Документы и Печать · 10 мин
Как распечатать табель на одного сотрудника в 1С:ЗУП
Пошаговая инструкция, как распечатать табель учёта рабочего времени на одного сотрудника в 1С:ЗУП 3.1 через отчёт Т-13 и индивидуальный табель.
Задача распечатать табель не по всему подразделению, а только по одному сотруднику возникает регулярно: для предоставления работнику по его запросу, для разбора спорной ситуации по оплате, для проверки конкретного периода или для передачи данных в бухгалтерию. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ред. 3.1) есть несколько рабочих способов это сделать — через стандартный отчёт «Табель учёта рабочего времени (Т-13)», через отчёт «Индивидуальный табель» и через документ «Табель».
Выбор способа зависит от того, что именно нужно на выходе: унифицированная форма Т-13 для официальных целей, детализированный табель с расшифровкой по дням или табель именно в том виде, в каком он был введён документом. Ниже разобраны все варианты с точными действиями, настройками отборов и типичными ошибками.
Какой отчёт выбрать для печати табеля на одного сотрудника
В 1С:ЗУП 3.1 табель по одному человеку можно получить тремя основными путями. Первый — типовой отчёт «Табель учёта рабочего времени (Т-13)» с отбором по сотруднику: это унифицированная форма, которую принимают при проверках и при передаче данных в смежные службы. Второй — отчёт «Индивидуальный табель», который показывает данные по конкретному работнику в более компактном виде. Третий — печать непосредственно из документа «Табель», если учёт времени ведётся документами.
Если нужна официальная форма с подписями и кодами видов времени — используйте Т-13. Если руководитель просит «просто показать, когда человек работал» — удобнее индивидуальный табель. Печать из документа оправдана, когда в базе табель вводится вручную и нужно распечатать именно введённые данные, а не рассчитанные программой.
Сравнение вариантов
Унифицированная форма, подходит для официальных целей; требует настройки отбора по сотруднику
Быстрый просмотр по одному человеку без лишних настроек; форма не унифицированная
Печатает данные как введены вручную; не подходит, если учёт ведётся по графикам и отклонениям
Печать формы Т-13 с отбором по сотруднику
Основной рабочий способ — отчёт «Табель учёта рабочего времени (Т-13)». Он находится в разделе «Зарплата» → «Отчёты, справки» → «Отчёты по зарплате» → «Табель учёта рабочего времени (Т-13)». В открывшейся форме укажите период — обычно месяц, за который нужен табель.
Чтобы в отчёт попал только один человек, нажмите кнопку «Настройки» (или «Ещё» → «Настройки» в зависимости от интерфейса). Перейдите на вкладку «Отбор», добавьте новый элемент отбора: поле «Сотрудник», вид сравнения «Равно», значение — выберите нужного работника из списка. Закройте настройки и нажмите «Сформировать». В табличный документ выведется форма Т-13 только по выбранному сотруднику.
Для печати нажмите кнопку с изображением принтера на панели табличного документа или используйте стандартное сочетание Ctrl+P. Перед печатью проверьте ориентацию листа: форма Т-13 широкая, поэтому обычно требуется альбомная ориентация и масштаб «по ширине страницы», иначе часть колонок уйдёт за край листа.
- 1Откройте «Зарплата → Отчёты, справки → Табель учёта рабочего времени (Т-13)»
- 2Укажите период — месяц или произвольный интервал
- 3Нажмите «Настройки», на вкладке «Отбор» добавьте условие «Сотрудник равно <ФИО>»
- 4Нажмите «Сформировать» и проверьте, что в отчёте только один человек
- 5Установите альбомную ориентацию и отправьте на печать
Индивидуальный табель как быстрая альтернатива
Если форма Т-13 не обязательна, посмотрите отчёт «Индивидуальный табель». В типовой поставке он доступен через раздел «Кадры» → «Отчёты, справки» → отчёты по учёту рабочего времени. В шапке отчёта сразу выбирается сотрудник и период — настраивать отборы не требуется, поэтому это самый быстрый способ получить табель на одного человека.
Отчёт показывает отработанное время по дням с кодами видов времени (Я, В, ОТ, Б и другие), итоги за первую и вторую половину месяца и за период в целом. Для внутренних разборов и ответов на вопросы сотрудника этого достаточно. Для передачи в проверяющие органы лучше использовать Т-13.
Обратите внимание: если в вашей конфигурации отчёт «Индивидуальный табель» не виден в меню, он может быть отключён в настройках состава отчётов или доступен только через «Все отчёты». Проверьте раздел «Настройки» → «Печатные формы, отчёты и обработки» или поищите отчёт через строку поиска в командном интерфейсе.
Печать табеля из документа «Табель»
Если в вашей организации учёт рабочего времени ведётся документами «Табель» (раздел «Зарплата» → «Отчётности, справки» или «Зарплата» → «Табели» в зависимости от настройки), можно распечатать табель прямо из документа. Откройте нужный документ за период, найдите в табличной части сотрудника и используйте печатную форму документа.
Ограничение способа: документ обычно заполняется списком сотрудников подразделения, поэтому в печатной форме будут все внесённые работники. Чтобы получить одного человека, либо создайте отдельный документ только на него (что бывает оправдано для совместителей или сотрудников на особых графиках), либо перед печатью отфильтруйте строки. Второй нюанс: документ печатает данные «как введено», тогда как отчёт Т-13 собирает данные по всем кадровым и расчётным документам — отпускам, больничным, командировкам.
Проверка результата перед печатью
Перед отправкой на принтер сверьте табель с ожидаемыми данными. Проверьте, что период отчёта совпадает с нужным месяцем, что в шапке указан правильный сотрудник и его табельный номер, что коды видов времени соответствуют реальности: рабочие дни отмечены «Я», выходные — «В», отпуск — «ОТ» или «ОД», больничный — «Б».
Отдельно проверьте итоговые показатели: количество отработанных дней и часов за месяц. Если итоги расходятся с ожиданиями, причина чаще всего в непроведённых документах отсутствий или в некорректном графике работы. Исправляйте данные в учёте, а затем формируйте отчёт заново — ручная правка печатной формы недопустима, если табель пойдёт в официальные инстанции.
Как проверить результат
В форме только один сотрудник, его ФИО и табельный номер в шапке
Выведено несколько человек или пустая форма
Я/В/ОТ/Б соответствуют фактическим дням работы и отсутствий
Пустые ячейки в рабочие дни или отсутствует код отпуска
Дни и часы совпадают с данными расчёта зарплаты
Итоги меньше фактических — вероятно, не проведены документы
Все колонки помещаются на лист, альбомная ориентация
Колонки обрезаны справа, текст не читается
Типичные ошибки и ограничения
Самая частая проблема — отчёт выводит всё подразделение вместо одного человека. Причина: отбор добавлен, но не включён флажком, либо отбор установлен по полю «Подразделение», а не «Сотрудник». Проверьте, что у условия по сотруднику стоит отметка использования. Вторая типичная ситуация — пустая форма: обычно это значит, что сотрудник не работал в выбранном периоде (уволен раньше или принят позже) либо период указан неверно.
Ещё одна ошибка — попытка распечатать табель до завершения расчёта месяца. Отчёт Т-13 сформируется и по неполным данным, но коды отсутствий могут не отразиться, если документы ещё не проведены. Печатайте табель после того, как все кадровые документы за период введены и проведены.
Если стандартных возможностей не хватает
Когда нужен особый вид табеля — например, с дополнительными колонками, подписями конкретных должностных лиц или группировкой по нескольким периодам — используйте механизм вариантов отчёта. В форме настроек Т-13 можно изменить структуру, сохранить вариант под понятным именем («Табель на одного сотрудника») и в дальнейшем открывать его одним кликом, не настраивая отбор заново.
Если требуется произвольная печатная форма, которую нельзя получить настройками, задача решается внешней печатной формой или доработкой отчёта. Это работа для специалиста по 1С — самостоятельно менять конфигурацию без опыта не стоит: ошибки в доработках могут нарушить обновление программы и корректность учёта.
Что важно запомнить
Табель на одного сотрудника в 1С:ЗУП проще всего получить через отчёт Т-13 с отбором по полю «Сотрудник» или через «Индивидуальный табель». Перед печатью проверьте период, коды видов времени и итоги, а для широкой формы включите альбомную ориентацию.
Частые вопросы
Можно ли распечатать табель за произвольный период, а не за месяц?
Да. В отчёте Т-13 период задаётся произвольно — укажите нужные даты начала и окончания. Учтите, что форма Т-13 рассчитана на месяц, поэтому при нестандартном периоде итоги будут показаны за указанный интервал, а разбивка по половинам месяца может отображаться некорректно.
Почему в табеле у сотрудника пустые ячейки вместо кодов?
Чаще всего причина в том, что сотруднику не назначен график работы в кадровом документе (приём на работу или кадровый перевод) либо график не заполнен на нужный период. Проверьте график работы сотрудника и заполнение производственного календаря, затем переформируйте отчёт.
Как сохранить настройку отбора, чтобы не настраивать каждый раз?
В форме настроек отчёта нажмите «Сохранить вариант» (или «Ещё» → «Сохранить вариант отчёта»), задайте понятное имя. В следующий раз откройте отчёт и выберите сохранённый вариант — отбор по сотруднику применится автоматически.
Можно ли выгрузить табель в Excel или PDF вместо печати?
Да. Сформированный табличный документ сохраняется через «Файл» → «Сохранить как» в форматы Excel, PDF и другие. Это удобно, если табель нужно отправить сотруднику или руководителю по почте вместо бумажной копии.
Отчёт показывает сотрудника дважды — это ошибка?
Обычно это означает, что у человека несколько мест работы в одной организации, например основная должность и внутреннее совместительство. Проверьте в карточке сотрудника количество рабочих мест. Если нужна только одна позиция, добавьте в отбор уточнение по виду занятости или сформируйте отчёт с группировкой по рабочим местам.
Чем табель в 1С:ЗУП отличается от табеля в 1С:Бухгалтерии?
В 1С:ЗУП табель строится по данным кадрового учёта и графиков с учётом всех отклонений — это полноценный учёт рабочего времени. В 1С:Бухгалтерии табель обычно формируется упрощённо, по данным о начислениях. Для кадровых целей и споров по оплате используйте данные именно из ЗУП.