Документы и Печать · 9 мин
Как сделать справку в 1С: инструкция для разных конфигураций
Как сформировать справку в 1С: справка о доходах, о среднем заработке, расчётная справка. Пошаговые инструкции для ЗУП, Бухгалтерии и УПП, проверка и печать.
Под словом «справка» в 1С скрывается несколько разных документов: справка о доходах сотрудника, справка о среднем заработке для центра занятости, бухгалтерская справка-расчёт, справка-расчёт по отпуску или увольнению. Порядок действий зависит от того, какая именно справка нужна и в какой конфигурации вы работаете — в Зарплате и управлении персоналом (ЗУП), Бухгалтерии предприятия или комплексных решениях вроде ERP и КА.
Общая логика везде одинакова: справка формируется на основании уже введённых данных — начислений, удержаний, кадровых документов. Поэтому перед созданием справки важно убедиться, что расчётный период закрыт и документы проведены. Иначе в справку попадут неполные или неверные суммы.
Ниже разобраны основные сценарии: справки для сотрудников в ЗУП, бухгалтерская справка в БП, печать и сохранение в файл, а также типичные ошибки и способы их исправить.
Какие виды справок можно сделать в 1С
Прежде чем искать нужный пункт меню, определите тип справки. В типовых конфигурациях доступны несколько категорий.
Первая группа — справки для сотрудников: о доходах и суммах налога (бывшая 2-НДФЛ), о среднем заработке для центра занятости, справка о заработке для расчёта пособий (форма 182н), произвольная справка с места работы. Все они создаются в зарплатных конфигурациях.
Вторая группа — расчётные справки для внутреннего учёта: бухгалтерская справка, справка-расчёт отпускных (форма Т-60), записка-расчёт при увольнении (Т-61). Они формируются на основании кадровых документов или вручную.
Как сделать справку о доходах сотрудника в 1С:ЗУП
Справка о доходах и суммах налога физического лица формируется в разделе «Отчётность, справки». Откройте журнал «Справки, уведомления и прочие документы» либо пункт «Справки о доходах» — название зависит от релиза конфигурации.
- 1Откройте раздел «Отчётность, справки» и выберите журнал справок.
- 2Нажмите «Создать» и выберите вид справки — «Справка о доходах и суммах налога».
- 3Укажите организацию, сотрудника и налоговый период.
- 4Нажмите «Заполнить» — суммы подтянутся из учёта автоматически.
- 5Проверьте ставку налога, вычеты и итоговые суммы.
- 6Запишите документ и выведите печатную форму кнопкой «Печать».
Документ заполняется автоматически на основании начислений и удержаний за выбранный год. Если сотрудник работал по нескольким ставкам или имел доходы с разными кодами, проверьте, что все разделы сформировались корректно.
Если суммы не заполнились, причина почти всегда в непроведённых документах начисления зарплаты или в том, что доходы отражены в другой организации. Проверьте отчёт «Анализ НДФЛ» — он покажет, какие суммы учтены.
Как сделать справку о среднем заработке для центра занятости
Эта справка нужна уволенному сотруднику для постановки на учёт. В ЗУП она создаётся из документа увольнения: откройте «Увольнение» конкретного сотрудника и нажмите кнопку «Печать» — в списке печатных форм будет «Справка для пособия по безработице».
Альтернативный путь — журнал «Справки сотрудникам», где справку можно создать отдельным документом, указав период работы и исключаемые дни. Средний заработок рассчитывается по правилам, установленным для пособий по безработице: берутся три расчётных месяца перед увольнением.
Если сотрудник в расчётном периоде был в отпуске без сохранения зарплаты или на больничном, эти периоды исключаются автоматически при условии, что отсутствия оформлены документами. Неоформленные отсутствия исказят расчёт.
Как оформить бухгалтерскую справку в 1С:Бухгалтерии
В конфигурации «Бухгалтерия предприятия» бухгалтерская справка создаётся через раздел «Операции» → «Операции, введённые вручную». Нажмите «Создать» и выберите вид «Операция».
В документе вручную добавляются проводки: укажите счёт дебета, счёт кредита, субконто и сумму. В поле «Содержание» напишите основание — например, «Исправление ошибки в начислении амортизации за март» или «Списание дебиторской задолженности по акту сверки».
Для печати используйте кнопку «Бухгалтерская справка» в командной панели документа — сформируется стандартная печатная форма с реквизитами организации, таблицей проводок и подписями.
Справка-расчёт отпускных и при увольнении
Унифицированные формы Т-60 (записка-расчёт об отпуске) и Т-61 (при увольнении) формируются автоматически из соответствующих документов. Откройте документ «Отпуск» или «Увольнение», нажмите «Печать» и выберите нужную форму.
Все суммы — средний дневной заработок, количество дней, начислено, удержано НДФЛ, к выплате — подставляются из расчёта. Ручная правка печатной формы не требуется и нежелательна: если цифра не совпадает, исправлять нужно документ-основание, а не форму.
Как проверить результат
Совпадают с отчётами «Расчётный листок» или «Анализ НДФЛ» за тот же период
Суммы меньше ожидаемых — вероятно, часть документов не проведена
В шапке справки указаны правильные год и организация
Справка сформирована по другой организации или прошлому периоду
Есть подписи, реквизиты, дата; форма соответствует требованиям получателя
Отсутствуют обязательные реквизиты или использован устаревший бланк
Печать, сохранение в PDF и отправка справки
Любая справка в 1С выводится на печать через кнопку «Печать» в документе или в печатной форме. В открывшейся форме доступны стандартные действия табличного документа: предварительный просмотр, настройка полей и масштаба, печать на принтере.
Для сохранения в электронном виде используйте меню «Файл → Сохранить как» в окне печатной формы и выберите формат PDF. Так удобно отправить справку сотруднику по электронной почте или приложить к пакету документов.
Если ваша организация подключена к сервису электронного документооборота, справку можно подписать электронной подписью и отправить напрямую из программы. Учтите, что для большинства справок, выдаваемых сотрудникам, требуется «живая» подпись и печать организации — уточните требования получателя.
Перед массовой выдачей справок (например, справок о доходах всем сотрудникам в начале года) сформируйте одну тестовую справку и сверьте её с расчётным листком сотрудника. Так проще поймать ошибку в настройках, чем переделывать весь пакет.
Типичные ошибки и как их исправить
Большинство проблем со справками связано не с самой справкой, а с состоянием учёта. Разберём частые ситуации.
Если справка формируется, но печатная форма выглядит «криво» — обрезаются поля, съезжают колонки — проверьте настройки страницы в окне предварительного просмотра и убедитесь, что у пользователя есть права на вывод печатных форм.
Когда ни один способ не помогает, полезно сформировать универсальный отчёт по регистру, из которого берутся данные, и сравнить его с содержимым справки. Это локализует проблему: либо данные отсутствуют в учёте, либо ошибка в механизме заполнения.
Что важно запомнить
Справка в 1С — это отражение данных учёта, а не самостоятельный документ. Сначала проверьте и проведите документы-основания, затем создавайте справку через соответствующий журнал, автоматически заполняйте, сверяйте суммы с отчётами и только потом печатайте.
Частые вопросы
Можно ли сделать справку в произвольной форме в 1С?
Да. В ЗУП есть документ «Справка сотруднику» с произвольным текстом, куда можно вставить шаблон с автоподстановкой данных (ФИО, должность, оклад). Также любую печатную форму можно отредактировать вручную перед печатью, если разрешён режим редактирования табличного документа.
Почему справка о доходах не заполняется автоматически?
Чаще всего не проведены документы начисления и выплаты зарплаты за выбранный период, либо доходы отражены по другой организации. Сформируйте отчёт «Анализ НДФЛ» за тот же год — если он пустой, проблема в учёте, а не в справке.
Как сделать справку за прошлый год, если период закрыт?
Закрытие периода не мешает формированию справок — данные остаются в базе. Создайте справку с нужным налоговым периодом. Но исправлять документы прошлых периодов стоит только после анализа последствий для сданной отчётности.
Можно ли выгрузить справку в электронном виде для сдачи в налоговую?
Справки о доходах в составе расчёта 6-НДФЛ выгружаются в файл установленного формата через раздел «Отчётность, справки» → «1С-Отчётность» либо кнопкой «Выгрузить». Отдельная справка по требованию налоговой также выгружается из соответствующего журнала.
Что делать, если нужной печатной формы нет в списке?
Проверьте, актуален ли релиз конфигурации — формы добавляются с обновлениями. Если форма нестандартная (например, бланк конкретного банка), её можно подключить как внешнюю печатную форму через «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки», либо оформить справку вручную на фирменном бланке.
Нужны ли специальные права для создания справок?
Да. Пользователю нужны права на документы соответствующего раздела: для справок о доходах — доступ к зарплатным документам, для бухгалтерской справки — право ручных операций. Если кнопка «Создать» недоступна, обратитесь к администратору 1С для настройки роли.