Документы и Печать · 10 мин
Как сделать факсимиле в 1С:Управление торговлей
Как добавить факсимиле (изображение подписи и печати) в 1С:Управление торговлей: подготовка скана, настройка макета, вывод на печать счетов и актов.
Факсимиле в 1С:Управление торговлей — это изображение подписи руководителя и оттиска печати, которое автоматически подставляется в печатные формы счетов, актов, накладных и доверенностей. Это избавляет менеджеров от необходимости распечатывать документ, подписывать его вручную и сканировать обратно перед отправкой контрагенту.
В типовой конфигурации УТ 11 нет отдельной кнопки «вставить факсимиле», поэтому задача решается одним из трёх способов: через механизм логотипа и печати организации, через редактирование макета печатной формы или через небольшую доработку внешней печатной формы. Выбор зависит от того, насколько глубоко нужно встроить изображение и есть ли доступ к конфигуратору.
Ниже разобраны все три подхода с конкретными шагами, требованиями к изображению и юридическими ограничениями, о которых нужно знать до внедрения.
Что такое факсимиле и когда его допустимо использовать
Факсимиле — это графическое воспроизведение собственноручной подписи. В документообороте оно применяется для ускорения подписания типовых бумаг: счетов на оплату, коммерческих предложений, внутренних актов. Подпись-изображение выглядит как ручная, но ставится программой автоматически.
Ключевое ограничение — юридическое. Факсимильная подпись допустима только в случаях, предусмотренных законом или соглашением сторон. Для первичных учётных документов (товарных накладных, актов, УПД), на основании которых принимаются налоговые вычеты, факсимиле не применяется — такие документы требуют собственноручной подписи или квалифицированной электронной подписи.
Безопасная зона для факсимиле — счета на оплату, спецификации к договорам, коммерческие предложения и прочие документы, не являющиеся первичными. Перед внедрением стоит зафиксировать в договоре с контрагентом пункт о допустимости факсимильного подписания счетов.
Подготовка изображения подписи и печати
Качество итогового документа на 90% зависит от исходной картинки. Подпишите лист белой бумаги той ручкой, которой обычно подписываете документы, и отсканируйте подпись с разрешением не менее 300 dpi. Фотография с телефона тоже подойдёт, если освещение ровное и без теней.
Далее изображение нужно обработать в любом графическом редакторе: обрезать лишнее, удалить белый фон и сохранить в формате PNG с прозрачностью. Прозрачный фон критичен — иначе при печати подпись будет лежать белым прямоугольником поверх линий и текста макета. Аналогично готовится изображение печати организации.
Рекомендуемые параметры: разрешение 300 dpi, формат PNG, высота подписи в макете около 10–15 мм, печати — по фактическому размеру оттиска. Слишком большая картинка увеличивает размер файла базы и замедляет формирование печатной формы, поэтому не загружайте сканы по 5–10 МБ.
Способ 1: логотип и печать через настройки организации
В УТ 11 в карточке организации есть штатные поля для логотипа и печати. Откройте раздел «НСИ и администрирование» → «Организации», выберите нужную организацию и перейдите по ссылке настройки логотипа и печати. Загрузите подготовленные изображения.
Ограничение этого способа: типовые макеты используют логотип и печать далеко не во всех печатных формах, а изображение подписи руководителя в штатном механизме не предусмотрено. Способ подходит, если задача — вывести печать организации в тех формах, где макет это поддерживает, например в некоторых счетах на оплату.
Проверьте результат сразу: сформируйте печатную форму счёта из документа «Счет на оплату покупателю» и посмотрите, появилась ли печать. Если макет её не выводит — переходите к одному из следующих способов.
Способ 2: правка макета печатной формы в конфигураторе
Если у вас есть доступ к конфигуратору и база не находится на полной поддержке без возможности изменений, факсимиле можно встроить напрямую в макет. Это самый надёжный вариант: картинка будет выводиться всегда, в строго заданном месте.
Порядок действий: откройте конфигуратор, найдите нужный макет (например, макет печатной формы счёта в общих макетах или в модуле менеджера документа), добавьте в область подписи элемент «Картинка» и загрузите в него изображение подписи. Если подпись должна подставляться в зависимости от ответственного лица, картинку заполняют программно в модуле формирования печатной формы через свойство области Рисунок.
После правки обновите конфигурацию базы данных и проверьте формирование документа. Учтите: изменение типовой конфигурации усложняет последующие обновления, поэтому фиксируйте все доработки в отдельном описании для специалиста, который будет обновлять базу.
- 1Сделайте резервную копию базы перед любыми изменениями
- 2Откройте конфигуратор и найдите макет нужной печатной формы
- 3Добавьте элемент «Картинка» в область подписи и загрузите PNG с факсимиле
- 4При необходимости пропишите программное заполнение рисунка в модуле формирования формы
- 5Обновите конфигурацию базы данных и сформируйте тестовый документ
- 6Проверьте расположение подписи при печати в PDF и на бумаге
Способ 3: внешняя печатная форма без изменения конфигурации
Самый безопасный для обновлений вариант — внешняя печатная форма. Это файл обработки (.epf), который подключается через «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки» → «Дополнительные отчеты и обработки». Конфигурация при этом не меняется, и штатные обновления проходят без конфликтов.
Внешняя печатная форма содержит собственный макет — копию типового, но с добавленной картинкой факсимиле. Изображение можно встроить прямо в макет либо хранить в базе как присоединённый файл и подставлять программно. Второй вариант удобнее, когда подписи несколько (директор, заместитель, менеджеры) и нужно выбирать нужную по ответственному в документе.
После подключения обработки в списке печати документа появится новая кнопка, например «Счёт на оплату (с факсимиле)». Старая типовая форма остаётся доступной — это удобно для документов, где факсимиле недопустимо.
Сравнение способов
Быстро и без доработок, но выводит только логотип и печать, и не во всех формах. Подпись руководителя не подставить.
Полный контроль над расположением, но снимает часть поддержки и усложняет обновления.
Не меняет конфигурацию, безопасна при обновлениях; требует навыков разработки или готовой обработки.
Выбор подписи по ответственному или организации
В компаниях с несколькими юрлицами или подписантами одна картинка не подходит. Типовая практика — хранить изображения подписей в присоединённых файлах к элементам справочника (организации или физические лица) и при формировании печатной формы программно подставлять нужную.
Логика проста: в модуле формирования формы определяется подписант (руководитель организации из документа или ответственный менеджер), из хранилища извлекается соответствующее изображение и присваивается рисунку в табличном документе. Если подпись не найдена, область остаётся пустой — документ подписывается вручную.
Такая схема требует разработки, но окупается в холдингах: менеджеру не нужно выбирать картинку вручную, а риск поставить подпись «не той» организации исчезает.
Проверка результата перед запуском в работу
Перед тем как разрешить менеджерам использовать форму с факсимиле, пройдите контрольный цикл на тестовом документе. Сформируйте счёт, выведите его в PDF и распечатайте: подпись должна лежать поверх строки подписи, не сдвигая текст и не перекрывая суммы.
Проверьте форму при разных данных: длинное наименование организации, многострочная таблица товаров, другая организация. Печатные формы «плывут» именно на крайних значениях, а не на коротком тестовом примере.
Как проверить результат
Подпись стоит на строке подписанта, не перекрывает текст
Картинка смещена, наезжает на суммы или таблицу
Фон прозрачный, сквозь подпись видны линии макета
Белый прямоугольник вокруг подписи
PDF открывается быстро, подпись чёткая при печати
Файл тяжёлый, подпись размыта или пикселизирована
Подставляется подпись нужного юрлица
Во всех документах одна и та же подпись
FAQ
Можно ли добавить факсимиле в УТ 11 без программиста?
Частично. Через карточку организации можно загрузить логотип и печать — это делается в пользовательском режиме. Но подставить изображение подписи руководителя в произвольное место макета без доработки макета или внешней печатной формы нельзя: штатного механизма для подписи-картинки в УТ 11 нет.
Законно ли отправлять контрагенту счёт с факсимильной подписью?
Да, если стороны договорились об этом. Счёт на оплату не является первичным учётным документом, поэтому факсимиле на нём допустимо. Рекомендуется включить условие о факсимильном подписании в договор, чтобы у контрагента не было оснований оспаривать документ.
Что делать, если после обновления конфигурации факсимиле пропало?
Это признак того, что была изменена типовая печатная форма, и обновление её перезаписало. Восстановите доработку из резервной копии и на будущее перенесите факсимиле во внешнюю печатную форму — она не затрагивается обновлениями конфигурации.
Какой формат изображения лучше для подписи?
PNG с прозрачным фоном и разрешением около 300 dpi. JPEG не поддерживает прозрачность и даёт артефакты на краях подписи. Размер файла стоит держать в пределах нескольких сотен килобайт, чтобы не замедлять формирование печатных форм.
Можно ли ставить разные подписи для разных менеджеров?
Да, через доработку: изображения хранятся как присоединённые файлы к физическим лицам или пользователям, а при формировании формы программно подставляется подпись ответственного из документа. В типовой конфигурации без доработки такой выбор недоступен.
Заменяет ли факсимиле электронную подпись при обмене документами через ЭДО?
Нет. При юридически значимом электронном документообороте документ подписывается квалифицированной электронной подписью, а картинка факсимиле в файле никакой юридической силы не добавляет. Факсимиле актуально только для бумажного и «скан-по-почте» оборота.
Что важно запомнить
Факсимиле в 1С:УТ делается через PNG-изображение подписи с прозрачным фоном, встроенное в макет печатной формы — правкой макета в конфигураторе или безопаснее, через внешнюю печатную форму. Применяйте его только к счетам и непервичным документам, храните исходники подписи под ограниченным доступом и проверяйте форму на реальных документах перед запуском.