Как добавить вид документа в 1С:Документооборот

Вид документа в 1С:Документооборот — это ключевая настройка, от которой зависят нумерация, доступные реквизиты, маршруты обработки, сроки исполнения и шаблоны файлов. Без корректно настроенного вида пользователям приходится заполнять лишние поля вручную, а нумерация и делопроизводственные правила не соблюдаются автоматически.

Добавление нового вида выполняется в справочниках «Виды внутренних документов», «Виды входящих документов» или «Виды исходящих документов» — в зависимости от того, какой поток документов вы настраиваете. Ниже разобран порядок действий для каждого случая, настройка нумераторов и шаблонов, а также типичные ошибки, из-за которых новый вид работает не так, как ожидалось.

Инструкция ориентирована на конфигурацию «1С:Документооборот» редакции 2.1/КОРП, но общая логика справедлива и для других редакций: названия отдельных команд могут незначительно отличаться.

Какие права и условия нужны перед началом работы

Добавлять и изменять виды документов могут пользователи с ролью «Администратор» или с правами на настройку нормативно-справочной информации. Обычный делопроизводитель, как правило, видит справочники видов только на чтение. Если нужные пункты меню недоступны, запросите у администратора расширение прав — это безопаснее, чем работать под чужой учётной записью.

Перед созданием нового вида проверьте, не существует ли уже подходящий. Дубли видов («Договор», «Договоры», «Договор (новый)») затрудняют поиск, ломают отчёты и приводят к тому, что нумерация ведётся вразнобой. Откройте справочник видов и воспользуйтесь поиском по наименованию.

Также заранее продумайте, как будет нумероваться документ: сквозная нумерация, нумерация в пределах организации, подразделения или связанного документа. От этого зависит, нужно ли создавать отдельный нумератор.

Где находятся справочники видов документов

В типовом интерфейсе справочники видов расположены в разделе «Настройка» (в некоторых редакциях — «Настройка и администрирование») в подсистеме «Документы и файлы». Там находятся три основных справочника: «Виды внутренних документов», «Виды входящих документов» и «Виды исходящих документов».

Если раздел «Настройка» не отображается в панели разделов, откройте его через меню «Все функции» (кнопка с тремя полосами или сочетание клавиш, если оно включено администратором): «Справочники» → соответствующий вид документов. В веб-клиенте навигация аналогична.

В конфигурациях с интегрированным документооборотом (например, при встраивании подсистемы БДО в «1С:ERP» или «1С:Комплексную автоматизацию») путь может отличаться — ищите справочники видов в разделе настроек документооборота.

Как добавить вид внутреннего документа

Внутренние документы — самый массовый класс: приказы, распоряжения, служебные записки, договоры, акты. Порядок добавления нового вида следующий.

1. 1
   Откройте «Настройка» → «Документы» → «Виды внутренних документов».
2. 2
   Нажмите «Создать» и заполните наименование вида, например «Служебная записка».
3. 3
   Укажите нумератор: выберите существующий или создайте новый (ссылка «Нумераторы» в форме вида).
4. 4
   Задайте срок исполнения в рабочих или календарных днях, если требуется контроль сроков.
5. 5
   При необходимости включите настройки: ведение учёта по организациям, контрагентам, статьям ДДС, обязательность заполнения полей.
6. 6
   Запишите элемент и создайте тестовый документ нового вида для проверки.

В форме вида обратите внимание на закладку «Реквизиты» (или группу настроек реквизитов — зависит от редакции): здесь можно сделать отдельные поля обязательными или, наоборот, скрыть неиспользуемые. Например, для служебной записки контрагент не нужен, а для договора — обязателен.

Если по виду планируется согласование или утверждение, проверьте, что в настройках процессов вид не исключён из обработки. Обычно маршруты настраиваются отдельно — через шаблоны процессов с привязкой к виду документа.

Как добавить виды входящих и исходящих документов

Для входящих документов (письма от контрагентов, обращения, акты сверки) логика аналогична: «Настройка» → «Виды входящих документов» → «Создать». Специфика входящих — реквизиты «Исходящий номер» и «Исходящая дата» отправителя, а также способ получения (почта, СЭДО, курьер), который можно зафиксировать на уровне вида.

Для исходящих документов важен нумератор: часто требуется формат вида «07-15/123», где фигурируют код подразделения и порядковый номер. Такой формат настраивается в нумераторе с использованием форматной строки и автонумерации в пределах периода или подразделения.

Сравнение вариантов

Один общий вид «Письмо»

Подходит для небольшого документопотока; проще настройка, но нет гибких правил по типам писем.

Несколько видов по назначению («Письмо-запрос», «Письмо-ответ», «Претензия»)

Позволяет задать разные сроки, маршруты и нумерацию, но требует дисциплины пользователей при выборе вида.

Вид с дополнительными реквизитами

Когда стандартных полей не хватает — добавляются доп. реквизиты без доработки конфигурации; ограничение — они не участвуют в типовой нумерации.

Настройка нумератора для нового вида

Нумератор — отдельный справочник, на который ссылается вид документа. Если для нового вида подходит существующий нумератор (например, общая сквозная нумерация внутренних документов), просто выберите его в поле «Нумератор». Если правила нумерации уникальны — создайте новый.

В форме нумератора задаются периодичность (в пределах года, непрерывная), формат номера и независимость нумерации — по организации, подразделению, виду документа или связанному документу. Например, для приказов по основной деятельности и приказов по личному составу обычно создают два разных нумератора с разными префиксами.

После настройки проверьте формирование номера: создайте тестовый документ и убедитесь, что номер присваивается автоматически при записи и соответствует ожидаемому формату. Тестовый документ затем удалите, чтобы не оставлять «дырку» в нумерации, либо используйте его как черновик.

Шаблоны файлов и автозаполнение

Для видов внутренних и исходящих документов полезно сразу привязать шаблон файла — например, форму приказа или письма в формате Word. В форме вида документа перейдите по ссылке «Шаблоны файлов», создайте шаблон, загрузите файл-образец и настройте автозаполнение полей (наименование, дата, номер, подписант) из реквизитов документа.

При создании документа пользователь сможет одной командой сформировать файл по шаблону — система подставит актуальные значения реквизитов. Это существенно сокращает ручную работу и количество ошибок в реквизитах готовых документов.

Начинайте автозаполнение шаблона с двух-трёх полей (номер, дата, заголовок) и проверяйте на реальных примерах. Сложные шаблоны с десятками автополей проще отлаживать постепенно, чем искать ошибку сразу в полностью настроенном файле.

Проверка результата и типичные ошибки

Контрольные точки

Как проверить результат

Создание документа

Норма

Новый вид доступен в списке выбора при создании документа, документ записывается без ошибок

Тревожный признак

Вид не отображается или при записи возникает ошибка заполнения реквизитов

Нумерация

Норма

Номер присваивается автоматически и соответствует заданному формату

Тревожный признак

Номер пустой, дублируется или имеет неверный префикс

Процессы

Норма

По документу нового вида запускается нужный шаблон согласования/утверждения

Тревожный признак

Процесс не стартует или предлагается неверный маршрут

Права доступа

Норма

Пользователи профильных групп видят и могут создавать документы нового вида

Тревожный признак

Вид доступен только администратору

Если новый вид не отображается у пользователей, проверьте три вещи: роли и права на справочник видов, настройки групп доступа к документам и отсутствие пометки удаления у элемента справочника. В большинстве случаев проблема решается на уровне прав, а не настройки самого вида.

Частые вопросы

Можно ли добавить вид документа без прав администратора?

Нет, создание и изменение видов документов относится к нормативно-справочной настройке и требует соответствующих прав. Если вы делопроизводитель без полномочий, подготовьте параметры нового вида (наименование, формат номера, срок исполнения, обязательные поля) и передайте администратору — это ускорит настройку.

Что делать, если вид документа создан, но номер не присваивается?

Проверьте, заполнено ли поле «Нумератор» в карточке вида и не снят ли флаг автоматической нумерации. Также убедитесь, что периодичность нумератора охватывает текущую дату. Если номер должен формироваться вручную, автонумерация может быть отключена намеренно.

Как ограничить видимость вида документа для отдельных подразделений?

Используйте настройки прав доступа: группы доступа к документам и рабочие группы. Вид документа сам по себе не скрывается, но можно ограничить права на создание и просмотр документов этого вида через профили групп доступа.

Можно ли переименовать вид, по которому уже есть документы?

Да, переименование безопасно: все существующие документы сохранят ссылку на вид, изменится только отображаемое наименование. Опасны другие операции — смена нумератора и пометка на удаление.

Как добавить дополнительный реквизит только для нового вида?

Откройте карточку вида и перейдите к настройке дополнительных реквизитов (обычно команда «Ещё» → «Дополнительные реквизиты» или отдельная закладка). Созданный реквизит будет отображаться только в документах данного вида, доработка конфигурации не требуется.

Чем вид документа отличается от шаблона документа?

Вид определяет классификацию, нумерацию и состав реквизитов — это обязательная настройка. Шаблон — это готовый образец документа (или файла) с предзаполненными значениями для быстрого создания типовых документов. Один вид может иметь несколько шаблонов.