Как распечатать журнал счетов в 1С

Журнал счетов в 1С — это список документов «Счет на оплату» или «Счет-фактура» за выбранный период. Распечатать его можно двумя способами: вывести на печать сам список документов прямо из формы журнала либо сформировать отдельный печатный реестр с настраиваемыми колонками. Оба варианта доступны без доработки конфигурации и занимают несколько минут.

Точный набор действий зависит от конфигурации: в «1С:Бухгалтерии 8» журналы документов находятся в разделах «Продажи» и «Покупки», в «1С:Управление торговлей» и «Комплексной автоматизации» — в разделе «Продажи» или «CRM и маркетинг». Логика везде одинаковая: открыть журнал, задать период и отборы, вывести список на печать.

Перед печатью важно определиться, какой именно журнал нужен: счета на оплату покупателям, счета-фактуры выданные или полученные, либо сводный реестр по контрагенту. От этого зависит, какой раздел открывать и какие отборы устанавливать.

Какой журнал счетов вам нужен

Под словами «журнал счетов» пользователи обычно понимают один из трёх списков. Первый — журнал документов «Счет на оплату покупателю», где отражаются выставленные счета с суммами и состоянием оплаты. Второй — журнал счетов-фактур выданных, который используется для контроля НДС. Третий — журнал счетов-фактур полученных от поставщиков.

Если бухгалтер просит «распечатать журнал счетов за квартал», чаще всего речь идёт о реестре счетов-фактур для сверки с книгой продаж или книгой покупок. Если просит менеджер по продажам — обычно нужен список выставленных счетов на оплату по клиентам. Уточните задачу до начала работы, чтобы не формировать лишние отчёты.

Открываем журнал счетов в нужном разделе

В «1С:Бухгалтерии 8» (ред. 3.0) журнал счетов на оплату открывается через меню: «Продажи → Счета покупателям». Журнал выданных счетов-фактур — «Продажи → Счета-фактуры выданные», полученных — «Покупки → Счета-фактуры полученные». В «1С:Управление торговлей 11» счета на оплату находятся в разделе «Продажи → Счета на оплату» (или «Оптовые продажи» в зависимости от настроек интерфейса).

Если нужного пункта нет в меню, используйте строку поиска в правом верхнем углу окна программы: введите «счета» и выберите нужный журнал из результатов. Также список можно открыть через «Главное меню → Все функции → Документы», если у пользователя есть соответствующие права.

Обратите внимание на права доступа: если журнал открывается пустым или команда недоступна, возможно, у пользователя нет прав на просмотр этого вида документов. В таком случае обратитесь к администратору 1С для настройки ролей.

Настройка периода и отборов перед печатью

Чтобы в печатную форму попали только нужные документы, сначала ограничьте список. Основной инструмент — установка периода: нажмите кнопку выбора периода над списком (обычно отображается как «За сегодня» или текущий диапазон дат) и укажите начало и конец нужного интервала — месяц, квартал или произвольные даты.

Для более точного отбора используйте команду «Ещё → Настроить список» (в некоторых конфигурациях — «Ещё → Установить отбор и сортировку списка»). Здесь можно задать условия по организации, контрагенту, договору, ответственному менеджеру, сумме документа. Например, чтобы распечатать счета только по одному клиенту, добавьте условие «Контрагент Равно» нужному покупателю.

Проверьте результат отбора до печати: в списке должны остаться только те документы, которые нужно вывести. Если записей слишком много или слишком мало, перепроверьте условия — частая ошибка, когда остаётся включённым старый отбор по контрагенту с прошлой сессии.

1. 1
   Откройте журнал: «Продажи → Счета покупателям» или журнал счетов-фактур
2. 2
   Установите нужный период кнопкой выбора дат над списком
3. 3
   При необходимости задайте отбор через «Ещё → Настроить список»
4. 4
   Проверьте, что в списке только нужные документы
5. 5
   Выполните «Ещё → Вывести список» и укажите колонки для вывода
6. 6
   Нажмите «Печать» в открывшемся табличном документе или сохраните файл

Вывод списка на печать через «Вывести список»

Универсальный способ распечатать любой журнал в 1С — команда «Ещё → Вывести список». После её вызова откроется окно настройки: отметьте галочками колонки, которые должны попасть в печатную форму (номер, дата, контрагент, сумма, состояние оплаты), и нажмите «ОК».

Программа сформирует табличный документ — стандартную печатную форму 1С. В нём доступны привычные действия: предварительный просмотр, настройка полей и ориентации страницы, масштаб. Для широких таблиц с множеством колонок переключите ориентацию на альбомную, чтобы все столбцы поместились на лист.

Далее нажмите кнопку печати (иконка принтера) или Ctrl+P, выберите принтер и число копий. Если бумажная версия не нужна, сохраните документ в файл: «Файл → Сохранить» или кнопка сохранения на панели — поддерживаются форматы Excel (mxl, xlsx), PDF и HTML. PDF удобен для отправки по электронной почте, Excel — для дальнейшей обработки данных.

Печать реестра счетов-фактур стандартным отчётом

Для счетов-фактур в «1С:Бухгалтерии» удобнее не вывод списка, а готовые печатные формы. Из журнала «Счета-фактуры выданные» доступна кнопка «Печать» с вариантами, а также отчёты «Книга продаж» и «Книга покупок» в разделе «Отчёты». Книга продаж — это официальный реестр выданных счетов-фактур, который и требуется в большинстве случаев при налоговой проверке или сверке.

Если нужен произвольный реестр по счетам на оплату с суммами и статусами, используйте универсальный отчёт: «Отчёты → Универсальный отчёт», выберите вид документов «Счет покупателю», задайте период и группировку. Такой отчёт формируется быстрее, чем ручная настройка колонок журнала, и его можно сохранить как вариант для повторного использования.

Сравнение вариантов

Вывести список из журнала

Быстро, без настройки; подходит для внутренней сверки. Ограничение: структура колонок привязана к видимым полям списка.

Книга продаж / книга покупок

Официальная форма реестра счетов-фактур для НДС. Подходит только для счетов-фактур, не для счетов на оплату.

Универсальный отчёт

Гибкая настройка группировок и итогов по любым документам. Требует первоначальной настройки полей.

Частые ошибки и ограничения

Самая распространённая проблема — в печатную форму попадают лишние документы или, наоборот, не хватает части счетов. Причина почти всегда в отборах: проверьте период, организацию (если в базе несколько юрлиц) и остаточные отборы по контрагентам. Сбросить все отборы можно через «Ещё → Настроить список → Отключить отбор» или удалением условий.

Вторая типичная ситуация — обрезанные колонки на печати. Табличный документ 1С не всегда автоматически подгоняет ширину: перед печатью откройте предварительный просмотр и при необходимости уменьшите масштаб, включите альбомную ориентацию или уберите лишние колонки из вывода.

Третья ошибка — путаница между счетом на оплату и счётом-фактурой. Это разные документы с разными журналами: счёт на оплату — коммерческий документ для клиента, счёт-фактура — налоговый документ для НДС. Распечатка одного не заменяет другой.

Контрольные точки

Как проверить результат

Состав списка

Норма

Количество строк на печати совпадает с числом документов в журнале после отбора

Тревожный признак

На бумаге меньше или больше строк, чем в журнале на экране

Колонки

Норма

Все выбранные поля видны целиком, суммы читаются

Тревожный признак

Правые колонки обрезаны или перенесены на отдельные страницы

Итоговые суммы

Норма

Суммы по документам совпадают с данными программы

Тревожный признак

Суммы смещены или относятся к другим строкам

Если стандартной печатной формы не хватает

Когда типовые возможности не закрывают задачу — например, нужен реестр с дополнительными полями вроде номера договора, даты отгрузки или подписей ответственных лиц — потребуется внешняя печатная форма или доработка отчёта. Это работа для программиста 1С: внешняя обработка подключается через «Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки → Дополнительные отчёты и обработки».

Простую альтернативу можно собрать самостоятельно: выгрузите список в Excel через «Вывести список → Сохранить в xlsx» и доработайте таблицу там — добавьте итоги, фильтры, подписи. Это безопасный вариант, не требующий изменения конфигурации.

Частые вопросы

Как распечатать журнал счетов только по одной организации, если в базе их несколько?

Откройте журнал и через «Ещё → Настроить список» добавьте условие «Организация Равно» нужной компании. В некоторых конфигурациях поле выбора организации закреплено прямо в шапке журнала — достаточно выбрать её там, и список отфильтруется автоматически.

Можно ли распечатать журнал счетов с итоговой суммой по всем документам?

Команда «Вывести список» не добавляет итоги автоматически. Варианты решения: сформировать «Универсальный отчёт» с группировкой и итогами по сумме либо сохранить список в Excel и посчитать итог там функцией суммирования.

Почему в журнале нет нужного счёта, хотя он точно создан?

Проверьте три вещи: период отбора (дата документа должна попадать в диапазон), активные отборы по контрагенту или организации и признак пометки на удаление — помеченные документы могут скрываться в зависимости от настроек списка. Также убедитесь, что вы открыли журнал нужного вида документов.

Как сохранить журнал счетов в PDF, а не печатать на бумаге?

После команды «Вывести список» откроется табличный документ. Нажмите кнопку сохранения на его панели инструментов и выберите формат PDF, либо при печати укажите виртуальный принтер «Microsoft Print to PDF» или аналог, установленный в системе.

Чем отличается печать журнала от печати самих счетов?

Печать журнала выводит сводный список документов — таблицу с номерами, датами и суммами. Печать счетов — это вывод печатных форм каждого документа отдельно: выделите нужные строки в журнале и нажмите кнопку «Печать» с выбором формы, чтобы распечатать сами счета пакетом.

Можно ли настроить колонки журнала один раз и использовать постоянно?

Да. Настройте видимые колонки через «Ещё → Изменить форму» — программа запомнит настройки списка для вашего пользователя. Варианты универсального отчёта сохраняются отдельно через кнопку «Сохранить вариант» и доступны при повторном открытии отчёта.