Как оформить акт от самозанятого в 1С

Работа с самозанятыми (плательщиками налога на профессиональный доход) — частая ситуация: компания покупает услуги дизайнера, копирайтера, мастера по ремонту, а бухгалтеру нужно отразить это в 1С. Главная особенность — самозанятый не выставляет счета-фактуры, не начисляет НДС и не является вашим работником, поэтому стандартные схемы оформления поставщиков требуют корректировки.

В 1С:Бухгалтерии 8 акт от самозанятого оформляется документом «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом операции «Услуги». НДС не выделяется, счета учета указываются вручную, а обязательным подтверждением расхода служит чек из приложения «Мой налог», который самозанятый обязан сформировать и передать заказчику.

Ниже разобран полный цикл: от создания карточки контрагента и договора до проведения акта, проверки проводок и типичных ошибок, из-за которых расходы рискуют не пройти налоговую проверку.

Подготовка: что проверить до оформления акта

Прежде чем вносить документ в базу, убедитесь, что исполнитель действительно применяет режим НПД и что сделка попадает в разрешенные рамки. Самозанятый не может оказывать услуги своему текущему работодателю, а также бывшему работодателю в течение двух лет после увольнения — такие выплаты не облагаются НПД и создают риск переквалификации в трудовые отношения.

Запросите у исполнителя справку о постановке на учет в качестве плательщика НПД — она формируется в приложении «Мой налог». Проверить статус можно и по ИНН через сервис ФНС. Если человек утверждает, что самозанят, но справку предоставить не может, отложите проведение документа до подтверждения статуса.

Также заранее определите, что именно вы покупаете: услугу (юридическая консультация, настройка оборудования) или результат работ (ремонт помещения). От этого зависит формулировка в акте и корректность договора — для работ обычно используется договор подряда, для услуг — договор возмездного оказания услуг.

Создание контрагента-самозанятого

Откройте раздел «Справочники» → «Контрагенты» и создайте новый элемент. Ключевая настройка — вид контрагента: выберите «Физическое лицо», а не «Юридическое лицо». Это важно, потому что самозанятый действует как физлицо на специальном режиме, даже если у него есть статус ИП.

Заполните ФИО полностью, укажите ИНН — он понадобится для проверки чека и корректного отражения в отчетности. Адрес и телефон укажите по данным договора. Если самозанятый зарегистрирован как ИП на НПД, создавайте контрагента с видом «Индивидуальный предприниматель» и укажите ИНН и ОГРНИП.

Рекомендуется в наименовании или комментарии пометить, что контрагент — плательщик НПД. Это поможет бухгалтеру быстро отличать таких поставщиков при сверках и не пытаться требовать от них счета-фактуры или УПД с НДС.

Настройка договора с самозанятым

В карточке контрагента перейдите на вкладку «Договоры» и создайте новый договор с видом «С поставщиком». В поле налогообложения укажите «Без НДС» — это исключит автоматическое выделение налога в документах поступления и предотвратит ошибки в книге покупок.

Укажите номер и дату договора. Даже если договор заключен в простой письменной форме или по акцепту оферты, реквизиты должны быть: они попадут в акт и послужат основанием расхода. При разовой услуге допустимо оформить договор-заявку или счет-оферту, но в 1С договор все равно заводится.

Срок действия договора заполните, если он определен. При долгосрочном сотрудничестве удобно завести один договор и проводить по нему все акты — так проще отслеживать взаиморасчеты и суммарный доход самозанятого от вашей компании (годовой лимит НПД ограничен, и превышение снимает с него спецрежим, что важно контролировать).

Оформление документа поступления (акта)

Перейдите в раздел «Покупки» → «Поступление (акты, накладные, УПД)» и создайте документ с видом операции «Услуги (акт)». Укажите дату акта — она должна совпадать с датой фактического оказания услуги и, как правило, с датой чека из «Мой налог».

Выберите контрагента и договор. В табличной части добавьте строку: в поле «Номенклатура» укажите услугу из справочника номенклатуры (например, «Услуги по разработке макета») или создайте новую позицию с типом «Услуга». Впишите количество, цену и сумму по акту.

В колонке «Счета учета» укажите счет затрат (20, 25, 26, 44 — в зависимости от назначения услуги) и статью затрат с корректным видом расхода для налогового учета. Проверьте, что НДС не выделен: в строке должно стоять «Без НДС». После заполнения проведите документ.

1. 1
   Проверьте статус самозанятого по ИНН и запросите справку из «Мой налог»
2. 2
   Создайте контрагента с видом «Физическое лицо», укажите ИНН
3. 3
   Заведите договор «С поставщиком» с налогообложением «Без НДС»
4. 4
   Создайте «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом «Услуги (акт)»
5. 5
   Заполните номенклатуру, сумму, счет затрат и статью расходов
6. 6
   Проведите документ и проверьте проводки по кнопке «Дт/Кт»
7. 7
   Получите от исполнителя чек из «Мой налог» и приложите его к документу

Проверка проводок и результатов проведения

После проведения откройте кнопку «Дт/Кт» и проверьте корреспонденцию. Типовая проводка: Дт счета затрат (20, 26, 44) — Кт 60.01 «Расчеты с поставщиками». Проводок по НДС (счета 19, 68.02) быть не должно — их наличие означает ошибку в настройке договора или ставки.

Проверьте взаиморасчеты: откройте отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету 60» и убедитесь, что задолженность перед самозанятым отразилась корректно. После оплаты (документ «Списание с расчетного счета» с видом «Оплата поставщику») сальдо по договору должно закрыться.

Для налогового учета важно, чтобы расход попал в правильную статью затрат. Если услуга относится к прочим расходам, убедитесь, что вид расхода в статье затрат соответствует нормам учета, иначе сумма может не попасть в декларацию по налогу на прибыль или УСН.

Контрольные точки

Как проверить результат

Проводки документа

Норма

Дт затратного счета — Кт 60.01, без счетов 19 и 68.02

Тревожный признак

Есть проводка по НДС или неверный счет учета

Ставка НДС в документе

Норма

Во всех строках «Без НДС»

Тревожный признак

Подставилась ставка 20% или 20/120

Взаиморасчеты после оплаты

Норма

Сальдо по договору равно нулю

Тревожный признак

Висит задолженность или аванс

Подтверждающие документы

Норма

Есть акт и чек из «Мой налог» с совпадающей суммой

Тревожный признак

Чека нет или сумма в чеке отличается от акта

Чек из «Мой налог» и хранение документов

Акт сам по себе не заменяет главный подтверждающий документ — чек, который самозанятый обязан сформировать в приложении «Мой налог» при получении оплаты от юридического лица. В чеке указываются наименование и ИНН вашей компании, поэтому передайте исполнителю точные реквизиты до момента оплаты.

Чек приходит в электронном виде (ссылка или PDF). Сохраните его и привяжите к документу поступления в 1С через механизм присоединенных файлов — так при проверке все документы будут в одном месте. Сумма и дата чека должны соответствовать акту и платежному документу; расхождения — повод запросить у исполнителя корректный чек.

Печатная форма акта из 1С формируется по кнопке «Печать» → «Акт об оказании услуг». Подписать акт может как обе стороны, так и только заказчик — если это предусмотрено договором. При электронном документообороте учитывайте, что самозанятые чаще всего не подключены к операторам ЭДО, поэтому документы обычно обмениваются сканами или на бумаге.

Особые сценарии и ограничения

Оплата физлицу-исполнителю

Оплата самозанятому проводится обычным документом «Списание с расчетного счета» с видом операции «Оплата поставщику» на его банковскую карту или счет. Компания не является налоговым агентом по НПД — удерживать и перечислять налог не нужно, самозанятый платит его сам через приложение.

Услуги от самозанятого ИП

Если исполнитель — ИП на НПД, порядок тот же, но контрагент создается с видом «Индивидуальный предприниматель». Учтите: ИП на НПД не может нанимать работников и торговать некоторыми категориями товаров, но для услуг это обычно не имеет значения.

Аванс самозанятому

Предоплата допустима: оформите «Списание с расчетного счета», сумма отразится на счете 60.02 как аванс. После оказания услуги и проведения акта аванс зачтется автоматически. Чек самозанятый формирует на фактически полученную сумму, включая аванс.

Удобно завести в справочнике номенклатуры отдельную группу «Услуги самозанятых» и для каждой позиции сразу заполнить счет затрат и статью расходов. Тогда при создании акта счета учета подставятся автоматически и риск ошибки в проводках заметно снизится.

Частые вопросы

Нужно ли удерживать НДФЛ с оплаты самозанятому?

Нет. Плательщик НПД сам уплачивает налог через приложение «Мой налог», а компания-заказчик не выступает налоговым агентом. Удерживать НДФЛ и начислять страховые взносы не требуется при условии, что исполнитель действительно применяет НПД и выдал чек.

Можно ли принять расход без чека из «Мой налог»?

Рискованно. Акт подтверждает факт оказания услуги, но именно чек подтверждает, что исполнитель применяет НПД и доход задекларирован. Без чека налоговая может оспорить расход или переквалифицировать выплату. Всегда запрашивайте чек и сверяйте сумму и реквизиты.

Что делать, если самозанятый ошибся в чеке?

Попросите его аннулировать ошибочный чек в приложении «Мой налог» и сформировать новый с корректными данными. Исправить чек самостоятельно со стороны заказчика нельзя. До получения правильного чека документ в 1С лучше не закрывать окончательно.

Какой счет затрат выбрать для услуг самозанятого?

Зависит от назначения услуги: услуги для основного производства — счет 20, общехозяйственные (консультации, бухгалтерское сопровождение) — 26, связанные с продажами (реклама, доставка покупателям) — 44. Главное — чтобы статья затрат соответствовала экономическому смыслу расхода.

Можно ли оформить акт, если самозанятый — наш бывший сотрудник?

Только если с момента увольнения прошло не менее двух лет. Выплаты бывшему работодателю раньше этого срока не облагаются НПД, и налоговая доначислит НДФЛ и страховые взносы как по трудовым отношениям. Проверяйте дату увольнения до подписания договора.

Нужен ли самозанятому статус в справочнике «Контрагенты» отдельной пометкой?

Формально нет, но практически удобно: добавьте пометку в наименование или комментарий, например «(НПД)». Это помогает бухгалтеру при сверках сразу видеть, что от контрагента не требуются счета-фактуры и что по нему не должно быть проводок по НДС.