Как сформировать акт сверки взаиморасчетов в 1С

Акт сверки взаиморасчетов — документ, в котором фиксируется состояние расчетов с контрагентом на определенную дату: сколько отгружено, сколько оплачено и какая задолженность числится у каждой стороны. В 1С:Бухгалтерии 8.3 акт формируется автоматически на основании проведенных документов, поэтому основная работа бухгалтера — правильно задать параметры и проверить результат перед отправкой контрагенту.

Типовой механизм сверки одинаков во всех современных редакциях конфигурации (3.0), независимо от того, работаете вы в файловой базе или в облачном сервисе. Отличия возможны только в расположении команд меню между версиями интерфейса. Ниже разобран полный цикл: от подготовки учета до подписанного акта.

Важно понимать: акт сверки не создает проводок и не изменяет учетные данные. Это печатная форма, сформированная по данным регистров. Если в акте видны ошибки — исправлять нужно первичные документы, а не сам акт.

Где находится акт сверки в 1С:Бухгалтерии

Документ «Акт сверки расчетов с контрагентом» доступен из нескольких разделов, что удобно в зависимости от роли контрагента. Основные пути: «Продажи» → «Акты сверки расчетов с контрагентами», «Покупки» → тот же пункт, а также «Расчеты с контрагентами» в полном интерфейсе. Все пути ведут в один и тот же журнал документов.

Быстрый альтернативный способ — открыть карточку контрагента и воспользоваться кнопкой «Создать на основании» или командой сверки, если она выведена в панель действий. В этом случае поля «Контрагент» и «Организация» подставятся автоматически.

Если пункта в меню нет, проверьте настройки интерфейса: возможно, команда скрыта в подменю «Еще» или раздел свернут. Также убедитесь, что у пользователя есть права на документы расчетов — при ограниченной роли журнал может быть недоступен.

Подготовка: что проверить до формирования акта

Качество акта сверки полностью зависит от состояния учета. Перед формированием убедитесь, что все первичные документы по контрагенту за период сверки введены и проведены: реализации, поступления, оплаты, возвраты, корректировки и взаимозачеты. Непроведенный документ в акт не попадет.

Проверьте отсутствие «красных» остатков и развернутого сальдо по счетам расчетов. Удобный инструмент — отчет «Анализ субконто» или «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» по счетам 60, 62, 76 с отбором по контрагенту. Если по одному и тому же договору числится одновременно дебиторская и кредиторская задолженность, вероятна ошибка в зачете авансов или дублирование договоров.

Отдельное внимание — справочнику договоров. Если по факту расчеты ведутся по одному договору, а в базе заведено два одинаковых, документы распределятся между ними, и акт по одному договору покажет неполную картину. Лишние договоры следует объединить переносом документов до сверки.

Пошаговое формирование акта сверки

Создайте новый документ из журнала актов сверки кнопкой «Создать». Заполните шапку: организацию, контрагента, период сверки и валюту. Период обычно совпадает с отчетным кварталом или годом, но может быть любым — например, с даты начала сотрудничества по конкретное число.

На вкладке «По данным организации» нажмите «Заполнить» → «По данным бухгалтерского учета». Программа подберет все проведенные документы расчетов за указанный период: реализации, поступления, платежные поручения, корректировки, взаимозачеты. Сальдо на начало и конец периода рассчитается автоматически.

1. 1
   Откройте журнал: Продажи или Покупки → Акты сверки расчетов с контрагентами
2. 2
   Создайте документ, укажите организацию, контрагента, период и валюту расчетов
3. 3
   На вкладке «По данным организации» нажмите «Заполнить» → «По данным бухгалтерского учета»
4. 4
   Проверьте сальдо на начало и конец по отчету ОСВ по счетам 60, 62, 76
5. 5
   Заполните вкладку «По данным контрагента» кнопкой «Заполнить по данным организации» или внесите данные из ответа контрагента
6. 6
   Проведите документ и выведите печатную форму кнопкой «Печать» → «Акт сверки»

После заполнения проконтролируйте табличную часть: все ли крупные документы на месте, корректно ли отражены возвраты и взаимозачеты. Если документ в акт не попал, проверьте, проведен ли он и попадает ли его дата в период сверки.

Настройки: договоры, счета учета и валюта

Поле «Договор» в шапке можно оставить пустым — тогда в акт попадут расчеты по всем договорам контрагента с группировкой по договорам. Это стандартный вариант для полной сверки. Если нужен акт по одному договору (например, для суда или по требованию контрагента), укажите его явно.

На вкладке «Дополнительно» (или через команду «Еще» → «Выбрать счета» в зависимости от релиза) задается перечень счетов, по которым строится сверка. По умолчанию это 60, 62, 76. Если с контрагентом есть расчеты по кредитам, депозитам или целевому финансированию (счета 66, 67, 86), их нужно добавить вручную, иначе эти суммы в акт не попадут.

Валюта сверки должна совпадать с валютой расчетов по договору. Для рублевых договоров выбирайте рубли. Для валютных договоров акт формируется в валюте договора; смешивать валютные и рублевые расчеты в одном акте нельзя — формируйте отдельные документы.

Вкладка «По данным контрагента» и работа с расхождениями

Акт сверки — двусторонний документ, поэтому в нем предусмотрена вторая таблица: «По данным контрагента». Пока ответа от партнера нет, заполните ее кнопкой «Заполнить по данным организации» — таблицы совпадут, и в печатной форме расхождений не будет.

Когда контрагент вернет свой вариант акта или пришлет данные по почте, внесите его цифры в таблицу «По данным контрагента» вручную. Программа автоматически рассчитает расхождения и покажет итоговую строку «По данным контрагента задолженность составляет…». Эти расхождения сохраняются в документе и видны при печати.

Типичные причины расхождений: документ проведен у вас, но не получен контрагентом (или наоборот); разные даты отражения одной операции; неучтенный взаимозачет; различия в копейках из-за округления валютных расчетов. Каждое расхождение нужно разобрать по первичке до подписания акта.

Печать, подписание и отправка контрагенту

Печатная форма вызывается кнопкой «Печать» → «Акт сверки». В форму выводятся обороты за период, сальдо на начало и конец, а также строка о расхождениях, если таблицы сторон не совпадают. Подписантов и представителя организации программа подставляет из карточки организации — проверьте актуальность ФИО и должностей.

Для отправки в электронном виде используйте кнопку «Отправить» — акт можно выгрузить в PDF или передать через сервис электронного документооборота (1С-ЭДО, СБИС и аналоги), если он подключен. Юридическую силу электронному акту придает подписание квалифицированной электронной подписью обеих сторон.

Если акт подписывается на бумаге, распечатайте два экземпляра. Подписанный контрагентом экземпляр храните вместе с первичными документами — он понадобится при инвентаризации расчетов, спорах о задолженности и для подтверждения прерывания срока исковой давности.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сальдо на конец периода в акте

Норма

Совпадает с сальдо по контрагенту в ОСВ по счетам 60, 62, 76 на ту же дату

Тревожный признак

Суммы различаются — есть непроведенные документы или лишние/недостающие счета в настройках

Состав табличной части

Норма

Все реализации, поступления и оплаты за период присутствуют

Тревожный признак

Документы отсутствуют — проверьте период сверки и проведение документов

Строка расхождений

Норма

Расхождений нет или каждое разобрано и подтверждено первичкой

Тревожный признак

Расхождения есть, причина неизвестна — акт подписывать рано

Реквизиты сторон

Норма

Организация, контрагент, подписанты и дата указаны верно

Тревожный признак

Устаревшие подписанты или неверный контрагент — форму придется переделывать

Проверка результата и частые вопросы

Финальный контроль — сопоставление акта с регистрами учета. Сформируйте «Оборотно-сальдовую ведомость по счету» 62 (или 60) с отбором по контрагенту за тот же период: сальдо на начало и конец должны совпасть с актом до копейки. Совпадение означает, что заполнение прошло корректно и акт можно отправлять.

Если сверка проводится регулярно, сохраняйте документы актов в базе, а не только распечатки: по ним удобно отслеживать историю расхождений и статус подтверждения. В журнале актов видно, какие сверки уже созданы по контрагенту и за какие периоды.

Можно ли сформировать акт сверки в 1С:Управление торговлей или 1С:ERP?

Да, в этих конфигурациях есть аналогичный документ — обычно он называется «Сверка взаиморасчетов» и находится в разделе расчетов с клиентами или поставщиками. Логика та же: указывается партнер, период и соглашение, табличная часть заполняется по данным учета. Печатные формы и состав счетов могут отличаться от бухгалтерской конфигурации.

Почему в акт не попал документ оплаты?

Чаще всего документ не проведен, его дата выходит за период сверки или оплата оформлена по другому договору либо другой организации. Также проверьте, что счет учета документа входит в перечень счетов сверки на вкладке дополнительных настроек — например, оплата через счет 76 при сверке только по 60 и 62 в акт не попадет.

Как сформировать акт сверки по всем контрагентам сразу?

Типовой акт создается по одному контрагенту. Для массовой сверки используют отчет «Анализ расчетов с контрагентами» или оборотно-сальдовые ведомости по счетам расчетов, а для рассылки актов применяют дополнительные обработки или возможности подключенных сервисов ЭДО. Вручную создавать акты по каждому контрагенту при большом их числе нерационально.

Что делать, если контрагент не подписывает акт сверки?

Неподписание акта не отменяет задолженность: обязательства подтверждаются первичными документами — накладными, актами выполненных работ, платежными поручениями. Акт сверки важен как дополнительное доказательство и для прерывания срока исковой давности. Если контрагент молчит, направьте акт письмом с уведомлением о вручении и зафиксируйте отправку.

Нужно ли проводить документ «Акт сверки» и влияет ли он на учет?

Документ проводится, но не формирует бухгалтерских проводок и не меняет остатки по счетам. Проведение фиксирует акт в базе как завершенный документ и сохраняет данные о расхождениях с контрагентом. Удаление или изменение акта никак не затрагивает учетные данные.

Как сверить расчеты в валюте, если оплаты были в рублях?

Если договор валютный, а расчеты по нему ведутся в рублях по курсу, акт формируется в валюте договора или в рублях — в зависимости от того, как настроен учет по договору. Проверьте валюту в карточке договора и согласуйте с контрагентом, в какой валюте вы оба ведете сверку, чтобы избежать расхождений из-за курсовых пересчетов.