Документы и Печать · 9 мин
Как распечатать счет-фактуру полученную в 1С
Как найти и распечатать полученный счет-фактуру в 1С: путь к документу, выбор печатной формы, настройка печати и решение типовых проблем.
Полученный счет-фактура в 1С — это документ, регистрирующий входящий НДС от поставщика. Его печатная форма требуется для архива, сверок с контрагентами, ответов на требования налоговой инспекции и внутренних проверок. Хотя с распространением электронного документооборота бумажный оригинал нужен все реже, умение быстро вывести документ на печать остается базовым навыком бухгалтера.
Процедура зависит от конфигурации: чаще всего работают в «1С:Бухгалтерии 8» (ред. 3.0), но логика в «Управлении торговлей», «Комплексной автоматизации» и ERP похожа — отличается в основном расположение разделов в меню. Ниже описан универсальный порядок действий с уточнениями для популярных конфигураций.
Важно понимать: печатается именно зарегистрированный в базе документ, а не скан бумажного оригинала. Поэтому перед печатью стоит убедиться, что данные в программе совпадают с документом поставщика — иначе распечатка будет содержать ошибки.
Где найти полученный счет-фактуру в базе
В «1С:Бухгалтерии 8.3» полученные счета-фактуры находятся в разделе «Покупки» → «Счета-фактуры полученные». Откроется журнал документов, где можно искать по номеру, дате, контрагенту или сумме. Удобно использовать строку поиска или отбор по организации, если в базе ведется несколько юридических лиц.
В «1С:Управление торговлей 11» и «Комплексной автоматизации» путь обычно такой: «Закупки» → «Документы закупки», а счета-фактуры регистрируются либо отдельным списком, либо подчиненно документу поступления. В ERP искомый журнал расположен в разделе «Закупки» → «Счета-фактуры полученные».
Если документ не находится в журнале, проверьте, не установлены ли фильтры по периоду или организации, которые скрывают часть записей. Также счет-фактура может быть создан на основании поступления и не отображаться из-за ограничения прав — тогда его увидит только пользователь с полными правами или главный бухгалтер.
Как распечатать: пошаговая инструкция
Стандартный способ подходит для большинства конфигураций и занимает меньше минуты. Печать выполняется либо из формы самого документа, либо из списка без открытия.
- 1Откройте «Покупки» → «Счета-фактуры полученные» и найдите нужный документ
- 2Откройте документ двойным щелчком или выделите его в списке
- 3Нажмите кнопку «Печать» и выберите пункт «Счет-фактура»
- 4В окне предварительного просмотра проверьте данные и нажмите «Печать»
- 5Выберите принтер, при необходимости укажите число копий и подтвердите печать
Кнопка «Печать» обычно находится в командной панели формы документа — вверху окна. В некоторых конфигурациях пункт называется «Счет-фактура (№ … от …)». После выбора откроется табличный документ с предварительным просмотром, где можно оценить результат до отправки на принтер.
Если нужно распечатать сразу несколько счетов-фактур, выделите их в журнале с зажатой клавишей Ctrl, затем нажмите «Печать» в командной панели списка. Программа сформирует пакет печатных форм, которые выводятся одним заданием.
Выбор правильной печатной формы
Форма счета-фактуры утверждена постановлением Правительства РФ, и 1С обновляет макет при изменении законодательства. В типовых конфигурациях программа сама подставляет актуальную форму в зависимости от даты документа: для старых периодов применяется форма, действовавшая на тот момент.
Для отдельных операций предусмотрены специальные варианты: корректировочный счет-фактура, счет-фактура на аванс, при прослеживаемых товарах — форма с графами по РНПТ. Если документ оформлен корректно, нужный вид формы выбирается автоматически по виду операции.
Печать из документа поступления
Часто счет-фактура регистрируется не отдельно, а через кнопку «Зарегистрировать счет-фактуру» внизу документа «Поступление (акт, накладная)». В этом случае распечатать его можно прямо оттуда: откройте поступление, перейдите по ссылке на счет-фактуру и нажмите «Печать».
Такой способ удобен, когда нужно вывести комплект документов по одной сделке: накладную, акт и счет-фактуру. Кнопка «Печать» в поступлении обычно предлагает список всех связанных печатных форм, включая УПД, если он оформлялся вместо отдельного счета-фактуры.
Учтите: если поставщик прислал универсальный передаточный документ, отдельный счет-фактура в базе может не создаваться — НДС регистрируется самим УПД. Тогда печатать нужно именно УПД из документа поступления.
Настройки печати и сохранение в PDF
В окне предварительного просмотра доступны стандартные настройки: ориентация листа, масштаб, поля, разбивка на страницы. Счет-фактура по умолчанию печатается в альбомной ориентации — менять её без необходимости не стоит, иначе графы таблицы перенесутся и станут нечитаемыми.
Если бумажная копия не нужна, документ удобно сохранить в PDF: в окне предварительного просмотра нажмите «Файл» → «Сохранить» (или значок дискеты) и выберите формат PDF. Такой файл можно приложить к ответу на требование ФНС или отправить контрагенту.
Перед массовой печатью за квартал сформируйте одну пробную страницу и сверьте с бумажным оригиналом поставщика: номер, дату, ИНН/КПП и суммы. Расхождение проще исправить в базе до печати пачки документов, чем переделывать весь комплект.
Типичные проблемы и их решение
Чаще всего кнопка печати неактивна или форма не формируется. Причины обычно типовые и решаются без привлечения программиста.
Если при печати появляется сообщение об ошибке формирования макета, попробуйте сформировать документ заново через «Ещё» → «Переформировать» либо перепроведите документ. При повторяющихся сбоях на одном конкретном документе проверьте заполненность обязательных полей: номер, дату, контрагента, организацию.
Проверка результата
После печати сверьте распечатку с первичным документом поставщика. Достаточно проверить несколько ключевых реквизитов, чтобы исключить ошибку.
Как проверить результат
Совпадают с документом поставщика
Отличаются от оригинала — исправить данные в базе
Реквизиты корректны и читаемы
Ошибка в реквизитах или обрезаны при печати
Итоги совпадают с накладной или актом
Расхождения в суммах или неверная ставка
Все графы на месте, таблица не обрезана
Часть колонок не влезла на лист — настроить масштаб
Если распечатка нужна для ответа на требование налоговой, дополнительно убедитесь, что документ отражен в книге покупок за соответствующий период — это подтверждает, что печатная форма соответствует учетным данным.
Что важно запомнить
Полученный счет-фактура печатается из журнала «Покупки» → «Счета-фактуры полученные» или из документа поступления кнопкой «Печать». Перед выводом сверьте данные с оригиналом поставщика, при сбоях проверяйте проведение документа, права и актуальность релиза конфигурации.
Частые вопросы
Почему кнопка «Печать» неактивна в счете-фактуре?
Наиболее вероятные причины: документ не проведен, у пользователя недостаточно прав или документ открыт в режиме просмотра без сохранения изменений. Проведите документ, запишите его и повторите попытку. Если не помогло — обратитесь к администратору для проверки ролей доступа.
Как распечатать счет-фактуру за прошлый год?
Найдите документ в журнале, убрав ограничение периода в отборе. Программа автоматически применит форму, действовавшую на дату документа, поэтому печатать старые счета-фактуры можно в любой момент без дополнительных настроек.
Можно ли распечатать счет-фактуру, полученную по ЭДО?
Да. Электронный документ регистрируется в базе так же, как бумажный, и печатается стандартным способом. Однако юридически значимым является сам электронный файл с подписью, а распечатка — лишь визуализация для внутреннего пользования.
Что делать, если поставщик прислал УПД вместо счета-фактуры?
Отдельный счет-фактура в этом случае не создается: функции документа объединены в УПД. Печатайте форму УПД из документа поступления — она содержит все реквизиты счета-фактуры и принимается налоговой для вычета НДС.
Как распечатать сразу все счета-фактуры за квартал?
В журнале установите отбор по периоду, выделите все документы (Ctrl+A) и нажмите «Печать» в командной панели списка. Программа сформирует пакет печатных форм. При большом объеме печать может занять время — лучше разбить пакет по месяцам.
Распечатка отличается от формы поставщика — это проблема?
Нет, если совпадают реквизиты. Внешний вид печатной формы зависит от версии программы, в которой она сформирована, и незначительные отличия в оформлении допустимы. Критичны только содержательные расхождения: номер, дата, реквизиты сторон, суммы и ставки НДС.