Документы и Печать · 11 мин
Как распечатать документ из 1С ЭДО
Как распечатать документ из 1С ЭДО: входящие и исходящие документы, печать УПД с подписью, визуализация ЭП, массовая печать и решение типичных проблем.
Электронные документы в 1С приходят и уходят через сервисы ЭДО (например, 1С-ЭДО, СБИС, Диадок и другие операторы), но на практике их часто нужно распечатать: для архива, проверяющих, курьера или контрагента, который работает на бумаге. Печать электронного документа выполняется штатными средствами конфигурации, однако есть нюансы с визуализацией подписи, статусом документа и выбором правильной печатной формы.
Порядок действий зависит от того, какой документ вы печатаете: входящий (полученный от контрагента), исходящий (отправленный вами) или документ, который ещё не прошёл цикл ЭДО. Также важно понимать, что распечатка электронного документа не заменяет оригинал — юридическую силу имеет именно файл с электронной подписью, а бумажная копия носит информационный характер.
Где находятся электронные документы в 1С
В типовых конфигурациях (1С:Бухгалтерия, 1С:Управление торговлей, ERP) электронные документы собраны в отдельном рабочем месте. Обычно оно называется «ЭДО», «Обмен электронными документами» или «Электронные документы» и находится в разделе «Продажи», «Покупки» или «Администрирование». В 1С:Бухгалтерии путь выглядит так: раздел «Покупки» или «Продажи» → «Электронные документы».
В журнале документов есть отборы по статусу: входящие, исходящие, на подписании, завершённые, с ошибками. Для печати подходят документы со статусом «Завершён», «Получен» или «Отправлен» — у них уже сформирован файл обмена и проставлены отметки о подписи. Документы в статусе «Черновик» или «Ожидается подписание» печатать можно, но это будет обычная печатная форма без данных ЭДО.
Открыть конкретный документ можно двойным щелчком. В карточке документа отображаются: вид документа (УПД, акт, накладная, счёт-фактура), контрагент, статус обмена, сведения о подписантах и служебные файлы. Именно отсюда выполняется печать.
Печать входящего документа из ЭДО
Входящий документ — это файл, присланный контрагентом, например УПД от поставщика. Чтобы его распечатать, откройте журнал электронных документов, перейдите на вкладку «Входящие» и найдите нужный документ по номеру, дате или контрагенту. Откройте карточку документа.
В карточке нажмите кнопку «Печать» и выберите нужную форму. Для УПД обычно доступны два варианта: печатная форма документа и форма с визуализацией электронных подписей. Второй вариант предпочтительнее: внизу страницы появится блок с отметкой о том, что документ подписан электронной подписью, с указанием владельца сертификата и даты подписания.
- 1Откройте раздел «Электронные документы» и вкладку «Входящие»
- 2Найдите документ по номеру, дате или контрагенту через поиск по журналу
- 3Откройте карточку документа двойным щелчком
- 4Нажмите «Печать» и выберите форму, например «УПД с визуализацией ЭП»
- 5Проверьте предварительный просмотр: реквизиты, номер, отметка о подписи
- 6Отправьте на принтер или сохраните в PDF
Если кнопки печати нет или она неактивна, проверьте, загружен ли файл документа полностью. Иногда документ отображается в списке, но сам файл ещё не получен с сервера оператора — тогда сначала выполните обмен (кнопка «Отправить и получить») и дождитесь обновления статуса.
Печать исходящего документа
Исходящие документы — это те, что вы отправили контрагенту. Они находятся на вкладке «Исходящие» того же журнала. Печать выполняется аналогично: откройте документ, нажмите «Печать» и выберите форму. Для отправленного УПД доступна форма с визуализацией подписи — вашей и, если цикл обмена завершён, контрагента.
Альтернативный путь — печать напрямую из учётного документа. Например, в 1С:Бухгалтерии откройте «Реализацию (акты, накладные, УПД)», нажмите «Печать» → «Универсальный передаточный документ». Однако такая форма не содержит отметок ЭДО. Если нужна именно распечатка с визуализацией подписи, печатайте из карточки электронного документа.
Откуда печатать документ
Форма содержит визуализацию ЭП и реквизиты обмена. Подходит для архива и передачи контрагенту как копии электронного оригинала.
Обычная печатная форма без отметок ЭДО. Подходит, когда нужен просто бумажный документ, а факт электронного обмена не важен.
Запасной вариант, если в 1С печать недоступна. Требует входа в веб-интерфейс оператора и поиска документа там.
Печать с визуализацией электронной подписи
Визуализация ЭП — это графическое представление факта подписания на печатной форме: рамка или штамп с ФИО подписанта, организацией, датой и временем подписания. Такая распечатка наглядно показывает, что документ подписан, и удобна для внутреннего архива и предъявления по месту требования.
В типовых конфигурациях визуализация включается выбором соответствующей печатной формы: «УПД (с визуализацией ЭП)», «Счёт-фактура с визуализацией» и т. п. Если такой формы нет в списке, проверьте настройки: в разделе «Администрирование» → «Обмен электронными документами» может быть опция, управляющая выводом штампа подписи. В некоторых конфигурациях визуализация добавляется автоматически при печати из карточки ЭД.
Массовая печать нескольких документов
Когда нужно распечатать не один документ, а пачку — например, все УПД за месяц для архива, — открывать каждый по отдельности долго. В журнале электронных документов выделите несколько строк с зажатой клавишей Ctrl или Shift, затем нажмите «Печать» в командной панели списка. Программа сформирует печатные формы для всех выделенных документов.
Перед массовой печатью отфильтруйте журнал по периоду и статусу, чтобы не захватить лишнее. Проверьте настройки принтера: десятки документов — это сотни страниц, поэтому разумно сначала вывести результат в файл PDF и проверить, а уже потом отправлять на бумагу. В 1С для этого в окне печати выберите принтер «Сохранить в PDF» или используйте команду «Сохранить» в окне предварительного просмотра.
Вывод в PDF вместо бумаги экономит время дважды: во-первых, ошибки вёрстки видно до траты тонера, во-вторых, PDF-архив по месяцам удобно хранить рядом с электронными документами и быстро находить нужный файл поиском по имени.
Типичные проблемы при печати и их решение
Самая частая ситуация — кнопка «Печать» неактивна или форма не формируется. Причины обычно такие: файл документа не загружен (выполните обмен), документ в статусе ошибки (сначала разберитесь с причиной отклонения), у пользователя недостаточно прав на работу с ЭДО (обратитесь к администратору). Также печать может быть недоступна для служебных документов — извещений о получении и квитанций: они печатаются через команду просмотра файла, а не через стандартную форму.
Вторая проблема — на распечатке нет визуализации подписи, хотя документ подписан. Проверьте, какую именно форму вы выбрали: нужна форма с пометкой о визуализации. Если такой формы нет вовсе, возможно, конфигурация устарела или функциональность отключена в настройках обмена ЭД.
Третья группа проблем — техническая: документ печатается криво, обрезается таблица, не помещается на лист. В этом случае в окне предварительного просмотра измените масштаб («По ширине страницы»), ориентацию на альбомную для широких таблиц или поля документа. Настройки сохраняются для выбранной формы.
Как проверить результат печати
Номер, дата и реквизиты совпадают с электронным документом в карточке ЭДО
Номер отличается или отсутствует — распечатан черновик или учётный документ
Есть блок визуализации ЭП с ФИО подписанта и датой
Штампа нет — выбрана форма без визуализации
Документ в статусе «Завершён» или «Получен»
Статус «Ошибка» или «Ожидается подписание» — печать преждевременна
Если печать из 1С недоступна: альтернативы
Когда штатная печать не работает — например, из-за старой версии конфигурации или ограничений прав, — есть обходные пути. Первый: откройте файл документа из карточки ЭД (команда «Открыть файл» или «Сохранить файл на диск») и распечатайте его средствами просмотра XML/PDF. Многие операторы ЭДО прикладывают к документу готовое PDF-представление, которое печатается как обычный файл.
Второй вариант — личный кабинет оператора ЭДО. Войдите в веб-интерфейс, найдите документ в архиве и воспользуйтесь кнопкой печати там. Операторы, как правило, формируют печатную форму с визуализацией подписей обеих сторон. Этот способ удобен и тогда, когда документ нужен сотруднику без доступа к 1С.
Как выбрать способ печати
Что важно запомнить
Печать выполняется из журнала «Электронные документы» через кнопку «Печать» в карточке документа. Для архива выбирайте форму с визуализацией ЭП, печатайте только документы с завершённым обменом и никогда не удаляйте электронные оригиналы — распечатка их не заменяет.
Частые вопросы
Можно ли распечатать электронную подпись отдельно от документа?
Нет, подпись — это не изображение, а криптографические данные в файле. На бумаге отображается только визуализация: штамп с реквизитами подписанта. Сам файл подписи можно сохранить на диск из карточки документа, но распечатать его как самостоятельный объект нельзя.
Имеет ли распечатанный из ЭДО документ юридическую силу?
Распечатка — это копия для информационных целей. Юридическую силу имеет электронный документ с квалифицированной подписью, хранящийся в базе 1С и у оператора ЭДО. Бумажную копию при спорах используют как дополнительный материал, но оригиналом она не считается.
Почему в списке печатных форм нет варианта с визуализацией ЭП?
Возможные причины: устаревшая версия конфигурации, отключённая настройка визуализации в параметрах обмена ЭД, либо вы печатаете из учётного документа, а не из карточки электронного. Проверьте раздел «Администрирование» → «Обмен электронными документами» и при необходимости обновите конфигурацию.
Как распечатать документ, который контрагент ещё не подписал?
Технически можно: откройте исходящий документ и распечатайте форму. Но визуализация будет содержать только вашу подпись. Для архива дождитесь завершения обмена, чтобы на форме появились отметки обеих сторон.
Можно ли настроить автоматическую печать всех входящих документов?
Штатной автопечати в типовых конфигурациях, как правило, нет — она противоречит самой идее безбумажного обмена. Если бумажный архив обязателен по внутреннему регламенту, используйте массовую печать по итогам периода или доработку через регламентное задание силами программиста.
Что делать, если таблица УПД не помещается на лист А4?
В окне предварительного просмотра переключите ориентацию на альбомную и установите масштаб «По ширине страницы». Для многострочных документов можно уменьшить поля. Если форма всё равно обрезается, сохраните её в PDF и печатайте уже из просмотрщика PDF с его настройками масштабирования.