Как сделать квитанцию в 1С: инструкция по созданию и печати

Квитанция в 1С — это печатная форма, подтверждающая факт оплаты или приёма денежных средств. Чаще всего под квитанцией понимают приходный кассовый ордер (ПКО, форма КО-1), квитанцию к нему, а также квитанции об оплате по счёту покупателя. Способ создания зависит от того, какая именно квитанция нужна и в какой конфигурации вы работаете: «1С:Бухгалтерия», «1С:Управление торговлей» или «1С:Управление нашей фирмой».

В большинстве типовых конфигураций квитанция не создаётся «с нуля» — она формируется автоматически на основании уже проведённого документа: приходного кассового ордера, счёта на оплату или поступления на расчётный счёт. Поэтому основная задача пользователя — правильно заполнить исходный документ, а печатную форму программа подставит сама.

Если типовая форма не подходит — например, нужно добавить логотип, изменить текст или вывести дополнительные реквизиты — макет квитанции можно отредактировать встроенными средствами или через конфигуратор. Ниже разберём все сценарии по порядку.

Определите, какая квитанция вам нужна

Прежде чем искать кнопку печати, важно понять, какой документ требуется. От этого зависит, какой раздел программы открывать и какой документ создавать в качестве основания.

На практике встречаются три типовые ситуации: квитанция к приходному кассовому ордеру при приёме наличных в кассу, квитанция об оплате по выставленному счёту для покупателя и произвольная квитанция по собственному шаблону — например, для подтверждения получения товара или документов.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Нужно подтвердить приём наличных денег в кассуСоздайте приходный кассовый ордер и напечатайте квитанцию к ПКО

Клиент оплатил выставленный счёт и просит подтверждениеОткройте счёт на оплату или поступление оплаты и используйте печатную форму квитанции

Нужна квитанция произвольного вида, которой нет в типовой поставкеСоздайте внешнюю печатную форму или отредактируйте макет через конфигуратор

Создайте приходный кассовый ордер как основание

Квитанция к ПКО — самый распространённый вариант. В «1С:Бухгалтерии» откройте раздел «Банк и касса» → «Кассовые документы» и нажмите «Создать» → «Поступление наличных». В «1С:Управление торговлей» документ находится в разделе «Казначейство» → «Приходные кассовые ордера».

Заполните обязательные поля: организацию, дату, сумму, вид операции (например, «Оплата от покупателя»), контрагента и основание платежа. Поле «Принято от» заполняется ФИО плательщика — именно эти данные попадут в квитанцию. Проверьте корреспондирующий счёт учёта, чтобы документ правильно отразился в учёте.

После заполнения нажмите «Провести». Без проведения документа печатная форма либо будет недоступна, либо сформируется с неполными данными. Это частая причина «пустой» квитанции у начинающих пользователей.

Напечатайте квитанцию к ПКО

В проведённом приходном кассовом ордере нажмите кнопку «Печать» в командной панели документа. В списке печатных форм выберите «Приходный кассовый ордер (КО-1)» — типовая форма включает и сам ордер, и отрывную квитанцию на одном листе. В некоторых конфигурациях есть отдельный пункт «Квитанция к ПКО».

Откроется предварительный просмотр табличного документа. Проверьте, что в квитанции корректно выведены номер и дата документа, ФИО плательщика, сумма цифрами и прописью, основание платежа. Сумма прописью формируется автоматически — если она отсутствует, проверьте, заполнено ли поле суммы в документе.

1. 1
   Создайте приходный кассовый ордер в разделе «Банк и касса» или «Казначейство»
2. 2
   Заполните сумму, плательщика, основание и вид операции
3. 3
   Проведите документ кнопкой «Провести»
4. 4
   Нажмите «Печать» и выберите форму КО-1 или «Квитанция к ПКО»
5. 5
   Проверьте предварительный просмотр и отправьте на принтер или сохраните в PDF

Сформируйте квитанцию об оплате по счёту

Если покупатель просит подтверждение оплаты по выставленному счёту, используйте документ «Счёт на оплату покупателю» или документ поступления оплаты. В «1С:Бухгалтерии» откройте «Продажи» → «Счета на оплату», найдите нужный счёт и нажмите «Печать» — в списке форм может быть «Квитанция об оплате» или аналогичная форма, если она добавлена в конфигурацию.

В «1С:Управление нашей фирмой» квитанции формируются из документов «Счёт на оплату» и «Приходный кассовый ордер» через стандартное меню печати. Если нужной формы нет в списке, проверьте, не подключены ли внешние печатные формы через раздел «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки».

Универсальный запасной вариант — сформировать акт сверки или выписку по оплате, но для подтверждения разового платежа именно квитанция читается контрагентами проще.

Отредактируйте макет квитанции

Если типовая форма не устраивает — нужно добавить печать, логотип, изменить формулировки — есть два пути. Первый, безопасный для обновлений: в конфигурациях на управляемых формах откройте «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки» и проверьте наличие механизма редактирования макетов. В ряде решений макет в формате табличного документа можно изменить прямо в пользовательском режиме.

Второй путь — через конфигуратор. Откройте конфигурацию, найдите макет печатной формы в документе «ПриходныйКассовыйОрдер» (обычно в ветке «Макеты») и отредактируйте области табличного документа. Параметры, выводимые в макет, заполняются в модуле менеджера печати — изменение программного кода требует снятия конфигурации с полной поддержки.

Альтернатива без изменения конфигурации — внешняя печатная форма в формате обработки (.epf). Её подключают через «Дополнительные отчеты и обработки», и она появляется в меню «Печать» рядом с типовыми формами. Это предпочтительный способ для баз на полной поддержке.

Проверьте результат перед выдачей квитанции

Квитанция — финансовый документ, и ошибка в ней может привести к спорам с контрагентом или замечаниям при проверке кассовой дисциплины. Перед печатью сверьте ключевые реквизиты с исходным документом.

Контрольные точки

Как проверить результат

Номер и дата квитанции

Норма

Совпадают с номером и датой ПКО в журнале кассовых документов

Тревожный признак

Номер отличается или дата пустая — документ не проведён или нумерация сбита

Сумма цифрами и прописью

Норма

Оба значения совпадают и равны сумме документа

Тревожный признак

Пропись отсутствует или расходится с цифрами

Данные плательщика

Норма

Поле «Принято от» заполнено ФИО или наименованием организации

Тревожный признак

Поле пустое — квитанция не идентифицирует плательщика

Подписи ответственных лиц

Норма

Выведены главный бухгалтер и кассир из ответственных лиц организации

Тревожный признак

Подписи отсутствуют — проверьте настройку ответственных лиц в карточке организации

Если подписи не выводятся, откройте карточку организации и проверьте заполнение ответственных лиц на нужную дату. Данные в печатную форму подставляются именно из этого справочника, а не из документа.

Частые ошибки при создании квитанций

Отдельно отметим правовой момент: квитанция к ПКО подтверждает внутренний приём денег в кассу организации. При расчётах с покупателями, подпадающих под требования о контрольно-кассовой технике, обязательным документом является кассовый чек, а квитанция выступает лишь дополнительным подтверждением.

FAQ

Можно ли сделать квитанцию в 1С без создания ПКО?

Типовая квитанция формируется только на основании документа. Если нужен произвольный бланк без отражения в учёте, создайте внешнюю печатную форму или подготовьте шаблон в табличном документе, но помните: такая квитанция не будет связана с учётными данными.

Почему в квитанции не выводится сумма прописью?

Чаще всего причина в пустом или нулевом поле суммы в документе либо в печати непроведённого документа. Проведите ПКО и сформируйте печатную форму заново.

Как добавить логотип и печать организации в квитанцию?

Проверьте настройку «Печать и логотип» в карточке организации — в ряде конфигураций изображения подставляются в печатные формы автоматически. Если макет этого не поддерживает, потребуется доработка макета через конфигуратор или внешняя печатная форма.

Чем квитанция к ПКО отличается от кассового чека?

Квитанция — внутренний учётный документ организации, подтверждающий приём денег в кассу. Кассовый чек — фискальный документ, формируемый онлайн-кассой. При расчётах, подпадающих под закон о ККТ, чек обязателен, а квитанция его не заменяет.

Можно ли сохранить квитанцию в PDF и отправить клиенту?

Да. В окне предварительного просмотра используйте «Файл» → «Сохранить» и выберите формат PDF, либо кнопку отправки по электронной почте, если она настроена в программе.

Нужна квитанция нестандартного вида — что делать?

Создайте внешнюю печатную форму (обработку .epf) и подключите её через «Администрирование» → «Дополнительные отчеты и обработки». Это позволит получить произвольный макет без изменения конфигурации и потери поддержки.