Документы и Печать · 11 мин
Как распечатать реестр поступлений в 1С 8
Как распечатать реестр поступлений в 1С 8.3: список документов, отчёты, настройка печатных форм, выгрузка в Excel и решение типичных проблем с печатью.
Реестр поступлений в 1С 8 — это список документов поступления (товаров, услуг, денежных средств) за выбранный период, оформленный в виде печатной формы. Бухгалтеры распечатывают его для сверки с поставщиками, передачи в архив, приложения к отчётности или внутреннего контроля. В типовых конфигурациях 1С 8.3 (Бухгалтерия предприятия, Управление торговлей, Комплексная автоматизация) есть несколько способов получить такой реестр, и выбор зависит от того, какие именно поступления нужны и в каком виде.
Базовый вариант — встроенная обработка «Реестр документов», которая есть в большинстве конфигураций. Она формирует таблицу с датами, номерами, контрагентами и суммами документов за период. Если нужен более гибкий отчёт с отборами по складу, организации или договору, используют универсальный отчёт или списки документов с выводом на печать. Ниже разобраны все рабочие способы с точными действиями.
Перед печатью важно определиться, что считать «поступлениями» в вашей задаче: только документы «Поступление товаров и услуг», или также поступления денег на расчётный счёт, авансовые отчёты и поступления доп. расходов. От этого зависит, какой инструмент выбрать и какие отборы установить.
Что такое реестр поступлений и когда он нужен
Реестр поступлений — это сводный перечень документов о поступлении товаров, работ, услуг или денежных средств за определённый период. В отличие от первичных документов (накладных, актов), реестр не является самостоятельным учётным документом, но активно используется как вспомогательный: для описи документов в архив, для сверки с контрагентами, для подтверждения объёма закупок при проверках.
На практике реестр запрашивают в нескольких ситуациях: при передаче документов в бухгалтерию от материально ответственного лица, при подготовке к инвентаризации расчётов, при ответе на запрос налоговой (как приложение к пояснениям), при сверке взаиморасчётов с поставщиком за квартал или год. В каждом случае требования к составу колонок разные: где-то достаточно номера, даты и суммы, а где-то нужны договоры, склады и статусы проведения.
Способ 1. Стандартная обработка «Реестр документов»
В конфигурации «1С:Бухгалтерия 8» реестр документов поступления доступен из раздела «Покупки». Откройте «Покупки» → «Реестр документов» (в некоторых релизах пункт называется «Реестры документов»). В открывшейся форме выберите вид документов — «Поступление (акты, накладные, УПД)», установите период и при необходимости отбор по организации или контрагенту. Нажмите «Сформировать» — программа выведет таблицу со всеми документами, попадающими под условия.
Далее нажмите кнопку «Печать» на командной панели формы. Реестр выводится в табличный документ, который можно отправить на принтер стандартной командой Ctrl+P или сохранить в файл (Excel, PDF, MXL) через «Файл» → «Сохранить как». Перед печатью проверьте предварительный просмотр: если таблица широкая, включите альбомную ориентацию и масштаб «По ширине страницы» в настройках страницы.
Если пункта «Реестр документов» нет в меню раздела, откройте его через «Главное меню» → «Все функции» → ветка «Отчёты» или «Стандартные». В файловых базах с ограниченными правами пункт «Все функции» может быть скрыт — тогда его включают в «Сервис» → «Параметры» флажком «Отображать команду Все функции».
- 1Откройте раздел «Покупки» → «Реестр документов»
- 2Выберите вид документа «Поступление (акты, накладные)»
- 3Установите период и отбор по организации или контрагенту
- 4Нажмите «Сформировать» и проверьте состав строк
- 5Нажмите «Печать», настройте ориентацию и масштаб страницы
- 6Отправьте на принтер или сохраните в PDF/Excel
Способ 2. Печать списка документов из журнала
Если типовой реестр не подходит по составу колонок, можно распечатать сам список документов. Откройте журнал «Поступления (акты, накладные, УПД)» в разделе «Покупки». Установите нужный период и отборы — например, по контрагенту или складу через кнопку «Ещё» → «Настроить список». Затем нажмите «Ещё» → «Вывести список»: программа предложит выбрать колонки для вывода и сформирует табличный документ.
В диалоге вывода списка отметьте только нужные колонки: обычно это дата, номер, контрагент, сумма, договор, склад. Лишние колонки раздувают таблицу и ухудшают читаемость на бумаге. После формирования табличный документ печатается стандартно. Этот способ удобен, когда реестр нужен «как на экране» — с теми же отборами и сортировкой, что вы видите в журнале.
Учтите ограничение: вывод списка печатает только те строки, которые загружены в журнал. Если документов за период тысячи, убедитесь, что список не ограничен настройкой динамического списка, иначе часть документов не попадёт в печатную форму. Прокрутите список до конца перед выводом — динамические списки подгружают данные порциями.
Способ 3. Отчёты для реестра денежных поступлений
Под «поступлениями» иногда понимают не товары, а оплаты от покупателей. Реестр поступлений денежных средств формируется иначе — через банковские отчёты. Откройте «Банк и касса» → «Отчёты» → «Поступления денежных средств» (в ряде конфигураций — «Анализ поступлений денежных средств»). Установите период, организацию и при необходимости статью движения денежных средств, затем сформируйте отчёт и распечатайте его кнопкой «Печать».
Если нужен простой перечень платёжных документов, откройте журнал «Поступления на расчётный счёт» и используйте тот же приём «Ещё» → «Вывести список». Для кассовых поступлений логика аналогична — журнал «Приходные кассовые ордера» с последующим выводом списка на печать.
Для управленческих конфигураций (Управление торговлей 11, ERP) существует отчёт «Реестр документов» в разделе «Продажи» или «Закупки» с более гибкими настройками группировок. Там реестр можно сгруппировать по складам, менеджерам или контрагентам, что удобно для передачи материально ответственным лицам.
Сравнение вариантов
Подходит для типового реестра поступлений товаров и услуг; ограничение — фиксированный набор колонок
Гибкие отборы и колонки как на экране; риск — неполная выгрузка длинных списков
Для реестра оплат от покупателей; не включает товарные документы
Максимальная гибкость по любым реквизитам; требует навыка настройки
Способ 4. Универсальный отчёт для нестандартных требований
Когда типовые формы не дают нужных колонок — например, требуется вывести номер входящего документа поставщика, дату оплаты или комментарий — используйте «Универсальный отчёт». В «1С:Бухгалтерии 8» он находится в разделе «Отчёты» → «Универсальный отчёт». Выберите тип объекта «Документы», вид документа «Поступление товаров и услуг», задайте период и в настройках добавьте нужные поля и отборы.
В настройках отчёта (кнопка «Настройки» → «Расширенные») добавьте поля: входящий номер, входящая дата, договор, склад, сумма, валюта. Отборы позволяют исключить непроведённые или помеченные на удаление документы — для официального реестра это обязательное условие. После настройки сформируйте отчёт и распечатайте стандартной командой.
Сохраните настройки отчёта через «Ещё» → «Сохранить настройки», чтобы в следующий раз формировать реестр одним нажатием. Это особенно полезно, если реестр печатается регулярно — например, ежемесячно для архива.
Для архивной описи в реестр обычно включают только проведённые документы. Добавьте отбор «Проведён = Да», иначе в печатную форму попадут черновики и документы, помеченные на удаление, что исказит итоговую сумму.
Настройка печатной формы перед выводом на бумагу
Любой реестр в 1С выводится в табличный документ, у которого есть собственные настройки страницы. Откройте предварительный просмотр (кнопка с изображением лупы или «Файл» → «Предварительный просмотр») и оцените результат до отправки на принтер. Типовые проблемы: колонки не помещаются по ширине, строки переносятся на новый лист без шапки, мелкий шрифт.
Решения стандартные: переключите ориентацию на альбомную, установите масштаб «По ширине страницы» или процент 70–80%, включите повторение шапки на каждой странице (в настройках табличного документа — «Сквозные строки»). Если реестр длинный, проверьте нумерацию страниц в колонтитулах — она упрощает подшивку в архив.
Для передачи реестра в электронном виде сохраните его в PDF («Файл» → «Сохранить как» → тип файла PDF) — формат сохраняет разметку и не редактируется получателем. Для дальнейшей обработки (сверки, сортировки) выбирайте Excel — данные останутся в виде таблицы.
Как проверить результат
Совпадает с количеством документов в журнале при тех же отборах
Строк меньше — проверьте отборы и полноту загрузки списка
Совпадает с оборотом по поступлениям за период
Расхождение — в реестр попали непроведённые или лишние виды документов
Все колонки на странице, шапка повторяется, текст читаемый
Колонки обрезаны, таблица разорвана без заголовка
Типичные ошибки и ограничения
Частая ошибка — печать реестра без учёта помеченных на удаление документов. В журнале они отображаются с перечёркнутым значком, но при выводе списка могут попасть в печатную форму. Перед формированием реестра выполните удаление помеченных объектов («Администрирование» → «Обслуживание» → «Удаление помеченных объектов») или добавьте отбор.
Вторая типичная ситуация — реестр формируется по одной организации, а база ведёт учёт по нескольким. Без отбора по организации в реестр попадут документы всех юрлиц, и сверка с конкретным поставщиком даст неверные итоги. Всегда проверяйте поле «Организация» в шапке отчёта или отбора списка.
Также учтите: стандартный реестр документов в некоторых старых релизах не включает УПД и корректировки поступления. Если вы работаете с УПД, проверьте, что вид документа выбран корректно, либо формируйте реестр универсальным отчётом с объединением видов документов.
FAQ
Где в 1С 8.3 Бухгалтерия находится реестр документов поступления?
Раздел «Покупки» → «Реестр документов». Если пункта нет, откройте «Главное меню» → «Все функции» и найдите обработку в списке отчётов. При скрытой команде «Все функции» включите её в «Сервис» → «Параметры».
Как распечатать реестр поступлений только по одному поставщику?
В форме реестра установите отбор по контрагенту, либо откройте журнал поступлений, отфильтруйте список по контрагенту через «Ещё» → «Настроить список» и выведите список на печать.
Можно ли сохранить реестр в Excel вместо печати?
Да. После формирования табличного документа выберите «Файл» → «Сохранить как» и укажите формат листа Excel. Данные сохранятся в виде таблицы, пригодной для сортировки и сверки.
Почему в реестр не попадают некоторые накладные?
Чаще всего документы не проведены, помечены на удаление или не подходят под установленные отборы (период, организация, склад). Проверьте статус документов в журнале и сбросьте лишние отборы.
Как добавить в реестр входящие номера документов поставщиков?
Типовой реестр такой колонки может не содержать. Используйте «Отчёты» → «Универсальный отчёт» по документам поступления и в настройках добавьте поля «Номер входящего документа» и «Дата входящего документа».
Чем реестр поступлений отличается от оборотно-сальдовой ведомости?
Реестр — это перечень первичных документов с реквизитами, а ОСВ — обороты по счетам бухгалтерского учёта без детализации до документов. Для описи первички нужен реестр, для анализа счетов — ОСВ.
Что важно запомнить
Реестр поступлений в 1С 8 печатается через «Покупки» → «Реестр документов», вывод списка из журнала или универсальный отчёт. Перед печатью установите отборы по периоду и организации, исключите непроведённые документы и проверьте итоговую сумму. Для широких таблиц используйте альбомную ориентацию и масштаб по ширине страницы.