Документы и Печать · 12 мин
Как посмотреть все счета-фактуры в 1С
Как найти и просмотреть все счета-фактуры в 1С: журнал документов, отборы по периоду и контрагенту, книга покупок и продаж, типичные ошибки и проверка результата.
Счета-фактуры в 1С хранятся как отдельный вид документов, и увидеть их все можно несколькими способами: через общий журнал документов, через раздел покупок или продаж, а также через регламентные отчёты — книгу покупок и книгу продаж. Выбор способа зависит от того, что именно нужно: полный список за период, счета-фактуры по конкретному контрагенту или только выданные либо только полученные документы.
Инструкция ниже ориентирована на типовые конфигурации 1С:Бухгалтерия 8 (редакция 3.0) — именно там чаще всего возникает такая задача. В конфигурациях «Управление торговлей», «Комплексная автоматизация» и ERP логика аналогична, отличаются только названия разделов меню. Если интерфейс вашей базы изменён доработками, ищите документы через функциональность «Все функции» — этот способ работает всегда.
Перед началом убедитесь, что у вас есть права на просмотр документов по НДС. Ограниченные роли (например, только складской учёт) могут не видеть счета-фактуры в списках, и это не ошибка программы, а настройка доступа.
Где в 1С хранятся счета-фактуры и какие они бывают
В типовых конфигурациях счёт-фактура — это самостоятельный документ, который обычно создаётся на основании первички: реализации товаров, поступления, акта, отчёта комитенту. Он не существует «сам по себе» и привязан к документу-основанию, поэтому удаление основания может повлиять на счёт-фактуру.
Основные виды, которые вы увидите в списках:
- Выданные — те, что выставила ваша организация покупателям при реализации, получении аванса, агентских операциях;
- Полученные — зарегистрированные в базе счета-фактуры от поставщиков, дающие право на вычет НДС;
- Корректировочные — оформляются при изменении стоимости или количества по уже проведённым операциям;
- На аванс — с авансов полученных и выданных.
Понимание этого деления важно, потому что в интерфейсе выданные и полученные счета-фактуры разведены по разным разделам. Если вы ищете «все сразу», придётся посмотреть оба журнала либо воспользоваться универсальным способом через «Все функции».
Как открыть список выданных счетов-фактур
Выданные счета-фактуры собраны в разделе продаж. Стандартный путь в 1С:Бухгалтерии 8.3: откройте в левой панели раздел «Продажи» и выберите пункт «Счета-фактуры выданные». Откроется журнал со списком документов за установленный период.
Если список пустой, первым делом проверьте отбор по дате — журнал может показывать только текущий месяц или квартал. Период меняется через кнопку «Ещё → Установить период» либо через стандартное поле выбора дат над списком, в зависимости от настроек формы.
- 1Откройте раздел «Продажи» в главном меню
- 2Выберите «Счета-фактуры выданные»
- 3Установите нужный период через «Ещё → Установить период»
- 4Проверьте, что в отборах не задан конкретный контрагент или организация
- 5Отсортируйте список по дате или номеру кликом по заголовку колонки
В журнале видны номер, дата, контрагент, сумма и документ-основание. Двойной клик открывает сам счёт-фактуру, откуда можно перейти к первичному документу и распечатать форму. Если организаций в базе несколько, добавьте отбор по полю «Организация», иначе список покажет документы всех юрлиц сразу.
Как открыть список полученных счетов-фактур
Счета-фактуры от поставщиков находятся симметрично: раздел «Покупки» → «Счета-фактуры полученные». Здесь регистрируются входящие документы, на основании которых формируется книга покупок и заявляется вычет НДС.
Полученные счета-фактуры часто вводятся не вручную, а подтягиваются через обмен электронными документами (ЭДО) или регистрируются кнопкой «Зарегистрировать счёт-фактуру» из документа поступления. Поэтому если какого-то документа нет в списке, проверьте, проведено ли само поступление и зарегистрирован ли к нему счёт-фактура — в форме поступления внизу есть поле с его номером и датой.
Для поиска конкретного документа удобно использовать отбор по контрагенту или быстрый поиск по номеру. Учтите: номер полученного счёта-фактуры — это номер, присвоенный поставщиком, а не внутренняя нумерация вашей базы.
Как увидеть все счета-фактуры сразу через «Все функции»
Универсальный способ, работающий в любой конфигурации на платформе 1С:Предприятие 8, — открыть полный список документов данного вида. Для этого нужно включить режим «Все функции»: нажмите кнопку главного меню (круглая кнопка со стрелкой в левом верхнем углу), выберите «Сервис → Параметры» и поставьте флажок «Отображать команду "Все функции"».
После этого снова откройте главное меню, выберите «Все функции» и в дереве найдите ветку «Документы». В ней будут перечислены все виды документов конфигурации, включая «Счёт-фактура выданный», «Счёт-фактура полученный» (названия зависят от конфигурации). Двойной клик открывает полный журнал без ограничений интерфейса рабочего стола.
Этот способ полезен, когда интерфейс доработан и привычные пункты меню переименованы, либо когда нужно проверить, есть ли в базе документы, не попадающие в стандартные журналы из-за видов операций.
Как посмотреть счета-фактуры через книгу покупок и книгу продаж
Если задача — увидеть не просто список документов, а счета-фактуры, которые реально участвуют в расчёте НДС за квартал, используйте регламентные отчёты. Книга продаж открывается через «Отчёты → НДС → Книга продаж», книга покупок — «Отчёты → НДС → Книга покупок». В некоторых релизах путь выглядит как «Операции → Книга покупок / Книга продаж».
Книга продаж покажет все выданные счета-фактуры, попавшие в начисление НДС за выбранный период, книга покупок — полученные, принятые к вычету. Каждую строку отчёта можно расшифровать двойным кликом и перейти к самому документу.
Сравнение вариантов
Подходит для оперативного поиска и просмотра документов. Показывает все введённые счета-фактуры, включая те, что ещё не попали в декларацию.
Подходит для сверки с декларацией по НДС. Показывает только документы, отражённые в учёте НДС за период, — черновики и непроведённые сюда не попадут.
Универсальный вариант при доработанном интерфейсе или нестандартных видах документов. Требует включения команды в параметрах.
Важно понимать разницу: журнал показывает все введённые в базу счета-фактуры, а книги — только те, что прошли регламентные операции по НДС. Если документ в журнале есть, а в книге его нет, проверьте формирование записей книги покупок/продаж за квартал.
Отборы, поиск и выгрузка списка
В любом журнале документов доступны стандартные инструменты списка. Кнопка «Ещё → Настроить список» позволяет задать произвольный отбор: по организации, контрагенту, сумме, виду операции, ответственному. Отборы можно сохранить как типовые, чтобы не настраивать заново.
Быстрый поиск по текущей колонке запускается простым набором символов на клавиатуре, когда курсор стоит в списке, либо через Ctrl+F. Для поиска по номеру учитывайте, что номера могут храниться с лидирующими нулями и префиксами.
Если список нужен вне 1С, используйте «Ещё → Вывести список» — программа сформирует табличный документ, который сохраняется в Excel или PDF. Это удобно для сверки с контрагентом или передачи аудитору без предоставления доступа к базе.
Почему счёт-фактура может не отображаться и что проверить
Если документ точно вводили, но в списке его нет, причина почти всегда в одном из типовых ограничений. Пройдитесь по контрольным точкам, прежде чем делать вывод о потере данных.
Как проверить результат
Установлен диапазон, включающий дату документа
Стоит текущий месяц или пустой нестандартный период
Отборы сняты или совпадают с реквизитами документа
Задан конкретный контрагент, организация или вид операции
Документы видны под полными правами
Под другим пользователем документ виден, под вашим — нет: это ограничение доступа
Документ проведён и активен
Документ помечен на удаление — в учёте НДС он не участвует
Отдельный случай — счета-фактуры, созданные в другой базе и не доехавшие при обмене (например, между 1С:Бухгалтерией и 1С:Управление торговлей). Если используется синхронизация, проверьте журнал обмена и наличие ошибок загрузки. Также в доработанных конфигурациях могут применяться ограничения доступа на уровне записей (RLS), из-за которых часть документов скрыта без видимых отборов.
Особенности в других конфигурациях 1С
В 1С:Управление торговлей 11 счета-фактуры выданные находятся в разделе «Продажи → Документы продаж → Счета-фактуры выданные», полученные — в разделе «Закупки». В ERP и «Комплексной автоматизации» документы по НДС сгруппированы в разделе «Регламентированный учёт и НДС» либо доступны из журналов продаж и закупок.
Во всех конфигурациях на управляемых формах действуют одни и те же приёмы: установка периода, настройка отборов через «Ещё», поиск по списку и вывод списка в табличный документ. Поэтому, освоив поиск в одной программе, вы легко перенесёте навык на другую.
Если база работает в режиме тонкого клиента или веб-клиента, расположение кнопок может отличаться визуально, но состав команд тот же. При работе через веб-браузер команда «Все функции» включается аналогично — через параметры в главном меню.
Что важно запомнить
Выданные счета-фактуры смотрят в разделе «Продажи», полученные — в разделе «Покупки», полный список без ограничений интерфейса — через «Все функции → Документы». Для сверки с НДС используйте книгу покупок и книгу продаж. Если документ не виден, в первую очередь проверяйте период, отборы и права доступа.
Частые вопросы
Можно ли выгрузить все счета-фактуры в Excel?
Да. Откройте нужный журнал, установите период и отборы, затем нажмите «Ещё → Вывести список». Сформированный табличный документ сохраняется через «Файл → Сохранить» в формате Excel, PDF или MXL. Для регулярных выгрузок удобнее настроить универсальный отчёт по документам.
Почему счёт-фактура есть в журнале, но его нет в книге покупок?
Книга покупок формируется регламентным документом «Формирование записей книги покупок» в составе обработки закрытия месяца. Проверьте, выполнены ли регламентные операции по НДС за нужный квартал, проведено ли поступление и соблюдены ли условия вычета (например, оприходование товара, наличие корректных данных контрагента).
Как найти счёт-фактуру по номеру от поставщика?
Откройте «Покупки → Счета-фактуры полученные», поставьте курсор в колонку с номером входящего документа и начните вводить цифры либо используйте Ctrl+F. Если номер не находится, проверьте отборы и период — чаще всего документ просто отсечён текущими настройками списка.
Что делать, если нужного раздела нет в меню?
Включите команду «Все функции» через главное меню: «Сервис → Параметры → Отображать команду "Все функции"». Затем откройте «Все функции → Документы» и найдите нужный вид счёта-фактуры в дереве. Если команда недоступна, обратитесь к администратору базы — вероятно, её скрыли настройки прав.
Видны ли помеченные на удаление счета-фактуры в списке?
Да, в журнале они отображаются с перечёркнутой пиктограммой. Такие документы не участвуют в учёте НДС и не попадают в книгу покупок и продаж. Если документ помечен ошибочно, снимите пометку через «Ещё → Снять пометку удаления» и перепроведите его, после чего повторите регламентные операции по НДС.
Как посмотреть счета-фактуры только по одной организации, если их несколько в базе?
В журнале нажмите «Ещё → Настроить список», добавьте отбор по полю «Организация» и укажите нужное юрлицо. Настройку можно сохранить, чтобы список всегда открывался с этим отбором. То же правило действует для книги покупок и книги продаж — там организация выбирается в шапке отчёта перед формированием.