Документы и Печать · 11 мин
Как отсортировать непроведенные документы в 1С 8.3
Как найти и отсортировать непроведенные документы в 1С 8.3: отбор в журнале, динамический список, отчеты и обработки. Пошаговые инструкции и типичные ошибки.
Непроведенные документы — частая причина расхождений в учете: остатки на складе не сходятся, взаиморасчеты показывают неверную задолженность, отчеты формируются с ошибками. Чтобы разобраться с такими документами, их сначала нужно найти и упорядочить — по дате, по организации, по ответственному или по сумме. В 1С 8.3 для этого есть несколько штатных механизмов: отбор в журнале документов, настройка списка, отчеты и универсальные обработки.
Ключевой признак непроведенного документа — отсутствие движений по регистрам. В интерфейсе такие документы обычно отображаются без зеленой «галочки» проведения в колонке со значком. Отбор по этому признаку работает практически во всех типовых конфигурациях: «Бухгалтерия предприятия», «Управление торговлей», «ERP», «Зарплата и управление персоналом».
Ниже разобраны рабочие способы сортировки и отбора непроведенных документов — от простой настройки списка до групповой обработки, а также ограничения и ошибки, которые мешают получить корректный результат.
Как 1С определяет, что документ не проведен
У каждого документа в 1С есть системный реквизит «Проведен», который принимает значение «Истина» или «Ложь». Если документ создан и записан, но не проведен, значение реквизита — «Ложь». Именно по нему строятся все отборы и сортировки, описанные дальше.
Важно различать три состояния документа: проведен (значок с зеленой отметкой), не проведен (значок без отметки) и помечен на удаление (значок перечеркнут). Помеченные на удаление документы тоже не имеют движений, но в отбор «Проведен = Нет» они попадают вместе с обычными непроведенными — это нужно учитывать, чтобы не смешать «мусор» с реальной работой.
Отбор непроведенных документов в журнале списка
Самый доступный способ — настроить отбор прямо в форме списка документов. Он не требует прав администратора и работает в любом журнале: «Реализация товаров и услуг», «Поступление товаров», «Счета-фактуры» и так далее.
- 1Откройте журнал нужного вида документов (например, «Покупки → Поступление (акты, накладные)»).
- 2Нажмите «Ещё → Настроить список» (в ряде конфигураций — кнопка «Отбор» или Ctrl+E).
- 3На закладке «Отбор» добавьте условие: поле «Проведен», вид сравнения «Равно», значение «Нет».
- 4При необходимости добавьте второе условие «Пометка удаления = Нет», чтобы исключить помеченные на удаление.
- 5Нажмите «Завершить редактирование» — в списке останутся только непроведенные документы.
После применения отбора список можно сортировать по любой видимой колонке — щелчком по заголовку или через «Ещё → Настроить список → Сортировка». Практичный вариант — сортировка по дате по возрастанию: сначала обрабатываются самые старые «зависшие» документы, которые сильнее всего искажают картину.
Чтобы настройка сохранилась, завершите редактирование списка — в большинстве конфигураций отбор сохраняется автоматически для текущего пользователя. Если отбор сбрасывается при каждом открытии, проверьте, не включен ли режим «стандартные настройки» в меню «Ещё».
Сортировка через произвольный отбор и быстрый поиск
Если кнопка «Настроить список» недоступна из-за прав, используйте расширенный поиск по списку: «Ещё → Расширенный поиск» (или Ctrl+Shift+F). Там можно указать условие по реквизиту «Проведен» и применить его как временный фильтр. Минус способа — настройка не сохраняется между сеансами и сбрасывается при закрытии формы.
В некоторых журналах (например, в «Бухгалтерии» в журнале операций) есть готовые гиперссылки-фильтры: «Проведенные», «Не проведенные», «Помеченные на удаление». Если такие ссылки видны в шапке списка, достаточно одного клика — отбор применится мгновенно, и дальше останется только отсортировать колонки.
Поиск непроведенных документов всех видов сразу
Отбор в журнале работает только внутри одного вида документов. Если нужно найти все непроведенные документы по базе — по всем организациям и видам, — используйте типовые инструменты раздела «Администрирование»:
- «Проведение документов» (Администрирование → Обслуживание → Корректировка данных) — показывает непроведенные документы за выбранный период по выбранным видам и позволяет провести их пакетно.
- «Групповое изменение реквизитов» — позволяет отобрать документы по условию «Проведен = Нет» и выполнить над ними действие, включая проведение.
- Отчет «Анализ непроведенных документов» — встречается в части конфигураций (например, в ERP и УТ) и дает сводную картину по видам документов и причинам.
Обработка «Проведение документов» наиболее безопасна для массовой работы: она показывает результат проведения по каждому документу и выводит сообщения об ошибках, если документ провести нельзя (не заполнены обязательные реквизиты, нет остатков на складе, закрыт период).
Сортировка через отчет по движениям документов
Альтернативный способ оценки — отчеты, показывающие документы без движений. В «Бухгалтерии предприятия» удобен отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» с расшифровкой по субконто: документы, не попавшие в обороты, либо не проведены, либо не влияют на данный счет. В УТ и ERP есть отчеты по товарам и расчетам, где непроведенные документы отсутствуют в данных — сам факт отсутствия ожидаемого документа в отчете является признаком проблемы.
Для точечной проверки конкретного документа откройте его и посмотрите кнопку «Дт/Кт» (в БП) или «Отчеты → Движения документа» (в УТ, ERP). Если движений нет — документ не проведен либо проведение было отменено.
Сравнение вариантов
Подходит для ежедневной работы с одним видом документов. Ограничение: не охватывает всю базу сразу.
Подходит для массовой обработки за период. Ограничение: требует прав и осторожности с закрытыми периодами.
Подходят для контроля и выявления пропусков. Ограничение: не показывают список непроведенных напрямую, требуют анализа.
Гибкий выбор по любым условиям. Ограничение: требует навыков языка запросов 1С и режима толстого клиента или EDT.
Групповая обработка и сортировка результата
После того как список непроведенных документов получен, типовой сценарий — разобрать их по категориям: провести актуальные, удалить ошибочные дубли, вернуть на доработку автору. В обработке «Групповое изменение реквизитов» (Администрирование → Обслуживание → Корректировка данных) порядок такой:
- Выберите объект изменения — нужный вид документов.
- Нажмите «Добавить условия отбора» и задайте «Проведен = Нет» и «Пометка удаления = Нет».
- Нажмите «Найти элементы» — сформируется список, который можно отсортировать по дате, номеру, контрагенту.
- Выделите нужные строки и выберите действие: «Провести», «Установить пометку удаления» или изменение реквизита (например, назначить ответственного).
- Выполните обработку и просмотрите протокол: все документы, которые не удалось провести, будут перечислены с причинами.
Почему документ не проводится: проверка причин
Отсортированный список непроведенных документов обычно распадается на две группы: забытые черновики и документы, которые система отказывается проводить. Для второй группы сортировка — только начало: нужно открыть документ и попытаться провести его вручную. Сообщение об ошибке укажет причину.
Как проверить результат
Видны только документы без отметки проведения, помеченные на удаление исключены
В списке есть перечеркнутые документы или проведенные — условия отбора заданы неверно
Документ проводится без сообщений
Сообщения о незаполненных реквизитах, нехватке остатков, закрытом периоде
Остатки и взаиморасчеты сошлись с первичными данными
Появились отрицательные остатки или изменились данные прошлых периодов
Типичные причины отказа: не заполнены обязательные поля (склад, договор, счета учета), недостаточно остатков товара при списании, дата документа попадает в закрытый период с установленной датой запрета редактирования, нарушена последовательность проведения. Каждая причина устраняется отдельно — массовое проведение здесь не поможет.
Ограничения и когда нужен программист
Штатные средства покрывают большинство задач, но есть ситуации, где без доработки не обойтись: нужен регулярный автоматический отчет о непроведенных документах руководителю, требуется отбор по сложным условиям (например, непроведенные дольше заданного числа дней), или в базе самописные документы без типовых журналов. В этих случаях задачу решают запросом в консоли СКД или небольшой внешней обработкой.
Пример условия запроса, который выбирает непроведенные и не помеченные документы: ГДЕ РеализацияТоваровУслуг.Проведен = ЛОЖЬ И РеализацияТоваровУслуг.ПометкаУдаления = ЛОЖЬ. Такой запрос можно положить в основу отчета или регламентного задания.
Как выбрать действие
Что важно запомнить
Непроведенные документы отбираются по условию «Проведен = Нет» с обязательным исключением помеченных на удаление. Для одного вида документов достаточно настройки списка, для всей базы — обработки «Проведение документов». Пакетное проведение прошлых периодов выполняйте только после согласования, а результат всегда сверяйте с отчетами.
Частые вопросы
Как отсортировать непроведенные документы по конкретному контрагенту?
Добавьте в настройку списка второе условие отбора: «Контрагент = нужное значение» вместе с «Проведен = Нет». Условия объединяются по «И», поэтому в списке останутся только непроведенные документы выбранного контрагента, которые можно отсортировать по дате или сумме.
Почему в отбор попадают помеченные на удаление документы?
Пометка удаления автоматически снимает проведение, поэтому условие «Проведен = Нет» захватывает и их. Добавьте условие «Пометка удаления = Нет», чтобы видеть только рабочие документы.
Можно ли настроить отбор, если кнопка «Настроить список» неактивна?
Скорее всего, у пользователя недостаточно прав на изменение настроек формы. Используйте «Расширенный поиск» (Ctrl+Shift+F) — он доступен чаще, либо попросите администратора выдать права или сохранить настройку списка для всех пользователей.
Опасно ли массово проводить непроведенные документы?
Для текущего открытого периода — обычно безопасно, обработка покажет ошибки по каждому документу. Для закрытых периодов проведение изменит сданную отчетность, поэтому сначала согласуйте список с бухгалтерией и сделайте резервную копию базы.
Как найти документы, которые не проводятся из-за даты запрета редактирования?
Отсортируйте список непроведенных по дате: документы раньше даты запрета (Администрирование → Поддержка и обслуживание → Даты запрета изменения данных) провести не удастся без изменения настройки. Либо перенесите дату запрета, либо обрабатывайте такие документы отдельно с администратором.
Есть ли готовый отчет по всем непроведенным документам базы?
В ряде конфигураций (ERP, УТ) есть отчет «Анализ непроведенных документов». Если его нет, ближайшая альтернатива — обработка «Проведение документов» с выбором всех видов документов за период: она выведет полный список и позволит его выгрузить.