Как провести доверенность в 1С

Доверенность в 1С — это документ, который фиксирует полномочия сотрудника на получение товарно-материальных ценностей от поставщика. В типовых конфигурациях (1С:Бухгалтерия, Управление торговлей, ERP) доверенность оформляется отдельным документом, который затем связывается с поступлением товаров и служит основанием для оприходования ценностей на склад.

Корректное оформление доверенности важно не только для внутреннего учёта: при проверках налоговая и аудиторы запрашивают доверенности как подтверждение того, что товар получил уполномоченный представитель организации. Отсутствие документа или ошибки в реквизитах могут стать поводом для вопросов по обоснованности расходов.

Ниже разобран порядок создания и проведения доверенности в типовых конфигурациях 1С, заполнение ключевых полей, печать унифицированных форм, а также типичные ошибки и способы их избежать.

Где находится доверенность в разных конфигурациях 1С

Расположение документа зависит от конфигурации. В 1С:Бухгалтерии 8 доверенность находится в разделе «Покупки» → «Доверенности». В Управлении торговлей 11 и ERP документ доступен в разделе «Закупки» → «Доверенности» либо через журнал документов закупки. В некоторых конфигурациях доверенность также доступна из карточки соглашения с поставщиком или заказа поставщику по кнопке «Создать на основании».

Если документа нет в интерфейсе, проверьте права пользователя: роль должна включать доступ к документам закупок. Также документ может быть скрыт настройками функциональности — в этом случае включите соответствующую опцию в разделе «Администрирование» → «Настройка функциональности» или обратитесь к администратору базы.

Создание и заполнение документа «Доверенность»

Создайте новый документ кнопкой «Создать» в журнале доверенностей. Заполните шапку документа: организацию, от имени которой выдаётся доверенность, дату выдачи и срок действия. Срок действия указывается в соответствии с внутренними правилами компании — обычно на период, достаточный для получения конкретной партии товара.

Далее укажите физическое лицо — сотрудника, которому выдаётся доверенность. Программа подтянет данные из справочника «Физические лица» и «Сотрудники»: ФИО, должность, паспортные данные. Если паспортные данные не заполнены в карточке физического лица, заполните их заранее — они выводятся в печатную форму, и без них доверенность будет неполной.

В поле «Контрагент» или «Поставщик» выберите контрагента, у которого сотрудник получает ценности. Если доверенность выдаётся на получение товара по конкретному счёту или договору, укажите документ-основание — это упростит последующую сверку.

1. 1
   Откройте журнал «Доверенности» в разделе «Покупки» или «Закупки» и нажмите «Создать»
2. 2
   Заполните организацию, дату выдачи и срок действия доверенности
3. 3
   Укажите сотрудника и проверьте, что в его карточке заполнены паспортные данные и должность
4. 4
   Выберите контрагента-поставщика и при необходимости документ-основание (счёт, заказ, договор)
5. 5
   Заполните табличную часть: перечень получаемых ценностей или свободное описание
6. 6
   Проведите документ и распечатайте доверенность для подписания руководителем

Заполнение табличной части: перечень ценностей

Табличная часть доверенности содержит перечень товарно-материальных ценностей, которые сотрудник вправе получить. Есть два подхода к заполнению. Первый — детальный: каждую позицию указывают с наименованием, единицей измерения и количеством. Такой вариант удобен при получении конкретной партии по счёту, когда состав известен заранее.

Второй подход — обобщённое описание: например, «материалы по счёту № 145 от 12.03» без детализации по позициям. Это допустимо и часто практикуется, когда точный состав поставки формирует поставщик. Однако при спорах детализированная доверенность даёт больше защиты: она чётко ограничивает полномочия сотрудника.

Если доверенность создаётся на основании заказа поставщику или счёта, табличная часть может заполниться автоматически — проверьте количество и наименования перед проведением, так как фактическая отгрузка может отличаться от заказа.

Проведение документа и печать формы

После заполнения нажмите «Провести» или «Провести и закрыть». Документ получит номер по нумератору конфигурации — он выводится в печатную форму и должен соответствовать журналу регистрации доверенностей, если компания его ведёт.

Для печати используйте кнопку «Печать» в форме документа. В зависимости от конфигурации доступны формы М-2 и М-2а (унифицированные формы доверенности на получение материальных ценностей) или типовая форма доверенности, утверждённая в учётной политике организации. С 2013 года унифицированные формы не обязательны — организация вправе использовать собственный бланк, закреплённый в учётной политике.

Распечатанная доверенность подписывается руководителем и главным бухгалтером (или уполномоченными лицами) и заверяется печатью организации, если печать используется. Корешок доверенности по форме М-2а остаётся в бухгалтерии — на его основании ведётся учёт выданных доверенностей.

Связь доверенности с поступлением товаров

Когда сотрудник привозит товар и сопроводительные документы, оформляется поступление товаров и услуг. В ряде конфигураций в документе поступления есть поле для указания доверенности, по которой получены ценности. Заполнение этого поля связывает документы и упрощает контроль: бухгалтер видит, какие доверенности «закрыты» фактическим поступлением, а какие остаются неиспользованными.

Неиспользованные доверенности с истёкшим сроком действия рекомендуется периодически анализировать. Сотрудник, не использовавший доверенность, должен вернуть её в бухгалтерию — это стандартное требование внутреннего контроля. В 1С можно сформировать список доверенностей за период и сверить с документами поступления.

Контрольные точки

Как проверить результат

Печатная форма доверенности

Норма

Заполнены ФИО, должность, паспортные данные сотрудника, срок действия, перечень ценностей, есть номер и дата

Тревожный признак

Пустые поля паспорта или перечня — документ не принимается поставщиком

Проведение документа

Норма

Документ проведён, номер присвоен, ошибок при проведении нет

Тревожный признак

Программа сообщает об ошибке — обычно не заполнены обязательные поля

Связь с поступлением

Норма

В поступлении указана доверенность, суммы и состав соответствуют

Тревожный признак

Поступление оформлено без доверенности или на другого сотрудника

Электронные доверенности и машиночитаемые доверенности

При обмене электронными документами (ЭДО) всё чаще применяются машиночитаемые доверенности (МЧД) — электронные документы установленного формата, подписанные усиленной квалифицированной подписью. В конфигурациях 1С с подключённым ЭДО (например, через 1С-ЭДО) поддерживается работа с МЧД: их можно загружать, проверять и прикреплять к электронным документам.

МЧД регистрируется в распределённом реестре ФНС, и контрагент может проверить её подлинность автоматически. Это снимает необходимость пересылать бумажные доверенности при электронном документообороте. Если ваша компания работает с ЭДО, уточните у администратора, настроен ли обмен доверенностями, и используйте типовые механизмы конфигурации вместо самостоятельной доработки.

Если сотрудник регулярно получает товар у одних и тех же поставщиков, удобнее копировать предыдущую доверенность и менять только дату, срок и перечень ценностей — это сокращает время оформления и снижает риск ошибок в реквизитах.

Типичные ошибки при оформлении доверенностей в 1С

Самая распространённая ошибка — незаполненные паспортные данные физического лица. Печатная форма выходит с пустыми полями, и поставщик отказывается отпускать товар. Решение — контролировать заполнение карточек сотрудников до выдачи доверенности, а не в момент, когда сотрудник уже направляется к поставщику.

Вторая ошибка — расхождение между перечнем в доверенности и фактическим поступлением. Если сотрудник получил больше или иные позиции, чем указано, юридически такое получение может быть оспорено. В этом случае оформляют новую доверенность или согласовывают расхождение с поставщиком документально.

Третья группа ошибок — организационная: доверенности не регистрируются в журнале, неиспользованные бланки не возвращаются, сроки действия не контролируются. Это не проблема программы, а вопрос внутреннего регламента, который стоит закрепить документально.

Часто задаваемые вопросы

Обязательно ли использовать форму М-2?

Нет. Унифицированные формы первичных документов не являются обязательными. Организация может разработать собственный бланк доверенности и закрепить его в учётной политике. Формы М-2 и М-2а остаются удобным готовым вариантом, встроенным в типовые конфигурации 1С.

Можно ли выдать доверенность внешнему лицу, а не сотруднику?

Да, доверенность может быть выдана любому физическому лицу, например представителю транспортной компании. В 1С такое лицо заводится в справочник «Физические лица» без оформления трудовых отношений, и доверенность выписывается на него с указанием паспортных данных.

Что делать, если доверенность не использована?

Сотрудник возвращает неиспользованную доверенность в бухгалтерию, она хранится вместе с корешком или отметкой о возврате. В 1С документ можно пометить на удаление только если он не был фактически выдан; выданные, но неиспользованные доверенности обычно оставляют в базе для истории и контроля нумерации.

Как оформить доверенность на получение товара по нескольким счетам?

Допустимо указать в табличной части обобщённое описание с перечислением номеров счетов или договоров. Детализацию по позициям в этом случае можно опустить, но убедитесь, что такой формат устраивает поставщика — некоторые контрагенты требуют точный перечень ценностей.

Нужна ли доверенность при электронном документообороте?

При ЭДО применяется машиночитаемая доверенность (МЧД), подписанная квалифицированной электронной подписью и зарегистрированная в реестре ФНС. Бумажная доверенность в этом случае не требуется, если обе стороны обмена работают с МЧД. Настройка ведётся через механизмы ЭДО вашей конфигурации 1С.

Где посмотреть все выданные доверенности за период?

Откройте журнал «Доверенности» в разделе «Покупки» или «Закупки» и установите отбор по периоду и организации. Журнал покажет все созданные документы с датами, сотрудниками и контрагентами — этого достаточно для сверки с бумажным журналом регистрации.