Документы и Печать · 9 мин
Как распечатать кассу в 1С 8.3: подробная инструкция
Пошаговая инструкция, как распечатать кассу в 1С 8.3: кассовая книга, приходные и расходные ордера, отчет кассира. Настройки, ошибки и ответы на вопросы.
Под фразой «распечатать кассу» бухгалтеры обычно понимают несколько разных задач: вывести на печать кассовую книгу за день или период, напечатать приходные и расходные кассовые ордера, сформировать отчет кассира либо распечатать кассовый чек с онлайн-кассы, подключенной к 1С. В конфигурациях «1С:Бухгалтерия 8.3», «1С:Управление торговлей» и «1С:Комплексная автоматизация» все эти операции выполняются штатными средствами, без доработок.
Основной инструмент — типовые печатные формы, заложенные в документы и отчеты. Кассовая книга формируется отчетом в разделе банка и кассы, ордера печатаются прямо из документов, а чек ККТ отправляется на фискальный регистратор из формы оформления продажи. Ниже разобран каждый сценарий с точным путем по меню.
Перед печатью убедитесь, что в программе введены все кассовые документы за нужный период и проведены без ошибок. Кассовая книга строится только по проведенным ПКО и РКО — непроведенные документы в нее не попадут, и лист окажется неполным.
Что именно требуется распечатать: определяем задачу
Термин «касса» в 1С объединяет несколько объектов, и от того, что нужно получить на бумаге, зависит дальнейший путь. Чаще всего запрос означает кассовую книгу — сводный документ, в котором отражаются все приходы и расходы наличных за день. Она нужна для сдачи в архив, для проверок и для контроля лимита кассы.
Вторая распространенная задача — печать первичных кассовых документов: приходного кассового ордера (форма КО-1) и расходного кассового ордера (форма КО-2) с квитанциями. Третья — печать чека на фискальном регистраторе при розничной продаже. Реже требуется отчет кассира-операциониста (Z-отчет) или книга кассира-операционера.
Как выбрать действие
Печать кассовой книги за день или период
В «1С:Бухгалтерии 8.3» откройте раздел «Банк и касса» → «Кассовые документы». В верхней части списка документов есть кнопка «Кассовая книга» — либо воспользуйтесь путем «Отчеты» → «Кассовая книга». Откроется форма настройки отчета.
Укажите период: для сдачи за день выберите конкретную дату, для проверки — произвольный интервал. При необходимости задайте отбор по организации и по кассе, если в программе ведется несколько касс. Нажмите «Сформировать» — программа построит листы кассовой книги с нумерацией, сальдо на начало и конец каждого дня.
Для вывода на бумагу нажмите кнопку «Печать» в командной панели отчета или используйте сочетание клавиш Ctrl+P. Проверьте в предварительном просмотре, что каждый день начинается с нового листа и нумерация листов идет нарастающим итогом с начала года — это требование к ведению кассовой книги.
- 1Откройте «Банк и касса» → «Кассовые документы»
- 2Нажмите «Кассовая книга» в командной панели
- 3Установите период и при необходимости отбор по кассе
- 4Нажмите «Сформировать» и проверьте данные
- 5Нажмите «Печать», выберите принтер и распечатайте
- 6Проверьте нумерацию листов и остатки на каждый день
Печать приходных и расходных кассовых ордеров
Приходный кассовый ордер печатается из документа «Поступление наличных», расходный — из документа «Выдача наличных». Откройте нужный документ из журнала «Кассовые документы», убедитесь, что он проведен, и нажмите кнопку «Печать» в командной панели документа.
Для ПКО доступна печатная форма «Приходный кассовый ордер (КО-1)» с отрывной квитанцией, для РКО — «Расходный кассовый ордер (КО-2)». Программа автоматически подставит номер, дату, сумму прописью, основание и подписи ответственных лиц из карточки организации.
Если нужно распечатать сразу несколько ордеров, выделите их в журнале кассовых документов с зажатой клавишей Ctrl, затем нажмите «Печать» в командной панели списка и выберите нужную форму. Это удобно при подготовке документов за целый день.
Печать чека и закрытие кассовой смены
Если к 1С подключен фискальный регистратор или онлайн-касса, чек печатается автоматически при пробитии продажи. В «1С:Рознице» и «Управлении торговлей» это происходит в рабочем месте кассира (РМК): после добавления товаров нажмите «Оплата», выберите форму оплаты и подтвердите — касса напечатает чек.
Для закрытия смены и печати Z-отчета (отчета с гашением) перейдите в раздел «Продажи» → «Розничные продажи» и нажмите «Закрытие смены», либо выполните закрытие прямо из РМК кнопкой соответствующего действия. Фискальный регистратор распечатает Z-отчет, а в 1С сформируется документ «Отчет о розничных продажах».
Если оборудование не подключено или драйвер не настроен, чек на принтер кассы не выйдет. Проверьте подключение: «Администрирование» → «Подключаемое оборудование», там должна быть настроена касса ККТ с установленным драйвером и успешным тестом подключения.
Настройка печати и типичные проблемы
Стандартная проблема — печатная форма «уезжает» за край страницы или режется. Откройте предварительный просмотр (кнопка с изображением лупы в форме печати) и проверьте масштаб. В большинстве случаев помогает переключение ориентации страницы на альбомную для кассовой книги или уменьшение масштаба до 90–95% в настройках печати.
Если кассовая книга формируется пустой, причина почти всегда в одном из трех: документы не проведены, выбран неверный период или в отборе указана не та организация или касса. Проверьте журнал кассовых документов — проведенные документы отображаются без пометки, непроведенные имеют серую иконку.
Еще одна ситуация — вместо печати требуется сохранить файл. Любую печатную форму в 1С можно сохранить в PDF или Excel: в форме предварительного просмотра нажмите «Сохранить» и выберите формат. Это удобно для отправки кассовой книги по электронной почте или архивного хранения.
Проверка результата после печати
После печати кассовой книги сверьте три контрольных значения: сальдо на начало дня должно совпадать с сальдо конца предыдущего дня, итоги прихода и расхода — с суммами по ордерам, а конечный остаток — с фактической наличностью в кассе. Расхождение любого из этих показателей означает ошибку в документах.
На распечатанных ордерах проверьте наличие всех обязательных реквизитов: номер и дата документа, сумма цифрами и прописью, основание, подписи руководителя, главного бухгалтера и кассира. Квитанция к ПКО отрывается и выдается плательщику, сам ордер остается в кассовых документах дня.
Как проверить результат
Равно остатку на конец предыдущего дня
Расходится — есть непроведенные или удаленные документы за прошлые даты
Совпадают с суммами по распечатанным ордерам
Разница указывает на пропущенный или лишний документ
Равен фактической наличности и не превышает лимит кассы
Остаток выше лимита или не сходится с деньгами в кассе
Сквозная, нарастающая с начала года
Номера сбиты — книга формировалась повторно после изменений
Часто задаваемые вопросы
Можно ли распечатать кассовую книгу сразу за месяц?
Да. В настройках отчета «Кассовая книга» укажите произвольный период — программа сформирует листы по каждому дню, в котором были движения по кассе, с отдельной нумерацией и сальдо. Дни без операций в книгу не попадают, это нормально.
Почему в кассовой книге не виден созданный ордер?
Наиболее вероятная причина — документ не проведен. Откройте журнал кассовых документов и проверьте статус: непроведенные документы не участвуют в отчете. Также проверьте, что в отборе отчета указана та же организация и касса, что и в документе.
Как изменить подписанта в печатной форме ордера?
Подписи берутся из карточки организации и данных об ответственных лицах. Откройте «Главное» → «Организации», выберите организацию и проверьте сведения о руководителе и главном бухгалтере, а также настройки ответственных лиц за кассу на нужную дату.
Можно ли сохранить кассовую книгу в PDF вместо печати?
Да. В форме сформированного отчета нажмите кнопку «Сохранить» (или «Файл» → «Сохранить») и выберите формат PDF. Файл можно отправить по почте или хранить в электронном архиве, структура листов при этом сохраняется.
Что делать, если чек не печатается на кассе из 1С?
Проверьте подключение оборудования: «Администрирование» → «Подключаемое оборудование» → касса ККТ. Выполните тест подключения. Если тест не проходит, переустановите драйвер фискального регистратора и убедитесь, что касса включена и в ней есть чековая лента.
Нужно ли печатать кассовую книгу, если ведется электронный документооборот?
Кассовую книгу допускается вести в электронном виде с подписанием электронной подписью — тогда распечатывать ее ежедневно не обязательно. Однако многие организации продолжают печатать листы для внутреннего контроля и по требованию проверяющих. Порядок закрепите в учетной политике.
Что важно запомнить
Кассовая книга печатается из раздела «Банк и касса» через отчет «Кассовая книга», ордера — кнопкой «Печать» из документов, чек — автоматически через подключенную кассу. Перед печатью проведите все документы, после — сверьте сальдо, итоги и фактический остаток наличных.