Как посмотреть отправленные счета в 1С

Отправленные счета в 1С можно посмотреть несколькими способами — выбор зависит от того, как именно счёт ушёл контрагенту: через электронную почту, по ЭДО или на бумаге. В типовых конфигурациях (1С:Бухгалтерия, 1С:Управление торговлей, 1С:ERP) основной инструмент — журнал документов «Счета на оплату покупателям», где по статусам и отборам видно, какие счета уже отправлены, а какие только подготовлены.

Если счёт отправлялся через сервис 1С-ЭДО, информация о доставке фиксируется в карточке документа и в обработке «Текущие дела по ЭДО». Если отправка шла по электронной почте из программы — след остаётся в истории отправки и в папке исходящих писем. Ниже разобраны все сценарии с точным путём по меню.

Где в 1С хранится список выставленных счетов

Все выставленные счета собраны в журнале документов. В 1С:Бухгалтерии 8.3 путь такой: раздел «Продажи» → «Счета на оплату покупателям». В 1С:Управление торговлей 11 журнал находится в разделе «Продажи» → «Счета на оплату». В 1С:ERP структура аналогична — документы сгруппированы по подсистеме продаж.

Журнал показывает все счета независимо от статуса: черновики, выставленные, частично оплаченные, оплаченные и аннулированные. Чтобы увидеть именно отправленные, нужно либо использовать колонку статуса, либо настроить отбор. По умолчанию журнал сортируется по дате, поэтому свежие документы находятся вверху списка.

Если журнал пуст, хотя счета точно создавались, проверьте период отображения и права доступа: пользователь с ограниченными правами может не видеть документы других подразделений или организаций в многофирменной базе.

Как отобрать только отправленные счета

Самый быстрый способ — воспользоваться статусным отбором. В шапке журнала счетов есть поле быстрого отбора по статусу: выберите значение «Отправлен» или «Выставлен», и список сократится до нужных документов. В некоторых конфигурациях статусная модель включает этапы «Черновик», «Выставлен», «Отправлен», «Оплачен».

Для более гибкого отбора нажмите кнопку «Ещё» → «Настроить список» (или «Установить отбор и сортировку списка»). В открывшемся окне добавьте условие: поле «Статус», вид сравнения «Равно», значение «Отправлен». Можно комбинировать условия — например, статус «Отправлен» плюс контрагент «ООО Ромашка» плюс период за месяц.

1. 1
   Откройте «Продажи» → «Счета на оплату покупателям»
2. 2
   В шапке журнала выберите отбор по статусу «Отправлен» либо откройте «Ещё» → «Настроить список»
3. 3
   Добавьте условия по контрагенту и периоду при необходимости
4. 4
   Откройте документ двойным щелчком и проверьте реквизиты и печатную форму
5. 5
   Сохраните настройку отбора, если поиск выполняется регулярно

Если статусная модель в вашей конфигурации отключена, ориентируйтесь на другие признаки: наличие отметки об отправке по ЭДО (значок конверта или панель ЭДО в документе), запись в истории отправки по почте или дату в комментарии, который менеджер оставил при отправке.

Проверка счетов, отправленных по ЭДО

При работе через 1С-ЭДО у каждого отправленного документа фиксируется состояние электронного документа. Откройте карточку счёта: в верхней части формы отображается панель ЭДО с текстом вида «Отправлен, ожидается извещение о получении» или «Доставлен контрагенту». Щелчок по этой строке открывает подробную историю: дата подписания, дата отправки, дата получения извещения от оператора.

Сводную картину по всем исходящим документам даёт обработка «Текущие дела по ЭДО» (обычно доступна из раздела «Администрирование» или через панель «1С-ЭДО» на начальной странице). В ней документы сгруппированы по состояниям: «Ожидается подписание», «Ожидается отправка», «Ожидается извещение», «Завершённые». Счета, у которых приём завершён, находятся в последней группе.

Если документ «завис» в состоянии отправки надолго, проверьте соединение с сервисом ЭДО, срок действия сертификата электронной подписи и отсутствие ошибок в журнале обмена. Разрыв связи с оператором — частая причина того, что счёт формально отправлен, но фактически не доставлен.

Как найти счета, отправленные по электронной почте

Когда счёт отправляется кнопкой «Отправить по электронной почте» прямо из формы документа, 1С формирует письмо с вложением PDF через встроенный почтовый клиент. Отправленные письма попадают в папку «Отправленные» почтового клиента 1С (раздел «Администрирование» → «Органайзер» → «Электронная почта», если почтовый клиент включён).

Если почта отправляется через внешний клиент (Outlook и др.), программа лишь передаёт письмо наружу — ищите его в папке «Отправленные» вашего почтового приложения. Сам факт отправки в карточке счёта при этом может никак не отразиться.

Если менеджеры отправляют счета и по почте, и по ЭДО, договоритесь о едином правиле: например, фиксировать отправку установкой статуса «Отправлен» или записью в комментарии документа. Без такого правила проверить, ушёл ли конкретный счёт, можно только опросив сотрудника.

Поиск конкретного счёта по контрагенту или номеру

Если нужен один конкретный документ, быстрее всего работает строка поиска в журнале: введите номер счёта, ИНН или название контрагента. Поиск в журнале документов ищет по основным реквизитам, поэтому номер без буквенных префиксов вводите так, как он отображается в колонке «Номер».

Альтернатива — открыть карточку контрагента (раздел «Продажи» → «Контрагенты») и перейти по ссылке «Счета на оплату» или «Документы». Так вы увидите все документы по этому покупателю, включая счета, акты и накладные, и сразу оцените статусы каждого.

Для массового анализа удобен отчёт. В 1С:Бухгалтерии можно использовать «Анализ счёта» по счёту 62 или универсальный отчёт с группировкой по документам. В УТ 11 есть отчёт «Состояние расчётов с клиентами» — он показывает счета вместе с оплатами, что позволяет косвенно проверить, какие выставленные счета контрагент уже увидел и оплатил.

Типичные ошибки при поиске отправленных счетов

Отдельная ситуация — помеченные на удаление документы. Счёт, помеченный на удаление, по умолчанию может не показываться в журнале или отображаться зачёркнутым. Если документ «пропал», проверьте, не пометил ли его кто-то на удаление, прежде чем выставлять счёт заново: дубли с одинаковым назначением создают путаницу в расчётах.

Что делать, если счёт не отправлен или отправлен с ошибкой

Если выяснилось, что счёт сформирован, но не ушёл, отправьте его повторно штатным способом: через ЭДО — командой «Отправить» на панели ЭДО, по почте — кнопкой отправки из формы документа. Повторная отправка по ЭДО безопасна: оператор либо доставит документ, либо вернёт ошибку с описанием причины.

Если счёт уже отправлен и в нём обнаружена ошибка (сумма, реквизиты, состав позиций), не редактируйте отправленный документ молча. Для бумажной и почтовой отправки выставьте исправленный счёт и сообщите контрагенту, какой документ считать действующим. Для ЭДО используйте механизм аннулирования и отправьте новый документ — так у обеих сторон останется корректная история.

Как проверить, что контрагент получил счёт

Для ЭДО признак получения — извещение о получении от оператора и, при настроенном ответном подписании, подписанный ответ контрагента. Оба события видны в истории электронного документа в карточке счёта.

Для почтовой отправки программного подтверждения доставки в 1С нет. Практические признаки получения: ответное письмо контрагента, поступившая оплата по счёту, телефонное подтверждение. Если счёт срочный и оплата критична, надёжнее отправить по ЭДО — только этот канал даёт документально фиксируемое подтверждение доставки.

Контрольные точки

Как проверить результат

Статус в журнале счетов

Норма

Стоит «Отправлен» или «Оплачен»

Тревожный признак

Остался «Черновик» или «Выставлен» без дальнейшего движения

Панель ЭДО в карточке документа

Норма

«Доставлен» / получено извещение о получении

Тревожный признак

«Ожидается отправка» или ошибка обмена

Взаиморасчёты по контрагенту

Норма

По счёту видна оплата или отгрузка

Тревожный признак

Счёт висит без движения при подтверждённой доставке — стоит напомнить покупателю

Частые вопросы

Чем счёт на оплату отличается от счёта-фактуры при поиске отправленных документов?

Счёт на оплату — коммерческое предложение оплатить товар, он живёт в журнале «Счета на оплату покупателям». Счёт-фактура — налоговый документ, выписывается по отгрузке и хранится в журнале «Счета-фактуры». Отправляться могут оба, но искать их нужно в разных местах.

Почему в журнале нет колонки «Статус»?

Возможно, статусная модель счетов отключена в настройках учёта, либо колонка скрыта в настройках списка. Откройте «Ещё» → «Изменить форму» и проверьте видимость поля «Статус», а также настройки программы в разделе «Администрирование».

Можно ли увидеть, кто из сотрудников отправил счёт?

Да, если ведётся журнал регистрации: в нём фиксируются действия пользователей с документами. Также в карточке счёта обычно виден автор документа и ответственный. История отправки по ЭДО показывает, чьим сертификатом подписан документ.

Счёт отправлен по ЭДО, но контрагент говорит, что не получил. Что проверить?

Откройте историю электронного документа: если извещение о получении есть — документ доставлен на площадку контрагента, и проблема на его стороне (сотрудник не видит документ в своей системе). Если извещения нет — проверьте ошибки обмена и корректность идентификатора участника ЭДО.

Как выгрузить список отправленных счетов в Excel?

В журнале счетов нажмите «Ещё» → «Вывести список», отметьте нужные колонки и сохраните табличный документ в формате Excel. Предварительно установите отбор по статусу «Отправлен» и нужному периоду, чтобы выгрузка содержала только требуемые документы.

Видны ли отправленные счета в мобильной версии 1С?

В мобильных клиентах и веб-клиенте 1С журналы документов доступны, но состав функций зависит от конфигурации и настроек публикации базы. Базовый сценарий — открыть журнал счетов и применить отбор — работает и через браузер при опубликованной базе.