Документы и Печать · 9 мин
1С ЭДО: где посмотреть документы
Где в 1С ЭДО посмотреть документы: входящие, исходящие, статусы подписания, поиск по контрагенту и номеру. Пошаговые инструкции для разных конфигураций.
Электронные документы в 1С не хранятся в одном «ящике» — они распределены между разделами обмена, журналами учётных документов и карточками контрагентов. Поэтому вопрос «где посмотреть документы в 1С ЭДО» возникает почти у каждого, кто начинает работать с обменом: документ отправлен, но где он отображается и что с ним происходит, неочевидно.
Место поиска зависит от конфигурации (1С:Бухгалтерия, Управление торговлей, Комплексная автоматизация, ERP), от версии библиотеки электронных документов (БЭД) и от того, какой документ нужен — входящий от контрагента или исходящий, созданный вами. Ниже разобраны основные разделы, типовые пути в меню и способы быстро найти конкретный документ.
Все пути указаны для типовых конфигураций на управляемых формах. Если интерфейс вашей базы изменён доработками, названия разделов могут отличаться, но логика остаётся той же: ищите подсистему «Обмен электронными документами» или «ЭДО».
Где находится раздел ЭДО в типовых конфигурациях
В большинстве конфигураций обмен электронными документами вынесен в отдельную подсистему. В 1С:Бухгалтерии 8.3 откройте раздел «Покупки» или «Продажи» — в списке документов будет пункт «Электронные документы» или «ЭДО». Также общий вход доступен через «Администрирование → Обмен электронными документами», где сосредоточены настройки и ссылка на журнал обмена.
В 1С:Управление торговлей и Комплексной автоматизации ищите раздел «Продажи» или «Закупки» с пунктом «Электронные документы», либо отдельный раздел «ЭДО» в панели разделов. В ERP подсистема называется «ЭДО» и находится в разделе «НСИ и администрирование» и в рабочих местах закупок и продаж.
Если раздела не видно, проверьте, включена ли функциональность: «Администрирование → Обмен электронными документами → флаг «Электронные документы»». Без включённой опции подсистема скрыта из интерфейса, и журналы документов будут недоступны.
Как посмотреть входящие документы
Входящие — это документы, которые контрагенты отправили вам через оператора ЭДО: счета-фактуры, УПД, накладные, акты. Они попадают в базу после загрузки из сервиса обмена и ждут вашей реакции — подписания, утверждения или отклонения.
Откройте журнал электронных документов и выберите папку или отбор «Входящие». В типовых решениях список показывает отправителя, тип документа, номер, дату и текущий статус: «На подписании», «Ожидает подтверждения», «Завершён», «Ошибка». Документы, требующие действия, обычно выделены или собраны в отдельной группе.
- 1Откройте раздел «Электронные документы» (через «Покупки», «Продажи» или «Администрирование»).
- 2Переключитесь на вкладку или отбор «Входящие».
- 3Установите отбор по контрагенту или введите номер документа в строку поиска.
- 4Откройте документ двойным щелчком и проверьте его статус и вложение.
- 5При необходимости нажмите «Загрузить документы» (или «Обменяться»), чтобы получить свежие поступления.
Если документ от контрагента ожидался, но его нет в списке, сначала выполните обмен с сервисом: кнопка «Отправить и получить» или «Выполнить обмен». Документы не появляются в базе мгновенно — 1С забирает их у оператора по расписанию или по команде пользователя.
Как посмотреть исходящие документы
Исходящие — документы, которые вы сформали и отправили контрагенту. Они создаются на основании учётных документов (реализация, счёт-фактура) и проходят стадии подписания, отправки, получения ответа.
В журнале электронных документов выберите отбор «Исходящие». Здесь видно, на каком этапе документ: «Подготовлен», «Ожидает подписи», «Отправлен», «Ожидается извещение о получении», «Доставлен», «Ошибка отправки». Статус «Ожидается подтверждение» означает, что контрагент ещё не подписал ответный титул — это нормальная стадия, а не сбой.
Посмотреть исходящий документ можно и из самого учётного документа: откройте реализацию или счёт-фактуру — в форме будет гиперссылка или панель «ЭДО» со статусом обмена и ссылкой на электронный документ. Это самый быстрый способ проверить судьбу конкретной отправки.
Как проверить, что документ дошёл
«Завершён» или «Доставлен», есть извещение о получении
«Ошибка отправки» или статус не меняется долгое время
Получен и подписан второй титул (для УПД, актов)
Титул отсутствует, документ висит «в ожидании» неделями
Извещение о получении загружено и отображается
Извещения нет — документ мог не дойти до оператора
Поиск конкретного документа: по номеру, контрагенту, дате
Когда документов много, листать журнал неудобно. Используйте отборы: в списке электронных документов нажмите «Ещё → Настроить список» и добавьте условия по контрагенту, типу документа, дате или статусу. Так можно, например, вывести все неподписанные входящие от конкретного поставщика.
Быстрый поиск по номеру работает через строку поиска в журнале (Ctrl+F или поле поиска в шапке списка). Учтите: ищется номер электронного документа, который может отличаться от номера в системе контрагента. Если поиск не дал результата, попробуйте искать по контрагенту и периоду.
Ещё один путь — карточка контрагента. Во многих конфигурациях в ней есть панель «ЭДО» со списком всех электронных документов по этому контрагенту и состоянием настроек обмена (приглашение принято, соглашение действует).
Журнал «Текущие дела ЭДО» и контроль статусов
В типовых конфигурациях есть рабочее место «Текущие дела ЭДО» (или «Помощник ЭДО»), которое собирает документы, требующие внимания: входящие на подписание, исходящие с ошибками, приглашения к обмену, уведомления о прекращении. Это удобная точка ежедневного контроля — здесь видно не всё подряд, а только то, что требует действий.
Откройте его через раздел ЭДО — обычно это первый пункт в подсистеме. Список сгруппирован по задачам: «Подписать», «Исправить», «Ожидается ответ». Клик по строке открывает сам документ или форму исправления ошибки.
Куда идти в зависимости от задачи
Почему документа нет в списке: диагностика
Если документ точно должен быть, но не отображается, проверяйте по цепочке. Сначала — выполнен ли обмен с оператором ЭДО: без загрузки входящие не появятся. Затем — не стоит ли в журнале отбор, скрывающий документ (по организации, контрагенту, статусу).
Дальше проверьте настройки обмена с контрагентом: если приглашение не принято или соглашение прекращено, документы по этому контрагенту не загружаются. Откройте «Настройки ЭДО» или карточку контрагента и убедитесь, что статус обмена «Действует».
Наконец, возможны ошибки загрузки: документ пришёл, но не смог распознаться (неизвестный формат, ошибка подписи). Такие пакеты обычно видны в разделе ошибок обмена или в «Текущих делах ЭДО» с пометкой «Требуется исправление».
FAQ
Где в 1С:Бухгалтерии посмотреть все электронные документы сразу?
Откройте «Администрирование → Обмен электронными документами» и перейдите по ссылке «Электронные документы» — это общий журнал. В нём по кнопке «Ещё → Настроить список» можно убрать все отборы и увидеть полный список входящих и исходящих.
Документ отправлен, но контрагент говорит, что не получил. Что проверить?
Откройте исходящий документ в журнале ЭДО и посмотрите статус. «Отправлен» без извещения означает, что документ ушёл оператору, но подтверждения доставки нет. Проверьте наличие извещения о получении и уточните у контрагента, тот ли это оператор ЭДО и принято ли у него приглашение.
Можно ли посмотреть содержимое электронного документа, не отражая его в учёте?
Да. Откройте входящий электронный документ из журнала — в нём доступен просмотр содержимого (табличная часть, суммы, подписи) и печатная форма. Отражение в учёте — отдельное действие, которое выполняется только по вашей команде.
Почему в журнале ЭДО пусто, хотя обмен настроен?
Чаще всего три причины: не выполнен обмен с сервисом (нажмите «Отправить и получить»), в журнале установлен скрывающий отбор, либо у пользователя нет прав на просмотр электронных документов. Проверьте эти три пункта по очереди.
Как найти документ, если известна только сумма?
Настройте отбор в журнале электронных документов по полю «Сумма» через «Ещё → Настроить список». Если поле суммы недоступно для отбора, отсортируйте список по сумме или ищите через карточку контрагента с отбором по периоду.
Чем «Текущие дела ЭДО» отличаются от журнала электронных документов?
Журнал показывает все документы подряд, а «Текущие дела» — только те, что требуют действия: подписать, исправить, ответить на приглашение. Для ежедневной работы удобнее «Текущие дела», для поиска конкретного документа — журнал.
Что важно запомнить
Документы ЭДО смотрят в журнале «Электронные документы» (входящие и исходящие) и в рабочем месте «Текущие дела ЭДО». Перед поиском выполняйте обмен с оператором и сбрасывайте лишние отборы. Статус документа быстрее всего проверять из учётного документа через панель ЭДО.