Документы и Печать · 11 мин
Как сделать печать в 1С:Предприятие: инструкция от кнопки до готового документа
Как вывести документ на печать в 1С:Предприятие: печать из формы, настройка принтера, печатные формы, предпросмотр, сохранение в PDF и решение типичных проблем.
Печать документов — одна из самых частых операций в 1С:Предприятие: счета, накладные, акты, доверенности и отчёты ежедневно выводятся на бумагу или сохраняются в PDF. Базовый сценарий прост: откройте документ, нажмите кнопку «Печать», выберите нужную печатную форму и отправьте её на принтер. Однако за этой простотой скрывается несколько важных нюансов: выбор правильной формы, настройка принтера, работа с предварительным просмотром и устранение типичных сбоев.
Основной способ печати — кнопка «Печать» в форме документа или в списке документов. В типовых конфигурациях (Бухгалтерия, Управление торговлей, ERP) она расположена на командной панели формы. При нажатии открывается список доступных печатных форм: например, у реализации товаров это могут быть ТОРГ-12, счёт-фактура, УПД и накладная на отпуск материалов. Выбранная форма формируется как табличный документ и открывается в окне предварительного просмотра.
В окне предпросмотра документ можно сразу отправить на принтер кнопкой с изображением принтера, либо сначала сохранить в файл — PDF, Excel или MXL. Печать доступна только для проведённых или записанных документов: если документ не записан, система предложит записать его перед формированием печатной формы.
Стандартная печать из формы документа
Откройте нужный документ — например, «Реализация (акты, накладные, УПД)» в 1С:Бухгалтерии. Убедитесь, что документ записан: если вы вносили изменения, нажмите «Записать» или «Провести». На командной панели формы найдите кнопку «Печать» — в разных конфигурациях она может выглядеть как надпись или как значок принтера с выпадающим списком.
В выпадающем меню выберите конкретную форму. Состав списка зависит от вида документа и настроек конфигурации: у счёта на оплату это «Счёт на оплату», у реализации — ТОРГ-12, УПД, счёт-фактура. После выбора 1С сформирует табличный документ и покажет его в окне предварительного просмотра.
В предпросмотре проверьте заполнение полей: наименования сторон, суммы, подписи. Если всё корректно, нажмите кнопку принтера в левом верхнем углу окна — откроется стандартный диалог печати Windows, где выбирается принтер, количество копий и диапазон страниц.
- 1Откройте документ и убедитесь, что он записан или проведён
- 2Нажмите кнопку «Печать» на командной панели формы
- 3Выберите нужную печатную форму из списка
- 4Проверьте данные в окне предварительного просмотра
- 5Нажмите кнопку принтера и подтвердите параметры в диалоге Windows
- 6Заберите готовый документ и сверьте его с экранной версией
Печать нескольких документов из списка
Когда нужно распечатать пакет документов — например, все накладные за день, — открывать каждый по отдельности не обязательно. В журнале документов выделите нужные строки мышью с зажатой клавишей Ctrl (отдельные документы) или Shift (диапазон). Затем нажмите кнопку «Печать» на командной панели списка и выберите форму.
Система сформирует один общий табличный документ, в котором печатные формы идут друг за другом, каждая с новой страницы. В предпросмотре можно пролистать весь пакет и убедиться, что все документы попали в выборку. Это заметно быстрее поштучной печати и снижает риск пропустить документ.
Учтите ограничение: групповая печать работает только для документов одного вида. Если в журнале смешаны разные типы (например, поступления и реализации в общем списке), выделяйте строки одного вида, иначе часть документов останется без печатной формы.
Настройка принтера и параметров страницы
Основные параметры печати задаются в диалоге Windows, который открывается после нажатия кнопки принтера: выбор устройства, число копий, диапазон страниц. Если принтеров несколько, проверьте, что выбран нужный — 1С запоминает последний использованный, и документ может уйти не на то устройство.
Ориентация, поля и масштаб обычно заданы в макете печатной формы, но их можно скорректировать вручную. В окне предпросмотра откройте меню «Главное меню → Таблица → Параметры страницы» (или «Файл → Параметры страницы» в тонком клиенте): там доступны ориентация бумаги, поля, масштаб и режим «вписать в страницу». Это полезно, когда форма чуть не помещается по ширине.
Если таблица обрезается справа, сначала попробуйте альбомную ориентацию или уменьшение масштаба до 90–95%. Ручное сжатие колонок в самом табличном документе тоже работает, но изменения не сохранятся при следующем формировании формы — макет вернётся к исходному виду.
Как проверить результат
Все колонки видны целиком, справа нет обрезанных данных
Часть колонок уходит за край страницы или переносится на второй лист
Каждая форма начинается с новой страницы, нумерация непрерывная
Шапка одного документа оказывается на странице предыдущего
Указано рабочее устройство, доступное в сети
Выбран отключённый принтер или виртуальное устройство вроде XPS Writer
Сохранение печатной формы в PDF и отправка контрагенту
Для электронного документооборота печатную форму чаще сохраняют в файл, а не выводят на бумагу. В окне предпросмотра откройте «Файл → Сохранить» (или «Сохранить копию»), укажите имя файла и выберите формат PDF. Документ сохранится с точным сохранением вёрстки — шрифты, рамки и подписи будут выглядеть так же, как на экране.
Доступны и другие форматы: XLSX удобен, когда получатель должен редактировать таблицу, MXL — родной формат табличных документов 1С, который откроет другой пользователь 1С, HTML подходит для публикации. Для официальной переписки с контрагентами стандартом де-факто является PDF.
Во многих конфигурациях есть кнопка «Отправить по электронной почте» прямо в меню печати: система сформирует PDF и подложит его во вложение письма через настроенную учётную запись. Если такой кнопки нет, сохраните файл и прикрепите его к письму вручную в почтовом клиенте.
Сравнение вариантов
Нужна для подписания и архива оригиналов. Требует исправного принтера и проверки ориентации страницы.
Оптимально для отправки контрагенту и хранения копии. Не требует принтера, вёрстка сохраняется точно.
Самый быстрый путь, но требует настроенной учётной записи почты в программе.
Юридически значимый обмен без бумаги. Требует подключения к оператору ЭДО и настройки в конфигурации.
Что делать, если нужной печатной формы нет в списке
Список печатных форм формируется конфигурацией, и в типовых решениях он фиксирован. Если нужной формы нет — например, требуется накладная по фирменному бланку компании с логотипом и особым расположением реквизитов, — есть два пути: внешняя печатная форма или изменение конфигурации.
Внешняя печатная форма — это файл с расширением .epf, который подключается через раздел «Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки → Дополнительные отчёты и обработки» (в конфигурациях на БСП). После подключения новая форма появляется в меню «Печать» наряду со стандартными. Преимущество подхода — конфигурация остаётся типовой и обновляется без проблем.
Разработку внешней формы выполняет программист 1С в конфигураторе: создаётся макет табличного документа и код заполнения его данными. Самостоятельно, без навыков программирования на встроенном языке, сделать это сложно — но можно найти готовые формы под типовые конфигурации и проверить их на тестовой базе.
Типичные проблемы при печати и их решение
Самая частая жалоба — пустые поля в печатной форме: не выводятся подписант, банковские реквизиты или адрес. Причина почти всегда в незаполненных данных: проверьте карточку организации (раздел «Главное → Реквизиты организации»), ответственных лиц и банковский счёт, указанный в документе. Печатная форма берёт данные из справочников, а не из самого документа.
Вторая типичная ситуация — документ «не печатается»: кнопка неактивна или форма не формируется. Проверьте, записан ли документ, есть ли у пользователя права на печать (в редких случаях администратор ограничивает доступ), и не открыт ли документ другим сеансом в монопольном режиме.
Если печать уходит на принтер, но лист выходит пустым или с искажённой вёрсткой, проблема обычно на стороне драйвера принтера или выбранного устройства. Распечатайте тестовую страницу из Windows, обновите драйвер и попробуйте сохранить форму в PDF: если PDF выглядит корректно, 1С ни при чём — разбирайтесь с принтером.
Редактирование печатной формы перед печатью
В некоторых конфигурациях табличный документ в предпросмотре доступен для редактирования: можно вписать примечание, поправить формулировку или скрыть строку. Это удобно для разовых правок — например, добавить комментарий для конкретного клиента. Но помните: изменения существуют только в этом экземпляре и не сохраняются в базе.
Если одна и та же правка нужна постоянно (дополнительная строка в подвале, другой текст оговорки), редактировать каждый раз вручную — плохое решение. Правильный путь — изменить макет печатной формы через внешнюю обработку или доработку конфигурации, чтобы текст подставлялся автоматически.
Для массовых унифицированных изменений — например, новый образец печати организации или обновлённый шаблон договора — привлекайте специалиста по 1С. Самостоятельное вмешательство в макеты типовой конфигурации через конфигуратор снимает объекты с поддержки и усложняет будущие обновления.
Что важно запомнить
Печать в 1С выполняется через кнопку «Печать» в форме документа или списка с выбором печатной формы и предпросмотром. Для отправки контрагентам сохраняйте форму в PDF, для пакетной печати выделяйте документы в журнале. Пустые поля лечатся заполнением реквизитов организации, а недостающие формы — внешними печатными обработками, которые следует проверять на копии базы.
Частые вопросы о печати в 1С
Почему кнопка «Печать» неактивна или её нет в форме документа?
Чаще всего документ не записан — нажмите «Записать» или «Провести». Также проверьте права пользователя: администратор может ограничить доступ к печати через роли. В редких случаях командная панель свёрнута — раскройте меню «Ещё» в форме документа.
Как распечатать документ без предварительного просмотра?
В большинстве типовых конфигураций предпросмотр открывается всегда — это встроенное поведение. Обходной путь: в окне предпросмотра сразу нажимать кнопку принтера и Enter в диалоге печати. Некоторые конфигурации позволяют настроить быструю печать через «Ещё → Изменить форму» или настройки печати, но штатного режима «в один клик» обычно нет.
Можно ли распечатать отчёт, а не документ?
Да. Сформируйте отчёт, затем используйте «Файл → Печать» или кнопку принтера на панели. Перед печатью задайте параметры страницы: для широких отчётов включите альбомную ориентацию или масштабирование «вписать по ширине», иначе колонки обрежутся.
Почему в печатной форме пустые подписи или реквизиты?
Форма берёт данные из справочников, а не из документа. Проверьте карточку организации: ответственные лица с указанием периода, банковский счёт, адрес. После заполнения справочника пересформируйте печатную форму — изменения подтянутся автоматически.
Как добавить логотип и факсимиле в печатную форму?
В ряде конфигураций логотип и факсимильная подпись настраиваются в реквизитах организации и автоматически выводятся на счета и акты. Если типовой настройки нет, потребуется доработка макета печатной формы — через внешнюю обработку или изменение конфигурации силами программиста.
Что делать, если при групповой печати часть документов пропала?
Убедитесь, что выделенные документы одного вида — смешанные типы не обрабатываются вместе. Также проверьте, что все документы проведены: непроведённые и помеченные на удаление могут исключаться из формирования. При необходимости распечатайте оставшиеся документы отдельной выборкой.