Как выставить счет в 1С:Отель: пошаговая инструкция

Выставление счета на оплату — одна из базовых операций в 1С:Отель (1С:Гостиница). Счет формируется на основании брони или начисления, содержит реквизиты гостиницы и плательщика, перечень услуг с суммами и служит основанием для поступления оплаты от гостя или организации.

Точный состав кнопок и названия команд зависят от версии конфигурации (1С:Отель 1, 1С:Отель 2, редакции на базе 1С:Гостиница), поэтому ниже описан общий рабочий порядок, который совпадает в большинстве типовых поставок. Если в вашей базе интерфейс отличается, ищите аналогичные по смыслу документы: «Счет», «Счет на оплату», «Счет покупателю».

Перед выставлением счета убедитесь, что в базе корректно заполнены карточка гостиницы (юридическое лицо, ИНН, КПП, банковские реквизиты) и заведены услуги с актуальными ценами. Без этих данных счет либо не заполнится автоматически, либо уйдет гостю с ошибками в реквизитах.

Что подготовить перед выставлением счета

Счет в 1С:Отель почти всегда привязан к конкретной брони или размещению гостя. Поэтому первый шаг — найти нужную бронь через шахматку, журнал бронирований или поиск по фамилии гостя. Если счет выставляется компании, которая оплачивает проживание сотрудника, проверьте, что в брони указан правильный контрагент-плательщик, а не только сам гость.

Проверьте карточку контрагента: полное наименование организации, ИНН, КПП, юридический адрес, при необходимости — банковские реквизиты и номер договора. Ошибка в ИНН или наименовании делает счет непригодным для бухгалтерии заказчика, и документ придется перевыпускать.

Также убедитесь, что в настройках гостиницы заполнены собственные реквизиты: они подставляются в печатную форму счета автоматически. Если реквизиты недавно менялись (новый расчетный счет, переименование), обновите их до выставления счетов, иначе оплата может уйти на старые реквизиты.

Как создать счет на основании брони

Самый быстрый способ — сформировать счет прямо из брони. Откройте документ брони, найдите кнопку создания связанных документов (обычно это «Создать на основании» или панель связанных документов) и выберите «Счет» / «Счет на оплату». Программа подтянет из брони плательщика, период проживания, категорию номера, стоимость и дополнительные услуги.

Проверьте автоматически заполненные строки. Частая ситуация: гость бронировал проживание с завтраком, но счет нужен только за номер. Удалите лишние строки или скорректируйте количество и суммы вручную. Если счет выставляется на часть стоимости (например, предоплата одной ночи), измените сумму до нужного размера.

Укажите дату счета и при необходимости срок оплаты. Номер документа программа присвоит автоматически по своей нумерации — менять его вручную без необходимости не стоит, чтобы не сбивать последовательность.

1. 1
   Найдите бронь гостя через шахматку или журнал бронирований
2. 2
   Откройте бронь и выберите команду создания счета на основании
3. 3
   Проверьте плательщика, перечень услуг и итоговую сумму
4. 4
   При необходимости отредактируйте строки, дату и срок оплаты
5. 5
   Проведите документ кнопкой «Провести» или «Провести и закрыть»
6. 6
   Распечатайте счет через кнопку «Печать» или отправьте гостю файлом

Как выставить счет без брони и на юридическое лицо

Иногда счет нужен до создания брони — например, компания просит выставить счет заранее, чтобы провести оплату по безналичному расчету, а бронь оформят после поступления денег. В этом случае создайте документ «Счет» напрямую из раздела продаж или финансов (журнал счетов, кнопка «Создать»), вручную выберите контрагента и добавьте услуги из справочника номенклатуры с указанием количества и цены.

При работе с юридическими лицами обратите внимание на НДС. Ставка налога подтягивается из карточки услуги и настроек налогообложения гостиницы. Проверьте, что в счете НДС выделен корректно: для бухгалтерии заказчика это принципиально. Если гостиница работает без НДС, в печатной форме должна стоять соответствующая отметка.

Для постоянных корпоративных клиентов удобно хранить договор в карточке контрагента: тогда номер и дата договора автоматически попадут в счет, а задолженность по оплате будет видна в разрезе договора.

Сравнение вариантов

Счет из брони

Подходит для большинства случаев: данные подставляются автоматически, сохраняется связь с размещением. Ограничение — бронь должна существовать.

Счет вручную

Нужен для предоплаты до бронирования или разовых услуг без проживания. Требует ручного заполнения всех полей и внимательной проверки сумм.

Счет на компанию за гостя

Гость проживает, платит организация. В брони указывается контрагент-плательщик, счет формируется на него, а не на физлицо.

Как проверить и распечатать счет

После проведения документа откройте печатную форму через кнопку «Печать». Стандартная форма счета включает шапку с реквизитами гостиницы, данные плательщика, таблицу услуг с количеством, ценой и суммой, итоговую сумму прописью и подписи. Сверьте каждый блок: именно по этой форме заказчик будет платить.

Если печатная форма не соответствует требованиям (нет нужной графы, не выводится договор), не правьте документ «на глаз» — проверьте настройки печатных форм или обратитесь к специалисту, сопровождающему конфигурацию. Самостоятельное редактирование макетов без опыта может сломать печать для всех пользователей.

Счет можно сохранить в PDF и отправить гостю или компании по электронной почте. При отправке из 1С проверьте, что в базе настроена учетная запись почты, иначе письмо не уйдет.

Контрольные точки

Как проверить результат

Реквизиты гостиницы в шапке

Норма

Актуальные ИНН, КПП, расчетный счет и банк

Тревожный признак

Старый расчетный счет или пустые поля — оплата может не дойти

Плательщик

Норма

Полное наименование и ИНН совпадают с данными заказчика

Тревожный признак

Опечатка в ИНН или наименовании — бухгалтерия заказчика отклонит счет

Сумма и НДС

Норма

Итог совпадает с расчетом по брони, НДС выделен корректно

Тревожный признак

Сумма не сходится с бронью или неверная ставка НДС

Связь с бронью

Норма

В брони виден выставленный счет в связанных документах

Тревожный признак

Счет «висит» отдельно — контроль оплаты затруднен

Как отразить оплату по счету

Выставленный счет сам по себе не закрывает задолженность. Когда деньги поступают — наличными в кассу, картой через эквайринг или на расчетный счет, — оформите документ оплаты со ссылкой на счет или бронь. В типовых конфигурациях это «Приходный кассовый ордер», «Оплата» или «Поступление на расчетный счет».

После проведения оплаты проверьте состояние расчетов: в брони или в отчете по задолженностям сумма долга должна уменьшиться или обнулиться. Если оплата прошла, а долг остался, скорее всего, документ оплаты не связан со счетом или бронью — откройте его и укажите основание.

При безналичной оплате от организации сверяйте назначение платежа в банковской выписке с номером счета. Это ускоряет разнесение платежей и снижает риск повторного требования оплаты с уже заплатившего клиента.

Типичные ошибки и ограничения

Наиболее частая проблема — счет выставлен на физическое лицо, хотя оплачивать будет компания. В этом случае создайте новый счет на контрагента-организацию, а ошибочный пометьте на удаление или отмените, если по нему не было движений.

Вторая распространенная ошибка — расхождение суммы счета с фактической стоимостью проживания после изменения брони (гость продлил или сократил срок). Счет не пересчитывается автоматически: при изменении брони выставляйте дополнительный счет на разницу или корректируйте исходный до момента оплаты.

Учитывайте и ограничение прав доступа: если кнопка создания счета недоступна, у вашей роли нет прав на документ. Обратитесь к администратору базы — самостоятельно менять роли не стоит.

Частые вопросы

Можно ли выставить счет в 1С:Отель без создания брони?

Да. Создайте документ «Счет» напрямую из журнала счетов, вручную укажите плательщика и добавьте услуги из справочника. Такой вариант используют для предоплаты до бронирования или разовых услуг без проживания.

Как изменить счет, если гость изменил сроки проживания?

Если оплаты по счету еще не было, откройте документ, скорректируйте строки и сумму, затем перепроведите. Если оплата уже поступила, исходный счет не трогайте: выставьте дополнительный счет на разницу или оформите возврат переплаты отдельным документом.

Почему в печатной форме счета пустые реквизиты гостиницы?

Реквизиты подставляются из карточки организации в настройках базы. Проверьте, что там заполнены ИНН, КПП, адрес и банковские реквизиты, и что в документе выбрана именно эта организация. После заполнения пересформируйте печатную форму.

Чем счет отличается от акта в 1С:Отель?

Счет — это требование об оплате, он выставляется до расчета и не подтверждает оказание услуги. Акт оформляется после проживания и фиксирует фактически оказанные услуги. Для юридических лиц обычно нужны оба документа плюс счет-фактура или УПД при работе с НДС.

Как проверить, оплачен ли счет?

Откройте бронь или счет и посмотрите связанные документы оплаты. Дополнительно используйте отчеты по задолженности и взаиморасчетам с контрагентами: неоплаченный счет будет числиться в долге до проведения документа оплаты со ссылкой на него.

Нужно ли пробивать кассовый чек при выставлении счета?

Нет, само выставление счета чека не требует. Чек пробивается в момент фактического расчета — при получении наличных или оплате картой. При безналичной оплате от юридического лица на расчетный счет чек, как правило, не оформляется.