Как сделать счет-фактуру в 1С:Розница

Счет-фактура в 1С:Розница создается на основании документа реализации товаров или вручную через раздел покупок и продаж. Конфигурация ориентирована на розничную торговлю, поэтому документооборот с НДС здесь устроен проще, чем в 1С:Бухгалтерии, но все обязательные реквизиты — номер, дата, ИНН сторон, сумма налога — заполняются в полном объеме.

Перед созданием первого счета-фактуры проверьте, что в карточке организации заполнены ИНН, КПП и юридический адрес, а в настройках учетной политики выбрана система налогообложения с НДС. Если организация работает на УСН или патенте, счета-фактуры оформляются только в особых случаях — например, при выставлении счета-фактуры агентом или при импорте.

Ниже разобран полный цикл работы: от проверки настроек до печати, исправления ошибок и передачи документа покупателю. Инструкция подходит для 1С:Розница 2.3 и 3.0 — названия команд могут незначительно отличаться, но логика одинакова.

Проверка настроек перед созданием счета-фактуры

Сначала убедитесь, что программа вообще позволяет работать с НДС. Откройте раздел «Администрирование» → «Организации» и проверьте карточку вашей организации: поля ИНН, КПП, юридический адрес и ОГРН должны быть заполнены. Пустой КПП или устаревший адрес — частая причина отказа налоговой в приеме отчетности.

Далее проверьте учетную политику: «Администрирование» → «Учетная политика» (или «Настройки налогов» в зависимости от версии). Для плательщика НДС должна быть выбрана общая система налогообложения. Если магазин на упрощенке, программа все равно позволит выставить счет-фактуру, но такой документ повлечет обязанность уплатить налог и сдать декларацию — учитывайте это.

Также проверьте нумерацию. Номера счетов-фактур должны идти последовательно без пропусков в пределах квартала. Если в базе были тестовые документы, удалите или пометьте их на удаление до начала реальной работы, иначе нумерация собьется.

Создание счета-фактуры на основании реализации

Основной и рекомендуемый способ — ввод на основании отгрузочного документа. Так программа сама подставит контрагента, товары, суммы и ставки НДС, а связь между документами сохранится в учете.

Откройте раздел «Продажи» → «Реализация товаров» и найдите нужный документ по номеру, дате или контрагенту. Убедитесь, что реализация проведена и в ней корректно указаны ставки НДС по каждой позиции. Если в реализации стоит «Без НДС», счет-фактура создастся с нулевым налогом — проверьте это заранее.

1. 1
   Откройте проведенный документ «Реализация товаров»
2. 2
   Нажмите кнопку «Создать на основании» и выберите «Счет-фактура выданный»
3. 3
   Проверьте автоматически заполненные поля: контрагент, договор, суммы, ставки НДС
4. 4
   Укажите способ выставления (на бумаге или электронно), если программа его запрашивает
5. 5
   Нажмите «Провести и закрыть» — номер присвоится автоматически
6. 6
   Распечатайте документ или отправьте покупателю через ЭДО

После проведения счет-фактура появится в журнале «Продажи» → «Счета-фактуры выданные». Оттуда удобно контролировать все выставленные документы за период и отслеживать, какие из них еще не переданы покупателям.

Ручное создание счета-фактуры

Ручной ввод нужен редко — например, при выставлении счета-фактуры на аванс или когда документ-основание введен в другой программе. Откройте журнал «Счета-фактуры выданные» и нажмите «Создать».

Заполните поля последовательно: дата, покупатель (выбор из справочника контрагентов), договор, документ-основание. Табличную часть с товарами и суммами НДС при ручном вводе придется заполнить самостоятельно — либо подобрать позиции из номенклатуры, либо указать обобщенно, если это авансовый счет-фактура с формулировкой «Предварительная оплата по договору».

Для счета-фактуры на аванс ставка НДС указывается расчетная — 20/120 или 10/110. Программа обычно подставляет ее автоматически при выборе вида документа «на аванс», но перепроверьте: ошибка в расчетной ставке напрямую влияет на сумму налога к уплате.

Печать и отправка покупателю

Для печати откройте проведенный счет-фактуру и нажмите кнопку «Печать» → «Счет-фактура». Программа сформирует документ по утвержденной форме со всеми обязательными строками: наименование продавца и покупателя, ИНН/КПП сторон, валюта, перечень товаров, ставка и сумма налога.

Проверьте печатную форму перед подписанием: номер и дата должны совпадать с данными в базе, адреса грузоотправителя и грузополучателя заполняются, если товар отгружается со склада, отличного от адреса продавца. В розничной торговле эти строки часто остаются пустыми — для торговли через кассу это допустимо, но при отгрузке юридическому лицу со склада их лучше заполнить.

Если с покупателем настроен электронный документооборот, отправьте счет-фактуру через встроенный обмен ЭДО: кнопка «ЭДО» → «Отправить». Электронный документ юридически равнозначен бумажному и автоматически фиксирует дату отправки.

Контрольные точки

Как проверить результат

Номер документа

Норма

Присвоен автоматически, идет по порядку в пределах квартала

Тревожный признак

Пропуски номеров или дубли — признак ручного вмешательства в нумерацию

Сумма НДС

Норма

Совпадает с суммой в документе реализации

Тревожный признак

Расхождение даже в копейках — ошибка в ставках или округлении

Реквизиты покупателя

Норма

ИНН, КПП и адрес совпадают с карточкой контрагента

Тревожный признак

Пустые поля или устаревший адрес — покупатель не примет документ

Связь с основанием

Норма

В счете-фактуре указана реализация, документ виден в книге продаж после обмена

Тревожный признак

Основание пустое — документ «висит» без привязки к отгрузке

Исправление и аннулирование счета-фактуры

Если в выставленном счете-фактуре обнаружена ошибка, нельзя просто отредактировать и перепечатать документ, уже переданный покупателю. Для этого существуют исправительные счета-фактуры: откройте исходный документ и используйте команду создания исправления — программа сформирует новый документ с тем же номером, но с номером и датой исправления.

Корректировочный счет-фактура оформляется, когда изменилась цена или количество товара по соглашению сторон — например, при возврате части товара или предоставлении скидки задним числом. Он создается на основании корректировки реализации, а не самого счета-фактуры.

Если документ еще не передан покупателю и ошибка обнаружена сразу, допустимо пометить счет-фактуру на удаление и создать новый. Но следите, чтобы номер освободившегося документа был переиспользован корректно и в нумерации не появилось дырки.

Обмен с 1С:Бухгалтерией и книга продаж

В большинстве розничных компаний 1С:Розница работает в связке с 1С:Бухгалтерией: торговые документы вводятся в Рознице, а регламентированная отчетность формируется в бухгалтерской программе. Счета-фактуры переносятся через типовую синхронизацию данных вместе с реализациями.

Настройте расписание обмена так, чтобы документы попадали в бухгалтерию до конца квартала — книга продаж формируется именно там. После каждого обмена сверяйте количество и суммы счетов-фактур в обеих программах: расхождение означает, что часть документов не выгрузилась или выгрузилась с ошибкой.

Типичная причина потери документов при обмене — незаполненные обязательные реквизиты в Рознице. Бухгалтерия отклоняет такие документы с сообщением об ошибке, которое видно в журнале синхронизации. Проверяйте его после каждого сеанса обмена, а не в конце квартала.

Перед закрытием квартала сделайте контрольную сверку: откройте журнал счетов-фактур в Рознице и книгу продаж в Бухгалтерии и сравните итоговые суммы НДС. Расхождение проще исправить сразу, чем после сдачи декларации — тогда потребуется уточненка.

Ответы на частые вопросы

Можно ли выставить счет-фактуру на розничного покупателя с кассы?

Обычному розничному покупателю счет-фактура не нужна — при торговле через ККТ отчетность по НДС ведется на основании кассовых чеков. Счет-фактура оформляется только при продаже юридическому лицу или ИП по безналичному расчету, когда требуется отгрузочный документ.

Что делать, если кнопки «Создать на основании» нет в реализации?

Проверьте права пользователя — возможно, роль не включает работу со счетами-фактурами. Также убедитесь, что реализация проведена: на основании непроведенного документа счет-фактура не создается. Если команда отсутствует в меню, откройте журнал «Счета-фактуры выданные» и создайте документ вручную с указанием основания.

Нужен ли счет-фактура, если организация на УСН?

По общему правилу упрощенцы счета-фактуры не выставляют. Исключения: работа в роли налогового агента, посредническая деятельность, импорт товаров. Если такой документ все же выставлен с выделенным НДС, налог придется уплатить в бюджет и подать декларацию за этот квартал.

Как исправить ошибку в ИНН покупателя?

Если документ еще не отправлен, исправьте ИНН в карточке контрагента и перезаполните счет-фактуру. Если документ уже передан покупателю, оформите исправительный счет-фактуру — он сохранит номер и дату исходного, но получит собственный номер исправления.

Почему счет-фактура не попадает в книгу продаж после обмена?

Чаще всего причина в незаполненных реквизитах (КПП, адрес, договор) или в том, что документ не проведен в момент обмена. Откройте журнал синхронизации данных и посмотрите сообщения об ошибках — там указано, какой именно документ отклонен и почему.