Документы и Печать · 9 мин
Как напечатать транспортную накладную в 1С
Как сформировать и напечатать транспортную накладную в 1С: настройка печатной формы, внешние макеты, исправление ошибок и проверка данных перед выводом на печать.
Транспортная накладная — обязательный документ при перевозке груза автомобильным транспортом: без неё у водителя нет подтверждения права на перемещение товара, а у бухгалтерии — основания для учёта расходов на доставку. В типовых конфигурациях 1С (Управление торговлей, Комплексная автоматизация, ERP, Бухгалтерия предприятия) печатная форма накладной либо уже встроена, либо подключается как внешняя. Задача пользователя — найти нужный документ-основание, вызвать печать и проверить корректность данных.
Основная сложность заключается в том, что транспортная накладная не всегда печатается напрямую из документа реализации. Во многих конфигурациях она формируется из специального документа «Транспортная накладная» или из обработки оформления накладных, а в части конфигураций требуется предварительная настройка. Ниже разобраны все рабочие сценарии: от стандартной печати до подключения внешней формы.
Где в 1С формируется транспортная накладная
Перед печатью важно понять, из какого объекта конфигурации выводится форма. В 1С:Управление торговлей и 1С:ERP транспортная накладная оформляется на основании документа «Реализация товаров и услуг» и хранится как отдельный документ в журнале «Транспортные накладные» (раздел «Продажи» или «Склад и доставка»). В 1С:Бухгалтерии печатная форма доступна непосредственно из документа реализации через кнопку «Печать».
Если учёт перевозок в программе не ведётся, а накладная нужна разово, проще всего сформировать её из реализации. Если перевозки регулярные и нужно отслеживать статусы доставки, стоит включить функциональную опцию «Транспортные накладные» — тогда появится отдельный журнал с возможностью массовой печати и контроля по каждой отгрузке.
Печать из документа реализации
Самый быстрый способ — сформировать накладную прямо из отгрузочного документа. Откройте документ «Реализация товаров и услуг», убедитесь, что он проведён, затем нажмите кнопку «Печать» в командной панели документа. В выпадающем списке выберите пункт «Транспортная накладная». Программа автоматически подставит грузоотправителя, грузополучателя, адреса, перечень товаров и количество мест из табличной части документа.
Если в списке печатных форм транспортной накладной нет, возможны две причины: форма доступна только из отдельного документа «Транспортная накладная», либо у вашей роли нет прав на её вывод. В первом случае создайте накладную через кнопку «Создать на основании» в документе реализации. Во втором — обратитесь к администратору 1С для настройки прав доступа.
- 1Откройте проведённый документ «Реализация товаров и услуг»
- 2Нажмите «Печать» и выберите «Транспортная накладная»
- 3Проверьте в предпросмотре грузоотправителя, грузополучателя и адреса
- 4При необходимости отредактируйте поля вручную, если макет это позволяет
- 5Нажмите «Печать» в окне предпросмотра и укажите количество экземпляров
Оформление через документ «Транспортная накладная»
В конфигурациях с расширенным учётом доставки (УТ 11, КА 2, ERP 2) накладная создаётся как самостоятельный документ. Перейдите в раздел «Продажи» (или «Склад и доставка») и откройте журнал «Транспортные накладные». Нажмите «Создать» и заполните поля: заказ или реализацию-основание, перевозчика, водителя, транспортное средство, адреса погрузки и доставки. Программа подтянет состав груза из документа-основания.
После заполнения проведите документ и нажмите «Печать → Транспортная накладная». Преимущество этого способа — возможность массовой печати: в журнале отметьте несколько накладных флажками и выведите их одной командой. Это удобно при большом количестве отгрузок за день.
Обратите внимание: некоторые поля (номер и дата накладной, пункты погрузки и разгрузки) заполняются автоматически, но их стоит перепроверить, особенно если адрес доставки отличается от адреса грузополучателя из карточки контрагента.
Настройка и включение функциональности
Если журнал «Транспортные накладные» отсутствует в интерфейсе, функциональность, скорее всего, отключена. Откройте раздел «НСИ и администрирование» (в УТ и ERP — «НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Продажи» или «Склад и доставка») и найдите опцию «Транспортные накладные» или «Доставка товаров». Установите флажок и сохраните настройки — журнал появится в соответствующем разделе.
Для корректного заполнения формы заранее проверьте справочники: в карточке организации должны быть указаны полное наименование, ИНН, КПП и адрес; в карточках контрагентов — адреса доставки; в справочнике перевозчиков и водителей — реквизиты сторон. Пустые справочники — самая частая причина незаполненных полей в печатной форме.
Непроведённый документ не даст сформировать накладную или выведет форму без данных
Без опции журнал транспортных накладных скрыт из интерфейса
Организация, грузополучатель, перевозчик, водитель и адреса подставляются из справочников
Устаревшая форма может быть не принята при проверке
Подключение внешней печатной формы
Если типовой макет не устраивает — например, нужна форма по макету заказчика или с дополнительными полями — подключается внешняя печатная форма (файл с расширением .epf). Откройте «НСИ и администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки», включите опцию «Дополнительные отчёты и обработки», затем перейдите по ссылке «Дополнительные отчёты и обработки» и нажмите «Добавить из файла». Укажите файл обработки и назначьте её документу «Реализация товаров и услуг».
После подключения внешняя форма появится в списке печати рядом с типовыми. Работа с внешними обработками требует осторожности: загружайте файлы только из надёжных источников, поскольку обработка исполняет код внутри вашей базы и теоретически может получить доступ к данным.
Проверка результата и типичные ошибки
Перед выводом на принтер всегда используйте предварительный просмотр. Проверьте: номер и дату накладной, наименования и реквизиты грузоотправителя и грузополучателя, адреса пунктов погрузки и выгрузки, количество грузовых мест, массу груза и перечень товаров. Расхождение между накладной и фактической отгрузкой — основание для претензий при приёмке.
Транспортная накладная оформляется минимум в трёх экземплярах: для грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика. Укажите нужное количество копий в диалоге печати, чтобы не формировать документ повторно.
Как проверить результат
Организация, грузополучатель и перевозчик с ИНН и адресами заполнены полностью
Пустые поля или подставлены данные не той организации
Номенклатура, количество мест и масса совпадают с реализацией
Расхождения в количестве или отсутствуют позиции
Соответствуют документу-основанию или присвоены по журналу
Дублирующийся номер или дата не совпадает с датой отгрузки
Частые вопросы
Почему в списке печатных форм нет транспортной накладной?
Чаще всего отключена функциональная опция учёта перевозок или накладная формируется только из отдельного документа «Транспортная накладная». Проверьте настройки в разделе «НСИ и администрирование», а также права вашей роли. В редких случаях форма доступна только через обработку «Оформление накладных» в разделе доставки.
Можно ли напечатать накладную для нескольких реализаций сразу?
Да, если перевозки оформлены отдельными документами: в журнале «Транспортные накладные» выделите нужные строки и вызовите команду печати — все формы выведутся в один комплект. Из журнала реализаций массовая печать накладных в типовых конфигурациях обычно недоступна.
Как изменить макет печатной формы под свои требования?
Безопасный путь — создать внешнюю печатную форму на основе типового макета и подключить её через «Дополнительные отчёты и обработки». Прямая правка макета в конфигураторе потребует снятия конфигурации с полной поддержки, и изменения пропадут при обновлении.
Чем транспортная накладная отличается от товарной накладной ТОРГ-12 и ТТН?
ТОРГ-12 подтверждает переход права собственности на товар, транспортная накладная — факт перевозки и условия договора перевозки. ТТН (товарно-транспортная накладная по форме 1-Т) объединяла обе функции, но с 2021 года для автоперевозок применяется транспортная накладная по Постановлению № 2116.
Накладная печатается без массы груза. Что делать?
Масса подтягивается из карточек номенклатуры: проверьте, что у товаров заполнен вес в единицах измерения. Если вес не ведётся в учёте, укажите массу вручную в документе «Транспортная накладная» перед печатью — поле доступно для редактирования.
Можно ли отправить накладную по ЭДО вместо печати?
Да, при подключённом обмене электронными документами транспортную накладную можно передавать в электронном виде через операторов ЭДО, если это предусмотрено договором с перевозчиком и грузополучателем. Настройка выполняется в разделе обмена электронными документами вашей конфигурации.
Что важно запомнить
Транспортная накладная печатается из проведённой реализации или из отдельного документа «Транспортная накладная» через кнопку «Печать». Перед выводом проверьте реквизиты сторон, адреса и состав груза, печатайте минимум три экземпляра и используйте актуальную форму по Постановлению № 2116. Внешние печатные формы подключайте только из надёжных источников и после резервного копирования базы.