Документы и Печать · 13 мин
Как печатать конверты из 1С
Пошаговая инструкция по печати конвертов из 1С: настройка макета, форматы C5 и C65, подключение внешних печатных форм, проверка результата и типичные ошибки.
Печать конвертов напрямую из 1С избавляет от ручного переписывания адресов контрагентов и сотрудников: программа подставляет данные из справочников в готовый макет, а пользователю остаётся только загрузить конверты в принтер. Задача решается двумя путями — через встроенные механизмы печати в типовых конфигурациях и через подключение внешних печатных форм, когда штатного варианта недостаточно.
В типовых решениях («Бухгалтерия предприятия», «Управление торговлей», «Зарплата и управление персоналом») печать конверта обычно привязана к документу или элементу справочника: к контрагенту, физическому лицу, организации. Макет содержит поля индекса, адреса, наименования получателя и отправителя, а иногда и штрихкод почтового идентификатора.
Прежде чем настраивать печать, определите три вещи: какой формат конверта используется (чаще всего C65 и C5), какой принтер будет печатать (не каждая модель корректно работает с плотной бумагой конвертов) и откуда берутся адреса — из справочника контрагентов, из документа или вводятся вручную. От этого зависит выбор макета и настроек.
Что нужно подготовить перед настройкой печати
Сначала проверьте, что адресные данные в программе заполнены корректно. Откройте карточку контрагента или сотрудника и убедитесь, что поля «Почтовый адрес» и «Фактический адрес» содержат индекс, регион, город, улицу и дом. Если адрес записан одной строкой без структуры, макет может подставить его целиком в одно поле, и текст вылезет за границы области печати.
Второй шаг — принтер. Конверты печатают через ручной лоток подачи или специальный конвертный тракт: в настройках драйвера принтера должен быть выбран тип носителя «Конверт» и соответствующий размер. Если оставить тип «Обычная бумага», печь лазерного принтера может приклеить край конверта или замять его, а струйный принтер размажет краску на глянцевой поверхности.
Третий момент — права доступа. Подключение внешних печатных форм требует прав администратора или включённой роли «Добавление и изменение дополнительных отчетов и обработок». Если команда «Печать конверта» не видна в меню, уточните у администратора, не ограничена ли она настройками профиля доступа.
Достаточно выбрать получателя и отправить на печать
Проверьте права и наличие файла обработки
Приведите адрес к структурированному виду в карточке
Выберите тип носителя «Конверт» в свойствах печати
Как напечатать конверт штатными средствами конфигурации
В «1С:Бухгалтерии 8» печать конверта обычно доступна из карточки контрагента: откройте справочник «Контрагенты», выберите нужный элемент, нажмите кнопку «Печать» и найдите пункт «Конверт» или «Конверт (формат C65)». Программа сформирует табличный документ с адресом получателя и реквизитами вашей организации как отправителя.
В «1С:Зарплата и управление персоналом» конверт печатается из карточки сотрудника или физического лица — адрес берётся из контактной информации по виду «Адрес по прописке» или «Адрес места проживания». Если нужный вид адреса пуст, макет выведет пустые строки, поэтому предварительно проверьте заполнение.
В «Управлении торговлей» печать конвертов часто привязана к документам отгрузки или к списку контрагентов с возможностью группового вывода. Выделите несколько контрагентов в списке, нажмите «Печать» — программа сформирует отдельный конверт на каждого получателя в одном табличном документе, разбитом на страницы.
- 1Откройте карточку контрагента, сотрудника или нужный документ
- 2Нажмите кнопку «Печать» и выберите пункт «Конверт»
- 3Проверьте в предпросмотре адрес получателя и отправителя
- 4Напечатайте пробную страницу на обычной бумаге формата А4
- 5Приложите лист к конверту на свет и сверьте положение полей
- 6Загрузите конверты в лоток, выберите в драйвере тип «Конверт»
- 7Отправьте задание на печать и проверьте первый экземпляр
Подключение внешней печатной формы конверта
Если штатного макета нет или он не устраивает — например, нужен другой формат, логотип организации или шрифт поменьше — используют внешнюю печатную форму. Это файл с расширением .epf, который подключается через раздел «Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Дополнительные отчеты и обработки». Предварительно включите сам механизм флажком «Дополнительные отчеты и обработки».
После добавления файла программа предложит указать, для каких объектов доступна форма: справочник «Контрагенты», документы, справочник «Физические лица». Назначьте размещение, сохраните — и новая команда появится в меню «Печать» соответствующих объектов. Берите обработки только из доверенных источников: внешний файл выполняет код внутри 1С и теоретически имеет доступ к данным базы.
Если готовой обработки под вашу задачу нет, макет можно создать или доработать в конфигураторе: в табличном документе задаются области «Индекс», «АдресПолучателя», «Отправитель» с точными координатами. Такой вариант требует навыков разработки и обычно выполняется специалистом, но даёт полный контроль над расположением каждого элемента.
Настройка макета под формат конверта
Стандартные почтовые конверты имеют фиксированные размеры: C65 (114×229 мм, «евроконверт» для листа А4, сложенного втрое) и C5 (162×229 мм, для листа А4, сложенного пополам, или А5 без сгиба). Макет должен соответствовать выбранному формату: область адреса получателя располагается в правой нижней части конверта, отправителя — в левом верхнем углу, индекс выводится отдельными цифрами в специальном шаблоне.
При самостоятельной правке макета ориентируйтесь на отступы от краёв: почтовые требования предполагают свободные зоны вокруг адресного блока и поле для почтового штемпеля в правом верхнем углу. Точные координаты подбираются пробной печатью: распечатайте макет на листе А4, вырежьте по размеру конверта и приложите к реальному конверту на свет.
Шрифт для адреса выбирайте читаемый и не слишком крупный: длинные наименования организаций и адреса должны умещаться в отведённую область без переноса ключевых слов. Если наименование контрагента регулярно не помещается, уменьшите кегль или расширьте область, но не выходите за безопасные поля конверта.
Сравнение форматов конвертов
Для писем на листе А4, сложенном втрое. Самый ходовой формат для деловой переписки; влезает почти в любой лоток
Для листа А4 пополам или А5 без сгиба. Подходит для документов, которые нельзя сильно сминать; требует настройки нестандартного размера в драйвере
Для листа А4 без сгиба. Часто печатается как этикетка-наклейка или через макет на листе А4, а не прямой подачей конверта
Настройка принтера и пробная печать
В диалоге печати 1С выберите принтер, откройте его свойства и укажите размер бумаги, соответствующий конверту, — «Envelope C65» или пользовательский размер в миллиметрах. Тип носителя установите «Конверт» или «Плотная бумага»: это снижает скорость подачи и корректирует температуру закрепления, что важно для лазерных устройств.
Ориентация конверта в лотке зависит от модели принтера: у одних устройств конверт кладётся короткой стороной вперёд клапаном вверх, у других — длинной. Ориентир указан на самом лотке пиктограммой. Если не уверены, напечатайте пробник на обычной бумаге, предварительно пометив на листе, какой стороной он загружен, — так вы определите фактическое направление печати.
Масштаб в настройках печати должен быть 100% («Без масштабирования», «Фактический размер»). Режимы «По размеру страницы» и «Уместить» сдвигают и деформируют макет, из-за чего адрес уедет за край конверта. Это самая частая причина брака при печати конвертов.
Массовая печать конвертов
Когда нужно распечатать конверты на десятки или сотни адресатов — для новогодних рассылок, уведомлений, договоров, — используйте групповые механизмы. В списке справочника выделите нужные элементы (Ctrl+клик или отбор по условию) и вызовите печать: типовые формы сформируют многостраничный табличный документ, где каждая страница — отдельный конверт.
Альтернатива для сложных рассылок — обработки «Групповая печать» или выгрузка адресов в табличный документ с последующей печатью через механизм слияния. Если в конфигурации таких инструментов нет, задачу решает внешняя обработка массовой печати конвертов, подключаемая тем же способом, что и одиночная форма.
При большом тираже контролируйте процесс: печатайте партиями по 10–20 конвертов, следите за подачей (конверты склонны слипаться в лотке) и периодически проверяйте качество — тонер на плотной бумаге может ложиться неравномерно при перегреве принтера.
Как проверить результат
Блок получателя в правой нижней части, не заходит на швы и кромки
Текст упирается в край или попадает на клапан
Шесть цифр, читаемо, в отведённом поле
Индекс обрезан, слит с адресом или пуст
Организация и обратный адрес в левом верхнем углу
Поля пустые или подставлены данные не той организации
Текст ровный, без смазов и непропечатки
Краска размазана, тонер осыпается, конверт помят
Если печать из 1С недоступна: альтернативы
Не во всех конфигурациях и не для всех объектов есть печать конверта, и не всегда есть возможность подключить внешнюю форму — например, в облачных сервисах с ограничениями. В таком случае адреса выгружают из 1С в таблицу (Excel) через команду «Вывести список» из справочника контрагентов, а затем используют механизм слияния в Word: шаблон конверта заполняется полями из таблицы автоматически.
Ещё один вариант — печать адресных наклеек вместо конвертов. Макет этикетки проще настроить, наклейки печатаются на обычном листе А4 с разметкой, и их можно клеить на конверты любого формата, включая C4 и пакеты, которые физически не проходят через принтер.
Как выбрать действие
Какой бы способ ни был выбран, итоговый контроль одинаков: пробный лист, сверка с реальным конвертом, проверка первого экземпляра партии. Эти три действия занимают пять минут и исключают практически весь брак.
Что важно запомнить
Конверт печатается из карточки контрагента, сотрудника или документа через команду «Печать»; при отсутствии штатной формы подключается внешняя обработка. Ключевые условия качественной печати: структурированный адрес в карточке, тип носителя «Конверт» в драйвере, масштаб 100% и пробная печать на обычной бумаге перед тиражом.
Частые вопросы
В меню «Печать» нет пункта «Конверт». Что делать?
Проверьте, включён ли механизм дополнительных отчетов и обработок в разделе «Администрирование». Если он включён, а формы нет — штатного макета в вашей конфигурации для этого объекта нет, и нужно подключить внешнюю печатную форму или обратиться к администратору: возможно, команда скрыта настройками прав доступа.
Адрес печатается, но смещён относительно конверта. Как исправить?
Сначала убедитесь, что масштаб печати установлен в 100%, а не «По размеру страницы». Затем проверьте размер бумаги в драйвере — он должен точно совпадать с форматом конверта. Если смещение небольшое и постоянное, скорректируйте поля в макете или сдвиньте область печати, ориентируясь на пробный лист, приложенный к конверту.
Можно ли печатать конверты с логотипом организации?
Да, но штатные макеты типовых конфигураций обычно не содержат логотипа. Потребуется доработка макета в конфигураторе или внешняя печатная форма с нужным оформлением. Учтите, что цветная печать на конвертах требует соответствующего принтера, а изображение не должно попадать в зону почтового штемпеля.
Как напечатать конверты сразу на сотню контрагентов?
Выделите нужные элементы в списке справочника (с отбором или вручную) и вызовите команду печати — типовые формы создадут многостраничный документ. Если групповой печати нет, используйте внешнюю обработку массовой печати либо выгрузите адреса в таблицу и выполните слияние в Word. Печатайте партиями и проверяйте первый экземпляр каждой партии.
Принтер жуёт конверты. В чём причина?
Чаще всего не выбран тип носителя «Конверт» в драйвере — механизм подачи и печь работают в режиме обычной бумаги. Также проверьте, что конверты не слиплись в стопке, клапан закрыт, а лоток не переполнен. Недорогие конверты с тонкой бумагой и клеевым слоем у клапана хуже переносят нагрев лазерного принтера — попробуйте конверты, предназначенные для лазерной печати.
Можно ли распечатать штрихкод почтового идентификатора из 1С?
Штатные макеты конвертов обычно выводят только индекс и адрес. Почтовый идентификатор формируется при оформлении отправления через сервисы Почты России, и его печать требует отдельной интеграции или доработанной печатной формы с поддержкой штрихкодирования. Без зарегистрированного отправления печатать произвольный идентификатор не нужно — он не будет работать.