Как оформить товарно-транспортную накладную в 1С

Товарно-транспортная накладная (ТТН) — документ, который оформляется при перевозке груза автомобильным транспортом и подтверждает передачу товара перевозчику и его доставку получателю. В 1С нет отдельного «магического» объекта под названием ТТН: накладная формируется на основании документа реализации (отгрузки) и печатается по типовой форме 1-Т или по форме, утверждённой в учётной политике организации.

Порядок работы зависит от конфигурации. В «1С:Бухгалтерия 8» печатная форма ТТН доступна прямо из документа «Реализация (акты, накладные)», в «1С:Управление торговлей» и «1С:Комплексная автоматизация» — из документов отгрузки с возможностью указать перевозчика, водителя и транспортное средство. Ниже разобран общий рабочий сценарий, применимый к большинству типовых решений.

Что подготовить перед оформлением ТТН

Качество печатной формы полностью зависит от данных, внесённых в справочники. Перед первой печатью проверьте карточку собственной организации: должны быть заполнены ИНН, КПП, юридический адрес и банковские реквизиты. Пустые поля в справочнике превращаются в пустые графы на бумаге, и такая ТТН может быть отклонена грузополучателем.

В карточке контрагента-грузополучателя укажите фактический адрес доставки. Если адрес отгрузки отличается от юридического, создайте отдельный адрес с видом «Фактический» или заполните поле «Адрес доставки» прямо в документе реализации. В конфигурациях с расширенными возможностями доставки адрес подтягивается из соглашения с клиентом.

Отдельно проверьте учётную политику и настройки печатных форм: если организация применяет собственную форму транспортной накладной, её нужно подключить как внешнюю печатную форму или выбрать соответствующий макет в настройках.

Создание документа отгрузки как основы ТТН

ТТН всегда строится на основании первичного документа отгрузки. В «1С:Бухгалтерия» откройте раздел «Продажи» → «Реализация (акты, накладные, УПД)» и создайте документ с видом операции «Товары (накладная)». Заполните контрагента, договор, склад и табличную часть с товарами, затем проведите документ.

В «1С:Управление торговлей» используйте документ «Реализация товаров и услуг», созданный на основании заказа клиента или самостоятельно. Убедитесь, что количество, цены и суммы в документе совпадают с фактически отгружаемым товаром: данные из табличной части попадут в товарный раздел ТТН, и расхождение с фактом приведёт к претензиям при приёмке.

Проверьте дату и номер документа: именно они указываются в шапке ТТН. Если отгрузка идёт несколькими машинами, корректнее оформить отдельный документ реализации (или отдельную ТТН) на каждую машину, чтобы у водителя был свой комплект документов.

Заполнение данных о перевозке

Транспортный раздел ТТН требует сведений о перевозчике, автомобиле и водителе. В «1С:Бухгалтерия» при выборе печатной формы ТТН открывается диалог, где вручную указываются наименование перевозчика, марка и госномер автомобиля, прицеп, ФИО и данные удостоверения водителя, а также сроки доставки. Эти данные можно ввести разово или сохранить в справочниках для повторного использования.

В «1С:Управление торговлей» и «1С:ERP» перевозчик выбирается из справочника контрагентов, а реквизиты транспортного средства и водителя хранятся в соответствующих справочниках и подставляются в документ автоматически. Если перевозку выполняет собственный транспорт, в поле перевозчика укажите свою организацию.

1. 1
   Создайте и проведите документ «Реализация товаров и услуг» с фактическими данными отгрузки
2. 2
   Проверьте адрес доставки и реквизиты грузополучателя
3. 3
   Откройте меню «Печать» и выберите форму «Товарно-транспортная накладная (1-Т)»
4. 4
   Заполните в диалоге перевозчика, автомобиль, прицеп и водителя
5. 5
   Проверьте предварительный просмотр: количество мест, массу, суммы
6. 6
   Распечатайте нужное число экземпляров и заверьте подписями и печатью

Печать формы 1-Т и количество экземпляров

Печатная форма вызывается кнопкой «Печать» в документе реализации. В списке доступных форм выберите «Товарно-транспортная накладная (1-Т)». Перед выводом на принтер откройте предварительный просмотр и убедитесь, что все графы заполнены: наименование и адреса грузоотправителя и грузополучателя, наименование товара, количество мест, масса брутто, стоимость груза.

Количество экземпляров определяется количеством участников перевозки. Типовая практика: один экземпляр остаётся у грузоотправителя, один — у грузополучателя, один — у перевозчика; при расчётах по путевым листам может потребоваться дополнительный экземпляр. В 1С нужное число копий задаётся в диалоге печати.

Если товарный раздел не помещается на одном листе, форма автоматически продолжается на следующих страницах с итоговыми строками. Проверьте, чтобы итоги по количеству мест и массе сошлись с фактической загрузкой машины.

Контрольные точки

Как проверить результат

Реквизиты сторон

Норма

ИНН, КПП и адреса грузоотправителя и грузополучателя заполнены полностью

Тревожный признак

Пустые графы или устаревший адрес — документ могут не принять

Товарный раздел

Норма

Номенклатура, количество мест и масса совпадают с фактической отгрузкой

Тревожный признак

Расхождения с накладной или фактом — риск претензий при приёмке

Транспортный раздел

Норма

Указаны перевозчик, госномер автомобиля, ФИО водителя

Тревожный признак

Пустые поля водителя или машины — перевозчик не сможет подтвердить доставку

Особенности в разных конфигурациях 1С

1С:Бухгалтерия 8

ТТН печатается из документа «Реализация (акты, накладные)». Данные о перевозчике и водителе вводятся в диалоге при печати и не сохраняются в самом документе, поэтому при повторной печати их нужно ввести заново либо сохранить в подсказках формы. Для регулярных перевозок одним и тем же перевозчиком удобнее вести отдельный список реквизитов.

1С:Управление торговлей и 1С:ERP

Здесь реквизиты перевозки можно указать прямо в документе реализации на вкладке «Доставка» или в отдельных полях, и они сохраняются в базе. Доступны обе формы: ТТН (1-Т) и транспортная накладная. При использовании подсистемы управления доставкой данные о машине и водителе подставляются из задания на перевозку.

Сравнение вариантов

Печать ТТН из реализации

Подходит для разовых отгрузок; быстро, но данные перевозчика вводятся вручную при каждой печати

Заполнение доставки в документе (УТ, ERP)

Подходит для регулярных перевозок; реквизиты хранятся в базе и подставляются автоматически, но требует настройки справочников

Внешняя печатная форма

Подходит, если нужна нестандартная форма ТТН по договору; требует подключения макета и проверки юристом

Типичные ошибки и как их избежать

Самая частая проблема — пустые графы из-за незаполненных справочников. Если в печатной форме отсутствует адрес или ИНН, не правьте печатный бланк вручную: исправьте данные в карточке организации или контрагента и перепечатайте документ, чтобы в учёте и на бумаге были одинаковые сведения.

Вторая ошибка — расхождение между ТТН и товарной накладной (ТОРГ-12 или УПД). Оба документа должны формироваться из одной реализации. Если после печати ТТН документ отредактировали, обязательно перепечатайте все связанные формы, иначе у грузополучателя возникнут вопросы при сверке.

Проверка и хранение оформленных ТТН

Подписанная ТТН — основание для списания товара у грузоотправителя и оприходования у получателя, поэтому экземпляры с отметками о приёмке нужно сохранять в течение установленных сроков хранения первичных документов. В 1С удобно прикреплять скан подписанной накладной к документу реализации через механизм присоединённых файлов.

При возврате документов от перевозчика сверьте отметки грузополучателя: отсутствие подписи или печати получателя в графе «Груз получил» означает, что факт доставки документально не подтверждён. В этом случае запросите у контрагента подтверждение приёмки до закрытия периода.

Частые вопросы об оформлении ТТН в 1С

Можно ли оформить ТТН без документа реализации?

В типовых конфигурациях печатная форма ТТН строится на данных документа отгрузки, поэтому без реализации корректно заполнить товарный раздел не получится. Если нужен только транспортный документ без товарной части, используйте транспортную накладную или оформите реализацию с нулевой стоимостью по согласованию с бухгалтером.

Чем ТТН отличается от ТОРГ-12 и УПД?

ТОРГ-12 и УПД подтверждают переход права собственности на товар между продавцом и покупателем. ТТН относится к перевозке: она фиксирует передачу груза перевозчику, маршрут и приёмку груза получателем. При доставке автотранспортом обычно оформляются оба документа на основании одной реализации.

Как в 1С указать, что перевозку выполняет собственный транспорт?

В поле перевозчика укажите собственную организацию, а в транспортном разделе — реквизиты своего автомобиля и данные штатного водителя. В «1С:Управление торговлей» для этого заводят карточку транспортного средства и выбирают её в документе доставки.

Почему в печатной форме ТТН пустые графы адреса или ИНН?

Форма берёт данные из справочников, а не из текста документа. Откройте карточку организации или контрагента, заполните недостающие реквизиты (ИНН, КПП, адрес), сохраните и перепечатайте форму. Ручная правка печатного бланка не исправляет данные в базе.

Можно ли отправить ТТН контрагенту в электронном виде из 1С?

Да, при подключённом сервисе обмена электронными документами (1С-ЭДО или оператор ЭДО) транспортные накладные можно передавать в электронном виде. Формат и порядок обмена зависят от настроек ЭДО и договорённостей с контрагентом; бумажные экземпляры при этом могут не требоваться, если это предусмотрено договором.

Что делать, если нужна нестандартная форма ТТН по договору?

Подключите внешнюю печатную форму через раздел «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки» → «Дополнительные отчёты и обработки». Макет должен соответствовать форме, согласованной сторонами договора; перед использованием согласуйте его с бухгалтером и юристом.