Документы и Печать · 10 мин
Как из 1С 7.7 сохранить документ в PDF
Как сохранить печатную форму из 1С 7.7 в PDF: виртуальный принтер, сохранение в MXL и конвертация, типовые ошибки и настройка. Пошаговая инструкция для бухгалтера.
1С:Предприятие 7.7 вышло задолго до того, как PDF стал стандартом обмена документами, поэтому прямой кнопки «Сохранить в PDF» в платформе нет. Тем не менее задача решается штатными и бесплатными средствами: через виртуальный PDF-принтер, через промежуточное сохранение табличного документа и через внешние обработки. Ниже разобраны все рабочие способы с условиями их применения.
Практическая потребность возникает постоянно: контрагент просит счёт или накладную в электронном виде, банк требует платёжное поручение в PDF, архив документов удобнее вести не в формате MXL, а в универсальном формате, который открывается на любом устройстве. PDF здесь удобен тем, что получатель не сможет случайно изменить содержимое, а печатная форма выглядит у всех одинаково.
Перед началом работы убедитесь, что у вас есть права на установку программ на рабочий компьютер (для способа с виртуальным принтером) и что сама печатная форма в 1С 7.7 формируется корректно — все ошибки макета перенесутся в PDF без изменений.
Почему в 1С 7.7 нет прямой кнопки «Сохранить в PDF»
Платформа 1С 7.7 хранит печатные формы как табличные документы собственного формата MXL. Механизм выгрузки в PDF появился только в платформе 8.2, поэтому в «семёрке» разработчики фирмы «1С» такой функции не предусматривали. Это не ошибка конфигурации и не ограничение вашей версии — функции нет ни в одной типовой поставке 7.7.
Из-за этого все способы получения PDF строятся вокруг обходных путей: либо документ «печатается» на виртуальный принтер, который вместо бумаги выдаёт PDF-файл, либо MXL-файл конвертируется сторонними средствами. Оба подхода дают одинаковый по качеству результат, различаются только требования к правам пользователя и установленному ПО.
Способ 1. Печать на виртуальный PDF-принтер
Это основной и самый надёжный метод. Он не требует изменений в конфигурации, работает с любой печатной формой — счетами, накладными, актами, отчётами, справками — и даёт файл, полностью повторяющий бумажную версию документа.
Сначала установите один из бесплатных PDF-принтеров: doPDF, Bullzip PDF Printer или PDFCreator. Все они добавляют в систему новое устройство печати. Установка стандартная: скачайте установщик с официального сайта разработчика, запустите его и завершите мастер. На рабочем компьютере в домене могут потребоваться права администратора — согласуйте установку с системным администратором.
- 1Откройте в 1С 7.7 нужный документ и сформируйте его печатную форму (кнопка «Печать»).
- 2Проверьте форму на экране: номера, суммы, реквизиты, переносы строк.
- 3Нажмите «Файл» → «Печать» или кнопку с изображением принтера.
- 4В списке принтеров выберите виртуальный PDF-принтер (doPDF, Bullzip и т.п.).
- 5Укажите диапазон страниц, если документ многостраничный, и нажмите «ОК».
- 6В появившемся окне сохранения задайте имя файла и папку, подтвердите сохранение.
- 7Откройте полученный PDF и убедитесь, что весь текст читается и ничего не обрезано.
Если печатная форма не помещается на лист по ширине, перед печатью зайдите в «Файл» → «Параметры страницы» и включите альбомную ориентацию или уменьшите масштаб. PDF-принтер использует те же настройки страницы, что и обычный, поэтому обрезка на бумаге означала бы и обрезку в файле.
Способ 2. Сохранение в MXL и последующая конвертация
Когда установить программы на компьютер нельзя (ограничения политики безопасности, отсутствие прав), подходит двухэтапный вариант. В 1С 7.7 печатная форма сохраняется в файл через меню «Файл» → «Сохранить как» — выберите тип «Табличный документ (*.mxl)». Полученный файл можно открыть на любом компьютере с 1С и уже там напечатать на PDF-принтер.
Для конвертации MXL в PDF без 1С существуют внешние обработки и онлайн-конвертеры. Обработки запускаются через «Файл» → «Открыть» прямо в 1С 7.7 и выгружают табличный документ в PDF, используя установленные в системе компоненты. Онлайн-сервисы удобны, но с ними связан риск: в счетах и накладных содержатся реквизиты вашей организации и контрагентов.
Способ 3. Внешние обработки и доработка конфигурации
Для регулярной массовой выгрузки (например, ежедневная отправка десятков счетов) ручная печать неудобна. В этом случае используют внешние обработки для 7.7, которые формируют PDF пакетно: обработка обходит список документов, формирует печатные формы и сохраняет каждую в отдельный файл. Такие обработки публикуются на профильных ресурсах и подключаются без изменения конфигурации.
Более глубокий вариант — доработка конфигурации программистом 1С: в формы документов добавляется кнопка «Сохранить в PDF», которая через COM-объект или внешнюю компоненту выполняет конвертацию. Это оправдано, только если PDF нужен постоянно и в большом количестве; для разовых задач проще виртуальный принтер.
Сравнение способов
Подходит всем, результат предсказуем. Ограничение — требуется установка программы и права на это.
Работает без установки ПО. Ограничение — два шага вместо одного, риск утечки данных при онлайн-конвертации.
Удобна для пакетной выгрузки. Ограничение — нужно найти совместимую с вашей конфигурацией обработку и проверить её.
Кнопка PDF прямо в документе. Ограничение — требует программиста и усложняет обновление конфигурации.
Настройка качества и параметров PDF
Большинство виртуальных принтеров позволяют задать качество файла. Для документов с печатью и подписью, отсканированных и вставленных в макет как картинка, выбирайте разрешение не ниже 300 dpi — иначе изображение станет мутным. Для чисто текстовых форм достаточно стандартных настроек, файл получится компактным.
Обратите внимание на шрифты. Если в макете используется экзотический шрифт, которого нет у получателя, PDF-принтеры обычно встраивают шрифты в файл автоматически — проверьте это в настройках принтера (параметр вроде «Embed fonts»). Иначе у контрагента текст может отобразиться другим шрифтом и «поехать» вёрстка.
Проверка результата перед отправкой
Не отправляйте файл контрагенту, не открыв его. Проверка занимает меньше минуты и избавляет от неловких ситуаций с обрезанными суммами или пустыми страницами.
Как проверить результат
Все страницы на месте, номера страниц идут подряд
Последняя страница обрезана или отсутствует
Суммы, ИНН, номера документов читаются без увеличения
Мелкий шрифт расплывчат, цифры сливаются
Таблицы не разорваны, подписи и печать на своих местах
Строки перенесены, колонки наезжают друг на друга
Файл открывается быстро, весит разумно для отправки почтой
Файл весит десятки мегабайтов из-за завышенного dpi
Типичные ошибки и их устранение
Отдельная ситуация — пустой PDF при печати. Обычно причина в том, что печатная форма не была сформирована (пользователь нажал «Печать» в списке документов, а не в открытой форме) или выбран диапазон страниц, которого нет в документе. Сформируйте форму заново и печатайте все страницы.
Если PDF нужен регулярно, заведите на диске отдельную папку с подпапками по месяцам и сохраняйте файлы по единому шаблону имени: «Счет_123_Иванов.pdf». Через полгода такой архив найдёт нужный документ за секунды, а беспорядочные «document(15).pdf» превратятся в мусор.
Частые вопросы
Можно ли сохранить в PDF без установки программ?
Да, но с оговорками. Сохраните печатную форму в MXL («Файл» → «Сохранить как»), затем откройте этот файл на компьютере, где PDF-принтер уже установлен, либо используйте внешнюю обработку-конвертер, которая работает из самой 1С 7.7 и не требует инсталляции.
Почему в PDF обрезана правая часть таблицы?
Печатная форма шире листа А4 в книжной ориентации. Перед печатью откройте «Файл» → «Параметры страницы», переключитесь на альбомную ориентацию или уменьшите масштаб. Предварительный просмотр покажет, помещается ли форма.
Будет ли такой PDF юридически значимым?
PDF-файл, полученный печатью, — это копия документа, а не электронный документ с подписью. Для юридически значимого обмена нужен формат электронного документооборота с квалифицированной электронной подписью, что 1С 7.7 штатно не поддерживает. PDF подходит для информационного обмена и согласований.
Как сохранить в PDF сразу несколько документов?
Штатно — только по одному. Для пакетной выгрузки используйте внешнюю обработку массовой печати, направив её вывод на PDF-принтер, либо объедините несколько PDF-файлов в один средствами самого принтера (многие из них умеют дописывать в существующий файл).
PDF получается слишком большим. Что делать?
Снизьте разрешение в настройках PDF-принтера со значений для печати (600 dpi) до 150–300 dpi и отключите сохранение в максимальном качестве. Если в макете есть картинка печати, уменьшите её размер в самом макете 1С.
Текст в PDF не выделяется и не копируется. Это нормально?
Да, для большинства виртуальных принтеров это норма: документ сохраняется как графическое изображение. Если нужен текстовый слой, используйте принтер с соответствующей опцией (например, PDFCreator) и проверяйте результат попыткой выделить текст в готовом файле.
Что важно запомнить
Прямого экспорта в PDF в 1С 7.7 нет: используйте виртуальный PDF-принтер как основной способ или сохранение в MXL с последующей конвертацией, если установка программ запрещена. Перед отправкой всегда открывайте файл и проверяйте полноту страниц, читаемость сумм и вёрстку. Конфиденциальные документы конвертируйте только локальными средствами.