Документы и Печать · 11 мин
Как поставить задачу в 1С:Документооборот
Как поставить задачу в 1С:Документооборот: создание задачи, выбор шаблона, назначение исполнителей, контроль сроков и типичные ошибки при настройке.
Постановка задачи в 1С:Документооборот — базовая операция, от которой зависит, увидит ли исполнитель поручение вовремя, поймет ли объем работ и сможет ли руководитель проконтролировать результат. Система поддерживает несколько способов создания задач: вручную, по шаблону, из документа или через бизнес-процесс, и у каждого свои условия применения.
Ошибки при постановке задач приводят к типичным проблемам: исполнитель не видит задачу в списке, срок исполнения считается неверно, контролер не получает уведомления о просрочке. Большинство таких ситуаций возникает не из-за сбоев программы, а из-за незаполненных реквизитов или неправильно выбранного процесса.
Ниже разобран пошаговый порядок создания задачи, варианты для разных сценариев, проверка результата и ограничения, которые стоит учитывать перед началом работы. Инструкция ориентирована на типовые конфигурации 1С:Документооборот редакции КОРП и ПРОФ; названия команд могут незначительно отличаться в зависимости от версии и настроек интерфейса.
Какие способы постановки задачи существуют
В 1С:Документооборот задача может быть создана четырьмя основными способами. Первый — ручное создание из раздела «Задачи» или из рабочего места «Мои задачи». Это универсальный вариант для разовых поручений, когда нужно быстро выдать задание конкретному сотруднику.
Второй способ — создание задачи по шаблону. Шаблоны настраивает администратор или руководитель, в них уже заданы исполнители, сроки, контролеры и текст поручения. Это удобно для регулярных операций: подготовка отчетности, согласование договоров, ежемесячные проверки.
Третий вариант — постановка задачи из карточки документа, письма или мероприятия. В этом случае задача автоматически связывается с предметом, и исполнитель видит исходный документ прямо в карточке задачи. Четвертый способ — автоматическая постановка через бизнес-процесс (согласование, рассмотрение, исполнение), когда задача создается системой по маршруту без участия пользователя.
Сравнение способов
Подходит для разовых поручений. Требует полного заполнения реквизитов вручную.
Для повторяющихся задач. Экономит время, но шаблон должен быть настроен заранее.
Когда задача касается конкретного документа. Предмет прикрепляется автоматически.
Для регламентированных процедур. Требует настройки маршрута администратором.
Пошаговая постановка простой задачи
Откройте раздел «Задачи» в панели навигации и нажмите кнопку «Создать». В карточке новой задачи заполните поле «Наименование» — оно отображается в списках исполнителя, поэтому формулировка должна быть короткой и понятной: не «Вопрос», а «Подготовить справку по дебиторской задолженности».
В поле «Описание» укажите суть поручения: что именно нужно сделать, какой результат ожидается и в каком виде его предоставить. Чем конкретнее описание, тем меньше уточняющих вопросов и итераций. Затем выберите исполнителя — конкретного сотрудника или роль (например, «Главный бухгалтер»), если задача должна попасть к любому исполнителю этой роли.
Установите срок исполнения. Если у задачи есть предмет — документ или письмо — добавьте его на вкладке «Предметы». После заполнения нажмите «Стартовать»: задача станет активной и появится в списке исполнителя. Если нажать «Записать» без старта, задача останется в состоянии черновика и исполнитель ее не увидит.
- 1Откройте раздел «Задачи» и нажмите «Создать»
- 2Заполните наименование и подробное описание поручения
- 3Укажите исполнителя или роль
- 4Установите срок исполнения и при необходимости контролера
- 5Прикрепите предмет задачи (документ, письмо)
- 6Нажмите «Стартовать» и проверьте, что задача появилась у исполнителя
Настройка контроля и сроков
Контроль задачи включается флагом «Контролировать» и выбором контролера — обычно это руководитель подразделения или автор поручения. Контролер получает уведомления о приближении срока и о просрочке, а также видит задачу в списке контролируемых. Без включенного контроля просроченная задача может остаться незамеченной.
Срок исполнения задается конкретной датой или вычисляется от даты старта. Учитывайте рабочие календари: если в системе настроен производственный календарь, сроки рассчитываются по рабочим дням. Проверьте это на практике — поставьте тестовую задачу в пятницу вечером и посмотрите, какой срок предложит система.
Трудоемкость (плановые часы) заполняется опционально, но полезна для оценки загрузки сотрудников. Если в компании ведется учет рабочего времени по задачам, корректная трудоемкость позволяет строить отчеты по фактическим затратам.
Постановка задачи по шаблону и из документа
Создание задачи по шаблону
Если шаблоны настроены, в разделе «Задачи» доступна команда создания по шаблону. Выберите нужный шаблон из списка — система подставит исполнителей, сроки и текст поручения. Останется проверить реквизиты, при необходимости скорректировать срок и стартовать задачу.
Если подходящего шаблона нет, обратитесь к администратору или пользователю с правами настройки шаблонов. Самостоятельно создавать шаблоны без согласования не стоит: некорректный шаблон с неверной ролью исполнителя будет массово порождать задачи не тем сотрудникам.
Задача из карточки документа
Откройте документ, по которому нужно выдать поручение, и используйте команду создания задачи (обычно в меню «Создать на основании» или на панели процессов). Документ автоматически станет предметом задачи. Это исключает ситуацию, когда исполнитель получил поручение, но не понимает, о каком документе идет речь.
Для документов, требующих формального согласования или рассмотрения, используйте не простую задачу, а соответствующий процесс: «Согласование», «Рассмотрение», «Исполнение». Простая задача не формирует лист согласования и не фиксирует резолюции в карточке документа.
Как выбрать способ
Проверка результата и типичные ошибки
После старта задачи убедитесь, что она дошла до исполнителя. Попросите его открыть список «Мои задачи» или проверьте сами по карточке задачи: состояние должно быть «В работе» или «Новая» у исполнителя, автор и срок — корректными. Если задача стартована, но исполнитель ее не видит, проверьте, не указана ли вместо сотрудника роль, к которой он не относится.
Распространенная ошибка — постановка задачи «самому себе» из-за невнимательного выбора исполнителя. Другая частая проблема — пустое или размытое описание, из-за чего исполнитель возвращает задачу с уточнением или выполняет не то, что ожидалось. Третья — отсутствие контролера при критичном сроке: просрочка обнаруживается слишком поздно.
Отдельно стоит упомянуть задачи с несколькими исполнителями. Если нужен результат от каждого участника, проверьте настройку процесса исполнения: в типовых механизмах можно задать вариант «все исполнители» или «любой из исполнителей». Неверный выбор приводит к тому, что задача закрывается после первого ответившего.
Как проверить результат
«Стартована», видна у исполнителя в списке
«Записана» — задача не выдана
Конкретный сотрудник или корректная роль
Роль без исполнителей или неверный сотрудник
Дата реалистична, контролер назначен
Срок в прошлом, контроль отключен при критичной задаче
Документ или письмо прикреплены и открываются
Предмет отсутствует, хотя задача касается документа
Ограничения и когда нужен администратор
Часть настроек недоступна обычному пользователю: создание и изменение шаблонов, настройка ролей, маршрутов процессов, уведомлений и прав доступа. Если задача не стартует, исполнитель недоступен для выбора или срок считается неправильно — вероятнее всего, вопрос в настройках, которые меняет администратор системы.
Не пытайтесь обходить ограничения прав через изменение чужих задач или массовое переназначение — это фиксируется в истории и может нарушить учет поручений. Перед массовыми операциями (переназначение задач уволенного сотрудника, изменение шаблонов) согласуйте действия с администратором и при необходимости сделайте резервную копию информационной базы.
Если задачи в компании ставятся массово и по типовым схемам, имеет смысл один раз настроить шаблоны и регламент: кто создает шаблоны, кто утверждает формулировки, как задаются сроки. Это снижает количество ошибок и разночтений сильнее, чем любые индивидуальные инструкции.
Что важно запомнить
Постановка задачи сводится к четырем шагам: создать, заполнить описание и исполнителя, указать срок и контроль, стартовать. Главные причины проблем — нестартованная задача, неверный исполнитель и отсутствие контроля. Для согласований используйте процессы, а для повторяющихся поручений — шаблоны.
Частые вопросы
Почему исполнитель не видит поставленную задачу?
Чаще всего задача записана, но не стартована — проверьте ее состояние. Вторая причина: в качестве исполнителя указана роль, к которой сотрудник не привязан, либо у пользователя нет прав на раздел задач. Также проверьте, не установлен ли у исполнителя фильтр в списке «Мои задачи», скрывающий новые поручения.
Можно ли поставить задачу сразу нескольким сотрудникам?
Да. Используйте процесс «Исполнение» с несколькими исполнителями или укажите роль, объединяющую нужных сотрудников. Заранее определите, требуется результат от каждого участника или достаточно ответа любого — от этого зависит настройка варианта исполнения процесса.
Чем простая задача отличается от процесса «Исполнение»?
Простая задача — это одиночное поручение без формального маршрута. Процесс «Исполнение» поддерживает нескольких исполнителей, контрольные точки, вложенные задачи и фиксирует ход выполнения. Для поручений по документам и поручений с соисполнителями корректнее использовать процесс.
Как изменить срок или исполнителя уже выданной задачи?
Откройте карточку задачи и измените реквизиты, если у вас есть права автора или контролера. При существенных изменениях уведомите исполнителя комментарием в задаче, чтобы он увидел новые условия. Если поля недоступны для редактирования — обратитесь к администратору: вероятно, изменение заблокировано настройками процесса.
Что делать, если нужной роли или шаблона нет в списке?
Роли и шаблоны создаются администратором или уполномоченным пользователем. Передайте ему требования: название роли, состав исполнителей, типовой текст поручения и сроки. После настройки проверьте работу на одной тестовой задаче, прежде чем использовать шаблон массово.
Как отменить ошибочно поставленную задачу?
Откройте карточку задачи и используйте команду прерывания или отмены — задача перестанет числиться активной у исполнителя. Удалять задачу из базы без необходимости не стоит: прерванная задача сохраняет историю, которая может понадобиться при разборе ситуации. Если задача создана в рамках процесса, прерывайте сам процесс.