Документы и Печать · 10 мин
Как распечатать штатное расписание в 1С Предприятие
Подробная инструкция, как распечатать штатное расписание в 1С ЗУП и 1С Предприятие: настройка формы Т-3, вывод на печать, типичные ошибки и FAQ.
Штатное расписание — один из основных кадровых документов, который регулярно требуется в бумажном виде: для проверок, внутренних приказов, согласования с руководством и архива. В программах 1С печатная форма штатного расписания формируется автоматически на основе данных, введённых в справочник или документ «Штатное расписание», поэтому задача сводится к правильному открытию нужной формы и настройке параметров печати.
Порядок действий зависит от используемой конфигурации. Чаще всего штатное расписание печатают из «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП), где есть унифицированная форма Т-3. В «1С:Бухгалтерии предприятия» и «1С:Управление нашей фирмой» возможности ограничены, и там могут потребоваться дополнительные отчёты или внешние печатные формы. Ниже рассмотрены основные сценарии для типовых конфигураций.
Перед печатью важно убедиться, что данные в программе актуальны: все позиции введены, оклады и надбавки указаны корректно, изменения утверждены приказами. Печатная форма отражает состояние базы на выбранную дату, поэтому ошибки в исходных данных автоматически попадут на бумагу.
Где находится штатное расписание в 1С
В конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» работа со штатным расписанием ведётся в разделе «Кадры» (в некоторых версиях — «Персонал»). Там расположен журнал «Штатное расписание», в котором хранятся документы утверждения и изменения штатной структуры. Если ведение штатного расписания включено в настройках учётной политики, все кадровые приказы привязываются к позициям штатного расписания.
Чтобы открыть список, перейдите по пути: «Кадры» → «Штатное расписание». Если пункт не отображается, проверьте настройку: «Настройка» → «Кадровый учёт» → «Настройка штатного расписания» — там должна быть включена опция ведения штатного расписания. Без неё программа ведёт учёт по упрощённой схеме, и печатная форма Т-3 может быть недоступна.
В «1С:Бухгалтерии 8» типовой документ штатного расписания отсутствует: там есть только справочник «Должности» и кадровые документы. Для печати формы Т-3 в бухгалтерской конфигурации обычно используют внешние печатные формы либо выгружают данные в ЗУП. Учитывайте это ограничение при выборе инструмента.
Подготовка данных перед печатью
Качество печатной формы полностью определяется качеством данных в базе. Откройте штатное расписание и проверьте, что каждая позиция содержит подразделение, должность, количество штатных единиц, оклад или тарифную ставку, а также надбавки, если они предусмотрены. Пустые поля в форме Т-3 — частая причина замечаний при проверках.
Обратите внимание на дату утверждения. Форма Т-3 шапкой выводит реквизиты приказа, которым утверждено расписание: номер и дату. Если документ «Изменение штатного расписания» проведён, но приказ в нём не заполнен, на печати реквизиты будут отсутствовать или выведутся некорректно.
Также проверьте сведения об организации: наименование, ОКПО. Эти данные подтягиваются из справочника «Организации». Если поле ОКПО пустое, в печатной форме останется незаполненная графа, что для официального документа нежелательно.
Как проверить готовность данных
У каждой позиции заполнены подразделение, должность, число единиц и оклад
Есть строки без оклада или с нулевым количеством единиц
Номер и дата приказа указаны в документе утверждения
Поля приказа пустые — они не попадут в форму Т-3
Заполнены наименование и код ОКПО
Пустой ОКПО или устаревшее наименование организации
Печать штатного расписания в 1С:ЗУП
Основной способ получить бумажную версию — использовать штатную печатную форму. Откройте журнал «Кадры» → «Штатное расписание», выделите нужный документ утверждения или откройте его двойным щелчком. В командной панели нажмите кнопку «Печать» и выберите пункт «Штатное расписание (Т-3)». Программа сформирует табличный документ в унифицированной форме.
Перед выводом на принтер откроется предварительный просмотр. Здесь можно оценить разбиение на страницы, ориентацию листа и масштаб. Форма Т-3 обычно печатается в альбомной ориентации из-за большого числа колонок: наименование структурного подразделения, код, должность, количество единиц, оклад, надбавки и примечание.
Для печати нажмите кнопку с изображением принтера или сочетание клавиш Ctrl+P. В диалоге печати выберите принтер, диапазон страниц и количество копий. Если документ объёмный, рекомендуется сначала напечатать одну страницу для проверки полей и переносов, а затем запускать весь тираж.
Настройка печатной формы и сохранение в файл
Табличный документ перед печатью можно скорректировать: изменить масштаб, поля, колонтитулы. Для этого в окне предварительного просмотра используйте меню «Главное меню» → «Табличный документ» → «Параметры страницы». Здесь задаётся ориентация, поля и масштабирование — полезно, если таблица не помещается на лист по ширине.
Если подписывать документ будет руководитель в другом офисе, удобнее сохранить форму в файл. В окне просмотра выберите «Файл» → «Сохранить» и укажите формат: PDF для передачи без возможности редактирования или Excel, если получателю нужно доработать таблицу. PDF-файл затем печатается из любой программы просмотра без установки 1С.
Имейте в виду: редактирование табличного документа вручную (включённая кнопка «Редактирование») изменяет только печатную копию, но не данные в базе. Если в форме обнаружена ошибка, правильный путь — исправить исходный документ или справочник и сформировать печатную форму заново.
Типичные ошибки и их устранение
Частая проблема — пустая печатная форма или отсутствие строк. Причина обычно в том, что выбран неактуальный документ либо в настройках отчёта установлен отбор, исключающий позиции. Проверьте дату формирования и сбросьте отборы к стандартным.
Вторая распространённая ситуация — на печать выводятся устаревшие оклады. Это значит, что документ «Изменение штатного расписания» создан, но не проведён, либо дата формирования формы раньше даты изменения. Проведите документы изменений и сформируйте печатную форму заново на актуальную дату.
Третья группа ошибок связана с самим принтером: обрезанные колонки, съехавшие поля. Здесь помогает настройка масштаба «По ширине страницы» в параметрах страницы и альбомная ориентация. Если колонки всё равно не помещаются, уменьшите масштаб до 80–90%.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли распечатать штатное расписание из 1С:Бухгалтерии?
В типовой «1С:Бухгалтерии 8» документа штатного расписания и формы Т-3 нет. Варианты решения: использовать «1С:Зарплата и управление персоналом», подключить внешнюю печатную форму, разработанную под вашу версию конфигурации, или сформировать документ вручную в редакторе на основе данных справочников должностей и сотрудников.
Как распечатать штатное расписание на прошлую дату?
Используйте кадровый отчёт «Штатное расписание» в разделе «Кадры» → «Кадровые отчёты». Установите нужную дату в параметрах и сформируйте отчёт — программа покажет позиции с учётом всех изменений, действовавших на тот момент. Затем отправьте результат на печать стандартной командой.
Почему в форме Т-3 пустые реквизиты приказа?
Реквизиты «Утверждено приказом» подтягиваются из полей документа, которым утверждено расписание. Откройте документ утверждения или изменения и проверьте, что номер и дата приказа заполнены. После заполнения проведите документ и сформируйте печатную форму повторно.
Таблица не помещается на лист по ширине — что делать?
Откройте параметры страницы табличного документа, переключите ориентацию на альбомную и установите масштаб 80–90% либо режим размещения «по ширине страницы». Если колонок слишком много, допустимо печатать форму на двух листах с повторением шапки — для этого настройте сквозные строки в параметрах печати.
Можно ли отправить штатное расписание по электронной почте из 1С?
Да, если в программе настроена учётная запись электронной почты. В окне предварительного просмотра выберите команду «Отправить» и формат вложения — обычно PDF. Если почта не настроена, сохраните документ в файл и отправьте его через обычный почтовый клиент.
Чем отличается штатное расписание от штатной расстановки при печати?
Штатное расписание (Т-3) фиксирует утверждённый перечень позиций, окладов и надбавок — это официальный документ. Штатная расстановка показывает, кто из сотрудников занимает конкретные единицы и сколько вакансий открыто; она используется для внутреннего контроля и не заменяет утверждённую форму Т-3.
Что важно запомнить
Печать штатного расписания в 1С выполняется из журнала «Штатное расписание» или одноимённого кадрового отчёта через форму Т-3. Перед печатью проверьте актуальность позиций, реквизиты приказа и дату формирования, а ошибки исправляйте в документах базы, а не в печатной форме.