Как сделать первичные документы в 1С

Первичные документы — это основание для всех записей в учёте: без них нельзя принять товар на склад, отразить продажу, списать деньги или принять НДС к вычету. В программах 1С каждый первичный документ оформляется специальным объектом конфигурации, который одновременно формирует печатную форму и бухгалтерские проводки.

В типовых конфигурациях (1С:Бухгалтерия, 1С:Управление торговлей, 1С:Комплексная автоматизация) логика работы схожа: документ создаётся в журнале соответствующего раздела, заполняется шапка и табличная часть, затем документ проводится. Ниже разобраны конкретные шаги для основных видов первички и способы проверить результат.

Материал ориентирован на типовые конфигурации без доработок. Если ваша база изменена подрядчиком, названия кнопок и разделов могут отличаться, но общий порядок действий сохраняется.

Что считается первичным документом в 1С и где они находятся

К первичным документам относятся накладные, акты, счета-фактуры, платёжные поручения, кассовые ордера, УПД. В 1С:Бухгалтерии они сгруппированы по разделам главного меню: «Покупки», «Продажи», «Банк и касса», «Склад», «Операции». В 1С:Управление торговлей структура похожая, но добавлены разделы «Закупки» и «CRM и маркетинг».

Каждый документ в программе выполняет две функции. Первая — юридическая: из документа печатается бумажная форма (ТОРГ-12, акт, УПД), которую подписывают стороны. Вторая — учётная: при проведении документ формирует записи в регистрах и проводки по счетам бухгалтерского и налогового учёта.

Прежде чем создавать первичку, убедитесь, что заполнены базовые справочники: организация, контрагенты, номенклатура, договоры. Если контрагента нет в базе, его удобно создать прямо из документа — по ИНН программа подтянет реквизиты из сервиса 1С:Контрагент при наличии подключения.

Как оформить поступление товаров и услуг

Откройте раздел «Покупки» → «Поступление (акты, накладные, УПД)» и нажмите «Поступление». Выберите вид операции: «Товары (накладная)», «Услуги (акт)» или «Товары, услуги, комиссия» для смешанного документа. От вида операции зависит состав табличных частей и счета учёта по умолчанию.

В шапке укажите контрагента, договор, номер и дату входящего документа — именно эти данные попадут в печатную форму и книгу покупок. Дату документа в 1С ставьте по дате фактической операции, а не по дню ввода в программу: от неё зависит период отражения в учёте и квартал принятия НДС.

В табличной части добавьте номенклатуру, количество, цену и ставку НДС. Если номенклатура новая, создайте её на месте, но проверьте единицу измерения и вид номенклатуры — от вида подставляется счёт учёта (например, 41 для товаров, 10 для материалов). После заполнения нажмите «Провести» или «Провести и закрыть».

1. 1
   Откройте «Покупки» → «Поступление (акты, накладные, УПД)»
2. 2
   Нажмите «Поступление» и выберите вид операции
3. 3
   Заполните контрагента, договор, номер и дату входящего документа
4. 4
   Добавьте номенклатуру, количество, цены и ставку НДС
5. 5
   Проверьте счета учёта по ссылке в документе
6. 6
   Нажмите «Провести» и откройте проводки для контроля
7. 7
   Зарегистрируйте счёт-фактуру по ссылке внизу документа

Как оформить реализацию и выписать документы покупателю

Продажа оформляется в разделе «Продажи» → «Реализация (акты, накладные, УПД)». Механика зеркальна поступлению: выбираете вид операции, покупателя, договор, добавляете товары или услуги. Если продажа идёт со склада, документ при проведении спишет товар с остатков — при отрицательном остатке программа либо запретит проведение, либо проведёт с минусом, если в настройках разрешён контроль «в мягком режиме».

Для отгрузки по УПД в документе реализации выберите способ оформления «Универсальный передаточный документ» — тогда накладная и счёт-фактура объединяются в одну форму, а покупателю отправляется один файл вместо двух. Это сокращает документооборот, но требует, чтобы контрагент умел принимать УПД.

Если работаете по счетам на оплату, реализацию удобно создавать на основании выставленного счёта: откройте счёт и нажмите «Создать на основании» → «Реализация». Все данные перенесутся автоматически, а связь документов сохранится в структуре подчинённости.

Счета-фактуры и УПД: как зарегистрировать правильно

Счёт-фактура в 1С обычно не создаётся вручную с нуля, а регистрируется на основании поступления или реализации. Внизу проведённого документа есть поле «Счёт-фактура» — нажмите «Зарегистрировать», введите номер и дату входящего документа (для покупок) или проверьте автоматический номер (для продаж).

Для входящих счетов-фактур критично точно ввести номер и дату поставщика: по этим данным документ попадёт в книгу покупок и в раздел 8 декларации по НДС. Ошибка в одной цифре приведёт к расхождению с данными покупателя у налоговой и требованию пояснений.

Если счёт-фактура пришёл позже накладной или относится к корректировке, используйте документы «Корректировка поступления» / «Корректировка реализации» — они формируют корректировочные счета-фактуры и автоматически сторнируют разницу. Не исправляйте прошлый период прямым редактированием закрытого документа.

Деньги: банковские и кассовые первичные документы

Оплаты поставщикам оформляются документом «Списание с расчётного счёта», поступления от покупателей — «Поступление на расчётный счёт» (раздел «Банк и касса»). На практике эти документы чаще загружаются из клиент-банка через обработку «Обмен с банком»: программа сама создаёт документы по выписке и подставляет контрагентов по ИНН и расчётному счёту.

Кассовые операции вводятся документами «Приходный кассовый ордер» (ПКО) и «Расходный кассовый ордер» (РКО). Для РКО на выдачу подотчёт обязательно укажите сотрудника в поле «Выдать» — документ сформирует проводку по счёту 71 и попадёт в расчёты с подотчётными лицами.

После загрузки выписки или ввода кассовых документов сверьте остаток: откройте отчёт «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту» 51 или 50 и сравните с банковской выпиской и кассовой книгой. Расхождение означает пропущенный или задублированный документ.

Проверка результата: проводки, остатки, печатные формы

Сразу после проведения откройте движения документа: кнопка «Показать проводки и другие движения» (в бухгалтерии — «Дт/Кт»). Сверьте счета, субконто и суммы с ожидаемыми. Например, поступление товара должно дать Дт 41 — Кт 60 на стоимость без НДС и Дт 19 — Кт 60 на сумму налога.

Печатную форму откройте кнопкой «Печать» в документе и выберите нужную: накладная (ТОРГ-12), акт, УПД, счёт-фактура. Проверьте, что в форму попали верные реквизиты сторон, подписанты и суммы прописью. Если реквизит пустой — он не заполнен в карточке организации или контрагента, а не в самом документе.

Итоговый контроль — по отчётам: «Оборотно-сальдовая ведомость», «Анализ счёта» 60/62 для расчётов с контрагентом, «Остатки товаров на складах» для складских операций. Документ, который проведён, но не виден в отчётах, скорее всего помечен на удаление, имеет другую дату или введён от имени другой организации.

Контрольные точки

Как проверить результат

Проводки документа

Норма

Счета и субконто соответствуют операции, суммы сходятся с бумажным документом

Тревожный признак

Пустое субконто, неверный счёт, сумма отличается от первички

Остатки по складу или счёту

Норма

Остаток в отчёте совпадает с фактическим после проведения

Тревожный признак

Отрицательный остаток или остаток не изменился

Печатная форма

Норма

Все реквизиты заполнены, сумма прописью корректна

Тревожный признак

Пустые поля подписантов, старые реквизиты контрагента

Счёт-фактура

Норма

Зарегистрирован, номер и дата совпадают с полученным документом

Тревожный признак

Документ-основание не проведён, счёт-фактура не отражается в книге покупок

Типичные ошибки и как их избежать

Самая частая проблема — неверная дата документа. Документ, введённый «сегодняшним» числом вместо даты фактической операции, попадает не в тот месяц и квартал, искажает НДС и закрытие периода. Всегда сверяйте дату в программе с датой на бумажном оригинале.

Вторая группа ошибок — дубли. Документ вводят вручную, а затем он же загружается из ЭДО или клиент-банка. Перед созданием проверяйте журнал поиском по контрагенту и сумме. Третья типичная ошибка — неверный договор: если у контрагента несколько договоров, программа подставит первый по списку, и расчёты разойдутся по аналитике.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли изменить проведённый документ?

Да, если период не закрыт: откройте документ, внесите правки и нажмите «Провести» повторно — движения перезапишутся. Если период закрыт и отчётность сдана, правки делайте документом «Корректировка поступления/реализации» текущей датой, иначе данные в программе разойдутся с декларациями.

Что делать, если документ не проводится?

Прочитайте текст сообщения об ошибке — чаще всего это незаполненное обязательное поле, отрицательный остаток на складе или дата раньше даты запрета изменения данных. Запрет редактирования снимается в разделе «Администрирование» → «Поддержка и обслуживание» → «Даты запрета изменения данных», но менять её должен ответственный пользователь.

Как удалить ошибочно созданный документ?

Используйте «Пометить на удаление» (кнопка или клавиша Del в журнале) — документ исключится из учёта, но останется в базе для восстановления. Физическое удаление выполняется через «Администрирование» → «Удаление помеченных объектов» и доступно не всем пользователям.

Нужно ли вводить первичку вручную, если настроен ЭДО?

Нет. При обмене через операторов ЭДО документы создаются автоматически из входящих файлов — вам остаётся проверить сопоставление номенклатуры и провести документ. Ручной ввод нужен только для бумажных документов от контрагентов, не подключённых к ЭДО.

Почему документ проведён, но его нет в отчёте?

Проверьте три вещи: дату документа (попадает ли в период отчёта), организацию в шапке (в отчёте может стоять отбор по другой) и отсутствие пометки на удаление. Если всё совпадает, обновите отчёт кнопкой «Сформировать» и проверьте настройки отборов.

Чем УПД отличается от обычной накладной со счётом-фактурой?

УПД объединяет накладную и счёт-фактуру в один документ со статусом «1» (или только передаточный документ со статусом «2»). Для учёта в 1С разницы нет — проводки и регистры формируются одинаково, отличается только печатная форма и состав отправляемых по ЭДО файлов.