Как изменить товарную накладную (ТН) в 1С

Под аббревиатурой ТН в учётной практике обычно понимают товарную накладную — документ, которым оформляют отгрузку или поступление товаров. В программах 1С ему соответствуют документы «Реализация (акты, накладные)», «Поступление (акты, накладные)» и унифицированная форма ТОРГ-12. Изменить такой документ можно несколькими способами: простым редактированием, отменой проведения с последующей правкой или созданием корректировочного документа. Выбор зависит от того, закрыт ли период, передан ли документ контрагенту и есть ли связанные документы.

Главное правило: если накладная уже ушла покупателю или поставщику, попала в отчётность или в книгу покупок/продаж, редактировать её «в лоб» опасно — расхождения в учёте у вас и контрагента приведут к вопросам при сверках и проверках. В таких случаях используют документы «Корректировка реализации» или «Корректировка поступления», которые корректно отражаются в НДС-учёте.

Где найти товарную накладную в 1С

В типовой «1С:Бухгалтерия 8» накладные на отгрузку находятся в разделе Продажи → Реализация (акты, накладные), а накладные на поступление — в разделе Покупки → Поступление (акты, накладные). В «1С:Управление торговлей» и «1С:Комплексная автоматизация» ищите документы «Реализация товаров и услуг» и «Приобретение товаров и услуг» в соответствующих разделах продаж и закупок.

Быстрее всего найти документ через отбор в журнале: укажите период, контрагента или номер накладной. Если номер неизвестен, используйте полнотекстовый поиск (лупа в верхней панели) — он находит документы по фрагменту наименования контрагента или комментария.

Простое редактирование непроведённой или свежей накладной

Если накладная создана недавно, не передавалась контрагенту и период не закрыт, правка выполняется напрямую. Откройте документ двойным щелчком, измените нужные поля — количество, цену, номенклатуру, дату, склад или договор — и нажмите «Провести» или «Провести и закрыть».

Если документ уже проведён, в большинстве конфигураций его всё равно можно редактировать: откройте форму и внесите изменения — программа при записи перепроведёт документ и обновит движения по регистрам. В некоторых конфигурациях проведённый документ открывается в режиме просмотра; тогда нажмите Ещё → Изменить или сначала отмените проведение кнопкой «Отмена проведения» (или через меню «Ещё»).

1. 1
   Найдите накладную в журнале «Реализация (акты, накладные)» или «Поступление (акты, накладные)»
2. 2
   Откройте документ и при необходимости включите режим изменения (Ещё → Изменить)
3. 3
   Исправьте поля: номенклатуру, количество, цены, дату, склад
4. 4
   Нажмите «Провести» и проверьте, что суммы и проводки обновились
5. 5
   Перепечатайте ТОРГ-12 или УПД, если документ выдаётся контрагенту

Как изменить ТН через отмену проведения

Отмена проведения нужна, когда правка затрагивает ключевые данные — например, состав товаров или дату документа — и вы хотите убедиться, что старые движения полностью сняты. Выделите документ в журнале и нажмите «Отмена проведения» на панели инструментов или в меню «Ещё». Документ останется в базе, но перестанет влиять на остатки, задолженность и регистры НДС.

После отмены проведения внесите изменения и проведите документ заново. Учтите: если по накладной уже созданы связанные документы — счёт-фактура, оплата, списание, — программа может предупредить о нарушении последовательности. В этом случае сначала проверьте связанные документы через кнопку «Ещё → Связанные документы» (или отчёт «Структура подчинённости»).

Корректировка накладной, когда прямая правка недопустима

Когда накладная передана покупателю, отражена в книге продаж или покупок, либо период закрыт, правильный инструмент — документ корректировки. В «1С:Бухгалтерия» откройте исходную реализацию или поступление и нажмите Создать на основании → Корректировка реализации (или «Корректировка поступления»). Программа предложит вид операции: «Исправление» (ошибка в первичном документе) или «Корректировка по согласованию сторон» (изменение цены/количества по договорённости).

Разница принципиальна. Исправление заменяет ошибочные данные и формирует исправленный счёт-фактуру с тем же номером, но новым номером исправления. Корректировка по соглашению сторон оформляется отдельным корректировочным счётом-фактурой и отражает увеличение или уменьшение стоимости. Выбор неверного вида операции исказит декларацию по НДС.

В корректировочном документе измените количество или цену в строках, проведите документ и сформируйте печатную форму — исправленный или корректировочный УПД/счёт-фактуру. Исходная накладная при этом остаётся неизменной, что сохраняет историю и соответствие с документами контрагента.

Сравнение способов изменения ТН

Прямое редактирование

Подходит для свежих документов в открытом периоде, не переданных контрагенту. Быстро, но опасно при наличии связанных документов.

Отмена проведения и повторное проведение

Подходит для существенных правок состава и даты. Требует проверки связанных документов и последовательности.

Корректировка реализации/поступления

Единственный корректный способ, если документ у контрагента, период закрыт или затронут НДС-учёт. Требует правильного выбора вида операции.

Изменение печатной формы ТОРГ-12 без правки учётных данных

Иногда менять нужно не сам документ, а печатную форму: подписанта, грузополучателя, основание или номер. Многие реквизиты печатной формы берутся не из табличной части накладной, а из других мест: ответственное лицо — из карточки организации или поля «Ответственный», адрес грузополучателя — из карточки контрагента, основание — из договора.

Чтобы изменить подписанта в ТОРГ-12, откройте раздел Главное → Реквизиты организации → Подписи (в «1С:Бухгалтерия») и исправьте данные руководителя или главного бухгалтера, либо укажите доверенное лицо. Чтобы изменить адрес грузополучателя, откройте карточку контрагента и отредактируйте адрес в таблице контактной информации — печатная форма подтянет актуальные данные при следующем формировании.

Если требуется разово изменить текст в печатной форме, не трогая справочники, воспользуйтесь возможностью редактирования печатной формы: в меню «Печать» некоторых конфигураций есть команда «Перейти к образцу» или возможность включить редактирование макета через «Ещё → Изменить форму» — учтите, что такие правки не сохраняются в учётных данных и не влияют на проводки.

Частая ситуация: бухгалтер правит адрес в печатной форме вручную, а при следующей печати адрес снова старый — потому что форма берёт данные из карточки контрагента. Всегда исправляйте источник данных, а не готовую печатную форму.

Проверка результата после изменения

После любой правки проверьте три вещи. Во-первых, движения документа: откройте накладную и нажмите «Ещё → Движения документа» (или кнопку «Дт/Кт» в «1С:Бухгалтерии») и убедитесь, что проводки соответствуют новым суммам. Во-вторых, остатки: сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 41 или 60/62 и сверьте остатки по складу и контрагенту. В-третьих, регистры НДС: если менялась стоимость, проверьте формирование записей книги покупок или продаж за соответствующий период.

Если документ обменивается с другой программой или ЭДО-оператором, проверьте статус электронного документа: после исправления может потребоваться повторная отправка исправленного УПД контрагенту.

Контрольные точки

Как проверить результат

Проводки документа (Дт/Кт)

Норма

Суммы соответствуют изменённым данным накладной

Тревожный признак

Проводки старые или документ не проведён

Остатки по складу (ОСВ по 41 счёту)

Норма

Количество и стоимость совпадают с накладной

Тревожный признак

Расхождения по количеству или сумме

Взаиморасчёты с контрагентом

Норма

Задолженность изменилась на сумму правки

Тревожный признак

Сальдо не изменилось или удвоилось

Статус в ЭДО

Норма

Исправленный документ отправлен и подписан обеими сторонами

Тревожный признак

У контрагента старая версия документа

Типичные ошибки и ограничения

Самая распространённая ошибка — редактирование накладной прошлого квартала после сдачи декларации по НДС. Это меняет книгу покупок или продаж задним числом и требует подачи уточнённой декларации. Вторая частая ошибка — изменение даты документа без анализа последовательности: документы, проведённые позже, могут рассчитать себестоимость или зачёт авансов по старым данным.

Третья группа проблем — права доступа. Если кнопки редактирования неактивны, вероятно, у пользователя нет прав на изменение документов, установлена дата запрета редактирования (Администрирование → Поддержка и обслуживание → Даты запрета изменения данных) или документ заблокирован другим пользователем. Дату запрета может снять только администратор или пользователь с соответствующей ролью.

Частые вопросы

Как изменить номер накладной в 1С?

Откройте документ и исправьте поле «Номер» — если оно недоступно, нажмите «Ещё → Изменить» или «Ещё → Редактировать номер» (в зависимости от конфигурации). Учтите, что нарушение сквозной нумерации может вызвать предупреждение программы; для документов, переданных контрагенту, номер менять нельзя — он должен совпадать с бумажным оригиналом.

Почему накладная не редактируется: поля недоступны?

Возможные причины: установлена дата запрета редактирования, у пользователя недостаточно прав, документ открыт другим пользователем или входит в обмен данными с ограничениями. Проверьте дату запрета в разделе «Администрирование» и свои права у администратора базы.

Можно ли удалить накладную вместо изменения?

Можно, если документ ошибочен целиком и не передан контрагенту: выделите его в журнале и нажмите «Удалить» (пометка на удаление). Окончательное удаление выполняется через «Администрирование → Удаление помеченных объектов». Если по накладной есть связанные документы или она в закрытом периоде, удалять её нельзя — используйте корректировку или сторнирование.

Как изменить накладную, если по ней уже выставлен счёт-фактура?

При прямой правке накладной в открытом периоде перепроведите и счёт-фактуру — он подтянет новые суммы. Если период закрыт или документ у контрагента, создайте «Корректировку реализации», и программа сформирует исправленный или корректировочный счёт-фактуру автоматически.

Чем отличается исправление от корректировки реализации?

Исправление применяется, когда в исходном документе была ошибка (неверная цена, количество, реквизит), и заменяет данные с сохранением номера документа. Корректировка по согласованию сторон оформляет добровольное изменение условий сделки — например, скидку или возврат части товара — отдельным корректировочным документом. Для НДС это разные записи в книге продаж и покупок.

Как изменить ТН в 1С:Управление торговлей — отличается ли порядок?

Логика та же: документ «Реализация товаров и услуг» редактируется напрямую в открытом периоде, а для исправлений после передачи контрагенту используется «Корректировка реализации», созданная на основании исходного документа. Дополнительно проверьте статусы заказа клиента и складские ордера, если включён ордерный учёт — правка накладной может потребовать корректировки расходных ордеров.