Документы и Печать · 9 мин
Как подшивать кассовую книгу из 1С: пошаговая инструкция с образцом
Как выгрузить, распечатать и подшить кассовую книгу из 1С: порядок действий, нумерация листов, прошивка, заверение печатью и образец оформления обложки.
Кассовая книга — обязательный регистр кассовых операций для организаций, которые работают с наличными. Когда книга ведётся в 1С, программа автоматически формирует листы по данным приходных и расходных кассовых ордеров, но на бумаге её всё равно нужно правильно распечатать, пронумеровать, прошить и заверить. Именно на этапе подшивки чаще всего возникают ошибки: листы идут не по порядку, нет подписи на прошивке, отсутствует надпись о количестве листов.
Ниже разобран полный цикл: от формирования кассовой книги в 1С до готового прошитого и заверенного тома, который без замечаний примет ревизор или налоговый инспектор. Инструкция подходит для конфигураций «1С:Бухгалтерия 8», «1С:Управление нашей фирмой» и других типовых решений, где кассовая книга формируется стандартной обработкой.
Что формирует 1С и какие документы входят в подшивку
В 1С кассовая книга — это не один документ, а комплект печатных форм, которые строятся по кассовым документам дня. За каждый день, в который были движения по кассе, программа формирует лист кассовой книги и отчёт кассира. К отчёту кассира прикладываются сами приходные и расходные ордера с оправдательными документами.
В подшивку за период входят:
- титульный лист или обложка с реквизитами организации и периодом;
- листы кассовой книги в хронологическом порядке;
- отчёты кассира по каждому рабочему дню с операциями;
- приходные и расходные кассовые ордера с приложениями, подшитые к соответствующему отчёту кассира.
Дни, в которые кассовых операций не было, в книгу не включаются — листы за них не формируются и не печатаются. Вставлять пустые листы «для порядка» не нужно: это нарушает сквозную нумерацию.
Как сформировать и распечатать кассовую книгу в 1С
В «1С:Бухгалтерии 8» откройте раздел «Банк и касса» → «Кассовые документы» и нажмите кнопку «Кассовая книга» (в некоторых версиях — «Отчёты» → «Кассовая книга»). В форме укажите период, организацию и при необходимости конкретную кассу, если их несколько. Программа построит книгу по всем дням, где были операции.
Проверьте настройки печати перед выводом на принтер: ориентация листа — книжная или альбомная в зависимости от формы, поля должны позволять прошивку слева (оставьте левое поле не менее 2–3 см). Печатайте на одной стороне листа — двусторонняя печать для кассовой книги нежелательна, так как затрудняет заверение и копирование отдельных листов.
Убедитесь, что в книгу попали все дни с операциями. Удобный контроль — сверить количество листов с количеством дат, по которым есть кассовые документы в журнале. Если день с ордерами не попал в книгу, проверьте, проведены ли документы и не отфильтрованы ли они настройками отчёта.
- 1Откройте «Банк и касса» → «Кассовые документы» → «Кассовая книга».
- 2Укажите период и организацию, при нескольких кассах — нужную кассу.
- 3Нажмите «Сформировать» и проверьте, что все дни с операциями вошли в отчёт.
- 4Выведите на печать листы книги и отчёты кассира, проверив поля и ориентацию.
- 5Сверьте итоговое количество листов с числом дней с кассовыми операциями.
Подготовка листов: порядок, нумерация, комплектность
Листы раскладывают строго в хронологическом порядке: лист кассовой книги, за ним отчёт кассира того же дня с приложенными ордерами, затем следующий день. Ордера внутри дня располагают по номерам — сначала приходные, затем расходные, либо в порядке присвоения номеров, если у организации принят единый порядок.
Нумерация листов кассовой книги ведётся сквозная с начала календарного года: первый рабочий день года — лист № 1 и далее по нарастающей. В 1С номер листа обычно проставляется автоматически, но если вы формируете книгу частями (помесячно), проверьте, что нумерация продолжается, а не начинается заново с каждой печатью. При сбое номера корректируют вручную до прошивки.
Перед подшивкой убедитесь, что на отчётах кассира стоят подписи кассира и главного бухгалтера, а на ордерах — все необходимые реквизиты. Подшивать неподписанные документы нельзя: после прошивки подписывать их неудобно, а распарывать том придётся с оформлением служебной записки.
Прошивка и заверение: образец оформления
Собранный том прошивают прочной нитью (шпагатом или прошивочной нитью) в два-три прокола по левому краю. Концы нити выводят на оборотную сторону последнего листа, связывают узлом и заклеивают бумажным листом-пломбой размером примерно 5×6 см.
На бумажной наклейке делают надпись по образцу: «В настоящей кассовой книге пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью ___ (количество прописью) листов». Количество указывают цифрами и прописью. Под надписью ставятся дата, подпись руководителя организации с расшифровкой и оттиск печати так, чтобы часть оттиска попадала на наклейку, а часть — на лист книги.
Обложку (титульный лист) оформляют с указанием полного наименования организации, ИНН, периода, за который подшита книга, и наименования документа — «Кассовая книга». Если книга подшивается единым томом за год, указывают год; если томов несколько — проставляют номер тома и период.
Сколько листов подшивать в один том
Жёсткого норматива по числу листов в одном томе нет — ориентируйтесь на удобство хранения и использования. Практический предел — том толщиной примерно до 3–4 см: более толстую подшивку сложно прошить ровно, листы рвутся у проколов, а том не закрывается в папке.
При небольшом обороте наличных книгу обычно подшивают одним томом за год. При большом количестве операций удобнее формировать тома поквартально или помесячно, сохраняя сквозную нумерацию листов и нумеруя сами тома: «Том 1 (январь–март)», «Том 2 (апрель–июнь)» и так далее. На последнем томе года итоговая надпись о количестве листов делается по всему году с учётом предыдущих томов либо по каждому тому отдельно — порядок закрепите в учётной политике или приказе о кассовой дисциплине, чтобы он был единообразным.
Как выбрать период подшивки
Проверка готового тома и хранение
Перед сдачей в архив проверьте том целиком: нумерация без пропусков и дублей, все листы читаются, нить не перетягивает и не рвёт бумагу, наклейка с надписью держится прочно, оттиск печати заходит на обе поверхности, подпись руководителя стоит. Пролистайте том — страницы не должны выпадать при переворачивании.
Хранят кассовую книгу в сейфе или металлическом шкафу вместе с другими кассовыми документами. Срок хранения кассовых документов установлен правилами архивного дела и составляет, как правило, не менее пяти лет; уничтожать книгу раньше срока нельзя, даже если организация перешла на электронный документооборот.
Как проверить результат
Сквозная с начала года, без пропусков и повторов
Нумерация начинается заново в каждом месяце или есть разрывы
Нить тугая, узел на обороте, листы не выпадают
Нить провисает, листы вырываются, узел спереди
Количество листов прописью и цифрами, подпись, печать на стыке наклейки и листа
Только цифра, печать полностью на наклейке, нет подписи
К каждому дню — лист книги, отчёт кассира и ордера
Есть листы книги без отчётов кассира или ордеров
Частые вопросы
Можно ли подшивать кассовую книгу на степлер или скрепки вместо прошивки?
Нет. Смысл прошивки — исключить незаметную замену или изъятие листов. Степлер и скрепки легко раскрываются без следов, поэтому проверяющие такой способ крепления не примут. Используют только прошивку нитью с заверительной наклейкой.
Нужно ли подшивать кассовую книгу, если операций по кассе почти нет?
Если за период была хотя бы одна кассовая операция, книга формируется и подшивается по общим правилам — даже если в ней всего несколько листов. Если операций не было вовсе, листы не формируются, и подшивать нечего.
Что делать, если обнаружилась ошибка в уже прошитой книге?
Том не распарывают самовольно. Ошибку исправляют корректирующим документом в 1С текущей датой, а в книгу при необходимости подшивают новый лист с оформлением служебной записки о причине. Самостоятельная распечатка и замена листа в прошитом томе приравнивается к подделке регистра.
Кто должен подписывать заверительную надпись на прошивке?
Надпись о количестве листов заверяет руководитель организации. Подпись главного бухгалтера и кассира при этом ставится на листах книги и отчётах кассира в течение периода, а не на заверительной наклейке.
Можно ли формировать и подшивать кассовую книгу задним числом по требованию проверки?
Да, 1С позволяет сформировать книгу за любой прошедший период по проведённым документам. При этом нумерация листов и даты формируются по фактическим данным учёта, а дату фактической распечатки и прошивки указывают реальную. Подменять даты на документах нельзя.
Что важно запомнить
Подшивка кассовой книги из 1С состоит из четырёх этапов: корректное формирование и печать листов с отчётами кассира, сквозная нумерация с начала года, прошивка нитью с выводом узла на оборот, заверительная надпись о количестве листов с подписью руководителя и печатью на стыке наклейки и листа. Проверяйте подписи и комплектность до прошивки — распарывать готовый том без оформления нельзя.