Как сделать электронную накладную в 1С

Электронная накладная (ЭТН, или электронная транспортная накладная — ЭТрН) заменяет бумажный документ при перевозке грузов. В типовых конфигурациях 1С (Управление торговлей, ERP, Комплексная автоматизация, Бухгалтерия предприятия) такой документ создаётся на основании отгрузочного документа и передаётся оператору информационной системы электронных перевозочных документов, откуда его подписывают перевозчик и грузополучатель.

Главное условие работы с ЭТН — подключённый обмен с оператором ЭДО, который поддерживает передачу электронных перевозочных документов через ГИС ЭПД. Если обмен не настроен, документ можно создать, но подписать и отправить его по регламенту не получится.

Ниже разобран полный цикл: от проверки готовности учётной системы до контроля статуса подписанной накладной. Инструкция ориентирована на типовые конфигурации на управляемых формах; названия пунктов меню могут незначительно отличаться в зависимости от версии.

Что потребуется перед созданием ЭТН

Перед первой отправкой проверьте выполнение нескольких условий. Если хотя бы одно не выполнено, документ либо не сформируется, либо застрянет на этапе подписания.

Во-первых, у организации должна быть действующая усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) руководителя или уполномоченного лица. Во-вторых, нужен договор с оператором ЭДО, который поддерживает обмен электронными перевозочными документами — не все операторы, работающие с УПД и счетами-фактурами, поддерживают ЭТрН. В-третьих, в 1С должен быть включён и настроен функционал обмена электронными документами.

Настройка обмена электронными документами

Откройте раздел «Администрирование» → «Обмен электронными документами» (в некоторых конфигурациях — «Обмен ЭД»). Включите флажок использования обмена электронными документами, если он ещё не установлен.

Затем создайте или проверьте учётную запись обмена с оператором: укажите идентификатор организации, полученный от оператора, и убедитесь, что подключение проходит успешно — обычно есть кнопка «Проверить подключение». В настройках соглашения проверьте, что среди доступных видов документов присутствует электронная транспортная накладная.

Если вида документа ЭТН в списке нет, причина обычно одна из двух: устаревшая версия конфигурации или тариф оператора без поддержки перевозочных документов. Первое решается обновлением, второе — обращением к оператору.

Создание электронной накладной на основании отгрузки

ЭТН в 1С не создаётся «с нуля» вручную — она формируется на основании документа отгрузки: «Реализация товаров и услуг», «Перемещение товаров» или заказа, в зависимости от конфигурации. Это гарантирует, что состав груза в накладной совпадает с учётными данными.

Откройте отгрузочный документ, проверьте его проведение и нажмите кнопку создания на основании (обычно «Создать на основании» или «ЭДО» → «Электронная транспортная накладная»). Программа подставит в ЭТН данные грузоотправителя, грузополучателя и перечень товаров.

1. 1
   Откройте проведённую реализацию или перемещение
2. 2
   Нажмите «Создать на основании» → «Электронная транспортная накладная»
3. 3
   Проверьте автозаполненные данные грузоотправителя и грузополучателя
4. 4
   Заполните сведения о перевозчике, водителе и транспортном средстве
5. 5
   Укажите пункты погрузки и выгрузки, дату и время подачи ТС
6. 6
   Сохраните документ и проверьте отсутствие ошибок контроля
7. 7
   Подпишите документ электронной подписью и отправьте оператору

Заполнение данных о перевозке

Блок перевозчика заполняется вручную или подбором из справочника контрагентов: ИНН, наименование, реквизиты договора с перевозчиком. Если перевозите собственным транспортом, в роли перевозчика выступает сама организация — это допустимый сценарий, но он должен быть отражён корректно.

Далее укажите транспортное средство (госномер, марка, тип владения), водителя (ФИО, данные удостоверения и телефон), а также пункты погрузки и выгрузки с адресами. Адреса рекомендуется вводить через адресный классификатор, чтобы избежать ошибок форматно-логического контроля на стороне оператора и ГИС ЭПД.

Особое внимание уделите грузу: наименование, количество мест, масса брутто и нетто должны соответствовать отгрузочному документу. Расхождения между ЭТН и реализацией — одна из самых частых причин отказов при приёмке.

Подписание и отправка накладной

После заполнения сохраните ЭТН и запустите подписание. В зависимости от настроек подписание выполняется сертификатом, установленным на компьютере, или через облачный сервис подписания. Программа запросит выбор сертификата и, при необходимости, пароль контейнера ключа.

После подписания документ уходит оператору, а дальше маршрут проходит этапы: подписание перевозчиком, подписание грузополучателем, формирование отметок о приёмке и сдаче груза. Каждый этап отражается в статусе документа в журнале обмена электронными документами.

Контрольные точки

Как проверить результат

Статус в журнале ЭДО

Норма

«Подписан» / «Завершён» либо ожидание подписи контрагента

Тревожный признак

«Ошибка», «Отклонён», документ завис в статусе «Черновик»

Форматно-логический контроль

Норма

Документ прошёл проверку без замечаний

Тревожный признак

Ошибки по ИНН, адресам или обязательным реквизитам

Состав груза

Норма

Позиции и масса совпадают с реализацией

Тревожный признак

Расхождения в количестве мест или весе

Подпись

Норма

Подпись действительна, сертификат соответствует организации

Тревожный признак

Подпись просрочена или принадлежит другому лицу

Типичные ошибки и как их исправить

Чаще всего отправка блокируется из-за незаполненных обязательных полей: не указан перевозчик, отсутствует дата подачи транспорта или адрес введён произвольной строкой вместо классификатора. Решение — пройти по подсвеченным полям и заполнить их корректно.

Вторая группа ошибок — отказ оператора или ГИС ЭПД из-за устаревшего формата. Форматы электронных перевозочных документов периодически обновляются, и старые версии 1С могут формировать XML, который больше не принимается. Проверьте наличие обновлений конфигурации.

Третья причина — проблемы с сертификатом: истёк срок действия, сертификат не привязан к пользователю в настройках обмена, подписывает лицо без доверенности. В этих случаях документ остаётся в статусе ожидания подписи либо отклоняется.

Ограничения и альтернативные сценарии

Электронная накладная не отменяет товаросопроводительные документы полностью: УПД или ТОРГ-12 продолжают оформляться для целей бухгалтерского и налогового учёта отдельно. ЭТН решает именно транспортную задачу — фиксацию передачи груза перевозчику и обратно.

Если перевозчик не подключён к обмену ЭТрН, полный электронный документооборот невозможен: накладная не сможет пройти все этапы подписания. В этом случае используют бумажную транспортную накладную, а электронную либо не оформляют, либо аннулируют, чтобы не оставлять «висящие» документы.

Для перевозок собственным транспортом между своими подразделениями (перемещения) ЭТН также оформляется, если перевозка подпадает под требования к документированию перевозок. Уточните у своего методолога или оператора, какие именно рейсы в вашей схеме требуют оформления.

Частые вопросы

Можно ли создать ЭТН без реализации, просто вручную?

В типовых конфигурациях электронная накладная формируется на основании отгрузочного документа — это обеспечивает связь с учётными данными. Ручное создание без основания либо недоступно, либо не рекомендуется: состав груза придётся вводить вручную, что повышает риск расхождений с учётом.

Что делать, если перевозчик не работает с электронными накладными?

Полный электронный маршрут невозможен: накладная не сможет пройти этап подписания перевозчиком. В такой ситуации оформляют бумажную транспортную накладную. Созданную в 1С ЭТН корректно аннулируют, чтобы она не осталась в незавершённом статусе.

Нужна ли отдельная электронная подпись для ЭТН?

Специальной подписи не требуется — используется та же УКЭП, что и для других электронных документов. Важно, чтобы сертификат был действующим, установленным на рабочем месте и привязанным к пользователю в настройках обмена. Если подписывает не руководитель, потребуется машиночитаемая доверенность.

Документ ушёл с ошибкой формата — в чём причина?

Наиболее вероятная причина — устаревшая версия конфигурации, формирующая старый формат XML. Проверьте наличие обновлений. Также ошибку могут вызывать некорректные адреса, незаполненные обязательные реквизиты или несоответствие ИНН контрагентов данным оператора.

Чем ЭТН отличается от УПД и нужно ли оформлять оба?

УПД — учётный документ для целей бухгалтерского и налогового учёта, он фиксирует реализацию. ЭТН — транспортный документ, фиксирующий передачу груза перевозчику и приёмку грузополучателем. Это разные документы с разными функциями, и оформляются они оба, если перевозка подпадает под требования к электронным перевозочным документам.

Где смотреть, дошла ли накладная до грузополучателя?

Все этапы движения документа видны в журнале обмена электронными документами: там отображаются статусы отправки, подписания перевозчиком и грузополучателем, а также ошибки и отказы. Дополнительно статус можно посмотреть в карточке самой ЭТН на вкладке электронного документооборота.