или номеру.
Как сохранить настройки печати: поля, ориентация, масштаб
Если при каждой печати приходится заново выставлять поля или альбомную ориентацию, настройки не зафиксированы. Откройте печатную форму и перейдите в «Файл → Параметры страницы» (или одноимённую кнопку в окне предпросмотра). Здесь задаются поля, ориентация, масштаб, колонтитулы и выбор принтера.
Платформа запоминает параметры страницы для конкретного табличного документа в рамках сеанса, а ряд настроек сохраняется в пользовательском профиле. Однако есть нюанс: если макет печатной формы жёстко задаёт ориентацию и поля в коде конфигурации, ручные настройки будут перезаписываться при каждом формировании. В этом случае править нужно сам макет.
Отдельно настраивается принтер по умолчанию. 1С использует принтер, заданный в операционной системе, либо тот, что выбран в диалоге печати. Чтобы не выбирать принтер каждый раз, установите нужный как принтер по умолчанию в Windows и проверьте, что в диалоге печати 1С не включён другой вариант.
Как изменить и сохранить макет печатной формы
Когда стандартная форма не устраивает — нужно добавить логотип, изменить формулировку или убрать лишнюю колонку — есть два пути. Первый: если конфигурация поддерживает редактирование макетов пользователем, откройте «Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Макеты печатных форм» (название раздела может отличаться), найдите нужный макет, отредактируйте его как табличный документ и сохраните. Изменённый макет будет использоваться вместо встроенного.
Второй путь — внешняя печатная форма. Это файл с расширением .epf, который подключается к конфигурации без её изменения. Такой подход безопаснее: типовая конфигурация остаётся на поддержке, обновления проходят штатно, а ваша форма продолжает работать.
Прямое редактирование макета в конфигураторе — третий вариант, но он требует снятия объекта с поддержки и усложняет обновления. Прибегайте к нему только если первые два способа недоступны, и обязательно зафиксируйте внесённые изменения для будущих обновлений.
Как подключить и сохранить внешнюю печатную форму
Перейдите в раздел «Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки» и включите флажок «Дополнительные отчеты и обработки» (в некоторых конфигурациях — «Внешние печатные формы»). После этого откройте список дополнительных обработок и нажмите «Добавить из файла», выбрав файл .epf.
При подключении программа может показать предупреждение безопасности — внешние обработки выполняют код, поэтому добавляйте только файлы из доверенных источников. После добавления укажите, к каким документам привязана форма: в карточке обработки задайте размещение (например, «Документ Реализация товаров и услуг») и при необходимости замените ею типовую команду печати.
Проверьте результат: откройте документ, нажмите «Печать» — в списке должна появиться новая форма. Если её нет, проверьте размещение обработки и права пользователя на выполнение дополнительных отчетов и обработок.
Типичные проблемы и их решения
Если сохранённый PDF открывается с пустыми страницами или «квадратами» вместо текста, причина обычно в шрифтах: на компьютере отсутствует шрифт, использованный в макете. Установите шрифт или замените его в макете на стандартный (Arial, Times New Roman). Также проверьте, что масштаб печати не выставлен в значение, при котором содержимое уходит за пределы страницы.
Если настройки страницы «сбрасываются» после каждого формирования, значит, макет формируется программно и переопределяет параметры. Решение — правка макета или использование внешней формы с нужными параметрами, зашитыми в код.
Если внешняя печатная форма после обновления конфигурации перестала появляться в меню, проверьте, не сбросилась ли привязка размещения, и откройте карточку обработки заново. После обновлений также имеет смысл проверять, не изменились ли имена реквизитов, к которым обращается форма.
Как проверить результат
PDF открывается, все поля, подписи и логотип на месте, текст читаем
Пустые страницы, «квадраты» вместо букв, обрезанные колонки
При повторной печати ориентация и поля сохраняются
Параметры сбрасываются после каждого формирования
Новая команда видна в меню «Печать» у нужных документов
Команды нет или форма печатается с ошибкой
Частые вопросы
Можно ли сохранить печатную форму в Word для редактирования?
Да. В окне предварительного просмотра выберите «Сохранить как» и формат Microsoft Word (docx) или Excel. Учтите, что сложные таблицы и объединённые ячейки при конвертации могут «поехать», поэтому после сохранения проверьте структуру документа. Для правок макета надёжнее редактировать сам макет в 1С, а не конвертированный файл.
Почему кнопка «Сохранить» в окне печати неактивна?
Чаще всего не хватает прав пользователя на вывод или табличный документ открыт в режиме защиты от редактирования. Проверьте роль пользователя у администратора. В веб-клиенте дополнительно проверьте, не блокирует ли браузер скачивание файлов.
Как сделать, чтобы внешняя печатная форма заменила типовую в меню?
В карточке дополнительной обработки в разделе размещения укажите нужный вид документа и настройте команду печати. В ряде конфигураций есть возможность заменить типовую команду на внешнюю через настройки команд печати. Если такой опции нет, обе команды будут присутствовать в меню одновременно — просто используйте свою.
Сохранятся ли внешние печатные формы при обновлении конфигурации?
Да, дополнительные отчеты и обработки хранятся в данных информационной базы, а не в конфигурации, поэтому штатное обновление их не удаляет. Однако после обновления форма может работать некорректно, если изменились имена реквизитов или структура документа — тогда обработку нужно доработать.
Можно ли настроить автоматическое сохранение печатных форм в папку?
Штатной настройки автосохранения в произвольную папку в типовых конфигурациях обычно нет. Такую задачу решают доработкой: регламентным заданием или расширением, которое формирует PDF и складывает файлы в заданный каталог. Для реализации привлекайте специалиста по 1С и тестируйте на копии базы.
Чем формат MXL отличается от PDF при сохранении?
MXL — внутренний формат табличных документов 1С: его можно открыть и отредактировать в любой программе 1С, но сторонние приложения его не читают. PDF — универсальный формат для передачи: документ выглядит одинаково на любом устройстве, но редактировать его сложно. Для архива внутри компании подойдёт MXL, для отправки контрагентам — PDF.