Как распечатать список накладных в 1С

Задача распечатать список накладных возникает регулярно: при сверке с контрагентом, подготовке документов к аудиту, передаче дел новому сотруднику или формировании реестра отгрузок за период. В 1С есть несколько способов получить такой список — от простой печати журнала документов до гибких отчётов с отборами по контрагенту, складу или сумме.

Конкретные действия зависят от конфигурации (Управление торговлей, Комплексная автоматизация, ERP, Бухгалтерия предприятия) и от того, что именно нужно: простой перечень документов с номерами и датами или структурированный реестр с суммами и статусами. Ниже разобраны основные сценарии для типовых конфигураций на управляемых формах.

Определите, какой именно список вам нужен

Перед началом работы важно понять требования к результату, потому что от этого зависит выбор инструмента. Простой перечень с номерами, датами и контрагентами подходит для внутренней сверки и быстро получается из журнала документов. Официальный реестр с итоговыми суммами, который прикладывается к акту сверки или передаётся в архив, лучше формировать через отчёт «Реестр документов» — он выглядит как оформленный документ.

Также уточните состав данных: нужны ли помеченные на удаление накладные, непроведённые документы, отгрузки по всем организациям или только по одной. От этих условий зависит настройка отборов, и пропустить этот шаг — частая причина того, что в список попадают лишние документы или, наоборот, теряются нужные.

Маршрут решения

Как выбрать способ печати

Нужен быстрый перечень накладных для внутренней сверкиИспользуйте вывод списка из журнала документов через «Ещё → Вывести список»

Нужен оформленный реестр с итогами для контрагента или архиваСформируйте отчёт «Реестр документов» с отборами

Нужно распечатать сами накладные (ТОРГ-12) пачкой, а не их списокВыделите документы в журнале и используйте «Печать» с выбором печатной формы

Список нужен регулярно с одинаковыми отборамиСохраните вариант отчёта или настройку списка, чтобы не настраивать заново

Способ 1. Вывод списка из журнала документов

Самый быстрый метод работает в любой типовой конфигурации на управляемых формах. Откройте раздел «Продажи» (в Бухгалтерии — «Продажи» или «Покупки» в зависимости от вида накладных) и перейдите в журнал «Реализация (акты, накладные)» или аналогичный список документов. В Комплексной автоматизации и ERP журнал может называться «Отгрузка» или «Документы продажи».

Настройте отбор: укажите период в поле дат над списком, при необходимости добавьте отбор по организации, контрагенту или складу через кнопку «Ещё → Настроить список». Проверьте, что в списке отображаются нужные колонки — состав колонок меняется через «Ещё → Изменить форму», но для простой печати достаточно стандартного набора.

Затем нажмите «Ещё → Вывести список». В открывшемся диалоге отметьте флажками колонки, которые должны попасть в печатную форму, и нажмите «ОК». Программа сформирует табличный документ, который можно сразу отправить на принтер через «Файл → Печать» или сохранить в Excel, PDF или другой формат через «Файл → Сохранить».

1. 1
   Откройте журнал накладных: «Продажи → Реализация (акты, накладные)»
2. 2
   Установите период и при необходимости отборы по организации и контрагенту
3. 3
   Нажмите «Ещё → Вывести список»
4. 4
   Отметьте нужные колонки и нажмите «ОК»
5. 5
   Проверьте табличный документ и отправьте его на печать или сохраните в файл

Способ 2. Отчёт «Реестр документов»

Когда нужен аккуратный реестр с итоговой суммой, используйте штатный отчёт. В Бухгалтерии предприятия он находится в разделе «Продажи → Реестры документов» или формируется из журнала документов кнопкой «Реестр». В Управлении торговлей и ERP аналогичный отчёт ищите по строке поиска в разделе «Отчёты» — введите «реестр документов».

В отчёте укажите вид документов (например, «Реализация товаров и услуг»), период и отборы. Обратите внимание на настройки: в некоторых конфигурациях по умолчанию в реестр включаются только проведённые документы, а помеченные на удаление исключаются. Если нужен полный перечень, проверьте соответствующие флажки в настройках отчёта.

После формирования реестр выводится в виде табличного документа с итогами по количеству и суммам. Его можно распечатать, подписать и передать контрагенту или в архив — такой документ выглядит значительно презентабельнее простого снимка списка.

Способ 3. Пакетная печать самих накладных

Иногда под «распечатать список накладных» понимают печать самих документов — ТОРГ-12 или УПД — по нескольким накладным сразу, без открытия каждой. Для этого в журнале документов выделите нужные строки: с зажатой клавишей Ctrl — отдельные документы, с Shift — диапазон, комбинацией Ctrl+A — весь отфильтрованный список.

Затем нажмите кнопку «Печать» в командной панели журнала и выберите нужную печатную форму, например «Товарная накладная (ТОРГ-12)» или «Универсальный передаточный документ». Программа сформирует один общий табличный документ со всеми накладными, каждая с новой страницы. Перед отправкой на принтер оцените объём: при сотнях документов формирование может занять заметное время, а предварительный просмотр поможет убедиться, что выбраны правильные формы.

Если печатной формы нет в списке или она не соответствует требованиям вашей организации, форму дорабатывают через внешние печатные формы — это задача для специалиста по 1С, менять макеты самостоятельно без опыта не стоит.

Настройка отборов и сохранение настроек

Качество списка определяется отборами. В журнале документов через «Ещё → Настроить список» добавьте условия по организации, контрагенту, складу, ответственному или сумме. Полезный приём — отбор по виду операции, если в одном журнале смешаны реализации, возвраты и корректировки.

Если список нужен регулярно — например, ежемесячный реестр отгрузок по конкретному покупателю — сохраните настройку. В отчётах на СКД (системе компоновки данных) для этого служит кнопка «Сохранить вариант отчёта», а в журнале можно сохранить настройку списка через «Ещё → Сохранить настройки». В следующий раз достаточно выбрать сохранённый вариант и поменять только период.

Для выгрузки в Excel с дальнейшей обработкой выводите список в табличный документ и сохраняйте через «Файл → Сохранить как», выбрав формат листа Excel. Так данные останутся структурированными по колонкам и пригодными для фильтрации и сводных таблиц.

Перед печатью большого реестра за длинный период сначала сформируйте его за один-два дня и сверьте количество строк и итоговую сумму с данными журнала. Такой пробный прогон занимает минуту и сразу показывает, не потерялись ли документы из-за отборов.

Проверка результата и типичные ошибки

После формирования списка сверьте три вещи: количество документов в реестре с количеством строк в журнале при тех же отборах, итоговую сумму с отчётом по продажам за период и наличие всех ключевых контрагентов. Расхождение почти всегда означает, что часть документов отсекает отбор — например, непроведённые накладные или документы другой организации.

Проверьте также, не попали ли в список помеченные на удаление документы, если их там быть не должно. В журнале они отображаются с особой пиктограммой, а в отчётах их включение регулируется настройками. Для официального реестра помеченные на удаление документы обычно исключают.

Ограничения и когда нужна помощь специалиста

Типовые средства покрывают большинство задач, но у них есть границы. Стандартный вывод списка не позволяет добавить произвольные колонки из связанных документов — например, номера счетов-фактур или статусы оплаты. Для такого реестра потребуется настройка отчёта на СКД или доработка конфигурации.

К специалисту по 1С стоит обращаться, если нужна нестандартная печатная форма реестра с логотипом и подписями, автоматическая рассылка реестра по расписанию, группировка по договорам с подытогами или выгрузка в специфическом формате для обмена с контрагентами. Эти задачи решаются доработкой и требуют аккуратности, чтобы не затронуть типовую функциональность.

Частые вопросы

Как распечатать список накладных только по одному контрагенту?

Откройте журнал накладных, через «Ещё → Настроить список» добавьте отбор по полю «Контрагент» с видом сравнения «Равно» и укажите нужного покупателя. После этого выведите список или сформируйте реестр — в него попадут только документы выбранного контрагента.

Почему в реестр не попадают некоторые накладные?

Чаще всего документы отсекаются отборами: не тот период, другая организация или ограничение по виду операции. Также проверьте, проведены ли накладные — во многих отчётах по умолчанию включаются только проведённые документы, а черновики и помеченные на удаление исключаются.

Можно ли сохранить список накладных в Excel вместо печати?

Да. После вывода списка или формирования реестра откроется табличный документ. Через «Файл → Сохранить как» выберите формат листа Excel — данные сохранятся с разбивкой по колонкам и будут пригодны для дальнейшей обработки и фильтрации.

Как распечатать сразу все ТОРГ-12 за месяц, не открывая каждую накладную?

В журнале документов установите отбор по периоду, выделите все строки комбинацией Ctrl+A, нажмите «Печать» и выберите форму «Товарная накладная (ТОРГ-12)». Программа сформирует единый документ, где каждая накладная начинается с новой страницы.

Что делать, если нет кнопки «Вывести список» или отчёта «Реестр документов»?

Проверьте права пользователя — часть команд скрывается настройкой ролей и функциональных опций. Если прав не хватает, обратитесь к администратору 1С. Также уточните версию конфигурации: в старых релизах состав команд отличается, и реестр может формироваться другим путём.

Можно ли добавить в реестр колонки, которых нет по умолчанию?

В отчётах на системе компоновки данных состав полей меняется через «Настройки» — можно добавить доступные реквизиты документа, например договор или ответственного. Данные из связанных документов (счета-фактуры, оплаты) так просто не добавить — это потребует доработки отчёта специалистом.