Документы и Печать · 9 мин
Как сделать товарную накладную в 1С: пошаговая инструкция
Пошаговая инструкция, как создать товарную накладную в 1С: заполнение документа «Реализация товаров и услуг», печать ТОРГ-12, проверка ошибок и типовые проблемы.
Товарная накладная — основной документ, которым продавец подтверждает передачу товара покупателю. В программах 1С (чаще всего в «1С:Бухгалтерия 8» и «1С:Управление торговлей») накладная оформляется документом «Реализация (акты, накладные, УПД)», а печатная форма ТОРГ-12 или УПД формируется автоматически на основании введённых данных. Ручного рисования бланка не требуется — достаточно корректно заполнить документ.
Ниже разобран полный цикл: где найти документ, как заполнить шапку и табличную часть, как провести накладную, вывести печатную форму и исправить типичные ошибки. Инструкция ориентирована на типовые конфигурации 1С:Бухгалтерия 8 ред. 3.0 и 1С:Управление торговлей 11; в других конфигурациях названия кнопок могут немного отличаться, но логика та же.
Где в 1С находится документ для товарной накладной
В 1С:Бухгалтерии 8 накладная оформляется через журнал «Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД)». Нажмите кнопку «Создать» и выберите вид операции «Товары (накладная)» — программа откроет форму нового документа. Если отгружаете только услуги, выбирается операция «Услуги (акт)», а для смешанной отгрузки — «Товары, услуги, комиссия».
В 1С:Управление торговлей документ называется «Реализация товаров и услуг» и находится в разделе «Продажи». Там же доступно создание на основании заказа клиента: откройте заказ и нажмите «Создать на основании → Реализация товаров и услуг» — все позиции и цены подтянутся автоматически, что исключает расхождения между заказом и отгрузкой.
Если отгрузка происходит по счёту на оплату, удобнее создать накладную на основании счёта: откройте выставленный счёт и используйте кнопку «Создать на основании». Так сохраняется связь документов, и в отчётах по взаиморасчётам видно, какая накладная закрывает какой счёт.
Заполнение шапки документа
В шапке указываются реквизиты, которые попадут в печатную форму и повлияют на учёт. Обязательные поля: организация (если в базе их несколько), контрагент-покупатель, договор, склад отгрузки и дата документа. Дата накладной должна совпадать с фактической датой передачи товара — от неё зависят проводки и момент признания выручки.
Договор выбирается из справочника договоров контрагента. Если договора нет, создайте его прямо из документа кнопкой «Создать» в поле выбора. В договоре проверьте вид расчётов и валюту: от этих настроек зависит, как программа рассчитает задолженность и курсовые разницы.
Дополнительно в шапке могут быть поля «Грузоотправитель» и «Грузополучатель» — они нужны, если товар отгружается со склада, адрес которого отличается от адреса организации, или доставляется не напрямую покупателю. В ТОРГ-12 эти данные выводятся в отдельные строки, поэтому заполняйте их аккуратно.
Заполнение табличной части с товарами
Товары добавляются кнопкой «Добавить» (построчно) или «Подбор» — второй вариант удобнее при большом ассортименте: открывается форма со списком номенклатуры, остатками и ценами, где можно набрать позиции и перенести их в документ одной кнопкой. Для каждой строки указываются номенклатура, количество, цена, ставка НДС и при необходимости счета учёта.
Цена подставляется автоматически из установленного типа цен (в УТ) или из последней цены продажи (в Бухгалтерии). Если цена не подставилась — проверьте, установлены ли цены номенклатуры документом «Установка цен номенклатуры» или в карточке товара. Сумма и сумма НДС рассчитываются программой, вручную их править не нужно.
Признак результата: после заполнения табличной части внизу документа отображается итоговая сумма и сумма НДС, совпадающие с ожидаемыми. Если итог не сходится со счётом на оплату — ищите расхождение в количестве, цене или ставке НДС до проведения документа, а не после.
- 1Откройте «Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД)» и нажмите «Создать → Товары (накладная)»
- 2Заполните организацию, контрагента, договор и склад
- 3Добавьте товары через «Подбор», проверьте количество, цены и ставки НДС
- 4Сверьте итоговую сумму документа со счётом или заказом
- 5Нажмите «Провести» и убедитесь в отсутствии ошибок
- 6Нажмите «Печать» и выберите «Товарная накладная (ТОРГ-12)» или «УПД»
Проведение документа и проверка результата
Кнопка «Провести» записывает документ и формирует движения: в бухгалтерском учёте списывается себестоимость товара со склада, признаётся выручка и задолженность покупателя, начисляется НДС. Посмотреть проводки можно кнопкой «Дт/Кт» (или «Показать проводки») в форме документа.
Типовая ситуация, когда документ не проводится: на складе недостаточно остатка товара. Программа выдаст сообщение вида «Не хватает N единиц товара на складе». Причины — не оформлено поступление, товар оприходован на другой склад или допущена ошибка в количестве. Разбираться нужно с учётом, а не отключать контроль остатков «чтобы провести».
Как проверить результат
Есть проводки Дт 62 Кт 90.01 (выручка), Дт 90.03 Кт 68.02 (НДС), списание себестоимости
Проводок нет или счета не соответствуют учётной политике
Остаток уменьшился на отгруженное количество, отрицательных остатков нет
Появился минус по складу — значит, товар отгружен без поступления
Все реквизиты сторон, позиции и суммы заполнены, итоги сходятся с документом
Пустые поля грузоотправителя, неверный ИНН или расхождение итогов
Печать ТОРГ-12 и УПД
После проведения нажмите кнопку «Печать» в форме документа или в списке реализаций. Доступные формы: «Товарная накладная (ТОРГ-12)», «Универсальный передаточный документ (УПД)», а также счёт-фактура. УПД чаще используется сейчас, поскольку совмещает накладную и счёт-фактуру; ТОРГ-12 остаётся востребованной там, где покупатель требует классическую форму.
Перед печатью проверьте реквизиты организации и контрагента в соответствующих справочниках: ИНН, КПП, адреса, банковские данные. Форма берёт их из карточек, и ошибка в справочнике повторится в каждой накладной. Подписи ответственных лиц настраиваются в карточке организации (раздел «Подписи») — тогда в печатной форме автоматически появятся ФИО и должности.
Если нужно отправить документ покупателю, используйте «Печать → сохранить в PDF» или кнопку «Отправить» — программа сформирует файл без ручного сканирования. При работе через ЭДО накладная отправляется в электронном виде прямо из документа, и бумажный экземпляр не требуется.
ТОРГ-12 или УПД
Классическая товарная накладная. Подходит, когда счёт-фактура оформляется отдельно или покупатель требует именно эту форму по договору.
Совмещает накладную и счёт-фактуру в одном документе. Удобен для отгрузок с НДС и обязателен в привычном виде при обмене по ЭДО.
Для передачи товара между своими складами используется документ «Перемещение товаров», а не реализация — иначе возникнут ложные продажи и НДС.
Типичные ошибки и как их избежать
Чаще всего проблемы возникают не из-за самой накладной, а из-за состояния справочников и учёта. Неверный договор приводит к тому, что задолженность висит не на том договоре и акт сверки не сходится. Отгрузка не с того склада создаёт минус на одном складе и зависший остаток на другом. Ошибка в ставке НДС искажает декларацию по НДС, и исправлять её приходится корректировочными документами.
Вторая группа ошибок — работа «задним числом». Проведение накладной прошлой датой меняет остатки и проводки прошлого периода; если период уже закрыт и отчётность сдана, это создаёт расхождения с поданными данными. Перед такими операциями согласуйте действия с бухгалтером и сделайте резервную копию базы.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли изменить накладную после того, как она подписана покупателем?
Технически — да, но правильно оформлять изменения корректировкой реализации, а не правкой исходного документа. Корректировка создаётся на основании накладной и формирует корректировочный счёт-фактуру, что сохраняет прозрачность учёта для обеих сторон.
Почему в печатной форме ТОРГ-12 пустые поля грузоотправителя?
Эти данные берутся из полей «Грузоотправитель» в документе или из адресов организации и склада. Заполните поле в накладной вручную или проверьте, что в карточке склада и организации указаны фактические адреса.
Как оформить накладную, если товар отгружается частями по одному счёту?
Создавайте несколько документов реализации на основании одного счёта или заказа, каждый раз указывая фактически отгруженное количество. Программа сохранит связь, и по счёту будет видно, что отгружено, а что осталось.
Чем накладная отличается от документа «Передача товаров»?
«Реализация» — это продажа с признанием выручки и НДС. «Передача товаров» или «Перемещение» используются, когда право собственности не переходит: передача на комиссию, между своими складами, на переработку. Путать их нельзя — проводки и налоги разные.
Можно ли распечатать накладную за прошлый месяц?
Да, документ хранится в журнале реализаций, и печатная форма доступна в любой момент. Найдите накладную через журнал «Продажи», откройте её и нажмите «Печать». Сам документ при этом изменять не нужно.
Что делать, если покупатель просит накладную в электронном виде?
Используйте встроенный обмен ЭДО: в накладной нажмите «ЭДО → Отправить документ» (при настроенном обмене) либо сохраните печатную форму в PDF и передайте файл. Электронный УПД через оператора ЭДО имеет юридическую силу без бумажного дубля.
Что важно запомнить
Товарная накладная в 1С создаётся документом реализации: заполните шапку и товары, сверьте итоги, проведите и распечатайте ТОРГ-12 или УПД. Контролируйте остатки, договоры и реквизиты до проведения — это избавит от исправлений и расхождений в учёте.