Документы и Печать · 11 мин
Как сделать акты выполненных работ в 1С
Как создать акт выполненных работ в 1С:Бухгалтерии и Управлении торговлей: пошаговые действия, настройка договоров, печать формы, проводки и типичные ошибки.
Акт выполненных работ — документ, которым подтверждается факт оказания услуг или выполнения работ по договору. В программах 1С он оформляется документом «Реализация (акты, накладные, УПД)» в 1С:Бухгалтерии или «Реализация товаров и услуг» в 1С:Управление торговлей и Комплексной автоматизации. Правильно оформленный акт формирует бухгалтерские проводки, регистрирует выручку и служит основанием для счёта-фактуры.
Типичная ошибка новичков — искать в меню отдельный документ с названием «Акт выполненных работ». Такого документа в типовых конфигурациях нет: акт — это печатная форма, которая выводится из документа реализации. Понимание этого момента снимает большинство вопросов о том, «куда нажать».
Ниже разобрано создание акта на примере 1С:Бухгалтерии 8.3 как самой распространённой конфигурации, с уточнениями для Управления торговлей. Интерфейс может незначительно отличаться в зависимости от релиза, но логика документооборота одинакова.
Что подготовить до создания акта
Прежде чем создавать документ, убедитесь, что в базе корректно заполнены справочники. Недостающие данные проще внести заранее, чем исправлять в середине ввода документа.
Проверьте карточку контрагента: должны быть заполнены наименование, ИНН, КПП и адрес — эти реквизиты попадут в печатную форму акта. Если покупателя ещё нет в справочнике, создайте его через раздел «Справочники → Контрагенты». Полезно использовать автозаполнение по ИНН, если оно включено в настройках.
Создайте договор с контрагентом с видом «С покупателем». Номер и дата договора выводятся в акт как основание оказания услуг, поэтому они должны соответствовать бумажному документу. Если услуги рамочные и акты выставляются периодически, достаточно одного договора — акты будут ссылаться на него.
Проверьте справочник «Номенклатура»: каждая услуга должна быть заведена как элемент с типом «Услуга». В карточке укажите наименование так, как оно должно звучать в акте, единицу измерения, ставку НДС и счёт доходов (обычно 90.01 или 91.01). Если наименование услуги каждый раз разное, заведите одну услугу с общим названием и корректируйте текст прямо в документе.
Создание акта в 1С:Бухгалтерии 8.3
Откройте раздел «Продажи» и выберите пункт «Реализация (акты, накладные, УПД)». Нажмите кнопку «Реализация» и выберите вид операции «Услуги» (в новых релизах — «Услуги, аренда, комиссия»). Откроется форма нового документа.
Заполните шапку документа. Укажите дату акта — она должна совпадать с фактической датой оказания услуг, так как влияет на период признания выручки и НДС. Выберите контрагента и договор: после выбора договора программа подставит валюту и порядок расчётов. Поле «Номер» программа присвоит автоматически при записи.
Заполните табличную часть «Услуги»: добавьте строку, выберите номенклатуру-услугу, укажите количество, цену и ставку НДС. Сумма и сумма НДС рассчитаются автоматически. Если по договору цена указана с НДС, проверьте переключатель «НДС в сумме / НДС сверху» над табличной частью — от него зависит итоговая сумма документа.
Проверьте счета учёта по ссылке «Счета учёта» или в колонках табличной части: счёт доходов, счёт расходов, счёт учёта НДС. В типовой настройке они подставляются из карточки номенклатуры и настроек счетов учёта номенклатуры, но при нестандартном учёте их можно изменить вручную.
- 1Откройте «Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД)» и создайте документ с видом «Услуги»
- 2Заполните дату, контрагента и договор с покупателем
- 3Добавьте услуги в табличную часть: номенклатура, количество, цена, ставка НДС
- 4Проверьте счета учёта и итоговую сумму документа
- 5Нажмите «Провести» и при необходимости создайте счёт-фактуру кнопкой «Выписать счёт-фактуру»
- 6Выведите печатную форму через кнопку «Печать → Акт об оказании услуг»
Если услуги оказываются одному клиенту регулярно
Для повторяющихся актов используйте копирование: откройте прошлый документ, нажмите «Ещё → Скопировать», измените дату и при необходимости содержание услуг. Это быстрее и снижает риск расхождений в реквизитах. Также доступен ввод на основании счёта на оплату, если он выставлялся ранее.
Печать акта и счёта-фактуры
После проведения документа нажмите кнопку «Печать» в командной панели формы. Для услуг доступны формы «Акт об оказании услуг» и «Универсальный передаточный документ (УПД)». Акт — классическая двусторонняя форма с подписями исполнителя и заказчика; УПД объединяет акт и счёт-фактуру в одном документе и удобен, если контрагент согласен работать с универсальными документами.
Типовая форма акта содержит реквизиты сторон, номер и дату договора, перечень услуг, суммы и строки для подписей. Если вашей организации нужна своя форма — например, с текстом «с работами ознакомлен, претензий не имею» или с графой исполнителя по доверенности — её добавляют через внешнюю печатную форму в разделе «Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки». Для подключения внешней формы нужны права администратора.
Счёт-фактура создаётся кнопкой «Выписать счёт-фактуру» внизу документа реализации. Программа сформирует документ «Счёт-фактура выданный», связанный с актом. Если используете УПД со статусом «1», отдельный счёт-фактура не нужен — УПД сам выполняет его функцию.
Акт или УПД
Подходит, когда контрагент требует классический комплект документов или подписывает акт отдельно от счёта-фактуры. Ограничение: два документа вместо одного, больше бумажной работы.
Один документ заменяет акт и счёт-фактуру, удобен для ЭДО. Ограничение: не все контрагенты принимают УПД, уточняйте заранее.
Только первичный документ без функции счёта-фактуры; счёт-фактура оформляется отдельно. Подходит при ЭДО, где счета-фактуры передаются в специальном формате.
Создание акта в 1С:Управление торговлей и Комплексной автоматизации
В 1С:Управление торговлей 11 и Комплексной автоматизации акт оформляется документом «Реализация товаров и услуг». Он находится в разделе «Продажи». При создании выберите хозяйственную операцию «Реализация клиенту» и заполните документ аналогично: клиент, договор или соглашение, табличная часть с услугами.
Особенность этих конфигураций — разделение документов на распоряжения и финансовые документы. Сам акт является складско-торговым документом, а для отражения задолженности клиента и выставления счёта-фактуры на его основании создаётся «Счёт-фактура выданный». Печатная форма акта вызывается из документа реализации кнопкой «Печать».
Если услуги реализуются в рамках заказа клиента, акт создаётся вводом на основании заказа — тогда табличная часть заполнится автоматически, а программа проконтролирует, чтобы сумма реализаций по заказу не превысила его сумму. Это удобно при поэтапном оказании услуг по одному заказу.
Проводки и отражение в учёте
При проведении документа реализации услуг в 1С:Бухгалтерии формируются проводки: Дт 62.01 Кт 90.01 (или 91.01) — признана выручка и задолженность покупателя, и Дт 90.03 Кт 68.02 — начислен НДС, если организация является плательщиком. Себестоимость услуг списывается отдельно: либо документом реализации со счёта затрат, либо при закрытии месяца, в зависимости от учётной политики.
Проверить проводки можно сразу после проведения: нажмите кнопку «Дт/Кт» в форме документа или откройте отчёт «Проводки» из меню «Ещё». Сверьте счета, суммы и аналитику — контрагента, договор, номенклатурную группу. Ошибку в аналитике проще исправить сразу, чем искать её при закрытии месяца.
Если организация применяет УСН, проводки по НДС не формируются, а доход признаётся по кассовому методу — в момент поступления оплаты. Сам акт при этом оформляется так же, но влияет на учёт иначе: он фиксирует задолженность, а доход в книге учёта доходов и расходов появится после оплаты.
Как проверить результат
Дт 62.01 Кт 90.01 на сумму с НДС, при ОСНО — Дт 90.03 Кт 68.02 на сумму НДС
Проводок нет, счета пустые или подставлены не те счета доходов
Заполнены реквизиты обеих сторон, договор, перечень услуг, итоговая сумма совпадает с документом
Пустые поля реквизитов, старая форма, расхождение сумм
Создан на основании акта, сумма и НДС совпадают, номер и дата присвоены
Счёт-фактура отсутствует или сумма НДС отличается от акта
Дебетовое сальдо по контрагенту увеличилось на сумму акта
Сальдо не изменилось или задолженность зависла на другом договоре
Типичные ошибки и как их избежать
Самая частая проблема — неправильный тип номенклатуры. Если в акт добавить позицию с типом «Товар», программа потребует склад и счёт учёта товаров, а при проведении попытается списать её со склада. Для услуг и работ всегда используйте номенклатуру с типом «Услуга».
Вторая распространённая ошибка — неверный договор. Если у контрагента несколько договоров, а акт выставлен по другому, задолженность повиснет на неверном договоре и не закроется оплатой, поступившей по правильному. Перед проведением сверяйте договор в документе с назначением платежа.
Третья ошибка — расхождение даты акта и периода оказания услуг. Акт, проведённый не тем месяцем, искажает выручку и НДС обоих периодов. Если ошибку обнаружили после закрытия периода, не меняйте дату задним числом без понимания последствий: придётся пересдавать отчётность. Безопаснее оформить корректировку реализации.
Частые вопросы
Можно ли выставить акт без договора в 1С?
Технически программа может позволить провести документ без договора, если это разрешено настройками, но делать так не стоит: в печатной форме не будет основания оказания услуг, а аналитика учёта расчётов станет неполной. Создайте договор — это занимает минуту.
Как в акте указать несколько услуг с разными ставками НДС?
Добавьте каждую услугу отдельной строкой табличной части и укажите свою ставку НДС в каждой строке. Программа рассчитает налог по каждой позиции и корректно сформирует счёт-фактуру с несколькими строками.
Что делать, если заказчик просит акт по своей форме?
Типовую форму изменить нельзя, но можно подключить внешнюю печатную форму через «Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки → Дополнительные отчёты и обработки». Разработку макета обычно поручают специалисту по 1С. Учтите: форма акта свободная, закон не требует строгого бланка.
Как исправить ошибку в уже проведённом акте?
Если период ещё открыт и отчётность не сдана, откройте документ, исправьте данные и перепроведите. Если период закрыт, создайте документ «Корректировка реализации» на основании акта — он сформирует исправительные проводки и корректировочный счёт-фактуру.
Нужно ли подписывать акт, если используется УПД?
УПД со статусом 1 заменяет и акт, и счёт-фактуру, поэтому отдельный акт не обязателен. Но подпись заказчика в УПД всё равно нужна как подтверждение приёмки работ — либо на бумаге, либо через ЭДО с квалифицированной подписью.
Можно ли сформировать акты сразу за месяц по всем клиентам?
В 1С:Бухгалтерии есть обработка группового создания реализаций по договорам, а в Управлении торговлей — оформление реализаций по заказам и распоряжениям списком. Для регулярных одинаковых услуг также подходит копирование документов. После группового ввода обязательно сверьте итоги с договорами.
Что важно запомнить
Акт выполненных работ в 1С — это печатная форма документа реализации с видом операции «Услуги». Заполните контрагента, договор и табличную часть услугами с типом «Услуга», проверьте счета учёта и НДС, проведите документ и выведите печатную форму. Ошибки прошлых периодов исправляйте корректировкой реализации, а не редактированием старого акта.