Документы и Печать · 10 мин
Как отправлять счета из 1С по электронной почте
Пошаговая настройка почтового клиента в 1С и отправка счетов контрагентам по email: системная учётная запись, форматы файлов, ошибки и проверка результата.
Отправка счетов контрагентам напрямую из 1С избавляет от лишней цепочки «распечатать — отсканировать — прикрепить к письму». В типовых конфигурациях (1С:Бухгалтерия 8, 1С:Управление нашей фирмой, 1С:ERP и других) механизм уже встроен: документ преобразуется в PDF, подставляется шаблон письма, и отправка занимает несколько секунд.
Чтобы кнопка «Отправить по электронной почте» заработала, нужно один раз настроить учётную запись почты в программе и проверить, что письма действительно доходят. Ниже — полный цикл: от подготовки почтового ящика до диагностики типовых ошибок при отправке.
Как работает встроенная отправка счетов из 1С
Механизм отправки реализован через встроенный почтовый клиент 1С. Программа сама подключается к вашему почтовому серверу по протоколу SMTP, формирует письмо с вложением и отправляет его адресату. Вам не нужно открывать Outlook или веб-почту — всё происходит внутри 1С.
Из формы документа «Счёт на оплату» (или «Счёт покупателю») доступны два пути: кнопка «Отправить по электронной почте» в командной панели формы и команда в меню «Ещё». В обоих случаях 1С откроет форму нового письма с уже вложенным файлом счёта в формате PDF и текстом по шаблону.
Адрес получателя программа подставляет автоматически из карточки контрагента, если там заполнен контактный e-mail. Если адрес не указан, поле «Кому» останется пустым — его придётся заполнить вручную или дополнить карточку контрагента.
Как настроить учётную запись электронной почты в 1С
В большинстве типовых конфигураций настройка находится по пути: «Администрирование → Органайзер → Настройки электронной почты» или «Администрирование → Общие настройки → Электронная почта». В 1С:УНФ раздел называется «Настройки → Электронная почта». Точное расположение зависит от конфигурации и версии.
При создании учётной записи укажите адрес отправителя, имя (оно будет видно получателю), а также параметры серверов входящей и исходящей почты. Для отправки достаточно корректно настроить SMTP: адрес сервера, порт, тип шифрования (SSL/TLS), логин и пароль.
Данные сервера возьмите из справки вашего почтового провайдера. У популярных сервисов (Яндекс, Mail.ru, Google, корпоративный Exchange) параметры отличаются, и неверный порт или тип шифрования — самая частая причина, по которой письма не уходят.
- 1Откройте «Администрирование → Органайзер → Настройки электронной почты» и включите использование почты
- 2Создайте учётную запись: укажите адрес отправителя и отображаемое имя
- 3Введите параметры SMTP-сервера: адрес, порт, шифрование, логин и пароль (или пароль приложения)
- 4Нажмите «Проверить настройки» и дождитесь успешного теста
- 5Сохраните запись и установите её как учётную запись по умолчанию
Многие почтовые сервисы больше не принимают обычный пароль от ящика при подключении из сторонних программ. Вместо него нужно создать отдельный «пароль приложения» в настройках безопасности почтового аккаунта и ввести именно его в 1С.
Как отправить счёт контрагенту из документа
Откройте проведённый документ «Счёт на оплату покупателю». Убедитесь, что в карточке контрагента заполнен e-mail: реквизит находится на закладке «Адреса, телефоны» в виде контактной информации. Если адреса нет, добавьте его — иначе 1С не сможет подставить получателя.
Нажмите кнопку «Отправить по электронной почте» (значок конверта) на панели документа или выберите аналогичную команду в меню «Ещё». Откроется форма письма: в поле «Кому» будет адрес контрагента, во вложении — PDF-файл со счётом, а в теле письма — текст по шаблону.
Проверьте тему и текст, при необходимости отредактируйте их и нажмите «Отправить». Письмо уйдёт через настроенную учётную запись, а сам факт отправки сохранится в истории взаимодействия с контрагентом — это удобно для контроля, кому и когда выставлялись счета.
Как проверить результат отправки
Заполнены «Кому», тема, есть вложение PDF
Пустое поле «Кому» или отсутствует вложение
PDF открывается, реквизиты и суммы читаемы
Файл не открывается или содержит пустую страницу
Письмо появилось в папке «Отправленные» почтового ящика
Ошибка отправки или письмо зависло в исходящих
Контрагент подтвердил получение, нет ответа об ошибке доставки
Пришло письмо-отказ (bounce) от почтового сервера
Шаблоны писем и формат вложения
Текст письма формируется по шаблону, который можно отредактировать: в типовых конфигурациях шаблоны находятся в разделе настроек электронной почты или в справочнике «Шаблоны сообщений». В шаблоне доступны параметры-подстановки: номер и дата счёта, наименование организации, сумма, контрагент.
По умолчанию счёт прикладывается в формате PDF — он одинаково отображается на любых устройствах и защищён от случайного редактирования. В ряде конфигураций доступны и другие форматы (MXL, XLSX), но для отправки контрагентам PDF предпочтительнее: у получателя не требуется 1С, чтобы его открыть.
Если нужно отправить счёт с подписью и печатью, проверьте, что в печатной форме включён вывод факсимиле или что организация использует машиночитаемую доверенность и электронный документооборот. Скан с «живыми» подписями придётся прикладывать вручную, если печатная форма этого не поддерживает.
Массовая отправка счетов нескольким контрагентам
Когда счетов много, отправлять каждый вручную долго. В типовых конфигурациях есть механизм групповой рассылки: в списке документов выделите нужные счета (через Ctrl или Shift) и вызовите команду отправки по электронной почте — программа сформирует отдельное письмо каждому контрагенту.
В некоторых конфигурациях доступна обработка «Рассылка счетов» или настраиваемые рассылки по расписанию. Перед массовой отправкой обязательно проверьте заполненность e-mail у всех контрагентов из выборки — письма без адресата сформируются с ошибкой или будут пропущены.
Учтите ограничения почтовых сервисов на объём рассылок: бесплатные ящики часто ограничивают число писем в час или в день. При больших объёмах используйте корпоративную почту на своём домене — это снижает и риск попадания в спам.
Способы отправки счетов
Подходит для регулярной отправки из документов; требует однократной настройки SMTP и хранения пароля в базе
Подходит при разовых отправках или если настроить SMTP не удаётся; медленнее и без истории взаимодействия в 1С
Подходит для юридически значимых документов; требует договора с оператором ЭДО и подключённой подписи
Типичные ошибки и способы их устранения
Самая частая проблема — ошибка аутентификации при отправке. Причины: неверный пароль, использование основного пароля вместо пароля приложения, отключённый доступ для внешних приложений в настройках почтового сервиса. Проверьте учётные данные и сгенерируйте пароль приложения заново.
Вторая группа ошибок — сетевые: неверный порт, тип шифрования, блокировка SMTP антивирусом или брандмауэром. Если проверка настроек в 1С завершается ошибкой соединения, проверьте параметры сервера в справке почтового провайдера и временно отключите фильтрацию трафика для теста.
Третья ситуация — письмо уходит, но не доходит. Обычно дело в репутации отправителя: письма с бесплатных ящиков с вложениями массово попадают в спам. Попросите контрагента проверить папку «Спам», а для постоянной работы настройте корпоративный домен с записями SPF и DKIM — это задача администратора почты.
Проверка результата и контроль отправленных счетов
После отправки убедитесь, что письмо появилось в папке «Отправленные» почтового ящика — это подтверждает, что SMTP-сервер принял сообщение. В 1С отправленное письмо сохраняется в документообороте по контрагенту: откройте карточку клиента и проверьте историю взаимодействий.
Для контроля оплаты сверяйте отправленные счета с поступлениями на расчётный счёт. Отчёты по задолженности покупателей и по состоянию счетов помогут увидеть, какие выставленные документы остались неоплаченными, и вовремя отправить напоминание — тоже прямо из 1С.
Что важно запомнить
Один раз настройте учётную запись почты с паролем приложения, заполните e-mail у контрагентов и отправляйте счета кнопкой из документа. Проверяйте вложение и факт доставки, а для юридически значимых документов используйте ЭДО.
Частые вопросы
Кнопка «Отправить по электронной почте» неактивна. Что делать?
Проверьте, включена ли работа с электронной почтой в настройках программы и создана ли хотя бы одна учётная запись. Также убедитесь, что у вашего пользователя есть права на использование почтового клиента — в некоторых конфигурациях это отдельная роль.
Можно ли отправлять счета с разных ящиков для разных организаций?
Да. Создайте отдельные учётные записи для каждой организации и настройте их выбор в зависимости от организации документа — в ряде конфигураций это делается в настройках учётных записей. Если такой опции нет, ящик отправителя можно менять вручную в форме письма.
Почему контрагент не видит вложение или файл не открывается?
Чаще всего файл повреждён при формировании или блокируется почтовым фильтром получателя. Откройте PDF из папки «Отправленные» и убедитесь, что он читается. Если проблема повторяется, попробуйте переформировать печатную форму или отправить файл другим форматом.
Как изменить текст письма, который подставляется автоматически?
Отредактируйте шаблон сообщения в настройках электронной почты или в справочнике шаблонов. Используйте параметры-подстановки (номер, дата, сумма), чтобы текст формировался автоматически для каждого счёта.
Безопасно ли хранить пароль от почты в 1С?
Пароль хранится в базе в защищённом виде, но доступ к настройкам учётной записи следует ограничить администраторам. Используйте пароль приложения вместо основного: его можно отозвать в любой момент, не меняя пароль ящика.
Чем отправка по email отличается от отправки через ЭДО?
Письмо с PDF — это информационная отправка без юридической силы электронного документа. Через ЭДО документы подписываются квалифицированной подписью и имеют юридическое значение оригинала. Для счетов-фактур и УПД используйте ЭДО, для обычных счетов на оплату достаточно почты.