Документы и Печать · 11 мин
Как сделать пустую доверенность в 1С
Как создать и распечатать пустую доверенность в 1С: Бухгалтерия и Управление торговлей. Настройка шаблона, заполнение реквизитов, типичные ошибки и проверка результата.
Под «пустой доверенностью» в 1С обычно понимают бланк доверенности без заполненных данных о получаемых ценностях: реквизиты организации, доверенного лица и поставщика присутствуют, а табличная часть с товарами остаётся пустой. Такой бланк нужен, когда сотрудник едет за материалами заранее, а точный перечень ещё не согласован. В 1С это решается двумя путями: печатью документа «Доверенность» без табличной части или выводом настроенного шаблона.
В типовых конфигурациях (1С: Бухгалтерия 8, Управление торговлей, Комплексная автоматизация, ERP) доверенность оформляется отдельным документом. Форма документа требует заполнить обязательные поля, но строки с ценностями можно оставить пустыми — тогда на печать выйдет бланк с заполненной шапкой и пустой таблицей для ручного заполнения на месте.
Важно понимать ограничение: полностью «белый» бланк без реквизитов организации типовая печатная форма не выдаст, потому что организация и доверенное лицо — обязательные реквизиты документа. Если нужен именно чистый бланк, его делают через внешнюю печатную форму или сохраняют шаблон в Word/Excel и печатают вне 1С.
Где в 1С находится документ «Доверенность»
Расположение документа зависит от конфигурации. В 1С: Бухгалтерии 8 доверенность находится в разделе «Покупки» → «Доверенности» (в некоторых релизах — «Банк и касса» или через полный список документов). В Управлении торговлей 11 — «Закупки» → «Доверенности на получение товаров». В ERP и Комплексной автоматизации — «Закупки» → «Документы закупки» либо через поиск по команде «Доверенность».
Быстрый способ найти документ в любой конфигурации — воспользоваться строкой поиска в верхней части окна или нажатием сочетания клавиш вызова функции «Найти» в панели навигации. Введите слово «доверенность», и система покажет и журнал документов, и команду создания нового.
Если документа в списке нет, проверьте права пользователя: у роли может не быть доступа к документу «Доверенность». В этом случае обратитесь к администратору 1С — он добавит нужную роль в профиль группы доступа.
Создание доверенности с пустой табличной частью
Основной способ получить «пустую» доверенность — создать документ и заполнить только шапку. Откройте журнал доверенностей и нажмите «Создать». Заполните обязательные поля: организацию, от имени которой выдаётся доверенность, дату выдачи, срок действия и доверенное лицо — сотрудника или физическое лицо, которому доверяют получение ценностей.
Далее укажите поставщика (контрагента), у которого будут получены ценности, и реквизиты документа-основания, если они известны: номер и дату счёта или договора. Эти поля не всегда обязательны, но без них доверенность у поставщика могут не принять, поэтому при известных данных лучше их заполнить.
Табличную часть «Товары» или «Материальные ценности» оставьте пустой. Проведите документ кнопкой «Провести» или «Провести и закрыть». Если программа выдаёт предупреждение о пустой таблице, подтвердите действие — для целей печати бланка это допустимо. В некоторых конфигурациях проведение без строк заблокировано; тогда сохраните документ кнопкой «Записать» без проведения — печать при этом обычно доступна.
- 1Откройте журнал «Доверенности» и нажмите «Создать»
- 2Заполните организацию, дату, срок действия и доверенное лицо
- 3Укажите контрагента-поставщика и основание, если известны
- 4Оставьте табличную часть пустой, запишите или проведите документ
- 5Нажмите «Печать» и выберите форму доверенности
- 6Проверьте предпросмотр: шапка заполнена, таблица пуста
Печать бланка и проверка результата
После записи документа нажмите кнопку «Печать» в командной панели формы. В типовых конфигурациях доступна унифицированная форма (исторически — М-2 для материальных ценностей) или внутренняя форма организации. С 2021 года унифицированные формы первичных документов не обязательны, поэтому во многих конфигурациях основной является собственная печатная форма доверенности.
В предварительном просмотре проверьте: правильно ли указаны наименование и реквизиты организации, ФИО и паспортные данные доверенного лица, срок действия. Паспортные данные подтягиваются из карточки физического лица — если поле пустое, значит, данные не заполнены в справочнике, и на бланке останется пропуск.
Убедитесь, что табличная часть на печати выводится с пустыми строками или рамкой для заполнения от руки. Если печатная форма вообще не выводит пустую таблицу, это особенность макета — потребуется доработка шаблона или внешняя печатная форма.
Как проверить результат
Наименование, ИНН и адрес соответствуют карточке организации
Пустые поля или данные другой организации
ФИО, должность и паспортные данные заполнены
Паспортные данные отсутствуют — не заполнены в справочнике
Пустая таблица с графами для ручного заполнения
Таблица не выводится или содержит лишние строки
Дата окончания позже даты выдачи и соответствует задаче
Срок истёк или не указан
Как получить полностью чистый бланк
Если нужен бланк вообще без реквизитов — например, для архива типовых форм или для заполнения вне системы — типовой документ не подойдёт: без организации и доверенного лица он не запишется. Есть три практических варианта.
Первый вариант — внешняя печатная форма. Разработчик или специалист по 1С создаёт обработку с макетом чистого бланка, которая подключается через «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки» → «Дополнительные отчёты и обработки». Такой бланк печатается без привязки к документу.
Второй вариант — выгрузить существующую доверенность в Word или Excel через кнопку «Сохранить» в предпросмотре, удалить заполненные данные и сохранить файл как шаблон. Это быстро, но при каждом изменении формы шаблон придётся обновлять вручную.
Третий вариант — использовать механизм «Печать в пользовательском формате» (в конфигурациях с БСП): макет печатной формы можно отредактировать прямо в пользовательском режиме, убрав вывод части полей. Это доступно пользователю с правами на редактирование макетов.
Сравнение вариантов
Быстро и без доработок; подходит, когда известны организация и сотрудник. Ограничение: шапка всегда заполнена.
Даёт полностью чистый бланк и гибкий макет. Ограничение: требует разработки и подключения обработки.
Простое решение без доработок 1С. Ограничение: не связан с базой, редактируется вручную.
Позволяет убрать лишние поля без программирования. Ограничение: нужны права, изменения влияют на всех пользователей.
Типичные ошибки и ограничения
Частая ошибка — попытка провести доверенность с пустой табличной частью в конфигурации, где это запрещено контролем. Программа выдаёт сообщение «Не заполнена табличная часть». Решение: записывайте документ без проведения или добавьте одну строку с описанием «Материальные ценности по счёту №…» без количества — так делают, когда перечень заранее неизвестен.
Вторая ошибка — пустые паспортные данные на печати. Они берутся из регистра сведений о документах физических лиц, а не из карточки сотрудника напрямую. Откройте карточку физического лица, перейдите по ссылке «Личные данные» или «Документы удостоверяющие личность» и заполните серию, номер, кем и когда выдан документ.
Третья ошибка — печать устаревшей формы. Если поставщик требует конкретный бланк, заранее сверьте макет с его требованиями. Также помните о юридическом риске: доверенность с пустой табличной частью — это фактически бланк с подписью руководителя и печатью (если используется). Выдавайте такие бланки только под отчёт, фиксируйте номер и получателя в журнале, а неиспользованные бланки уничтожайте с актом.
Настройка макета под задачи организации
Если пустые доверенности нужны регулярно, имеет смысл один раз настроить удобный макет. В конфигурациях на Библиотеке стандартных подсистем откройте печатную форму, нажмите «Ещё» → «Изменить макет» (при наличии прав) и скорректируйте табличный документ: добавьте нужное количество пустых строк таблицы, уберите лишние поля, вставьте место для подписи и печати.
После сохранения макета проверьте печать на тестовом документе. Помните, что изменённый макет применяется для всех пользователей базы, поэтому согласуйте форму с бухгалтерией и руководителем до внесения изменений. При обновлении конфигурации пользовательский макет обычно сохраняется, но после крупных обновлений стоит проверить корректность вывода.
Для сложных требований — например, доверенность в двух экземплярах на одном листе или с корешком для отрыва — потребуется доработка макета в конфигураторе или внешняя печатная форма. Это работа для специалиста по 1С; самостоятельно менять типовой макет в конфигураторе без резервной копии базы не стоит.
Удобный приём: создайте в базе образец доверенности с пометкой «БЛАНК» в комментарии и не проводите его. Копированием этого документа сотрудники быстро получают новые бланки с уже заполненными типовыми реквизитами.
Частые вопросы
Можно ли распечатать доверенность, не проводя документ?
Да, в большинстве конфигураций печать доступна после записи документа без проведения. Нажмите «Записать», затем кнопку «Печать». Если кнопка неактивна, проверьте права пользователя и заполненность обязательных полей — организации и доверенного лица.
Почему на печати не выводятся паспортные данные сотрудника?
Паспортные данные хранятся в регистре сведений о документах физических лиц, а не в карточке сотрудника. Откройте карточку физического лица, найдите раздел с личными данными и добавьте документ, удостоверяющий личность, с указанием серии, номера и даты выдачи. После этого переформируйте печатную форму.
Как добавить больше пустых строк в таблицу доверенности?
Количество строк в типовом макете фиксировано или зависит от числа строк в документе. Чтобы получить больше пустых строк, отредактируйте макет печатной формы через «Ещё» → «Изменить макет» (при наличии прав) или закажите доработку внешней печатной формы у специалиста по 1С.
Что делать, если программа не даёт провести доверенность без товаров?
Запишите документ без проведения — для печати этого достаточно. Альтернатива: добавьте одну строку с текстовым описанием ценностей (например, «Материалы по счёту №…») без количества и суммы. Такой вариант проходит контроль и остаётся понятным поставщику.
Можно ли сделать доверенность без указания поставщика?
Технически — да, если поле контрагента не обязательное в вашей конфигурации: оставьте его пустым или впишите формулировку вроде «любого поставщика». Однако многие поставщики не принимают доверенности без указания своего наименования, поэтому на практике поле лучше заполнять.
Как учитывать выданные пустые доверенности?
Ведите журнал учёта: номер, дата, кому выдана, срок действия, отметка об использовании или возврате. Сам документ в 1С служит электронной записью журнала, а подписанный бумажный бланк фиксируйте отдельно. Неиспользованные бланки с истёкшим сроком уничтожайте с составлением акта.
Что важно запомнить
Пустая доверенность в 1С — это документ «Доверенность» с заполненной шапкой и пустой табличной частью, распечатанный типовой формой. Полностью чистый бланк делается через внешнюю печатную форму или шаблон. Перед выдачей проверяйте паспортные данные и реквизиты, а подписанные бланки учитывайте в журнале.