Как найти ГТД в 1С: практическая инструкция

Номер ГТД (грузовой таможенной декларации) нужен бухгалтеру при учете импортных товаров, формировании счетов-фактур и отчетности по прослеживаемым товарам. В 1С этот реквизит хранится в нескольких местах: в документе поступления, в счете-фактуре, в справочнике номенклатуры и в специализированных отчетах. Знать, где искать, важно, потому что в зависимости от конфигурации и версии программы расположение данных отличается.

Ниже разобраны способы поиска ГТД в наиболее распространенных конфигурациях: 1С:Бухгалтерия 8, 1С:Управление торговлей и 1С:Комплексная автоматизация. Большинство действий выполняется стандартными средствами без доработок и доступно пользователю с обычными правами бухгалтера или менеджера по закупкам.

Что такое ГТД и где 1С хранит этот реквизит

ГТД — грузовая таможенная декларация, документ, подтверждающий ввоз товара на территорию страны. Его номер состоит из трех групп цифр, разделенных слэшами: код таможни, дата подачи и порядковый номер декларации. Например: 10002010/150321/0001234. В учете номер ГТД обязателен для импортных товаров и для товаров, включенных в перечень прослеживаемых.

В 1С номер ГТД не является самостоятельным документом в большинстве случаев — это реквизит внутри других объектов. В документе поступления он хранится в табличной части «Товары» для каждой строки номенклатуры. Дополнительно создается документ «ГТД по импорту», который фиксирует уплату пошлин и НДС на таможне. Именно поэтому один и тот же номер можно найти несколькими путями, и если в одном месте его нет — стоит проверить другие.

Поиск ГТД в документе поступления товаров

Основной способ — открыть документ поступления, по которому товар пришел от импортера или напрямую из-за границы. В 1С:Бухгалтерии перейдите в раздел «Покупки» → «Поступление (акты, накладные, УПД)» и откройте нужный документ. В табличной части «Товары» найдите колонку «ГТД» — там указан номер для каждой позиции.

Если колонка не видна, проверьте настройку табличной части: нажмите кнопку «Еще» над списком товаров и выберите «Изменить форму» — в списке доступных полей отметьте «Номер ГТД». В некоторых версиях колонка называется «Страна происхождения и ГТД» и объединяет два реквизита.

В 1С:Управление торговлей путь похожий: «Закупки» → «Документы закупки (все)», открыть документ «Приобретение товаров и услуг». Номер ГТД находится на вкладке «Товары», при необходимости прокрутите таблицу вправо — колонок много, и нужная может быть за пределами видимой области.

1. 1
   Откройте раздел «Покупки» → «Поступление (акты, накладные, УПД)»
2. 2
   Найдите нужный документ по дате, контрагенту или номеру накладной
3. 3
   Откройте документ и перейдите в табличную часть «Товары»
4. 4
   Найдите колонку «ГТД» — при отсутствии включите ее через «Еще» → «Изменить форму»
5. 5
   Скопируйте номер для вставки в счет-фактуру или отчет

Поиск через документ «ГТД по импорту»

Если компания сама импортирует товар, в базе должен существовать документ «ГТД по импорту». В 1С:Бухгалтерии он находится в разделе «Покупки» → «ГТД по импорту». Этот документ создается на основании поступления и содержит номер декларации, суммы пошлин, сборов и таможенного НДС.

Откройте журнал и отсортируйте по дате или воспользуйтесь поиском по номеру. Если документов много, удобно использовать отбор по контрагенту-таможне или по номеру поступления. Внутри документа в шапке указан полный номер ГТД, а в табличной части — разбивка по товарам с кодами ТН ВЭД.

Важный нюанс: документ «ГТД по импорту» могут не создавать, если товар куплен у российского поставщика-импортера. В этом случае номер декларации приходит только в накладной и счете-фактуре поставщика, и искать его нужно в поступлении.

Поиск ГТД в счетах-фактурах и УПД

В полученном счете-фактуре на импортный товар номер ГТД указывается в графе, предназначенной для номера таможенной декларации. В 1С откройте «Покупки» → «Счета-фактуры полученные», найдите документ по контрагенту и дате. В табличной части будет колонка «Номер ГТД», а рядом обычно страна происхождения.

Для УПД (универсального передаточного документа) логика та же: откройте поступление со статусом УПД, перейдите на вкладку с данными счета-фактуры. Если поставщик прислал документ с несколькими ГТД по разным позициям, каждая строка будет содержать свой номер — сверяйте их построчно с бумажным или электронным оригиналом.

Если счет-фактура пришел по ЭДО, номер ГТД подтягивается автоматически из электронного документа. Проверить корректность можно, открыв визуализацию документа: номер должен совпадать с тем, что указал поставщик в формализованной части.

Поиск через отчеты и прослеживаемость

Когда нужно найти все ГТД за период или по конкретному товару, удобнее использовать отчеты. В 1С:Бухгалтерии доступны «Книга покупок» (раздел «Отчеты» → «Книга покупок») — в ней для импортных операций выводится номер и дата декларации. Сформируйте отчет за нужный квартал и найдите строки с поставщиком-таможней или импортером.

Для прослеживаемых товаров используйте отчет «Прослеживаемые товары» или регистр сведений «Прослеживаемые товары в составе ОС и МПЗ» — там хранится связь номенклатуры с РНПТ (регистрационным номером партии товара), в состав которого входит номер ГТД. Это особенно актуально для товаров из перечня прослеживаемости: без корректного РНПТ отчетность в ФНС не пройдет.

В Управлении торговлей полезен отчет «Ведомость по товарам на складах» с настройкой детализации по сериям и ГТД — он покажет, по каким декларациям оприходованы остатки на складе.

Где искать ГТД в разных ситуациях

Документ поступления

Подходит, когда известна накладная. Ограничение: нужно знать документ или контрагента.

ГТД по импорту

Подходит при собственном импорте. Не работает, если товар куплен у посредника внутри страны.

Книга покупок

Подходит для поиска всех ГТД за период. Выводит только операции с НДС к вычету.

Отчеты по прослеживаемости

Подходят для товаров из перечня РНПТ. Для обычных импортных товаров данных может не быть.

Универсальный поиск по номеру ГТД по всей базе

Если известен номер декларации, но неизвестно, в каких документах он использован, примените встроенный поиск. В 1С:Бухгалтерии откройте меню «Все функции» (или используйте сочетание клавиш глобального поиска, если оно настроено в вашей версии) и введите номер ГТД целиком или его последнюю часть. Программа найдет документы, где встречается эта строка.

Альтернатива — обработка «Поиск ссылок на объект» или универсальный отчет по регистрам. Более простой вариант для пользователя без прав администратора: сформировать «Карточку счета» по счету 41 с детализацией по документам и искать визуально по контрагенту-импортеру.

Учтите ограничение: стандартный поиск по строке работает по индексированным полям. Если номер хранится в табличной части документа, поиск может его не найти — тогда надёжнее использовать отчеты или журнал «ГТД по импорту».

Типичные проблемы и как их решить

Самая частая ситуация — колонка «ГТД» в поступлении пустая. Причины: поставщик не указал номер в первичке, документ введен вручную с ошибками, или товар не импортный вовсе. Решение — запросить у поставщика корректный УПД или скан декларации и внести номер в документ, после чего перепровести связанные документы.

Вторая проблема — номер ГТД есть в поступлении, но не попадает в счет-фактуру или отчет по прослеживаемости. Обычно это происходит, когда счет-фактура зарегистрирован до заполнения реквизита. Откройте счет-фактуру и нажмите «Заполнить по документу-основанию» или обновите данные вручную.

Третья ситуация — в базе несколько документов с одним номером ГТД, что бывает при ввозе одной декларацией партий в разные дни. Это нормально: один ГТД может покрывать несколько поступлений, главное, чтобы количество товара по всем документам не превышало декларированное.

Проверка корректности найденного номера

После того как номер найден, сверьте его с первоисточником: бумажной декларацией, УПД поставщика или выпиской из личного кабинета таможни. Номер должен совпадать посимвольно, включая разделители. Проверьте также соответствие: страна происхождения товара в документе должна согласовываться с данными декларации.

Для прослеживаемых товаров дополнительно убедитесь, что РНПТ сформирован правильно: он включает код страны, номер ГТД и порядковый номер товара в декларации. Сформируйте отчет «РНПТ» или проверьте заполнение в карточке серии номенклатуры.

Контрольные точки

Как проверить результат

Формат номера

Норма

Три группы цифр через слэш: код таможни/дата/номер

Тревожный признак

Номер без разделителей, с пробелами или буквами

Совпадение с первичкой

Норма

Номер в 1С посимвольно совпадает с УПД или декларацией поставщика

Тревожный признак

Расхождения в цифрах, отсутствие номера у поставщика

Отчет по прослеживаемости

Норма

РНПТ сформирован, отчет проходит проверку без ошибок

Тревожный признак

Ошибки формата РНПТ при проверке отчета

Часто задаваемые вопросы

Можно ли найти ГТД, если известен только товар, но не документ?

Да. Сформируйте отчет «Ведомость по товарам» с отбором по номенклатуре и группировкой по документам — увидите все поступления этого товара. Открыв каждое поступление, проверьте колонку «ГТД». Для прослеживаемых товаров быстрее использовать отчет по РНПТ с отбором по номенклатуре.

Что делать, если поставщик не указал номер ГТД в накладной?

Запросите у поставщика корректный УПД или копию таможенной декларации. Без номера ГТД нельзя корректно отразить импортный товар в книге покупок и отчетности по прослеживаемости. Если товар не импортный, убедитесь, что в карточке номенклатуры не установлен признак прослеживаемости по ошибке.

Один номер ГТД встречается в нескольких поступлениях — это ошибка?

Не обязательно. Одна декларация может покрывать несколько партий товара, поступивших в разное время. Ошибкой это будет, только если суммарное количество по всем документам превышает количество, указанное в самой декларации. Сверьте итоги с оригиналом ГТД.

Где найти ГТД в 1С:Рознице?

В 1С:Рознице номер ГТД указывается в документе «Поступление товаров» в табличной части, а также в карточке серии номенклатуры, если включен учет по сериям. Для прослеживаемых товаров используйте раздел с данными РНПТ в карточке товара или в документе поступления.

Как массово проверить заполнение ГТД по всем документам за квартал?

Сформируйте «Книгу покупок» за квартал — незаполненные номера деклараций для импортных операций будут видны как пустые графы. Дополнительно можно использовать универсальный отчет по документам «Поступление товаров» с выводом реквизита «Номер ГТД» и отбором по пустому значению.