Как распечатать инвентарную карточку в 1С

Инвентарная карточка (типовая форма ОС-6 или собственная форма, утверждённая в учётной политике) — основной документ аналитического учёта основного средства: в ней фиксируются сведения о поступлении, перемещении, ремонте и выбытии объекта. В конфигурациях 1С:Бухгалтерия 8 карточка формируется автоматически на основании данных базы — достаточно открыть элемент справочника или документ принятия к учёту и вызвать команду печати.

Ниже разобраны способы печати инвентарной карточки в 1С:Бухгалтерии 8.3, отличия для других конфигураций, настройка макета и разбор типичных проблем — от отсутствия кнопки печати до пустых полей в форме.

Что такое инвентарная карточка и какие данные в неё попадают

Инвентарная карточка заводится на каждый объект основных средств при принятии его к учёту. В неё входят: наименование и инвентарный номер объекта, дата принятия к учёту, первоначальная стоимость, срок полезного использования, способ начисления амортизации, сведения о перемещениях, ремонтах и выбытии.

В 1С все эти сведения хранятся в регистрах и документах: принятие к учёту ОС, перемещение ОС, модернизация, списание. При формировании печатной формы программа собирает данные автоматически. Поэтому качество карточки напрямую зависит от полноты учёта: если документы введены корректно, карточка заполнится без ручных правок.

Форма ОС-6 носит рекомендательный характер: организация вправе использовать самостоятельно разработанный бланк, закрепив его в учётной политике. В типовой 1С доступна именно унифицированная форма, а собственный макет подключается через механизм внешних печатных форм.

Как распечатать карточку из справочника основных средств

Основной способ — печать из списка основных средств. Откройте раздел «ОС и НМА» (в ранних версиях — «ОС и нематериальные активы») и перейдите в справочник «Основные средства». Найдите нужный объект через поиск по наименованию или инвентарному номеру.

Выделите строку с объектом и нажмите кнопку «Печать» в командной панели списка. В выпадающем меню выберите пункт «Инвентарная карточка (ОС-6)». Программа сформирует табличный документ, который откроется в окне предварительного просмотра.

Перед отправкой на принтер проверьте предварительный просмотр: корректность инвентарного номера, первоначальной стоимости и даты принятия к учёту. Если всё верно, нажмите «Печать» в панели предпросмотра или используйте сочетание клавиш Ctrl+P.

1. 1
   Откройте раздел «ОС и НМА» → «Основные средства»
2. 2
   Найдите объект по инвентарному номеру или наименованию
3. 3
   Нажмите «Печать» → «Инвентарная карточка (ОС-6)»
4. 4
   Проверьте данные в предварительном просмотре
5. 5
   Отправьте документ на принтер или сохраните в PDF

Печать карточки из документа принятия к учёту

Второй способ удобен, когда карточку нужно распечатать сразу при вводе объекта в эксплуатацию. Откройте документ «Принятие к учёту ОС» из журнала документов в разделе «ОС и НМА». В шапке документа указано основное средство, для которого заведена карточка.

Нажмите кнопку «Печать» в форме документа. В зависимости от версии конфигурации в меню будет доступна инвентарная карточка либо только печатная форма самого документа. Если карточки нет в списке, перейдите по ссылке на элемент справочника «Основные средства» прямо из документа и распечатайте форму оттуда.

У этого способа есть ограничение: карточка отразит только те движения, которые проведены на момент печати. Если перемещения и ремонты оформлены позже, они появятся в форме после повторного формирования — пересоздавать карточку вручную не требуется.

Групповая печать карточек по нескольким объектам

Когда нужно распечатать карточки сразу по группе ОС — например, перед инвентаризацией или для архива — выделяйте несколько строк в справочнике с зажатой клавишей Ctrl или Shift, затем вызовите команду печати. Программа сформирует отдельные карточки по каждому выделенному объекту в одном окне предпросмотра.

Если требуется отобрать объекты по условию — по подразделению, материально ответственному лицу или группе ОС — удобнее использовать отчёт. В разделе «ОС и НМА» доступны отчёты по основным средствам, где можно установить отбор, вывести список и уже из него перейти к печати карточек.

Для регулярной массовой печати с нестандартными отборами бухгалтерии часто подключают внешнюю печатную форму или обработку. Такой вариант требует участия специалиста по 1С, но окупается при большом парке основных средств.

Сравнение вариантов

Печать из справочника ОС

Подходит для одной карточки или небольшой группы. Ограничение — нет гибких отборов по условиям.

Печать из документа принятия к учёту

Удобно при вводе нового объекта. Не подходит, если нужна история движений за весь период.

Групповая печать через отчёт или обработку

Оптимально для инвентаризации и массовой печати. Требует настройки отборов или помощи специалиста.

Настройка печатной формы и сохранение в файл

В окне предварительного просмотра доступны стандартные настройки табличного документа: ориентация листа, масштаб, поля, колонтитулы. Откройте настройки через меню «Файл» → «Параметры страницы» или через кнопку на панели предпросмотра. Для карточки ОС-6 обычно удобна книжная ориентация с масштабом, при котором форма помещается на одном листе.

Если печатная форма не помещается на страницу, уменьшите масштаб или измените поля. Чрезмерное уменьшение масштаба делает текст нечитаемым — в этом случае лучше оставить двухстраничный вариант, чем получить нечитаемый документ.

Карточку можно сохранить в файл без печати: в окне предпросмотра нажмите «Файл» → «Сохранить» или «Сохранить копию» и выберите формат PDF или Excel. PDF подходит для отправки аудиторам и хранения в электронном архиве, Excel — если данные нужно дополнительно обработать.

Типичные ошибки и проблемы при печати

Самая частая ситуация — в меню «Печать» нет пункта «Инвентарная карточка». Причины: у пользователя нет прав на печатную форму, форма отключена в настройках состава печатных форм, либо используется сильно доработанная конфигурация. Проверьте пункт «Ещё» → «Изменить состав печатных форм» или обратитесь к администратору за правами.

Вторая проблема — пустые поля в карточке: не заполнена первоначальная стоимость, срок полезного использования или подразделение. Это означает, что документ принятия к учёту не проведён, проведён с ошибками или объект принят к учёту в другой информационной базе (например, при переносе данных перенесли справочник без документов). Проверьте наличие проведённого документа «Принятие к учёту ОС» по этому объекту.

Третья группа ошибок — расхождение данных карточки с оборотно-сальдовой ведомостью по счёту 01. Причина обычно в ручных операциях, которые изменили стоимость объекта в обход типовых документов. Такие расхождения нужно устранять корректными документами, а не правкой печатной формы.

Особенности печати в других конфигурациях 1С

В 1С:Управление нашей фирмой и 1С:ERP инвентарная карточка также печатается из карточки основного средства, но разделы меню называются иначе: в УНФ ищите «Компания» → «Основные средства», в ERP — раздел учёта внеоборотных активов. Состав печатных форм может отличаться от типовой бухгалтерии.

В 1С:Зарплата и управление персоналом полноценного учёта ОС нет, поэтому инвентарную карточку там сформировать нельзя — для этого используется бухгалтерская конфигурация. Если в вашей организации учёт ОС ведётся в специализированной отраслевой конфигурации, уточните расположение команды печати в её документации.

Если типовой формы не хватает — например, нужна карточка с дополнительными графами по учётной политике — подключается внешняя печатная форма через раздел «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки» → «Дополнительные отчёты и обработки». Разработку такого макета лучше поручить специалисту по 1С.

Контрольные точки

Как проверить результат

Инвентарный номер и наименование в карточке

Норма

Совпадают с данными справочника ОС

Тревожный признак

Пустые поля или данные другого объекта

Первоначальная стоимость

Норма

Совпадает с сальдо по счёту 01 на дату формирования

Тревожный признак

Нулевая стоимость или расхождение с ОСВ

Дата принятия к учёту

Норма

Соответствует дате проведённого документа принятия к учёту

Тревожный признак

Дата отсутствует — документ не проведён

Сведения о перемещениях

Норма

Отражены все проведённые перемещения объекта

Тревожный признак

Часть движений отсутствует — проверьте непроведённые документы

FAQ: частые вопросы о печати инвентарной карточки

Можно ли распечатать инвентарную карточку по выбывшему основному средству?

Да. Объект остаётся в справочнике «Основные средства» после списания, и карточка формируется по нему в обычном порядке. В форме будут отражены сведения о выбытии на основании документа списания. Если объект не находится поиском, снимите отбор «только действующие» в списке справочника.

Почему в карточке не заполнен срок полезного использования?

Срок полезного использования подтягивается из документа принятия к учёту и параметров амортизации. Если поле пустое, откройте документ принятия к учёту и проверьте заполнение вкладки с параметрами амортизации. После исправления и перепроведения документа сформируйте карточку заново.

Как распечатать карточки сразу по всем ОС одного подразделения?

Сформируйте отчёт по основным средствам с отбором по подразделению, получите список объектов, затем в справочнике установите такой же отбор через «Ещё» → «Настроить список», выделите все строки и вызовите печать инвентарных карточек. Для регулярной массовой печати удобнее заказать внешнюю обработку у специалиста по 1С.

Обязательно ли использовать форму ОС-6?

Нет, унифицированная форма не обязательна. Организация может разработать собственный бланк инвентарной карточки и закрепить его в учётной политике. В 1С собственный бланк подключается как внешняя печатная форма, которую разрабатывает программист под требования вашей формы.

Можно ли отправить карточку по электронной почте прямо из 1С?

Да, если в программе настроена учётная запись электронной почты. В окне предварительного просмотра нажмите «Ещё» → «Отправить» и выберите формат вложения, чаще всего PDF. Если кнопка отправки недоступна, настройте почтовый профиль в разделе «Администрирование» → «Органайзер» → «Настройка системной записи электронной почты».

Что делать, если карточка печатается на двух листах и разрывает таблицу?

Откройте параметры страницы в предварительном просмотре и уменьшите поля, переключите ориентацию или задайте масштаб «По ширине страницы». Если таблица всё равно разрывается, проверьте, не добавлены ли в макет лишние колонки доработкой — тогда вопрос решается на уровне макета печатной формы.