Документы и Печать · 11 мин
Как распечатать инвентаризацию в 1С
Как распечатать инвентаризацию в 1С: создание документа, печатные формы ИНВ-3 и ИНВ-19, настройка списка товаров, проверка расхождений и типичные ошибки.
Печать инвентаризационных документов в 1С — стандартная задача, которую бухгалтеры и кладовщики выполняют перед каждой пересчёткой склада или кассы. В типовых конфигурациях (1С:Бухгалтерия, 1С:Управление торговлей, 1С:ERP) предусмотрены готовые печатные формы: инвентаризационная опись ИНВ-3, сличительная ведомость ИНВ-19 и другие унифицированные бланки. Пользователю достаточно создать документ «Инвентаризация товаров», заполнить его фактическими или учётными остатками и вывести нужную форму на печать.
Сложности обычно возникают не с самой кнопкой «Печать», а с подготовкой: нужно правильно указать склад, период, ответственных лиц и состав комиссии, иначе форма выйдет с пустыми или неверными реквизитами. Кроме того, состав доступных печатных форм зависит от конфигурации и её версии, поэтому путь к документу в разных программах отличается.
Ниже разобран порядок действий для наиболее распространённых конфигураций, способы вывода описи и сличительной ведомости, настройка содержимого печатной формы и типичные ошибки, из-за которых документ печатается с пустыми колонками или неверными суммами.
Где находится документ инвентаризации в разных конфигурациях
В 1С:Бухгалтерия 8 документ называется «Инвентаризация товаров» и расположен в разделе «Склад» → «Инвентаризация товаров». В более ранних версиях интерфейса его можно найти через «Производство» или общий список документов. Если раздел «Склад» не отображается, проверьте настройки функциональности: «Главное» → «Функциональность» → включите учёт по складам.
В 1С:Управление торговлей 11 и 1С:ERP путь другой: «Склад и доставка» → «Пересчеты товаров» (или «Инвентаризационные описи» в зависимости от версии). Здесь процесс разбит на этапы: приказ на пересчёт, пересчёт товаров, отражение результатов. Печатные формы доступны на каждом этапе, но полный комплект (ИНВ-3, ИНВ-19) формируется из документа пересчёта.
В 1С:Комплексная автоматизация и отраслевых решениях документ обычно находится в разделе «Склад» или «Запасы и закупки». Если вы не можете найти документ через меню, воспользуйтесь поиском по функциям: кнопка с лупой в правом верхнем углу или сочетание клавиш Ctrl+F, затем введите «инвентаризация».
Создание и заполнение документа инвентаризации
Создайте новый документ «Инвентаризация товаров» и укажите ключевые реквизиты: организацию, склад и дату проведения. Дата определяет, на какой момент будут рассчитаны учётные остатки, поэтому её нельзя ставить произвольно — она должна совпадать с фактическим днём пересчёта, иначе опись не сойдётся с реальным положением на складе.
Для заполнения табличной части используйте кнопку «Заполнить» → «Заполнить по остаткам на складе». Программа подтянет все товары с ненулевым учётным остатком. Если нужно включить и нулевые позиции (для полной описи), выберите вариант заполнения с учётом нулевых остатков или добавьте товары подбором вручную.
После заполнения введите фактические количества в колонку «Количество фактическое» — в Бухгалтерии это делается вручную или через загрузку из терминала сбора данных, в Управлении торговлей фактические данные вносятся в отдельном документе пересчёта. Разница между учётным и фактическим количеством рассчитается автоматически и попадёт в сличительную ведомость.
- 1Откройте раздел «Склад» и создайте документ «Инвентаризация товаров»
- 2Укажите организацию, склад и фактическую дату пересчёта
- 3Нажмите «Заполнить» → «Заполнить по остаткам на складе»
- 4Введите фактические количества по каждой позиции
- 5Заполните вкладку с составом комиссии и ответственными лицами
- 6Проведите документ и перейдите к печати нужной формы
Печать инвентаризационной описи ИНВ-3
Форма ИНВ-3 — это основной документ пересчёта: опись фактического наличия товарно-материальных ценностей. Чтобы вывести её на печать, откройте проведённый документ инвентаризации, нажмите кнопку «Печать» в командной панели и выберите пункт «Инвентаризационная опись товаров (ИНВ-3)». Программа сформирует табличный документ, который можно отправить на принтер, сохранить в PDF или Excel.
Перед печатью проверьте шапку формы: в неё подтягиваются наименование организации, структурное подразделение, номер и дата документа, а также основание проведения инвентаризации. Если поле «Основание» пустое, заполните его в документе — обычно указывают приказ или распоряжение руководителя с номером и датой. Без основания форма формально оформлена неполностью.
Обратите внимание на подписи внизу формы: в ИНВ-3 выводятся председатель и члены инвентаризационной комиссии, а также материально ответственное лицо. Эти данные берутся из вкладки «Инвентаризационная комиссия» документа или из настроек ответственных лиц организации. Если подписи пустые, вернитесь в документ и заполните состав комиссии до печати — править готовый табличный документ вручную не рекомендуется, так как при перепечатке правки пропадут.
Печать сличительной ведомости ИНВ-19
Сличительная ведомость ИНВ-19 нужна, когда по итогам пересчёта выявлены расхождения между учётными и фактическими остатками. Она формируется из того же документа инвентаризации: «Печать» → «Сличительная ведомость (ИНВ-19)». В форму попадают только позиции с отклонениями — излишки и недостачи с указанием количества и суммы.
В 1С:Бухгалтерия форма ИНВ-19 доступна после того, как в документе заполнены фактические количества и есть хотя бы одно расхождение. Если расхождений нет, программа может вывести пустую форму или сообщение об отсутствии данных — это нормально, ведомость в таком случае просто не требуется.
В Управлении торговлей сличительная ведомость формируется на этапе отражения результатов пересчёта, когда созданы документы списания недостач и оприходования излишков. Печатная форма доступна из документа «Пересчет товаров» после установки статуса, соответствующего завершённому пересчёту.
Сравнение вариантов
Печатается до или в момент пересчёта, содержит полный список товаров с учётными остатками. Подходит как рабочий бланк для комиссии и как итоговый документ.
Печатается после внесения фактических данных, содержит только расхождения. Нужна для оформления недостач и излишков, бесполезна при полном совпадении остатков.
Нестандартный макет, разработанный под задачи компании. Подходит при особых требованиях к бланку, но требует доработки конфигурации или внешней печатной формы.
Настройка содержимого печатной формы
Если опись получается слишком объёмной, отфильтруйте товары до заполнения документа: в некоторых конфигурациях при заполнении доступны отборы по группе номенклатуры, виду товара или конкретному складскому помещению. Это удобно при выборочной инвентаризации — комиссия получает бланк только с нужными позициями.
Порядок строк в печатной форме соответствует порядку в табличной части документа. Чтобы отсортировать товары по наименованию, артикулу или коду, используйте сортировку табличной части (кнопка «Ещё» → «Сортировать») до вывода на печать. Это ускоряет работу комиссии, если товары на складе расположены в определённом порядке.
Для изменения самого макета — добавления колонок, логотипа, изменения шрифта — потребуется либо внешняя печатная форма (подключается через «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки»), либо доработка конфигурации. Редактировать типовой макет вручную в режиме предприятия нельзя.
Проверка результата и вывод на принтер
Перед отправкой на принтер откройте предварительный просмотр: проверьте, что все страницы пронумерованы, итоги по страницам и по документу сформированы, а шрифт читаем. В типовых формах ИНВ-3 нумерация страниц и итоги выводятся автоматически — если их нет, вероятно, используется повреждённый или доработанный макет.
Для передачи формы руководителю или в архив удобнее сохранить её в PDF: в окне табличного документа «Файл» → «Сохранить» → выберите формат PDF. Так файл нельзя будет случайно изменить, а подписи и печать можно поставить на распечатанной копии.
Если принтер печатает форму с обрезанными полями или разрывами таблицы, проверьте настройки страницы: «Файл» → «Параметры страницы». Убедитесь, что ориентация и масштаб соответствуют макету, а поля не заданы вручную слишком широкими. В большинстве случаев достаточно вернуть масштаб в 100% и ориентацию, заданную в макете.
Как проверить результат
Организация, склад, дата и основание заполнены, номер документа присвоен
Пустые поля основания или подразделения — вернитесь в документ и заполните реквизиты
Все позиции с количеством и ценой, фактические данные внесены
Пустые колонки фактического количества или нулевые строки без необходимости
Председатель, члены комиссии и материально ответственное лицо выведены
Пустые строки подписей — не заполнена вкладка комиссии
Итоги по страницам и общий итог совпадают с данными документа
Итоги отсутствуют или не сходятся — проверьте макет и данные документа
Частые вопросы
Можно ли распечатать инвентаризацию без проведения документа?
Да, печать доступна и из непроведённого документа — это удобно, когда опись нужна комиссии как рабочий бланк до начала пересчёта. Но итоговые формы с фактическими данными и расхождениями лучше печатать из проведённого документа, чтобы исключить расхождение с учётом.
Почему в списке печатных форм нет ИНВ-19?
Форма ИНВ-19 появляется только при наличии расхождений между учётными и фактическими остатками. Если все количества совпадают, ведомость не формируется. Также проверьте версию конфигурации — в устаревших релизах состав форм может отличаться.
Как распечатать опись только по одной группе товаров?
При заполнении документа используйте отбор по группе номенклатуры (если конфигурация это поддерживает) или заполните табличную часть подбором вручную, добавив только нужные позиции. Печатная форма выведет ровно те строки, которые есть в документе.
Можно ли выгрузить опись в Excel для правки?
Да, сформированный табличный документ сохраняется в Excel через «Файл» → «Сохранить как». Учтите, что правки в Excel не попадут в 1С: если нужно изменить данные, корректируйте сам документ инвентаризации и перепечатывайте форму.
Что делать, если после печати провели приход или расход по складу?
Учётные остатки в уже сформированной описи не пересчитаются автоматически. Перезаполните документ кнопкой «Заполнить по остаткам», заново внесите фактические количества и распечатайте форму повторно, иначе данные описи не будут соответствовать учёту.
Как добавить в опись колонку с сериями или характеристиками?
В конфигурациях с учётом по сериям и характеристикам эти данные обычно выводятся в форме автоматически, если ведётся соответствующий учёт. Если колонки нет, потребуется внешняя печатная форма или доработка макета специалистом по 1С.
Что важно запомнить
Инвентаризация печатается из документа «Инвентаризация товаров» через кнопку «Печать»: ИНВ-3 — полная опись, ИНВ-19 — только расхождения. Корректность формы зависит от даты документа, склада, заполненной комиссии и внесённых фактических остатков. Проверяйте шапку, подписи и итоги в предварительном просмотре до отправки на принтер.