Как распечатать приказ из 1С: инструкция для пользователей

Приказы на приём, увольнение, отпуск или перевод сотрудников в программах 1С создаются как документы, и каждый такой документ имеет встроенную печатную форму. Чтобы распечатать приказ, достаточно открыть нужный документ и воспользоваться кнопкой печати — система сама подставит данные сотрудника, реквизиты организации и типовой текст формулировки.

Конкретный путь зависит от конфигурации: в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) кадровые приказы находятся в разделе «Кадры», в 1С:Бухгалтерии — в разделе «Зарплата и кадры». Формы Т-1, Т-6, Т-8 и другие унифицированные бланки уже встроены в типовые решения, поэтому дорабатывать ничего не нужно.

Ниже разобраны способы печати приказа в разных конфигурациях, настройка параметров страницы, сохранение в PDF и решение типичных проблем, когда кнопка печати недоступна или форма выглядит некорректно.

Где найти приказ в программе

В 1С:ЗУП кадровые приказы хранятся в журналах документов. Откройте раздел «Кадры» и выберите нужный журнал: «Приемы, переводы, увольнения», «Отпуска», «Командировки» и так далее. Найдите документ по номеру, дате или фамилии сотрудника через строку поиска.

В 1С:Бухгалтерии перейдите в раздел «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы» (в некоторых релизах — «Приемы на работу», «Увольнения» отдельными журналами). Если документов много, воспользуйтесь отбором по организации или сотруднику.

Удобный приём — открыть карточку сотрудника (раздел «Кадры» → «Сотрудники») и перейти по ссылке «Документы» или «Кадровые документы»: программа покажет все приказы, оформленные на этого человека, и из любого из них можно сразу вывести печатную форму.

Печать приказа из документа

Самый простой способ — печать непосредственно из открытого документа. Откройте приказ двойным щелчком, найдите в командной панели кнопку «Печать» (в интерфейсе «Такси» она может называться «Печатная форма» или быть скрыта в меню «Ещё»). Программа покажет список доступных форм: для приёма это Т-1, для отпуска — Т-6, для увольнения — Т-8.

Выберите нужную форму — откроется окно предварительного просмотра. Здесь можно оценить, как документ ляжет на страницу, и при необходимости изменить масштаб, ориентацию или поля через настройки печати. После проверки нажмите кнопку с изображением принтера.

1. 1
   Откройте журнал кадровых документов и найдите нужный приказ
2. 2
   Откройте документ и убедитесь, что он проведён и заполнен корректно
3. 3
   Нажмите «Печать» и выберите форму (Т-1, Т-6, Т-8 и т.д.)
4. 4
   В предварительном просмотре проверьте данные и настройки страницы
5. 5
   Нажмите кнопку печати и выберите принтер
6. 6
   Заберите распечатку и сверьте подписи и реквизиты

Печать без открытия документа и групповая печать

Если нужно распечатать несколько приказов сразу, открывать каждый не обязательно. В журнале документов выделите нужные строки мышью с зажатой клавишей Ctrl, затем нажмите кнопку «Печать» в командной панели журнала. Программа предложит выбрать форму и сформирует единый комплект документов для печати.

Этот способ экономит время при массовых операциях: например, при печати приказов на отпуск для целого отдела или при подготовке комплекта документов на увольняемых сотрудников. Учтите, что все выделенные документы должны относиться к одному типу формы — иначе печать выполняется по очереди для каждой группы.

Настройка печатной формы и параметров страницы

В окне предварительного просмотра доступны стандартные настройки табличного документа: ориентация (книжная или альбомная), масштаб, поля, количество копий. Для приказов обычно используется книжная ориентация формата А4. Если форма «не влезает» на страницу, уменьшите масштаб до 90–95% или включите режим автоподбора ширины.

Реквизиты организации — наименование, ОКПО, адрес — подставляются из карточки организации (раздел «Главное» → «Реквизиты организации» или «Справочники» → «Организации»). Если в шапке приказа пусто или указан неверный код ОКПО, исправлять нужно именно там, а не в печатной форме.

Подписи руководителя и ответственных лиц берутся из настроек ответственных лиц организации. Проверьте, что в карточке организации заполнены должности и ФИО подписантов, иначе строки подписи останутся пустыми.

Контрольные точки

Как проверить результат

Реквизиты организации в шапке

Норма

Полное наименование и код ОКПО соответствуют учредительным данным

Тревожный признак

Пустые поля или устаревшее наименование — обновите карточку организации

Подписи

Норма

Указаны должность, ФИО руководителя и место для подписи сотрудника

Тревожный признак

Строки подписи пустые — заполните ответственных лиц

Даты и номер приказа

Норма

Номер и дата совпадают с данными документа в базе

Тревожный признак

Номер отсутствует — документ не проведён или нумерация сбита

Сохранение приказа в PDF и отправка без печати

Если бумажный экземпляр не нужен, печатную форму можно сохранить в файл. В окне предварительного просмотра нажмите «Файл» → «Сохранить» или кнопку сохранения на панели инструментов и выберите формат PDF. Также доступны форматы Excel и MXL (внутренний формат табличных документов 1С).

PDF-файл удобно отправить по электронной почте или передать в систему электронного документооборота. В конфигурациях с подключённым сервисом 1С-ЭДО кадровые документы можно подписывать электронной подписью и обмениваться ими с сотрудниками без бумаги — это законный способ оформления при соблюдении требований к кадровому ЭДО.

Что делать, если кнопка печати недоступна или форма не формируется

Наиболее частая причина — документ не проведён. Печатная форма многих приказов строится только по проведённым документам: нажмите «Провести» и повторите попытку. Вторая причина — незаполненные обязательные поля: программа подсвечивает их красным при записи.

Если в списке печатных форм нет нужной (например, Т-6 для отпуска), проверьте права пользователя: администратор мог ограничить доступ к отдельным формам. Также убедитесь, что используется актуальный релиз конфигурации — в старых версиях состав форм может отличаться.

Когда форма открывается, но выглядит «криво» (съехали колонки, обрезан текст), причина обычно в нестандартном масштабе экрана или повреждённом кэше. Попробуйте очистить кэш (в тонком клиенте — удаление папки с кэшем базы) или открыть базу с другого компьютера для сравнения.

Перед массовой печатью распечатайте один пробный экземпляр и сверьте его с документом на экране: номер, даты, ФИО, формулировки. Это дешевле, чем перепечатывать весь комплект после обнаружения ошибки.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли распечатать приказ, если документ помечен на удаление?

Технически форма иногда открывается, но корректным такой приказ не считается: пометка удаления означает, что документ отменён. Если приказ нужен, снимите пометку удаления, проверьте данные, проведите документ и только затем печатайте.

Как изменить текст формулировки в печатной форме приказа?

Формулировки формируются из полей документа (основание, условия, даты). Измените соответствующие поля в документе — текст на печати обновится автоматически. Если требуется полностью нестандартный бланк, понадобится доработка внешней печатной формы специалистом по 1С.

Почему в приказе не подставляется подпись руководителя?

ФИО и должность подписанта берутся из регистра ответственных лиц организации. Откройте карточку организации, перейдите к ответственным лицам и проверьте, что руководитель указан с корректным периодом действия. После заполнения сформируйте печатную форму заново.

Можно ли распечатать приказ за прошлый период?

Да, если документ сохранён в базе. Найдите его в журнале через отбор по дате или сотруднику и напечатайте обычным способом. Учтите, что форма сформируется по текущим данным справочников: если реквизиты организации менялись, на печать могут выйти новые значения.

Как распечатать приказ в 1С:Бухгалтерии, если кадровый учёт ведётся в ЗУП?

Печатайте приказ в той программе, где создан документ. Если кадровые документы оформляются в ЗУП, а в бухгалтерию переносятся только сводные данные, откройте базу ЗУП и распечатайте приказ оттуда — в бухгалтерии такого документа может не быть.