Как сделать акт сверки в 1С для бюджетной организации

Акт сверки взаиморасчетов в бюджетном учреждении формируется в программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения» (ред. 1.0 или 2.0) на основании данных бухгалтерского учета по счетам расчетов с контрагентами. Документ нужен для подтверждения задолженности перед поставщиками, заказчиками, учредителем, а также для инвентаризации расчетов перед составлением годовой отчетности.

Главная особенность бюджетного учета — расчеты ведутся в разрезе КФО, КПС и кодов КОСГУ, поэтому простой выгрузки оборотов по контрагенту недостаточно. Акт должен показывать задолженность с детализацией по договорам и счетам учета, иначе контрагент не сможет корректно сверить данные со своим учетом.

Ниже разобран полный порядок работы: подготовка учета, формирование акта, проверка расхождений, печать и типичные ошибки, из-за которых сверка «не сходится».

Что проверить перед формированием акта сверки

Акт сверки — это отражение состояния учета, а не самостоятельный документ. Если в базе есть ошибки, они полностью перейдут в акт. Поэтому сначала сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счетам расчетов: 302.00 (расчеты с поставщиками), 205.00 (расчеты по доходам), 206.00 (расчеты по авансам выданным) и другим, которые использует ваше учреждение.

Проверьте три вещи. Во-первых, отсутствие «красных» остатков — отрицательных сальдо по дебету или кредиту, которые обычно означают незакрытый аванс или двойное проведение документа. Во-вторых, заполненность аналитики «Договор» во всех документах расчетов: без нее акт сверки с детализацией по договорам будет пустым или неполным. В-третьих, корректность периода: все документы за сверяемый период должны быть проведены.

Если сверка проводится для инвентаризации, убедитесь, что отражены все хозяйственные операции отчетного года, включая последние дни декабря. Непроведенный документ поступления — самая частая причина расхождения с контрагентом на конец года.

Где находится акт сверки в 1С:БГУ

В «1С:Бухгалтерии государственного учреждения 8» отчет расположен в разделе «Покупатели» — «Акт сверки взаиморасчетов» (в некоторых релизах — «Расчеты» — «Акты сверки взаиморасчетов»). Если вы работаете в типовой «1С:Бухгалтерии 8» на общеустановленной базе учреждения, путь аналогичен: «Покупатели» — «Акты сверки взаиморасчетов» или через журнал документов контрагента.

Альтернативный способ — открыть карточку контрагента (справочник «Контрагенты»), найти нужную организацию и воспользоваться командой создания акта сверки из карточки или из списка договоров. Так контрагент подставится в отчет автоматически, и риск ошибиться с выбором снизится.

В ред. 2.0 интерфейс может отличаться: ищите отчет через глобальный поиск по слову «сверка» в строке поиска меню. Если отчета нет в доступных командах, проверьте права пользователя — у роли «Бухгалтер» он доступен по умолчанию, у ограниченных ролей может быть скрыт.

Пошаговое формирование акта сверки

Откройте отчет и заполните параметры. Укажите период сверки — обычно календарный год, квартал или период действия договора. Для инвентаризации перед годовой отчетностью стандартный период — с 1 января по 31 декабря, но уточните у контрагента, за какой период он готов сверяться: если предыдущая сверка была подписана, новую ведут от даты последнего согласованного акта.

Выберите контрагента и при необходимости конкретный договор. Если у учреждения с одним поставщиком несколько договоров, формируйте отдельный акт по каждому — смешивание договоров в одном акте затрудняет сверку и часто становится причиной отказа контрагента подписывать документ.

В настройках отчета укажите счета учета расчетов. По умолчанию программа подставляет типовой набор, но в бюджетном учете список нужно проверить: добавьте счета, которые реально используются в учреждении (например, 302.11, 302.21, 205.31, 206.11), и исключите неиспользуемые. Установите флажки детализации: «По договорам» и «По документам расчетов» — так акт покажет каждую накладную и платеж.

1. 1
   Сформируйте ОСВ по счетам расчетов и устраните отрицательные остатки и незаполненную аналитику
2. 2
   Откройте «Покупатели» — «Акт сверки взаиморасчетов» и создайте новый акт
3. 3
   Укажите период, контрагента, договор и организацию
4. 4
   Проверьте список счетов учета в настройках и включите детализацию по документам
5. 5
   Нажмите «Сформировать» и сверьте итоговое сальдо с ОСВ
6. 6
   Выведите печатную форму, подпишите и направьте контрагенту

Проверка результата и работа с расхождениями

После формирования сравните итоговое сальдо акта с сальдо по контрагенту в оборотно-сальдовой ведомости на ту же дату. Значения должны совпадать до копейки. Если акт показывает другую сумму — в отчет не попали какие-то счета или документы: вернитесь к настройкам списка счетов.

Типовая ситуация: акт «не сходится» с данными контрагента, хотя с ОСВ совпадает. Причины почти всегда одни и те же: документ отражен в разных периодах у двух сторон (например, вы провели поступление в декабре, а поставщик — в январе по дате подписания), не зарегистрирован платеж, либо аванс зачтен у вас, но не у контрагента. Разнесите расхождения построчно: выпишите документы, которые есть у вас и отсутствуют в акте контрагента, и наоборот.

Для анализа удобно сформировать «Анализ субконто» или «Карточку счета» по контрагенту с детализацией до документа — так видно движение каждой суммы. Если расхождение вызвано ошибкой в вашем учете (двойное поступление, неверная сумма), исправляйте первичный документ, а не акт: акт сформируется заново автоматически.

Контрольные точки

Как проверить результат

Итоговое сальдо акта против ОСВ на ту же дату

Норма

Суммы совпадают до копейки

Тревожный признак

Разница — не все счета включены в настройки акта

Детализация по документам

Норма

Каждая накладная и платеж видны отдельной строкой

Тревожный признак

Свернутые суммы без документов — контрагент не сможет сверить

Сальдо по каждому договору

Норма

По каждому договору корректный остаток

Тревожный признак

Остаток «висит» без договора — незаполненная аналитика в документах

Печать и подписание акта

Для вывода на бумагу используйте кнопку «Печать» — «Акт сверки взаиморасчетов». Печатная форма содержит таблицу оборотов, итоговое сальдо и поля для подписей обеих сторон. Проверьте, что в шапке корректно указаны наименование учреждения, ИНН/КПП и реквизиты контрагента — эти данные подтягиваются из карточек организации и контрагента, и ошибка в карточке перенесется в акт.

Акт подписывает уполномоченное лицо учреждения — как правило, главный бухгалтер или руководитель. Для целей инвентаризации расчетов акт прикладывается к инвентаризационной описи. Храните подписанные обеими сторонами акты: они подтверждают достоверность дебиторской и кредиторской задолженности в отчетности.

Если контрагент работает в ЭДО, уточните, принимает ли он акты сверки в электронном виде. В типовых конфигурациях обмен актами сверки через ЭДО ограничен, чаще документ направляют на бумаге или сканом с последующим обменом оригиналами.

Особенности сверки в бюджетном учете

В отличие от коммерческого учета, расчеты учреждения ведутся в разрезе КФО: один и тот же контрагент может иметь задолженность по приносящей доход деятельности (КФО 2) и по субсидии (КФО 4). Формируйте акт с отбором по КФО или отдельные акты по каждому источнику финансирования — иначе контрагенту будет сложно сопоставить суммы со своими договорами.

Сверка с учредителем и по расчетам с бюджетом (счета 210, 303) обычно проводится не актом сверки взаиморасчетов, а по регламенту, установленному учредителем или финансовым органом. Уточните требования: для расчетов по налогам вместо акта используется справка о состоянии расчетов из налогового органа.

При сверке в рамках годовой инвентаризации учитывайте сроки исковой давности по задолженности и порядок списания безнадежной дебиторки — результаты сверки являются основанием для решений комиссии по инвентаризации.

Частые вопросы

Почему акт сверки формируется пустым, хотя задолженность есть?

Чаще всего не совпадает отбор: проверьте период, организацию (если в базе несколько учреждений) и список счетов в настройках. Также убедитесь, что документы проведены, а в них заполнен именно тот контрагент, по которому строится акт, — иногда задолженность оформлена на другого контрагента из-за ошибки в карточке.

Как сформировать акт сверки по всем контрагентам сразу?

Сформируйте отчет без отбора по контрагенту — программа выведет данные по всем, у кого были обороты. Для массовой рассылки удобнее формировать акты по одному: сводный отчет используйте как контрольный, а контрагентам направляйте индивидуальные акты по каждому договору.

Контрагент просит акт за несколько лет. Как быть?

Технически отчет сформируется за любой период, но практичнее сделать цепочку актов по годам или один акт от даты последней подписанной сверки. Длинный акт за несколько лет трудно проверять, и вероятность отказа в подписании выше.

Можно ли вручную отредактировать суммы в акте?

В печатной форме править суммы не следует: акт должен соответствовать данным учета. Если сумма неверна, найдите ошибочный документ, исправьте его и сформируйте акт заново. Ручная правка при проверке расценивается как недостоверный документ.

Чем акт сверки отличается от инвентаризации расчетов?

Акт сверки — двусторонний документ с конкретным контрагентом. Инвентаризация расчетов — внутренняя процедура учреждения по всем счетам с оформлением инвентаризационных описей, для которой акты сверки служат подтверждающими документами.

В акте не видно авансов, хотя они есть в учете. Что проверить?

Авансы учитываются на отдельных счетах (например, 206.00). Откройте настройки отчета и добавьте эти счета в список. Также проверьте, что авансовые платежи проведены с указанием того же договора, по которому строится акт.