Документы и Печать · 11 мин
Как настроить список в документе 1С
Как настроить список в документе 1С: сортировка, отбор, группировка, видимость колонок и сохранение вариантов настройки. Практические шаги для типовых конфигураций.
Списки документов — основной рабочий инструмент в 1С: через них бухгалтер ищет реализацию, кладовщик — приходную накладную, а менеджер — счёт покупателю. Стандартный вид списка редко совпадает с тем, что нужно конкретному сотруднику: лишние колонки мешают, нужные поля скрыты, документы выстроены не в том порядке. Настройка списка решает эти проблемы за несколько минут и не требует прав администратора.
В типовых конфигурациях на управляемых формах (1С:Бухгалтерия 3.0, Управление торговлей 11, УНФ, ERP) настройка списка выполняется через команду «Ещё» — «Настроить список» или «Изменить форму». Возможности двух этих команд различаются: первая управляет отбором, сортировкой и группировкой данных, вторая — составом и расположением колонок. Понимание разницы избавляет от типичной путаницы, когда пользователь ищет нужную опцию не в том окне.
Ниже разобраны оба механизма на примере типовых конфигураций, а также способы закрепить настройку за пользователем, типичные ошибки и ограничения, о которых стоит знать до начала работы.
Чем отличаются «Настроить список» и «Изменить форму»
Команда «Настроить список» работает с данными: она определяет, какие документы попадут в список (отбор), в каком порядке будут выведены (сортировка) и как будут сгруппированы. Окно настройки открывается через кнопку «Ещё» в правой части командной панели списка. Здесь же настраивается условное оформление — например, подсветка непроведённых документов цветом.
Команда «Изменить форму» управляет внешним видом: какие колонки видны, в какой последовательности идут, какие поля шапки отображаются. Именно сюда нужно заходить, чтобы добавить в список колонку «Склад», «Ответственный» или «Комментарий», которой по умолчанию нет.
Простое правило: если нужно изменить состав строк — используйте «Настроить список», если состав колонок — «Изменить форму». Попытка найти колонку в окне настройки отбора — самая частая ошибка начинающих пользователей.
Как настроить отбор документов в списке
Отбор ограничивает список только нужными документами. Откройте список документов, нажмите «Ещё» → «Настроить список» и перейдите на вкладку «Отбор». В левой части окна находится список доступных полей, в правой — заданные условия.
Чтобы добавить условие, перетащите поле из левой части вправо или дважды щёлкните по нему. Затем выберите вид сравнения: «Равно», «Не равно», «В списке», «Содержит» и другие. Например, чтобы видеть только документы по конкретной организации, добавьте условие «Организация Равно [название организации]». Для периода удобно использовать условие «Дата Больше или равно» с указанием начала месяца.
Несколько условий по умолчанию объединяются логическим «И» — документ должен удовлетворять всем условиям одновременно. Если нужна логика «ИЛИ», добавьте группу условий через кнопку «Сгруппировать условия» и выберите тип группы «Или». Это полезно, например, для отбора документов по двум контрагентам одновременно.
- 1Откройте список документов и нажмите «Ещё» → «Настроить список»
- 2На вкладке «Отбор» найдите поле «Контрагент» и перетащите его вправо
- 3Выберите вид сравнения «Равно» и укажите контрагента
- 4Нажмите «ОК» или «Завершить редактирование»
- 5Проверьте, что в списке остались только документы выбранного контрагента
Настройка сортировки и группировки
Сортировка задаётся на одноимённой вкладке окна «Настроить список». Перенесите нужное поле вправо и выберите направление — по возрастанию или по убыванию. По умолчанию документы обычно сортируются по дате, но часто удобнее сортировка по номеру, сумме или контрагенту.
Допускается многоуровневая сортировка: сначала по контрагенту, внутри него — по дате. Порядок полей в списке сортировки определяет приоритет: верхнее поле — главный критерий. Меняйте порядок кнопками со стрелками.
Группировка объединяет документы в сворачиваемые блоки — например, по складам, организациям или авторам. Вкладка «Группировка» работает аналогично: перенесите поле и при необходимости укажите тип иерархии. Для длинных списков группировка по месяцам заметно ускоряет навигацию. Учтите: при включённой группировке динамический список может работать медленнее на больших объёмах данных.
Как добавить или скрыть колонки списка
Откройте «Ещё» → «Изменить форму». Появится дерево элементов формы, где ветка «Список» содержит все колонки. Флажок рядом с полем включает или отключает его видимость. Состав доступных полей определяется конфигурацией: выведены не все реквизиты документа, а только те, что разработчик добавил в запрос динамического списка.
Порядок колонок меняется кнопками «Вверх» и «Вниз» в окне изменения формы либо простым перетаскиванием заголовков колонок прямо в списке — этот способ быстрее и не требует открытия настроек. Ширина колонки регулируется мышью за границу заголовка и также запоминается системой.
Если нужного реквизита нет среди доступных полей, штатными средствами добавить его нельзя — потребуется доработка конфигурации или расширение. Это работа для программиста 1С: поле добавляется в запрос динамического списка и выводится на форму.
Условное оформление: подсветка важных документов
Вкладка «Условное оформление» в окне «Настроить список» позволяет выделять строки цветом или шрифтом по условию. Классический пример — подсветить красным непроведённые документы или жирным шрифтом — документы с суммой выше заданной.
Порядок действий: добавьте элемент оформления, задайте условие (например, «Проведен Равно Нет»), выберите оформляемые поля (или весь список) и укажите параметр оформления — цвет фона, цвет текста, шрифт. Условий может быть несколько, они применяются одновременно.
Практическая ценность высокая: пользователь видит проблемные документы сразу, без открытия каждого. Однако не злоупотребляйте количеством правил — пять-семь разных подсветок превращают список в «пёструю простыню», где ничего не выделяется.
Сохранение вариантов настройки и сброс к стандартным
В современных типовых конфигурациях настройки списка сохраняются автоматически и привязываются к пользователю: при следующем открытии список появится в том же виде. Кроме того, можно сохранить именованный вариант: в окне «Настроить список» нажмите «Сохранить настройки» (или выберите «Выбрать вариант настройки» → «Сохранить как») и задайте понятное имя, например «Мои документы за месяц».
Переключение между вариантами выполняется через «Ещё» → «Выбрать вариант настройки» или через стандартную кнопку выбора вариантов в панели навигации. Так удобно держать несколько представлений: «Все документы», «Только непроведённые», «По моей организации».
Если настройка «сломалась» или список ведёт себя странно, вернитесь к стандартному виду: «Ещё» → «Установить стандартные настройки». Это сбрасывает отборы, сортировку и оформление, но не удаляет сохранённые именованные варианты. Права настройки есть у любого пользователя, которому доступен сам список; административные права не требуются.
Способы настройки списка
Подходит для отбора, сортировки, группировки и условного оформления. Доступно всем пользователям, легко откатывается.
Управляет видимостью и порядком колонок. Набор полей ограничен запросом динамического списка.
Нужна, когда требуемого поля нет в запросе списка. Выполняет программист, изменения затрагивают всех пользователей.
Частые ошибки и как их избежать
Первая ошибка — забытый отбор. Пользователь настроил фильтр по контрагенту, а на следующий день удивляется, куда пропали остальные документы. Признак: в заголовке списка или рядом с полем поиска видна пиктограмма активного отбора. Решение — сбросить отбор или переключиться на стандартный вариант настройки.
Вторая ошибка — ожидание, что настройка распространится на коллег. Пользовательские настройки индивидуальны. Если нужен единый вид списка для отдела, администратор может скопировать настройки между пользователями через обработку управления настройками (в типовых — «Администрирование» → «Пользователи и права» → копирование настроек), либо нужную доработку выполняют в конфигурации.
Третья ошибка — слишком тяжёлая настройка: группировка плюс несколько условий оформления плюс отбор по нетиповым полям на списке из сотен тысяч документов. Это замедляет открытие списка. Оптимизируйте: оставляйте в отборе только индексированные поля (дата, номер, контрагент, организация), избегайте условий «Содержит» по длинным текстовым полям.
Как проверить результат настройки
После настройки убедитесь, что список показывает именно то, что задумано. Сверьте количество и состав документов с ожиданиями: например, при отборе по организации откройте любой документ из списка и проверьте поле «Организация» — оно должно совпадать с условием.
Проверьте устойчивость настройки: закройте список и откройте заново — отбор, сортировка и колонки должны сохраниться. Если настройка сбрасывается, возможно, в конфигурации отключено сохранение пользовательских настроек для этой формы, и вопрос нужно передать администратору или разработчику.
Как проверить результат
В списке только документы, удовлетворяющие условию
Есть лишние документы или пропали нужные — пересмотрите условия и логику И/ИЛИ
Отбор, сортировка и колонки сохранились
Настройки сбросились — проверьте права и параметры сохранения настроек
Список открывается без заметной паузы
Долгое обновление — упростите группировку и условия отбора
Что важно запомнить
Отбор, сортировка и оформление настраиваются через «Ещё» → «Настроить список», колонки — через «Изменить форму». Настройки сохраняются для текущего пользователя, именованные варианты позволяют быстро переключаться между представлениями. Сброс к стандартным настройкам всегда доступен, а доработку состава полей доверяйте программисту.
Частые вопросы
Почему в списке не видно нужной колонки, хотя в самом документе это поле есть?
Динамический список выводит только те поля, которые включены в его запрос разработчиком конфигурации. Наличие реквизита в документе не гарантирует его доступности в списке. Если поля нет в окне «Изменить форму», добавить его может только программист — через расширение или изменение конфигурации.
Как сделать настройку списка одинаковой для всех пользователей?
Штатно настройки индивидуальны. Варианты решения: администратор копирует настройки от одного пользователя другим через механизм копирования настроек в разделе администрирования, либо нужный вид списка задаётся доработкой в конфигурации — тогда он станет стандартным для всех.
Отбор по дате не работает: документы за сегодня не попадают в список. Что не так?
Чаще всего дело в том, что дата документа содержит время. Условие «Дата Равно 15.03» сравнивает с началом дня, поэтому документы, созданные позже, отсекаются. Используйте диапазон: «Больше или равно» началу дня и «Меньше» началу следующего, либо стандартные периоды («Сегодня», «Этот месяц»), если они доступны в поле выбора периода.
Можно ли вернуть исходный вид списка, если настройка сделана неудачно?
Да. Откройте «Ещё» → «Установить стандартные настройки» — это отменит все пользовательские отборы, сортировку, группировку и условное оформление. Сохранённые ранее именованные варианты при этом не удаляются, их можно выбрать снова.
Почему после включения группировки список стал открываться медленно?
Группировка заставляет систему дополнительно агрегировать данные при каждом обновлении списка, что ощутимо на больших объёмах. Если скорость критична, замените группировку отбором с сортировкой — например, вместо группировки по складам используйте отбор по конкретному складу и переключайтесь между вариантами настройки.
Можно ли выгрузить настроенный список в Excel?
Да. После настройки списка используйте «Ещё» → «Вывести список»: в открывшемся окне отметьте нужные колонки и подтвердите вывод. Полученный табличный документ сохраняется через «Файл» → «Сохранить как» в формате Excel или другом доступном формате. Выгружаются только те строки, что прошли текущий отбор.