Документы и Печать · 9 мин
Как посмотреть связанные документы в 1С УТ
Как найти связанные документы в 1С Управление торговлей: отчет «Связанные документы», структура подчиненности, движения и цепочки документов.
В 1С:Управление торговлей почти каждый документ связан с другими: заказ клиента порождает реализацию, реализация — счет-фактуру и оплату, а поступление товаров связано с перемещениями и возвратами. Чтобы быстро проверить, какие документы созданы на основании текущего или на что он сам опирается, не нужно вручную перебирать журналы — в конфигурации есть штатные инструменты просмотра связей.
Основных способа три: кнопка «Связанные документы» в форме документа, отчет «Структура подчиненности» и команда перехода к движениям документа по регистрам. Каждый подходит для своей задачи: первый показывает цепочку вводимых на основании документов, второй — иерархию в виде дерева, третий — учетные записи, которые документ сформировал.
Ниже разобраны все способы с точным расположением команд, типичными проблемами (например, когда кнопка неактивна или цепочка отображается не полностью) и ограничениями по правам доступа.
Где находится кнопка «Связанные документы»
В управляемом интерфейсе УТ 11 команда просмотра связей доступна прямо из формы открытого документа. Откройте документ (например, «Заказ клиента» или «Реализация товаров и услуг») и посмотрите на верхнюю командную панель формы — там расположена кнопка с изображением цепочки и подписью «Связанные документы».
Если кнопки не видно, она может быть скрыта в подменю «Еще». Нажмите «Еще» в правой части командной панели и найдите пункт «Связанные документы» в списке. В некоторых формах команда называется «Структура подчиненности» — по сути это тот же механизм.
После нажатия откроется окно с древовидной структурой: вверху документы-основания (то, на чем построен текущий), внизу — подчиненные документы, введенные на его основании. Двойной щелчок по любой строке открывает соответствующий документ.
- 1Откройте нужный документ из журнала (двойной щелчок)
- 2На командной панели формы найдите кнопку «Связанные документы» (иконка цепочки) или откройте меню «Еще»
- 3Нажмите кнопку — откроется окно структуры подчиненности
- 4Изучите ветки: выше текущего документа — основания, ниже — введенные на его основании
- 5Дважды щелкните по нужному документу в дереве, чтобы открыть его
Отчет «Структура подчиненности» для анализа цепочки
Когда нужно увидеть не только прямые связи, но и всю цепочку документов целиком — от заказа до оплаты и корректировок, — удобнее использовать отчет «Структура подчиненности». Он строит полное дерево с возможностью развернуть каждый уровень.
Найти отчет можно двумя путями. Первый — через тот же документ: «Еще → Отчеты → Структура подчиненности». Второй — через раздел «Отчеты» в панели навигации, если отчет вынесен в общий список (зависит от настроек командного интерфейса вашей базы).
В отчете связи группируются по типам документов: отдельно показываются отгрузки, оплаты, финансовые документы, корректировки. Это удобно, когда цепочка длинная — например, заказ → реализация → корректировка реализации → счет-фактура → возврат. Помеченные на удаление документы обычно отображаются с соответствующим признаком, что помогает отличить актуальные связи от «мусора».
Просмотр движений документа по регистрам
Связанные документы — это не единственный вид связей. Документ также оставляет записи в регистрах накопления, сведений и бухгалтерии: товары на складах, расчеты с клиентами, себестоимость. Чтобы посмотреть, какие именно движения сформировал документ, используйте команду перехода.
В открытом документе нажмите «Еще → Перейти» (в некоторых версиях — кнопка «Перейти» на командной панели). Откроется список регистров, по которым документ делает движения: «Товары на складах», «Расчеты с клиентами», «Свободные остатки» и другие. Выбор регистра открывает список записей, отфильтрованный по текущему документу.
Этот способ незаменим при поиске причин расхождений в отчетах: если остаток по складу не сходится, движения конкретного документа покажут, какое количество и по какому складу он списал или приходовал.
Связанные документы из журнала и списка
Не всегда нужно открывать сам документ. В журнале документов (например, «Продажи → Документы продаж») можно выделить строку и вызвать контекстное меню правой кнопкой мыши — там доступен пункт «Структура подчиненности» или «Связанные документы».
Кроме того, многие журналы УТ 11 имеют встроенные колонки состояния: «Состояние оплаты», «Состояние отгрузки», «Состояние поступления». По ним видно, созданы ли связанные документы оплаты или отгрузки, без открытия дерева связей. Гиперссылка в колонке состояния открывает список связанных документов соответствующего типа.
Это самый быстрый способ массового контроля: вы видите по всему списку, где отгрузка выполнена полностью, где частично, а где связанных документов нет вовсе.
Сравнение способов просмотра связей
Быстрый просмотр из открытого документа; ограничение — нужно сначала открыть документ
Полная цепочка с группировкой по типам; подходит для длинных цепочек, но открывается дольше
Показывает записи в регистрах, а не документы; нужен для анализа учетных данных
Массовый контроль без открытия документов; показывает только типовые связи оплаты и отгрузки
Почему связанные документы не отображаются
Самая частая причина пустого дерева — документ еще не записан или создан не на основании, а «с нуля» с ручным заполнением. Связь по основанию возникает только когда документ введен командой «Создать на основании» или заполнен реквизит «Основание».
Вторая причина — ограничение прав. Если у пользователя нет прав на просмотр какого-то вида документов (например, «Корректировка реализации» или финансовые документы), эти ветки в дереве не отобразятся либо будут недоступны для открытия. Проверьте права в профиле группы доступа или попросите администратора открыть структуру подчиненности под своей учетной записью.
Третья причина — документы созданы в другой информационной базе при обмене (например, УТ обменивается с БП). Связи между базами в структуре подчиненности не отображаются: счет-фактура, выгруженный в бухгалтерию, в дереве УТ может отсутствовать.
Как восстановить или проверить связи
Если связь потеряна из-за ручного редактирования, ее можно восстановить: откройте подчиненный документ и в поле «Основание» (или «Заказ», «Документ основание» — название зависит от вида) выберите нужный документ-источник. После записи он появится в структуре подчиненности.
Для проверки корректности связей по расчетам используйте отчеты: «Ведомость расчетов с клиентами», «Задолженность клиентов по заказам». Они показывают, какие оплаты и отгрузки закрывают конкретный заказ, даже если формальной связи по основанию нет.
Перед массовыми изменениями (перепроведение, удаление связей, изменение оснований) сделайте резервную копию базы или выполняйте операции сначала на копии. Разрыв связей влияет на отчеты по расчетам и механизмы распределения оплат.
Как проверить результат
Показывает основания выше и подчиненные документы ниже текущего
Дерево пустое при том, что документ точно вводился на основании
«Оплачен полностью», «Отгружено» — связи сформированы
«Не оплачен» при наличии платежки — оплата не распределена на документ
Список регистров заполнен, записи соответствуют табличной части
Список регистров пуст — документ не проведен
Частые вопросы
Где кнопка «Связанные документы» в УТ 11, если ее не видно?
Откройте документ, нажмите «Еще» на командной панели формы и найдите пункт «Связанные документы» или «Структура подчиненности». Если пункта нет и там — проверьте, записан ли документ и есть ли у вас права на просмотр связанных видов документов.
Почему в структуре подчиненности нет счета-фактуры?
Если учет счетов-фактур ведется в отдельной базе 1С:Бухгалтерии и документы передаются обменом, связь внутри УТ не отображается. Также проверьте, создан ли счет-фактура на основании реализации, а не вручную без указания основания.
Как посмотреть связи сразу для нескольких документов?
Штатного пакетного просмотра деревьев нет. Используйте журналы с колонками состояний («Состояние оплаты», «Состояние отгрузки») или отчеты по расчетам и заказам — они показывают связи оплат и отгрузок сразу по списку документов.
Можно ли увидеть, кто и когда создал связанный документ?
Да. Откройте связанный документ из дерева и посмотрите служебные поля «Автор» и дату создания, либо используйте журнал регистрации (Администрирование → Журнал регистрации) с отбором по данному документу.
Документ создан копированием — почему его нет в дереве связей?
Копирование переносит содержимое, но не всегда сохраняет ссылку на основание. Откройте скопированный документ и проверьте поле «Основание» — если оно пустое, заполните его вручную, и связь появится в структуре подчиненности.
Что важно запомнить
Связанные документы в 1С УТ смотрятся через кнопку «Связанные документы» в форме документа, отчет «Структура подчиненности» и меню «Перейти» для движений по регистрам. Связь появляется только при вводе на основании; пустое дерево чаще всего означает ручное создание, нехватку прав или обмен с другой базой. Перед изменением связей делайте резервную копию.