Как распечатать расходник в 1С: инструкция по печати расходного кассового ордера

Расходный кассовый ордер (РКО, унифицированная форма КО-2) — документ, которым оформляется выдача наличных денег из кассы организации: оплата поставщику, выдача под отчёт, возврат покупателю, сдача выручки инкассаторам. В программах 1С (Бухгалтерия 8.3, Управление торговлей, Комплексная автоматизация, ERP) расходник печатается непосредственно из документа «Расходный кассовый ордер» или «Выдача наличных» — отдельно создавать форму вручную не нужно.

Главное условие корректной печати — документ должен быть полностью заполнен и проведён. Печатная форма КО-2 формируется автоматически из данных документа: номер, дата, сумма прописью, основание, ФИО получателя и паспортные данные подставляются из соответствующих полей. Если какое-то поле не заполнено, на бумаге останется пустая строка, что при проверке кассовой дисциплины может быть расценено как нарушение.

Ниже разобраны путь к документу в разных конфигурациях, порядок печати, настройка формы, проверка результата и типичные ошибки, из-за которых РКО приходится перепечатывать.

Где найти расходный кассовый ордер в разных конфигурациях

Расположение документа немного отличается в зависимости от конфигурации и её релиза, но логика везде одинаковая: РКО относится к кассовым операциям.

• 1С:Бухгалтерия 8.3 — раздел «Банк и касса» → «Кассовые документы» → кнопка «Создать» → «Расходный кассовый ордер». Также документ доступен из раздела «Продажи» или «Покупки» при оформлении оплаты.
• 1С:Управление торговлей 11 — раздел «Казначейство» (или «Финансы») → «Кассовые ордера» → «Расходный кассовый ордер».
• 1С:Комплексная автоматизация / ERP — раздел «Казначейство» → «Кассовые ордера», вид операции выбирается внутри документа.

Если документ уже создан ранее, найдите его в журнале кассовых документов через отбор по дате, номеру или контрагенту. Открывать на печать можно и непроведённый документ, но печатать форму для подписи следует только после проведения — иначе есть риск, что сумма или реквизиты изменятся после того, как бумага подписана.

Заполнение документа перед печатью

Печатная форма КО-2 берёт данные из полей документа, поэтому качество бумажного ордера полностью зависит от полноты заполнения. Обязательные реквизиты:

• Вид операции — оплата поставщику, выдача подотчётному лицу, возврат покупателю, сдача в банк и т.д. От вида операции зависит состав полей и проводки.
• Сумма — указывается цифрами, сумма прописью в печатной форме формируется автоматически.
• Контрагент или сотрудник — получатель денег. Для подотчётного лица выбирается физлицо из справочника сотрудников.
• Основание — поле «Основание» или «Приложение»: договор, счёт, заявление, акт. Именно этот текст попадёт в строку «Основание» на бумаге.
• Поле «Выдать» — ФИО получателя в дательном падеже (кому выдаётся). В Бухгалтерии 8.3 обычно подставляется автоматически из карточки контрагента или сотрудника, но для контрагентов-организаций нужно вписать ФИО уполномоченного представителя вручную.
• Паспортные данные — в некоторых конфигурациях заполняются в отдельных полях документа, в других — выводятся из карточки физического лица.

Особое внимание уделите строке «Выдать». Если получатель — представитель организации-поставщика, на ордере должны быть его ФИО и реквизиты доверенности или паспорта, а не название компании. Это одно из самых частых замечаний при проверках кассовой дисциплины.

Пошаговая печать расходника

После заполнения и проверки документа порядок действий одинаков практически во всех конфигурациях.

1. 1
   Откройте журнал «Кассовые документы» и найдите нужный расходный ордер или создайте новый.
2. 2
   Заполните вид операции, сумму, получателя, основание и поле «Выдать».
3. 3
   Нажмите «Провести» и убедитесь, что документ провёлся без ошибок.
4. 4
   Нажмите кнопку «Печать» в командной панели документа и выберите «Расходный кассовый ордер (КО-2)».
5. 5
   В окне предпросмотра проверьте сумму прописью, ФИО получателя и основание.
6. 6
   Нажмите «Печать» в окне предпросмотра, выберите принтер и при необходимости укажите два экземпляра.
7. 7
   Подпишите ордер у руководителя и главного бухгалтера, получите подпись и документ у получателя денег.

Кнопка «Печать» может находиться в шапке документа, в меню «Ещё» или на командной панели формы — это зависит от конфигурации. Если в списке печатных форм несколько вариантов, выбирайте форму КО-2: она соответствует унифицированному бланку с отрывной квитанцией.

Квитанция к РКО отрывается и выдаётся получателю денег, а сам ордер остаётся в кассе и подшивается к кассовым документам дня. Печатайте обе части одним макетом — форма КО-2 в 1С уже включает квитанцию на одном листе.

Настройка печатной формы и типичные правки

Стандартная форма КО-2 подходит большинству организаций, но иногда требуется корректировка: добавить логотип, изменить должность подписанта, поправить текст строки «Выдать».

Небольшие правки доступны прямо в предпросмотре: включите режим редактирования (кнопка с карандашом или меню «Ещё» → «Изменить»), исправьте текст в ячейке и распечатайте. Учтите, что такая правка разовая — при следующей печати форма снова сформируется из данных документа. Поэтому правильнее исправить данные в самом документе или в справочнике (например, ФИО директора в карточке организации), а не в готовом макете.

Подписи руководителя и главного бухгалтера подставляются из данных организации: проверьте раздел «Главное» → «Реквизиты организации» → «Подписи» (в Бухгалтерии 8.3). Если на печати выходит старая фамилия, обновите именно там, а не в макете.

Проверка распечатанного ордера

Перед тем как отдать ордер на подпись, сверьте печатную форму с документом в программе. Проверка занимает меньше минуты и избавляет от перепечатывания и исправлений.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сумма цифрами и прописью

Норма

Значения совпадают с суммой документа, пропись сформирована без обрывов

Тревожный признак

Сумма прописью пустая, обрезана или отличается от цифровой

Строка «Выдать»

Норма

ФИО получателя в дательном падеже, для представителя организации — его ФИО, а не название фирмы

Тревожный признак

Указано название организации или строка пуста

Основание и приложение

Норма

Указаны договор, счёт, заявление или иной документ-основание

Тревожный признак

Строка пуста или содержит служебный текст вроде «оплата»

Номер и дата

Норма

Номер соответствует хронологии кассовых документов дня, дата совпадает с датой выдачи

Тревожный признак

Пропуск в нумерации или дата не совпадает с фактической выдачей

Подписи

Норма

Подставлены актуальные ФИО руководителя и главбуха

Тревожный признак

Устаревшая фамилия или пустые поля

Если обнаружили ошибку после подписания — не зачёркивайте данные на подписанном ордере. Правильный порядок: отменить проведение документа (или сделать сторно), исправить данные, провести заново и распечатать новый ордер с тем же номером, а испорченный бланк уничтожить с отметкой в кассовой книге при необходимости.

Типичные ошибки и ограничения

Ещё одно ограничение касается прав доступа: если кнопка «Печать» неактивна или документ недоступен, у пользователя может не быть роли на работу с кассовыми документами. В этом случае обратитесь к администратору 1С — назначение прав выполняется через профили групп доступа, и самостоятельно менять настройки ролей без понимания последствий не стоит.

В файловых базах при одновременной работе нескольких кассиров возможны конфликты нумерации: два ордера получают один номер. Признак проблемы — сообщение о неуникальности номера при записи. Решение — перенумеровать документы штатной обработкой или дождаться, пока коллега завершит запись.

Альтернативы: печать из других документов и пакетная печать

Расходник не всегда создаётся вручную. Во многих конфигурациях РКО формируется автоматически на основании другого документа: реализации (при возврате денег покупателю), счёта поставщика, ведомости на выплату зарплаты. В этом случае печать выполняется так же — открываете созданный ордер и выбираете форму КО-2, но поля уже заполнены по данным основания.

Если ордеров много, используйте пакетную печать: в журнале кассовых документов выделите нужные строки (с клавишей Ctrl или Shift), нажмите «Печать» в командной панели журнала и выберите форму. Программа сформирует все ордера одним заданием на принтер. Перед пакетной печатью убедитесь, что все выделенные документы проведены — непроведённые либо не напечатаются, либо выйдут с неактуальными данными.

Если кассовых ордеров в день много, удобно распечатывать их пакетом в конце дня перед формированием кассовой книги: так проще сверить нумерацию и убедиться, что ни один документ не пропущен.

FAQ

Можно ли распечатать РКО без проведения документа?

Технически — да, кнопка печати доступна и в записанном, и в непроведённом документе. Но для подписи и выдачи денег печатать следует только проведённый ордер: до проведения сумма и реквизиты могут измениться, и бумажный документ разойдётся с данными учёта.

Почему сумма прописью на печати пустая или обрезана?

Чаще всего сумма прописью формируется из поля «Сумма» документа — проверьте, что она заполнена и документ записан. Обрыв строки бывает при очень длинной сумме в старых макетах: обновите конфигурацию или отредактируйте ячейку в режиме предпросмотра.

Как напечатать РКО, если получатель — сотрудник, а паспортные данные не выводятся?

Паспортные данные подтягиваются из карточки физического лица в справочнике. Откройте карточку сотрудника, перейдите по ссылке на физическое лицо и заполните документ, удостоверяющий личность. После этого перепроведите ордер и сформируйте печатную форму заново.

Можно ли изменить стандартную форму КО-2 под свои требования?

Да, но это доработка конфигурации: макет печатной формы редактируется в конфигураторе или подключается как внешняя печатная форма через «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки». Внешняя форма предпочтительнее — она не нарушает поддержку конфигурации и не слетает при обновлении.

Что делать, если ордер распечатан и подписан, а потом обнаружилась ошибка в сумме?

Исправления на подписанном ордере недопустимы. Отмените проведение документа, исправьте сумму, проведите заново и распечатайте новый бланк. Испорченный ордер погасите и приложите к документам дня или уничтожьте в порядке, принятом в учётной политике организации.